হিউম্যান রিসোর্স বিভাগের জন্য গুরুত্বপূর্ণ কাজ হলো কার্য বর্ণনা (Job description), কার্য নির্দিষ্টকরণ (Job Specification) এবং ব্যক্তি নির্দিষ্টকরণের (Person Specification) ফাইল তৈরি করা হয়। নিচে এগুলো সম্পর্কে আলোচনা করা হলো-

🔳 জব ডেসক্রিপশন (Job description) : জব ডেসক্রিপশন এর বাংলা অর্থ হলো কার্য বর্ণনা। অর্থাৎ, কোনো নির্দিষ্ট পদ সম্পর্কিত যাবতীয় তথ্য এতে বর্ণনা করা হয়। কাজের ধরন ও প্রকৃতি, ক্ষেত্র ও অবস্থান, শর্ত ও সুযোগ-সুবিধা, ঝুঁকিগত অবস্থা প্রভৃতি বিষয় এতে উল্লেখ থাকে । একজন হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপকের Job description-এ নিচের বিষয়গুলোর সংক্ষিপ্ত বর্ণনা থাকে—

▪️চাকরির ধরন (Employment type ) : এতে চাকরি স্থায়ী (Permanent ) নাকি চুক্তিভিত্তিক (Contractual) কিংবা নৈমিত্তিক (Casual) তা উল্লেখ থাকে। চাকরির প্রকৃতি (Job nature) : চাকরি পূর্ণ সময়ের (Full Time) নাকি খণ্ডকালীন (Part Time); চাকরিতে দাপ্তরিক কাজ (Desk Job) নাকি ফিল্ড পর্যায়ে কাজ (Field Job) করতে হবে তার বর্ণনা থাকে ।

▪️কার্যক্ষেত্র (Job location) : কোথায়, কোন জেলায় কাজ করতে হবে; প্রধান অফিসে (Head Office) নাকি শাখা (Branch) বা আঞ্চলিক (Regional / Zonal) অফিসে; নির্দিষ্ট কার্যক্ষেত্রে গিয়ে ( On site ) নাকি যেকোনো জায়গায় থেকেই ( Off site) কাজ করা যাবে; গ্রাম এলাকায় নাকি শহর এলাকায় এসব বিষয়ে এখানে বর্ণনা দেওয়া থাকে।

▪️ভূমিকা ( Role) : কর্মক্ষেত্রে কি শুধু দলের সদস্য (Team Member) হিসেবে নির্দেশ মেনে চললেই হবে নাকি নেতার (Leadership) ভূমিকা/দায়িত্ব পালন করতে হবে; নেতৃত্ব ও নির্দেশনার মাধ্যমে অন্যদের দিয়ে কাজ করাতে হবে তা স্পষ্টভাবে বর্ণনা থাকে।

▪️কাজের শর্ত (Working conditions) : কার্য ঘণ্টা (Working hour) কত হবে, কাজ কখন কোন শিফট (Shift)-এ করতে হবে তা উল্লেখ থাকে।

▪️ সুযোগ-সুবিধা (Job benifits) : কাজে যোগদান ও সুষ্ঠুরূপে দায়িত্ব পালন করলে কী ধরনের আর্থিক- অনার্থিক সুযোগ-সুবিধা দেওয়া হবে তা উল্লেখ থাকে।

▪️অন্যান্য (Others) : এছাড়াও প্রতিষ্ঠানভেদে আরও অনেক বিষয় যেমন : কাজে ঝুঁকি, বিশেষ নিয়মকানুন (Protocol) প্রভৃতির বর্ণনা থাকতে পারে।

🔳জব স্পেসিফিকেশন (Job specification) : ইংরেজি জব স্পেসিফিকেশন এর বাংলা অর্থ হলো কার্য নির্দিষ্টকরণ। অর্থাৎ, একটি নির্দিষ্ট পদে দায়িত্ব পালন করতে হলে একজন ব্যক্তিকে কী কী কাজ করতে হবে তা এখানে বর্ণনা করা থাকে। হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপকের জব ডেসক্রিপশনে যে বিষয়গুলো থাকে তা হলো—

■ প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করা;

■ হিউম্যান রিসোর্সের কার্যকর ব্যবহার এবং সর্বাধিক উন্নয়ন নিশ্চিত করা;

■ মানবীয় গুণাবলিকে মূল্যায়ন করা;

■ ব্যক্তিক চাহিদা নির্দিষ্ট এবং তা পূরণ করা; 

■ সাংগঠনিক উদ্দেশ্যের সাথে ব্যক্তিক উদ্দেশ্যের মতভেদ দূর করা ;

▪️প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে উচ্চ মানবিক মূল্যবোধ জাগ্রত করা এবং তা অক্ষুণ্ণ রাখা;

■ প্রতিষ্ঠানকে প্রশিক্ষণ প্রাপ্ত কর্মী প্রদান এবং তাদেরকে ভালোভাবে প্রেষণা দান; 

