প্রতিষ্ঠানের লেনদেনসমূহের মাঝে বৈশিষ্ট্য ও প্রকৃতিগত ব্যাপক পার্থক্য বিদ্যমান। লেনদেনসমূহকে তাদের প্রকৃতি অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা একান্ত প্রয়োজন। খতিয়ানে হিসাবসংরক্ষণ এবং আর্থিক প্রতিবেদন প্রস্তুতকরণে জাবেদার শ্রেণিবিভাগ সহায়ক ভূমিকা পালন করে। তাই জাবেদাকে নিম্নোক্ত শ্রেণিতে ভাগ করা হয়েছে—

বিশেষ জাবেদা

ব্যবসায়ের প্রায় সমস্ত লেনদেনই নিচে উল্লেখিত কোনো একটি বিশেষ জাবেদায় লিখা হয় ।

১. ক্রয় জাবেদা : ক্রয় জাবেদায় প্রতিষ্ঠানের সকল বাকিতে পণ্য ক্রয় লিপিবদ্ধ করা হয়।

২. বিক্রয় জাবেদা : বিক্রয় জাবেদায় প্রতিষ্ঠানের সকল বাকিতে পণ্য বিক্রয় লিপিবদ্ধ করা হয়।

৩. ক্রয় ফেরত জাবেদা : বাকিতে ক্রয়কৃত পণ্য ফেরত দেওয়া হলে ক্রয় ফেরত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় ।

৪. বিক্রয় ফেরত জাবেদা : বাকিতে বিক্রয়কৃত পণ্য ফেরত পাওয়া গেলে বিক্রয় ফেরত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

৫. নগদ প্রাপ্তি জাবেদা : যে সকল লেনদেনের দ্বারা নগদ প্রাপ্তি ঘটে (নগদ পণ্য বিক্রয়সহ), তা নগদ প্রাপ্তি জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

৬. নগদ প্রদান জাবেদা : যে সকল লেনদেনের দ্বারা নগদ প্রদান ঘটে (নগদ পণ্য ক্রয়সহ), তা নগদ প্রদান জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

সাধারণ জাবেদা দাখিলা প্রদানে বিবেচ্য বিষয় :

দুতরফা দাখিলা পদ্ধতি অনুযায়ী প্রতিটি আর্থিক লেনদেনের ন্যূনতম দুইটি পক্ষ বিদ্যমান। ডেবিট পক্ষ এবং ক্রেডিট পক্ষ। জাবেদা দাখিলার মাধ্যমে আমরা এই দুইটি পক্ষকেই চিহ্নিত করি। লেনদেনের জন্য সর্বদা একটি ডেবিট ও একটি ক্রেডিট পক্ষ হবে তা সর্বক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। লেনদেন অনুযায়ী একাধিক ডেবিট বা ক্রেডিট পক্ষ থাকতে পারে। তবে বিশেষভাবে লক্ষ রাখতে হবে, ডেবিট পক্ষের মোট টাকার পরিমাণ যেন ক্রেডিট পক্ষের মোট টাকার পরিমাণের সমান হয়। এখানে উল্লেখ্য, শুধু দুইটি পক্ষ চিহ্নিতই যথেষ্ট নয়, পাশাপাশি উপযুক্ত হিসাব শিরোনাম প্রদানও জরুরি। যদি ভুল বা অনুপযুক্ত হিসাব শিরোনাম প্রদান হয়, তবে কখনই প্রতিষ্ঠানের প্রকৃত আর্থিক চিত্র প্রকাশ পাবে না। হিসাব অধ্যায়ে লেনদেন-সংশ্লিষ্ট হিসাব সম্পর্কে ধারণা প্রদান করা হয়েছে । নিচে জাবেদা দাখিলার কতিপয় বিবেচ্য বিষয় উদাহরণসহ উল্লেখ করা হলো:

(ক) পণ্য, মাল, চেক প্রভৃতি নামে কোনো হিসাব হবে না ৷

(খ) পণ্য ক্রয় ও বিক্রয়ের ক্ষেত্রে যথাক্রমে বিক্রেতা ও ক্রেতার নাম উল্লেখ থাকলে তা বাকিতে হয়েছে বলে গণ্য করতে হবে। তবে নামের পাশাপাশি নগদ, চেক, ব্যাংক প্রভৃতি কথা যুক্ত থাকলে তা বাকিতে হয়েছে বলে গণ্য করা যাবে না ।

