Approval Workflow এবং Custom Workflow দুটি SharePoint এ ব্যবহৃত শক্তিশালী টুল, যা ডকুমেন্ট এবং প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এগুলো SharePoint সাইটে কাজের প্রক্রিয়া অটোমেট করার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা এবং কার্যকারিতা বৃদ্ধি করে।
Approval Workflow
Approval Workflow এর ধারণা
Approval Workflow হলো একটি প্রক্রিয়া যা SharePoint এ ডকুমেন্ট বা আইটেমের অনুমোদন ব্যবস্থাকে স্বয়ংক্রিয় করে। এটি সাধারণত এমন কোনো পরিস্থিতিতে ব্যবহৃত হয় যেখানে একটি ডকুমেন্ট বা আইটেম একটি নির্দিষ্ট অনুমোদন প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার আগে প্রকাশ বা ব্যবহৃত হতে পারে না। Approval Workflow ডকুমেন্ট বা আইটেমের অনুমোদন প্রক্রিয়া পরিচালনার জন্য বিভিন্ন ধাপ, পদ্ধতি এবং ব্যবহারকারীকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
Approval Workflow কনফিগারেশন
- Workflow Types: SharePoint এ কিছু ডিফল্ট Approval Workflow প্যাকেজ হিসেবে পাওয়া যায়, যেমন:
- Three-state Approval Workflow: এটি একটি সাধারণ কাজের প্রক্রিয়া যেখানে তিনটি ধাপ থাকে—প্রস্তাব, অনুমোদন, এবং প্রত্যাখ্যান।
- Approval Workflow: এটি সাধারণভাবে একটি একক পর্যায়ে ডকুমেন্ট বা আইটেম অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করতে ব্যবহৃত হয়।
- Workflow কনফিগার করা: SharePoint সাইটের Document Library বা List থেকে একটি Workflow তৈরি করতে পারবেন। এই জন্য:
- লাইব্রেরি বা লিস্টের Library Settings বা List Settings এ গিয়ে Workflow Settings নির্বাচন করুন।
- তারপর প্রয়োজনীয় ওয়র্কফ্লো টাইপ নির্বাচন করুন, যেমন Approval Workflow।
- অনুমোদনের জন্য ব্যবহারকারী নির্বাচন করুন এবং অন্যান্য সঠিক সেটিংস কনফিগার করুন।
Approval Workflow এর সুবিধা
- স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন প্রক্রিয়া: Approval Workflow ডকুমেন্টের অনুমোদন প্রক্রিয়াটি দ্রুত এবং সুশৃঙ্খলভাবে পরিচালিত করে, যেখানে একাধিক অনুমোদনকারী থাকতে পারে।
- অ্যালার্ট এবং নোটিফিকেশন: Workflow প্রক্রিয়ার মধ্যে বিভিন্ন স্টেপে অ্যালার্ট এবং নোটিফিকেশন প্রেরণ করা যায়, যাতে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি অবহিত থাকে।
- ট্র্যাকিং এবং মনিটরিং: Approval Workflow এর মাধ্যমে অনুমোদনের অগ্রগতি ট্র্যাক করা যায়, এবং যে কেউ প্রয়োজনীয় সময়ে ডকুমেন্টের স্টেটাস দেখতে পারে।
Custom Workflow
Custom Workflow এর ধারণা
Custom Workflow হলো একটি কাস্টমাইজড বা ব্যক্তিগতকৃত workflow, যা SharePoint এর ডিফল্ট Workflow গুলোর বাইরে নিজের প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী তৈরি করা হয়। Custom Workflow তৈরি করা হয় সাধারণত SharePoint Designer বা Power Automate (পূর্বে Microsoft Flow) ব্যবহার করে, যেখানে ডেভেলপাররা তাদের চাহিদা অনুযায়ী বিভিন্ন কার্যক্রম নির্ধারণ করতে পারে।
