কমিউনিকেশন ম্যানেজমেন্ট কেন গুরুত্বপূর্ণ?

Importance of Business Communication

ব্যবসায় যোগাযোগের মাধ্যমে এক বা একাধিক পক্ষের সাথে ব্যবসায় সংক্রান্ত বিষয় নিয়ে পারস্পরিক সংবাদ বা ভাবের আদান-প্রদান করা হয়। প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরের বিভিন্ন পক্ষের পাশাপাশি বাইরের দেশি-বিদেশি বিভিন্ন ব্যক্তি বা পক্ষের সাথে যোগাযোগ রেখে ব্যবসায় কাজ পরিচালনা করতে হয়। বিভিন্ন পক্ষ বা সংশ্লিষ্ট সবার পারস্পরিক খোঁজ-খবর বা তথ্যের আদান-প্রদান ছাড়া ব্যবসায়ের সফলতা সম্ভব নয়। ব্যবসায়ের তথ্য বিনিময় বা খোঁজ-খবর নেওয়ার কাজটি যোগাযোগের মাধ্যমে অত্যন্ত সুন্দর ও সার্থকভাবে করা হয়ে থাকে। নিচে ব্যবসায় যোগাযোগের গুরুত্ব বা ভূমিকা আলোচনা করা হলো-