(গ) পণ্য ক্রয় ও বিক্রয় বাকিতে হয়েছে কিন্তু ক্রেতা ও বিক্রেতার নাম উল্লেখ নেই, এই ক্ষেত্রে ক্রয়ের ক্ষেত্রে পাওনাদার হিসাব ও বিক্রয়ের ক্ষেত্রে দেনাদার হিসাব লিপিবদ্ধ হবে।

(ঘ) ক্রয় ফেরত ও বিক্রয় ফেরতের ক্ষেত্রে উক্ত পণ্য বাকিতে ক্রয় ও বাকিতে বিক্রয় হয়েছিল বলে গণ্য করতে হবে।

(ঙ) সম্পদ ক্রয় ও বিক্রয়ের ক্ষেত্রে নতুন, পুরাতন, ক্রয়, বিক্রয় প্রভৃতি শব্দ ব্যবহার করা যাবে না। যেমন :আসবাবপত্র ক্রয় হিসাব, পুরাতন যন্ত্রপাতি বিক্রয় হিসাব, নতুন অফিস সরঞ্জাম হিসাব প্রভৃতি নামে হিসাব খোলা যাবে না।

(চ) সাধারণত আয় ও ব্যয়ের ক্ষেত্রে ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নামে কখনই কোনো হিসাব খোলা হবে না। যদিও ঐ আয় অনাদায়ী এবং ব্যয় অপরিশোধিত থাকে।

(ছ) ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়ের প্রয়োজনে পণ্য ব্যবহার, বিজ্ঞাপনের জন্য পণ্য বিতরণ, পণ্য চুরি, পণ্য নষ্ট প্রভৃতি লেনদেনের ফলে পণ্যের পরিমাণ হ্রাস পায়, তাই এই সকল ক্ষেত্রে ক্রয় হিসাব ক্রেডিট হবে।

(জ) প্রতিষ্ঠান হতে উত্তোলন বুঝাতে মালিকের ব্যক্তিগত উত্তোলন বুঝাবে। ব্যাংক হতে উত্তোলন হলে তা প্রতিষ্ঠানের জন্য হয়েছে বলে গণ্য করতে হবে। মালিকের জন্য উল্লেখ থাকলে তা উত্তোলন হিসাবে লিপিবদ্ধ হবে।

(ঝ ) পণ্য, নগদ অর্থ, কোন সম্পদ চুরি বা বিনষ্ট হলে বিবিধ ক্ষতি হিসাব নামে লিপিবদ্ধ হবে।

(ঞ) ব্যাংক সুদ মঞ্জুর বা ধার্য এবং ব্যাংক চার্জ সর্বদা ব্যাংক হিসাবে সরাসরি প্রভাব ফেলবে বলে গণ্য করতে হবে।

(ট) স্থায়ী সম্পদের মূল্য ব্যবহার বা অন্য কারণে হ্রাস পেলে তা সম্পদের অবচয় হিসাবে গণ্য হয়। সেক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট সম্পদ হিসাব ক্রেডিট না করে “পুঞ্জিভূত অবচয় হিসাব—সংশ্লিষ্ট সম্পদ” নামে ক্রেডিট করতে হবে।

(ঠ) যেকোনো উৎস হতে চেক পাওয়া গেলে, তা ব্যাংক হিসাবে লিপিবদ্ধ করতে হবে। কারণ প্রতিষ্ঠানকে বাহক বা খোলা চেক প্রদান করা হয় না, হিসাবে প্রদেয় চেক (Account Payee) প্রদান করা হয়।

(ড) ব্যবসায় প্রতিষ্ঠান মালিকের নিকট হতে যেকোনো সুবিধা গ্রহণ করলে মূলধন হিসাব ক্রেডিট এবং মালিককে সুবিধা প্রদান করলে উত্তোলন হিসাব ডেবিট হবে।

(ঢ) দেনা-পাওনা নিষ্পত্তির সময় যে পরিমাণ অর্থ ছাড় পাওয়া ও দেওয়া হয়, তা যথাক্রমে পাওনাদার ও দেনাদার হিসাবকে প্রভাবিত করবে।

প্রকৃত জাবেদা : সাধারণ জাবেদা ও প্রকৃত জাবেদা একই অর্থবোধক। যে সকল লেনদেন বিশেষ জাবেদায়  অন্তর্ভুক্ত হয় না সে সকল লেনদেন প্রকৃত জাবেদায় অন্তর্ভুক্ত হয়।