Custom Workflow কনফিগারেশন
- SharePoint Designer ব্যবহার করা:
- SharePoint Designer একটি শক্তিশালী টুল যা SharePoint সাইটের কাস্টম workflows তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়।
- Workflow Design: এখানে, আপনি সিপ্লি কাস্টম ট্রিগার, শর্ত, কর্ম এবং প্রয়োজনে ইন্টারঅ্যাক্টিভ স্টেপস সংজ্ঞায়িত করতে পারেন।
- Actions: Workflow এর বিভিন্ন কাজ (যেমন, ইমেইল পাঠানো, ডকুমেন্ট আপডেট করা, তালিকায় আইটেম যোগ করা) কর্ম হিসেবে সেট করা যায়।
- Power Automate ব্যবহার করা:
- Power Automate এর মাধ্যমে আপনি সহজেই Custom Workflows তৈরি করতে পারেন, যা SharePoint, Microsoft 365 এবং অন্যান্য পরিষেবাগুলোর সাথে ইন্টিগ্রেটেড থাকে।
- Flow Creation: Power Automate এর মাধ্যমে আপনি বিভিন্ন ধরনের কাস্টম প্রসেস যেমন ফাইল আপলোড হলে অ্যালার্ট পাঠানো, বা নির্দিষ্ট শর্তে কোনো আইটেম আপডেট করা ইত্যাদি কাজ করতে পারেন।
Custom Workflow এর সুবিধা
- চাহিদা অনুযায়ী কাস্টমাইজেশন: Custom Workflow এর মাধ্যমে আপনি আপনার সঠিক প্রয়োজন অনুযায়ী যে কোনো প্রক্রিয়া বা কর্ম সম্পাদনা করতে পারেন।
- কমপ্লেক্স প্রক্রিয়া অটোমেশন: এটি এমন প্রক্রিয়া তৈরি করতে সাহায্য করে যা SharePoint এর ডিফল্ট workflows দিয়ে করা সম্ভব নয়। যেমন: একটি নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট কন্ট্রোলের জন্য মেজর কাজের ধাপ নির্ধারণ।
- এন্টারপ্রাইজ প্রক্রিয়া একত্রীকরণ: Power Automate বা SharePoint Designer এর মাধ্যমে আপনি SharePoint এবং অন্যান্য সিস্টেমের মধ্যে ইন্টিগ্রেশন করতে পারেন, যেমন একটি ডেটাবেস বা CRM সিস্টেমে তথ্য সিঙ্ক্রোনাইজেশন।
ব্যবহারিক উদাহরণ
Approval Workflow উদাহরণ
ধরা যাক, একটি কোম্পানিতে ডকুমেন্টের অনুমোদন প্রক্রিয়া চালানো হচ্ছে।
- Approval Workflow ব্যবহার করে, ডকুমেন্ট তৈরি হওয়ার পর, সংশ্লিষ্ট প্রমাণীকরণকারী ব্যক্তির কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হবে।
- অনুমোদন হলে ডকুমেন্টটি প্রকাশ করা যাবে, অন্যথায় প্রত্যাখ্যান করা হবে।
Custom Workflow উদাহরণ
ধরা যাক, একটি টিম সদস্য একটি ফাইল আপলোড করে একটি শেয়ারপয়েন্ট লাইব্রেরিতে।
- Custom Workflow এর মাধ্যমে, SharePoint নির্দিষ্ট শর্তে ফাইল আপলোড হওয়ার পর একটি ইমেইল পাঠাতে পারে বা নির্দিষ্ট এক্সটার্নাল সিস্টেমে ডেটা সিঙ্ক্রোনাইজ করতে পারে।
উপসংহার
Approval Workflow এবং Custom Workflow SharePoint এর গুরুত্বপূর্ণ অটোমেশন টুলস, যা আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, পারমিশন, এবং কাজের প্রক্রিয়া আরও কার্যকরী এবং স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করে। Approval Workflow একটি নির্দিষ্ট অনুমোদন প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন করে, যেখানে Custom Workflow আপনাকে আরও কাস্টমাইজড এবং জটিল কাজের প্রক্রিয়া পরিচালনার সুযোগ দেয়।
Read more