• তথ্যের আদান-প্রদান (Exchange of information): প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য বাস্তবায়নের জন্য বিভিন্ন উপাত্ত ও
  তথ্যের প্রয়োজন হয়। এগুলো দেশের মধ্যকার বিভিন্ন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান এমনকি আন্তর্জাতিক পর্যায়ের বিখ্যাত ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান থেকে সংগ্রহ করা হয়। যোগাযোগের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় তথ্যাদি বিভিন্ন উৎস থেকে সংগ্রহ করে প্রতিষ্ঠানে সরবরাহ করা হয়।
• পরিকল্পনা প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন (Formulating and execution of plan): কার্যকর পরিকল্পনা প্রণয়নের ক্ষেত্রে বস্তুনিষ্ঠ তথ্য ও উপাত্ত প্রয়োজন হয়। বিভিন্ন পক্ষের সাথে যোগাযোগের মাধ্যমে এসব তথ্য সংগ্রহ করা হয়। ফলে সহজে ও সময়মতো আদর্শ পরিকল্পনা প্রণয়ন করা যায়। আবার যোগাযোগ প্রক্রিয়ার সাহায্যে পরিকল্পনা বাস্তবায়নকারী কর্তৃপক্ষের কাছে প্রণীত পরিকল্পনা যথাসময়ে পাঠিয়ে তা বাস্তবায়নের পদক্ষেপ নেওয়া হয়।
• সমন্বয়সাধন ও সহযোগিতা (Coordination and cooperation): সার্বিক লক্ষ্য অর্জনে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের কাজের মধ্যে সমন্বয়সাধনের প্রয়োজন হয়। এক্ষেত্রে যোগাযোগ ব্যবস্থা ব্যবস্থাপক ও কর্মীদের মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করে সহজে কাজ সম্পাদনে সাহায্য করে। এর মাধ্যমে কাজের সাথে জড়িত ব্যক্তিদের মতামত পরস্পরের সাথে বিনিময় করা হয়। এতে প্রত্যেকে প্রত্যেককে জানে এবং সবার মধ্যে সহযোগিতার সম্পর্ক গড়ে ওঠে।
• সমস্যার সমাধান (Problem solving): প্রতিযোগিতাপূর্ণ জটিল ব্যবসায় ক্ষেত্রে প্রতিনিয়ত বিভিন্ন বিষয়কে কেন্দ্র করে সমস্যার উদ্ভব হয়। এসব সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য ও যোগাযোগের প্রয়োজন হয়। এক্ষেত্রে তথ্যাবলি বিনিময়ের মাধ্যমে যোগাযোগ ব্যবস্থা সমস্যা সমাধানসহ কঠিন কাজকে সহজ করে তোলে।
• সিদ্ধান্ত গ্রহণ (Decision making): ব্যবসায়ের বিভিন্ন বিষয়ে একজন ব্যবসায়ীকে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে হয়। পরিবেশ পরিস্থিতি পরিবর্তনের কারণে সিদ্ধান্ত পরিবর্তনেরও প্রয়োজন দেখা দেয়। এক্ষেত্রে ব্যবসায়িক যোগাযোগের ওপর নির্ভর করেই মূলত সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। এভাবে যোগাযোগ সিদ্ধান্ত নেওয়াকে সহজ করে তোলে।
• নির্দেশনা প্রদান (Giving Direction): একজন ব্যবস্থাপককে প্রতিনিয়ত আদেশ, উপদেশ বা অনুরোধের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের লক্ষ্য অনুসারে কাজ করার জন্য পরিচালনা করতে হয়। প্রকৃতপক্ষে যোগাযোগের মাধ্যমেই কর্মীদের লক্ষ্য অনুযায়ী কাজ করার জন্য আদেশ বা নির্দেশ দেওয়া হয়। প্রতিনিয়ত যোগাযোগ ছাড়া কর্মীদের দ্বারা প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অনুযায়ী কাজ করানো সম্ভব হয় না। তাই যোগাযোগকে নির্দেশনার প্রাণ বলা হয়।
• দক্ষতা বৃদ্ধি (Increasing efficiency): সময়, অর্থ ও প্রচেষ্টার অপচয় না করে সর্বোচ্চ ফলাফল অর্জন করার
  সামর্থ্যকে দক্ষতা বলা হয়। সুষ্ঠু যোগাযোগ ব্যবসায়ে কাজের দক্ষতা বাড়ায়। যোগাযোগের মাধ্যমে কর্মীদের সঠিকভাবে কাজ বুঝিয়ে দেওয়া হয় এবং কর্মীরাও সঠিকভাবে কাজ বুঝে নিতে পারে। এতে দায়িত্ব নেওয়া, দেওয়া কিংবা দায়িত্ব পালন সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়, যা দক্ষতা বাড়াতে সহায়তা করে।
• লেনদেনের সহজ নিষ্পত্তি (Easy settlement of transactions): ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে অনেক সময় বিভিন্ন পক্ষের মধ্যে লেনদেনসংক্রান্ত বিষয়ে জটিলতা বা সমস্যা দেখা দেয়। এসব সমস্যা ও জটিলতা দূর করার জন্য যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এতে অনেক লেনদেনেরই সহজ নিষ্পত্তি হয়ে যায়।