১। সংশোধনী জাবেদা : লেনদেন লিপিবদ্ধকরণে কোনো ভুল সংঘটিত হলে হিসাবে কাঁটা-ছেঁড়া করে ঠিক করা যায় না। জাবেদা দাখিলার মাধ্যমে উক্ত ভুল সংশোধন করতে হয়। ভুল সংশোধনের জন্য যে জাবেদা দাখিলা প্রদান করা হয়, তা-ই সংশোধনী জাবেদা ।

আসবাবপত্র ক্রয় ১০,০০০ টাকা, ভুলবশত ক্রয় হিসাব ১০,০০০ টাকা দ্বারা ডেবিট করা হয়েছে।

২। সমন্বয় জাবেদা : আর্থিক ফলাফল নিরূপণের জন্য আর্থিক বিবরণী প্রস্তুত করা হয়। আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় বকেয়া বা অগ্রিম খরচ, প্রাপ্য অথবা অগ্রিম প্রাপ্ত আয়, অবচয় বা অবলোপন, কুঋণ সঞ্চিতি ইত্যাদি লেনদেনের প্রাথমিক হিসাব বইতে অন্তর্ভুক্তির জন্য যে জাবেদা প্রস্তুত করা হয়, তাই সমন্বয় জাবেদা ।

২০১৭ সালে ভাড়া বাবদ পরিশোধ হয়েছে ১০,০০০ টাকা, আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের পূর্বে জানা গেল উক্ত ভাড়ার মধ্যে অগ্রিম ভাড়া ২,০০০ টাকা অন্তর্ভুক্ত। এই ক্ষেত্রে সমন্বয় জাবেদা হবে-

টিকা : অগ্রিম খরচ সম্পদ বিধায় সংশ্লিষ্ট খরচ হতে বাদ যাবে, এতে করে খরচ হ্রাস এবং সম্পদ বৃদ্ধি পেয়েছে। 

৩। সমাপনী জাবেদা : কোন নির্দিষ্ট বছরের মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় পরবর্তী বছরের হিসাবে কোনো প্রভাব ফেলবে না। তাই আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাবসমূহ বন্ধ করে দিতে হয়। হিসাব অধ্যায়ে আমরা জেনেছি, আয় হিসাব ক্রেডিট ও ব্যয় হিসাব ডেবিট উদ্বৃত্ত প্রকাশ করে। মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাব বন্ধ করার জন্য আয় হিসাব ডেবিট ও ব্যয় হিসাব ক্রেডিট করতে হবে। তাছাড়া সমাপনী জাবেদার মাধ্যমে উত্তোলন হিসাবও বন্ধ করা হয় ।

উদাহরণ— ২০১৭ সালে প্রতিষ্ঠানের মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাবের উদ্বৃত্তসমূহ ছিল— ক্রয় ৫০,০০০ ; বিক্রয় ৮০,০০০ ; বেতন ১০,০০০ ; ভাড়া ৫,০০০ ।

৪। প্রারম্ভিক জাবেদা : ব্যবসায় প্রতিষ্ঠান একটি চলমান প্রক্রিয়া। বিগত বছরের হিসাবকালের শেষ দিনের সম্পদ, দায় ও মালিকানা স্বত্বের পরিমাণ পরবর্তী বছরের শুরুতে হিসাবে নিয়ে আসার জন্য প্রারম্ভিক দাখিলা প্রদান করা হয় ।

উদাহরণ- ডিসেম্বর ৩১, ২০১৭এ নগদান হিসাব ৫০,০০০ টাকা, আসবাবপত্র হিসাব ৩০,০০০ টাকা, দেনাদার হিসাব ২০,০০০ টাকা, পাওনাদার হিসাব ১৫,০০০ টাকা এবং মূলধন হিসাব ৮৫,০০০ টাকা ।

৫। অন্যান্য জাবেদা: বিশেষ জাবেদার লেনদেনসমূহ এবং প্রকৃত জাবেদার উল্লিখিত চার ধরনের লেনদেন ছাড়াও ব্যবসায়ে কতিপয় লেনদেন সম্পন্ন হয়, যেমন- ধারে সম্পত্তি ক্রয়-বিক্রয়, বাট্টা প্রদান ও বাট্টা প্ৰাপ্তি, পণ্য বিতরণ প্রভৃতি। এসব লেনদেনও প্রকৃত জাবেদায় লিপিবদ্ধ হয়।