আমরা গত সেশনে আলোচনা করেছিলাম, কীভাবে একটি ফর্মুলা বসিয়ে শতহাজার গণনা এক মুহূর্তে করা যায়। কিন্তু আমরা যে অনুশীলন করেছি সেগুলোতে প্রতিটি হিসাবের জন্য আমার আলাদা ফর্মুলা বসিয়েছি। আজকে আমরা একটি মজার টুল এর ব্যবহার শিখব, যেটি ব্যবহার করে এই মুহূর্তে গাণিতিক সমাধান করার কাজগুলো করে ফেলা যায়। এই টুলটির নাম Fill Handle!

একটি সেলের নিচের ডান কোনায় মাউসটি নিয়ে গেলে কোনায় একটি যোগ চিহ্নের মত দেখা যায় এটির নামই ফিল হ্যান্ডেল। একটি সেল এ একটি ফর্মুলা দিলে, সেই ফর্মুলাটি যদি নিচের সেলগুলোর জন্যও প্রযোজ্য হয় তাহলে ফর্মুলা যে সেল এ দেওয়া আছে ঐ সেলটির কোনায় কার্সর রেখে ক্লিক করে নিচের দিকে যতদূর নামতে থাকব ততদূর এই ফর্মুলাটি সমাধান করে দিবে।

ধরি, আমরা প্রতিটি শিক্ষার্থীর ষষ্ঠ ও সপ্তম শ্রেণির উপস্থিতিকে গুণ করব। আমরা যে রোতে Student 1 আছে, এর সর্ব ডানের কলামে ফর্মুলা বসাব এবং Enter চাপব।

Enter চাপার পর, Student 1 এর জন্য ফলাফল পেয়ে গেছি। এবার ফিল হ্যান্ডেলটি ব্যবহার করে Student 10 পর্যন্ত নিচে নামতে থাকব। দেখব যতই কার্সরটি নিচে নামাচ্ছি সবগুলো সমাধান হয়ে যাচ্ছে।

এবার আমরা বুঝতে পারলাম, হাজার হাজার সংখ্যার গণনা মুহূর্তে কীভাবে করে ফেলতে পারে, তাই না? আমরা নিজেরা আরও অন্যান্য ফর্মুলা বসিয়ে ফিল হ্যান্ডেলের কাজটি আরও কয়েকবার করব। শ্রেণিকক্ষের সবাই একবার করে চেষ্টা করব।

স্প্রেডশিটে অনেক ফিচার আছে, যেগুলো আমাদের পড়াশোনা এবং পেশাজীবনে অনেক কাজে লাগবে। প্রতিনিয়ত নতুন নতুন প্রোগ্রাম তৈরি হচ্ছে, তাই আজকে আমরা যে অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে শিখছি, কিছু বছর পর হয়ত সেই অ্যাপ্লিকেশনগুলো নাও থাকতে পারে। তারজন্য আমরা খুবই প্রয়োজনীয় ফিচারগুলো জেনে নিচ্ছি যাতে যে নতুন অ্যাপ্লিকেশনই আসুক না কেন আমরা খুব দ্রুত আয়ত্ত করে নিতে পারি।

এখন আরেকটি টুল অনুশীলন করব, এটিকে বলে 'Sort & Filter' বাংলা করলে দাঁড়াবে বাছাই করা এবং ছেঁকে ফেলা। মনে করি আমাদের খুঁজে বের করতে হবে, 'ষষ্ঠ শ্রেণির শিক্ষার্থীদের মধ্যে সবচেয়ে বেশি উপস্থিতি ছিল কার?'

১। প্রথমে ষষ্ঠ শ্রেণির শিক্ষার্থীর উপস্থিতি যে কলামে আছে (B) সে কলামটি সিলেক্ট করব। 

২। মেন্যুবারের ডান কোনায় 'Sort & Filter' এ ক্লিক করব। 

৩। এখানে কিছু অপশন আসবে তার থেকে 'Sort largest to smallest' এ ক্লিক করব। 

৪। একটি উইন্ডো আসবে, যেখানে দুটি অপশন আসবে' * Expand the selection, *Continue with the current selection' আমরা প্রথম অপশনটিতে ক্লিক করব। দ্বিতীয়টি সিলেক্ট করলে শুধুমাত্র ওই কলামটিতে পরিবর্তন আসবে, অন্য কলাম অপরিবর্তিত থাকবে। অন্য কলাম অপরিবর্তিত থাকলে শিক্ষার্থীর নামের সাথে তার উপস্থিতির সামঞ্জস্যতা থাকবে না, এলোমেলো হয়ে যাবে। 

৫। ওই উইন্ডোতে ছোট করে 'Sort' লিখা থাকবে। Sort এ ক্লিক করলেই সবচেয়ে বেশি উপস্থিতির শিক্ষার্থীর ক্রম সবার উপরে চলে আসবে, আর কম উপস্থিতিরর ক্রম শিক্ষার্থী নিচে চলে যাবে।