• প্রচারণা ও বিক্রয় বৃদ্ধি (Increasing publicity and sales): যোগাযোগ ব্যবস্থা পণ্যদ্রব্যের গুণাগুণ সম্পর্কে
  প্রচার করে পণ্যের বাজার সৃষ্টিতে সহায়তা করে। প্রতিষ্ঠানের উৎপাদিত পণ্যের গুণগত মান ও সেবা সম্পর্কে যোগাযোগ ব্যবস্থার মাধ্যমে প্রচারণা চালানো হয়। ফলে প্রচার ব্যবস্থা আছে এমন প্রতিষ্ঠানের পণ্য বেশি পরিমাণে বিক্রি হয়ে থাকে।
• তথ্য অনুসন্ধান ও গবেষণা (Searching information and research): ব্যবসায়ের পণ্য উন্নয়ন, পরিকল্পনা
  প্রণয়ন, প্রতিযোগিতা মোকাবেলা প্রভৃতি প্রয়োজনে ক্রেতাদের কাছ থেকে বিস্তারিত তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। এগুলো সুষ্ঠু যোগাযোগ ব্যবস্থার মাধ্যমে নিশ্চিত করা যায়। ফলে তথ্য অনুসন্ধান ও গবেষণার মাধ্যমে সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়া ও উন্নয়নের কার্যকর পদ্ধতি উদ্ভাবন করা সম্ভব হয়।
• কর্মীদের শিক্ষা ও প্রশিক্ষণ (Education and training of employees): কর্মীদের জ্ঞান, দক্ষতা ও কাজের ক্ষমতা বাড়ানোর জন্য তাদের শিক্ষা ও প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করতে হয়। ব্যবসায়ের কার্যাবলি সঠিকভাবে সম্পাদনের জন্য নতুন ও পুরোনো কর্মীদের প্রতিষ্ঠানের নীতিমালা, উদ্দেশ্য, কার্যক্রম, দায়িত্ব ও কর্তব্য প্রভৃতি বিষয় সম্পর্কে শিক্ষা ও প্রশিক্ষণ দিতে হয়। এ কাজগুলো যোগাযোগ ছাড়া কিছুতেই সম্ভব হয় না।
• কর্মীদের প্রেষণা দান (Motivating employees): কর্মীদের কাজের ক্ষমতার পূর্ণ ব্যবহার ও প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য তাদের প্রতিনিয়ত অনুপ্রাণিত ও উৎসাহিত করতে হয়। এসব কাজে তাদের সাথে সরাসরি সম্পর্ক রাখতে হয় ও বিভিন্নভাবে কাজের প্রতি আগ্রহী করে তুলতে হয়। ফলে কর্মীরা অনার্থিক প্রেষণা পেয়ে থাকে এক্ষেত্রে যোগাযোগ অপরিহার্য ভূমিকা পালন করে থাকে।
• দ্বন্দ্বের অবসান (Removing conflict): ফলপ্রসূ যোগাযোগ ব্যবস্থা লেনদেন এবং ব্যবসায়ে জড়িত সবার পক্ষের মধ্যে অবাধ তথ্যপ্রবাহ নিশ্চিত করে। ফলে সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর মধ্যে পারস্পরিক আস্থা, বিশ্বাস ও সুসম্পর্ক তৈরি হয়। এতে তাদের মধ্যকার অবিশ্বাস, ভুল-বোঝাবুঝি, দ্বন্দ্ব, বিরোধ প্রভৃতি দূর হয়।
• শ্রম-ব্যবস্থাপনা সম্পর্ক (Labour-management relationship): প্রতিষ্ঠানের শ্রমিক ও ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের মধ্যে সুসম্পর্ক না থাকলে শ্রম বিরোধ দেখা দেয়। এতে শিল্পের সন্তোষজনক বা কাঙ্ক্ষিত উৎপাদন বাধাগ্রস্ত হয়। যোগাযোগের মাধ্যমে শ্রমিক সংঘ ও ব্যবস্থাপনার মধ্যে প্রতিনিয়ত বিভিন্ন সমস্যা নিয়ে আলাপ-আলোচনা করে তা সমাধানের চেষ্টা করা হয়। তাই বলা হয়, যোগাযোগ ব্যবস্থা সুসম্পর্ক তৈরিতে সহায়তা করে।
• আন্তর্জাতিক সম্পর্ক (International relationship): দক্ষ ও ফলপ্রসূ যোগাযোগে ব্যবসায় কার্যক্রম জাতীয়
  সীমারেখা অতিক্রম করে আন্তর্জাতিক পর্যায়ে প্রবেশ করছে। যোগাযোগের মাধ্যমে এক দেশ থেকে অন্য দেশে সহজে তথ্য বা সংবাদ বিনিময় করা যায়। এতে ব্যবসায়িক কার্যক্রমের পাশাপাশি আন্তর্জাতিক সম্পর্ক সৃষ্টি ও রক্ষা করা সম্ভব হয়। ফলে এর মাধ্যমে আন্তর্জাতিক সম্পর্কের উন্নয়ন হয়।

উপসংহারে বলা যায়, সব ধরনের ব্যবসায়িক কর্মপ্রচেষ্টা কোনো না কোনোভাবে যোগাযোগের সাথে সম্পর্কযুক্ত। প্রকৃতপক্ষে কার্যকর যোগাযোগের ওপরই ব্যবসায়ের সফলতা নির্ভর করে। তাই সঠিকভাবে যোগাযোগ ছাড়া ব্যবসায়ের কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য অর্জন করা সম্ভব নয়।

যোগাযোগ  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই