একাধিক অফিস অথবা ব্যক্তির নামে পত্র জারির প্রয়োজন হলে কোনটি জারি করতে হয়?

পত্র বা চিঠি:

'পত্র' শব্দটির আভিধানিক বা ব্যবহারিক অর্থ স্মারক বা চিহ্ন। কোনো বিশেষ উদ্দেশ্যে মানবমনের কোনো ভাব, সংবাদ, তথ্য, আবেদন ইত্যাদি অপরের কাছে লিখিতভাবে জানানো হলে, তাকে সাধারণভাবে পত্র বা চিঠি বলে। সুন্দর, শুদ্ধ চিঠির মাধ্যমে মানুষের শিক্ষা, বুদ্ধিমত্তা, রুচি ও ব্যক্তিত্বের প্রকাশ ঘটে। সুলিখিত চিঠি অনেক সময় উন্নত সাহিত্য হিসেবে বিবেচিত হয়। যেমন- রবীন্দ্রনাথ ঠাকুরের 'ছিন্নপত্র'।

• চিঠি লিখতে হলে কতকগুলো সাধারণ নিয়ম মেনে চলতে হয়। যেমন-

ক. চিঠির প্রকাশভঙ্গি আকর্ষণীয় হতে হবে। এর জন্য সহজ-সরল ও প্রাঞ্জল ভাষায় চিঠি লিখতে হবে।

খ. পত্রে কোনো কঠিন শব্দ ব্যবহার করা যাবে না। ভাষা প্রয়োগে শুদ্ধতা বজায় রাখতে হবে।

গ. হাতের লেখা যতটা সম্ভব পরিষ্কার রাখতে হবে।

ঘ. চিঠির বক্তব্য হবে সুস্পষ্ট। পত্রে অনাবশ্যক কিংবা অতিরঞ্জিত কোনোকিছু না লেখাই ভালো।

ঙ. চিঠি লেখার পদ্ধতি মেনে চলতে হবে। খামে নাম ঠিকানা স্পষ্টাক্ষরে লিখতে হবে।

পত্র বা চিঠির অংশ:

একটি চিঠি মূলত দুটি অংশে বিভক্ত। যথা:

১. শিরোনাম

২. পত্রগর্ভ।

১. শিরোনাম: এর প্রধান অংশ প্রাপকের ঠিকানা। এই অংশে চিঠির খামের ওপর বামদিকে প্রেরকের ঠিকানা ও ডান দিকে প্রাপকের ঠিকানা লিখতে হয়। বর্তমানে সরকারি পোস্ট অফিসে প্রাপ্ত খামের সামনের অংশে প্রাপকের ঠিকানা লেখার নির্দিষ্ট ছক এবং পেছনের অংশে প্রেরকের ঠিকানা আলাদা ছাপানো ছক রয়েছে। 'লেফাফা' শব্দের অর্থ- খাম বা চিঠিপত্রের উপরের আবরণবিশেষ; এতে ডাকটিকেট লাগানো হয়। পোস্টাল কোড পোস্ট অফিসের নাম নির্দেশ করে। প্রবাসী বন্ধুকে লেখা পত্রের ঠিকানা ইংরেজি ভাষায় লিখতে হবে। পূর্ণ ও স্পষ্ট ঠিকানার অভাবে চিঠিপত্র গুলোকে 'ডেড লেটার' বলা হয়।

২. পত্রগর্ভ: এটি হচ্ছে চিঠির ভেতরের অংশ। পত্রের মূল বিষয়কে পত্রের গর্ভাংশ বলা হয়।

বিষয়বস্তু, প্রসঙ্গ ও কাঠামো অনুসারে বিভিন্ন ধরনের পত্রকে নিম্নলিখিত শ্রেণিতে ভাগ করা যায়। যথা:

১. ব্যক্তিগত চিঠি

২. আবেদনপত্র বা দরখাস্ত

৩. সংবাদপত্রে প্রকাশের জন্য চিঠি

৪. মানপত্র ও স্মারকলিপি

৫. বাণিজ্যিক বা ব্যবসায়িকপত্র

৬. আমন্ত্রণ বা নিমন্ত্রণপত্র

১. ব্যক্তিগত চিঠি: ব্যক্তিগত চিঠির কাঠামোতে ছয়টি অংশ থাকে। যথা:

ক. মঙ্গলসূচক শব্দ: এককালে ব্যক্তিগত চিঠির প্রথমে কাগজের পৃষ্ঠার মাঝামাঝি জায়গায় পত্রলেখক মঙ্গলসূচক শব্দ লিখতেন। আজকাল ব্যক্তিগত চিঠিতে এগুলো আর লেখা হয় না।

খ. স্থান ও তারিখ: ব্যক্তিগত পত্রের ওপরের ডানদিকে তারিখ এবং যে স্থানে বসে পত্র লেখা হচ্ছে তার নাম লিখতে হয়।

গ. সম্বোধন: পত্র লেখার শুরুতে পত্রের বামদিকে প্রাপকের সঙ্গে সম্পর্ক অনুযায়ী সম্বোধন বা সম্ভাষণ লিখতে হয়। পত্রদাতার সঙ্গে প্রাপকের সম্পর্ক অনুসারে এবং পত্র-প্রাপকের মান, মর্যাদা, সামাজিক প্রতিষ্ঠা অনুযায়ী সম্বোধনসূচক শব্দ নির্বাচন করতে হয়। যেমন-

• ব্যক্তিগত পত্রের সম্ভাষণ রীতি-

ঘ. মূল পত্রাংশ (মূল বক্তব্য): পত্র লেখার সময় পত্রের বক্তব্য ও বিষয়কে সর্বাধিক গুরুত্ব দেয়া হয়। এই অংশে পত্রলেখকের মূল বক্তব্য, উদ্দেশ্য, ইচ্ছা, আবেগ, অনুভূতি, ঔৎসুক্য ইত্যাদি লিখতে হয়। পত্র-সমাপ্তিসূচক অভিব্যক্তির পর বিদায় সম্ভাষণ হিসেবে পত্র-প্রাপকের সঙ্গে লেখকের সম্পর্ক অনুযায়ী ব্যবহৃত হয়। স্থান, কাল, পাত্রভেদে পত্র-প্রাপকের সঙ্গে সম্পর্ক অনুসারে বিশেষণ ব্যবহারে পাথর্য্য দেখা যায়। বিদায় সম্ভাষণ সাধারণত পত্রের ডানদিকে লিখতে হয়। যেমন-

ব্যক্তিগত পত্রের বিদায় সম্ভাষণ-

ঙ. নাম-স্বাক্ষর (পত্রলেখকের স্বাক্ষর): নাম-স্বাক্ষর চিঠির গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। তাই চিঠির শেষে অবশ্যই স্বাক্ষর করতে হয়।

চ. শিরোনাম: পত্র পাঠাবার খামের উপর লিখতে হয়। খামের উপর বাম দিকে পত্রলেখকের (প্রেরক) ঠিকানা এবং ডান দিকে পত্র প্রাপকের পূর্ণাঙ্গ ঠিকানা স্পষ্টভাবে লিখতে হয়। খামের উপরে ডান কোণে প্রযোজ্য ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট মূল্যের ডাক টিকিট লাগাতে হয়। আজকাল বড় বড় পোস্ট অফিসে ডাক টিকিটের পরিবর্তে মেশিনের সাহায্যে খামের উপর ছাপ মারার ব্যবস্থা চালু হয়েছে।

২. আবেদনপত্র বা দরখাস্ত: যে পত্র চাকরির জন্য লিখতে হয় তার নামই আবেদনপত্র। অর্থাৎ সুযোগ-সুবিধা প্রার্থনা করে কর্তৃপক্ষের নিকট লিখিত পত্রের নাম আবেদনপত্র।

৩. সংবাদপত্রে প্রকাশের জন্য চিঠি: সংবাদপত্র একটি আবেদন প্রকাশের জন্য সম্পাদকের বরাবর পাঠাতে হয়। বিজ্ঞপ্তি হলো- সংবাদপত্রে প্রকাশের জন্য নিখোঁজ সংবাদ।

৪. মানপত্র ও স্মারকলিপি: অভিনন্দন বা সংবর্ধনা পত্রকে মানপত্র বা স্মারকলিপি বলা হয়।

৫. বাণিজ্যিক বা ব্যবসায়িকপত্র: বাণিজ্যিক পত্রে বিষয়ের স্পষ্ট উল্লেখ থাকতে হবে।

৬. আমন্ত্রণ বা নিমন্ত্রণপত্র: আপ্যায়নের উদ্দেশ্যে যে দাওয়াত পত্র, তাকে নিমন্ত্রণপত্র বলে।

৭. দলিল বা চুক্তিপত্র: বৈষয়িক ব্যাপারে সরকারি পৃষ্ঠপোষকতায় আইনানুসারে লিখিত পত্রকে দলিলপত্র বা চুক্তিপত্র বলে।