Salesforce-এ Workflow Rules এবং Approval Process তৈরি করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি কার্যকরী প্রক্রিয়া, যা বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয় কাজ সম্পন্ন করতে সহায়ক। নিচে প্রতিটি প্রক্রিয়া তৈরি করার জন্য বিস্তারিত পদক্ষেপ বর্ণনা করা হলো।

Workflow Rules তৈরি করা

Workflow Rules Salesforce-এর একটি অটোমেশন টুল যা নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যক্রম সম্পন্ন করতে সক্ষম।

ধাপ ১: Salesforce অ্যাকাউন্টে লগইন করুন

আপনার Salesforce অ্যাকাউন্টে লগইন করুন।

ধাপ ২: Setup-এ যান

• ডানদিকে উপরের কোণে গিয়ারে ক্লিক করুন এবং Setup-এ যান।

ধাপ ৩: Workflow Rules নির্বাচন করুন

• Quick Find Box-এ "Workflow Rules" লিখুন এবং Workflow Rules নির্বাচন করুন।

ধাপ ৪: নতুন Workflow Rule তৈরি করুন

• New Rule বাটনে ক্লিক করুন।
• একটি অবজেক্ট নির্বাচন করুন (যেমন Lead, Account, Opportunity) যার উপর এই Workflow Rule প্রয়োগ হবে।

ধাপ ৫: Workflow Rule কনফিগার করুন

• Rule Name: একটি নাম দিন।
• Description: প্রয়োজনে একটি বর্ণনা যুক্ত করুন।
• Evaluation Criteria: এখানে নির্বাচন করুন কবে Workflow Trigger হবে (যেমন, "created", "created and every time it’s edited").
• Rule Criteria: শর্ত নির্ধারণ করুন, যেমন ফিল্ডের মান, রেকর্ডের স্টেটাস ইত্যাদি।

ধাপ ৬: Workflow Actions নির্ধারণ করুন

• Immediate Actions: শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোন কার্যক্রম হবে তা নির্ধারণ করুন। এটি হতে পারে:
  • Email Alerts: একটি ইমেইল পাঠানো।
  • Task Creation: একটি টাস্ক তৈরি করা।
  • Field Update: একটি ফিল্ডের মান আপডেট করা।

ধাপ ৭: Workflow Rule সংরক্ষণ করুন

• সবকিছু পূরণ করার পর, Save এবং তারপর Activate বাটনে ক্লিক করুন।

Approval Process তৈরি করা

Approval Process হল একটি স্ট্রাকচার্ড পদ্ধতি যা একটি রেকর্ড অনুমোদনের জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নির্ধারণ করে।

ধাপ ১: Salesforce অ্যাকাউন্টে লগইন করুন

আপনার Salesforce অ্যাকাউন্টে লগইন করুন।

ধাপ ২: Setup-এ যান

• ডানদিকে উপরের কোণে গিয়ারে ক্লিক করুন এবং Setup-এ যান।

ধাপ ৩: Approval Processes নির্বাচন করুন

• Quick Find Box-এ "Approval Processes" লিখুন এবং Approval Processes নির্বাচন করুন।

ধাপ ৪: নতুন Approval Process তৈরি করুন

• Create New Approval Process-এ ক্লিক করুন এবং Use Standard Approval Process অথবা Use Jump Start Wizard নির্বাচন করুন। এখানে আমরা Use Jump Start Wizard নির্বাচন করছি।

ধাপ ৫: Approval Process কনফিগার করুন

• Process Name: একটি নাম দিন।
• Unique Name: অটো-জেনারেট হবে, তবে আপনি পরিবর্তন করতে পারেন।
• Description: প্রয়োজনে একটি বর্ণনা যুক্ত করুন।

ধাপ ৬: Entry Criteria নির্ধারণ করুন

• এখানে নির্ধারণ করুন কোন শর্তে রেকর্ডটি অনুমোদনের জন্য প্রবেশ করবে।

ধাপ ৭: Approval Steps তৈরি করুন

• Add Approval Steps: প্রতিটি অনুমোদনের পদক্ষেপ নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ:
  • Step Name: একটি নাম দিন।
  • Approver: কাকে অনুমোদনের জন্য মনোনীত করা হবে তা নির্ধারণ করুন।
  • Approval Actions: অনুমোদনের পর কী হবে তা নির্ধারণ করুন (যেমন, ফিল্ড আপডেট করা, ইমেইল পাঠানো)।

ধাপ ৮: Final Approval Actions এবং Rejection Actions নির্ধারণ করুন

• অনুমোদনের পর কী হবে এবং যদি প্রত্যাখ্যান হয় তবে কী হবে তা নির্ধারণ করুন।

ধাপ ৯: Approval Process সংরক্ষণ করুন

• সবকিছু পূরণ করার পর, Save বাটনে ক্লিক করুন এবং তারপর Activate বাটনে ক্লিক করুন।

সারসংক্ষেপ

Workflow Rules এবং Approval Process Salesforce-এর দুইটি গুরুত্বপূর্ণ অটোমেশন টুল, যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে সহজ এবং কার্যকরী করে। Workflow Rules স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যক্রম পরিচালনা করে, যেখানে Approval Process একটি নিয়মিত অনুমোদন প্রক্রিয়া নিশ্চিত করে। এই টুলগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার ব্যবসায়িক কার্যক্রমের দক্ষতা বৃদ্ধি করতে পারবেন।