■ কর্মীদের মধ্যে কার্যসন্তুষ্টি বাড়ানো এবং তা বহাল রাখা;

▪️সেবা বা কাজের পরিবেশকে মানসম্পন্ন পর্যায়ে উন্নয়ন এবং তা ধরে রাখা;

■ নৈতিক এবং সামাজিকভাবে সমাজের দায়বদ্ধতা তৈরি করা;

■ কর্মীদের ব্যক্তিত্বসম্পন্ন করে গড়ে তোলা;

■ বর্তমান কাজে আরও ভালো করার জন্য কর্মীদের দক্ষতার উন্নয়ন ঘটানো;

■ ব্যবসায়িক লেনদেনে কর্মীদেরকে আরও বেশি নির্ভুল ও স্বচ্ছভাবে গড়ে তোলা; কর্মীদের মধ্যে আন্তঃদলীয় সংহতি, দলগত কাজ এবং দলীয় অনুপ্রেরণা জাগ্রত করা প্রভৃতি ।

🔳 পার্সন স্পেসিফিকেশন (Person specification) : ইংরেজি পার্সন স্পেসিফিকেশন এর বাংলা অর্থ হলো ব্যক্তি নির্দিষ্টকরণ। অর্থাৎ, কোনো নির্দিষ্ট পদে দায়িত্ব পালনে ইচ্ছুক ব্যক্তিকে কোন ধরনের এবং কী কী যোগ্যতার অধিকারী হতে হবে তার বর্ণনা এতে দেওয়া হয়। এতে প্রার্থীর জন্য কাঙ্ক্ষিত শিক্ষাগত যোগ্যতা, দক্ষতা, অভিজ্ঞতা, বয়স, লিঙ্গ, শারীরিক অবস্থা, অভ্যাস প্রভৃতির উল্লেখ থাকে । হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপকের পার্সন স্পেসিফিকেশনে যে বিষয়গুলো থাকে তা হলো-

■ শিক্ষাগত যোগ্যতা (Educational qualification) : নির্ধারিত পদের জন্য কোন পর্যায়ের ও কোন ধরনের শিক্ষাগত যোগ্যতা লাগবে তা উল্লেখ থাকে।

■ অভিজ্ঞতা (Experience) : ঘোষণাকৃত পদে কাজের জন্য কেমন অভিজ্ঞতা সম্পন্ন বা কত বছরের অভিজ্ঞতা সমৃদ্ধ লোক প্রয়োজন তা বলা থাকে ।

■ দক্ষতা (Skill) : বিশেষ কোনো দক্ষতার প্রয়োজন হলে তাও উল্লেখ থাকে।

 ■বয়স (Age): কমপক্ষে বা সর্বোচ্চ কত বছর বয়স হতে হবে তা নির্দিষ্ট করা থাকে ।

■লিঙ্গ (Gender): ঘোষিত পদের জন্য পুরুষদেরকে অগ্রাধিকার দেওয়া হবে নাকি মহিলাদেরকে, নাকি যে কেউ সুযোগ পাবে তা বলা থাকে।

■পেশাগত যোগ্যতা (Professional qualification) : শিক্ষাগত যোগ্যতার পাশাপাশি কোনো পেশাগত যোগ্যতারও প্রয়োজন হলে তা উল্লেখ থাকে। যেমন: সিএ (Chartered Accountant) বা (সিসি); কর্মী ব্যবস্থাপনার পোস্ট গ্রাজুয়েট ডিগ্রি প্রভৃতি।

■শারীরিক অবস্থা (Physical condition) : কাজের ধরন অনুযায়ী কর্মীর উচ্চতা, ওজন, দৃষ্টিশক্তি প্রভৃতির ন্যূনতম অবস্থা উল্লেখ থাকে।

■ব্যক্তিক বিষয় (Human attributes) : প্রার্থীর অন্যান্য সাধারণ যোগ্যতার উল্লেখ থাকে। যেমন : ক্ষেত্র অনুযায়ী মিলে চলার যোগ্যতা, কঠোর পরিশ্রমী, সুদর্শন, নম্র ভাষী প্রভৃতি। 

   ওপরে বর্ণিত বিষয়গুলো একজন হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপকের জন্য প্রযোজ্য। আর একজন হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপক লাইন ব্যবস্থাপকও হতে পারেন। আবার লাইন ব্যবস্থাপকের সহযোগী হিসেবে উল্লিখিত বিষয় সম্বলিত ব্যক্তিকে স্টাফ ম্যানেজার হিসেবেও নিয়োগ দেওয়া হতে পারে। মূলত এগুলোই হিউম্যান রিসোর্স ব্যবস্থাপক এবং লাইন ও স্টাফ ম্যানেজারের Job description, Job specification এবং Person specification এর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য বিষয়।