কার্যকর সমন্বয়ের পূর্বশর্ত কোনটি?

Techniques or Pre-conditions or Ways of Effective Coordination

যেসব শর্তে আগে থেকে নির্ধারণ করার মাধ্যমে কাজ করা সহজ হয় তাকে পূর্বশর্ত বলে। সংগঠিতকরণের মাধ্যমে বণ্টিত কর্তৃত্ব ও দায়িত্বকে লক্ষ্যের দিকে নিয়ে যাওয়াই সমন্বয়ের মূল উদ্দেশ্য। সুষ্ঠু সমন্বয় ব্যবস্থা নিশ্চিতে বিভিন্ন কৌশল ব্যবহার করতে হয়। নিচে কার্যকর সমন্বয়ের উপায় বা কৌশল বা পদ্ধতিসমূহ বর্ণনা করা হলো-

• সহজ সংগঠন কাঠামো (Simple organizational structure): সংগঠন কাঠামো সুস্পষ্ট, সুনির্দিষ্ট এবং সবার
  কাছে বোধগম্য হলে তাকে সহজ সংগঠন কাঠামো বলা হয়। সংগঠন কাঠামো সহজ হলে কর্মীদের ওপর দায়িত্ব প্রণয়ন সঠিক হয়। এতে কর্মীরা সহজেই তাদের করণীয় সম্পর্কে জানতে পারে। এতে কাজে বিচ্যুতির (Deviation) পরিমাণ কমে যায় এবং সমন্বয়সাধন সহজ হয়। তাই বলা যায়, সংগঠন কাঠামো যত সহজ হবে, সমন্বয়সাধন কাজও তত সহজ হবে।
• সমন্বিত/ সুসংহত পরিকল্পনা (Integrated plan): প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগ ও কর্মীর পরিকল্পনার মধ্যে দৃঢ় সম্পর্ক থাকলে সেই পরিকল্পনা সুসংহত হয়। পরিকল্পনায় মিল বা সমন্বয় না থাকলে প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য কাজে সমন্বয়সাধন কঠিন হয়ে পড়ে। সমন্বিত পরিকল্পনা সমন্বয়কে সহজ করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়: কোনো প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন বিভাগ ১০% উৎপাদন বাড়ানোর পরিকল্পনা নিলে বিক্রয় বিভাগকে তা বিক্রির জন্য এবং অর্থ বিভাগকে প্রয়োজনীয় অর্থ যোগানের জন্য পরিকল্পনা নিতে হবে।
• স্পষ্ট ও সমন্বিত প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য (Clear and coordinated organizational objectives): প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্যকে কেন্দ্র করে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা হলে তা সমন্বিত উদ্দেশ্য। এতে সবার কাজের মধ্যে ঐক্য ও ভারসাম্য তৈরি হবে। উদ্দেশ্য সবার কাছে বোধগম্য হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়: কোনো প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগ ১৫% বিক্রি বাড়ানোর পরিকল্পনা নিলে জেলা পর্যায়ের বিক্রয় প্রতিনিধিদেরও লক্ষ্য নির্দিষ্ট করে দিতে হবে।
• কার্যকর যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা (Establishing effective communication system): কার্যকর যোগাযোগ বলতে প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সঠিক সময়ে, সঠিক তথ্য সহজ উপায়ে পাঠানোকে বোঝায়। এর মাধ্যমে সংগঠনের সব স্তরে প্রয়োজনীয় তথ্যের সহজ বিনিময় সম্ভব হয়। এর দ্বারা আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগ বাড়ে। কার্যকর যোগাযোগের সাহায্যে কাজ সম্পাদনের সঠিক পরিমাণ জানা যায় এবং কোথাও কোনো ঘাটতি বা অসুবিধা দেখা দিলে তা দ্রুত সমাধান করা যায়। এভাবে সুষ্ঠু সমন্বয় অনেক সহজ হয়ে যায়।
• সুনির্দিষ্ট পলিসি, রীতি ও পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা (Establishing specific policy, rule and procedure): কোনো
  প্রতিষ্ঠিত পলিসি, রীতি ও পদ্ধতির আলোকে কর্মীরা কাজ করতে বেশি স্বচ্ছন্দবোধ করেন। অপরদিকে প্রতিষ্ঠানের পলিসি, রীতি-নীতি ও পদ্ধতি ঘনঘন পরিবর্তন করা হলে কর্মীরা এগুলোর সাথে খাপ খাওয়াতে পারে না। এর ফলে সমন্বয় বাধাগ্রস্ত হয়।
• প্রয়োজনীয় কর্তৃত্ব অর্পণ (Delegation of sufficient authority): প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন পর্যায়ের নির্বাহীদের দায়িত্বের (Responsibility) পাশাপাশি প্রয়োজনীয় কর্তৃত্বও (Authority/Power) দিতে হবে। এতে অধীনস্থ কর্মীদের দিয়ে কর্তৃপক্ষ সহজেই কাজ করিয়ে নিতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, কোনো নির্বাহী কর্মীদের উৎসাহ দেওয়ার দায়িত্ব পেলে একই সাথে নির্বাহীর পুরস্কার দেওয়ার ক্ষমতা থাকতে হবে।
• সভা বা অধিবেশনের আয়োজন (Arranging meeting or conference): সভা বা অধিবেশন ডেকে বিভাগীয় নির্বাহীরা প্রতিষ্ঠানের অধীনস্থ কর্মীদের সাথে মতবিনিময় করলে অনেক সমস্যা বের হয়ে আসে। পাশাপাশি এসব সমস্যা সমাধানে বিভিন্ন সুপারিশ পাওয়া যায়। এতে কীভাবে সমন্বয়সাধন করা হবে তা সংশ্লিষ্ট সবাই বুঝতে পারেন।
• দক্ষ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিতকরণ (Ensuring efficient management); সুষ্ঠু সমন্বয় মূলত দক্ষ ব্যবস্থাপনার ওপর নির্ভর করে। প্রতিষ্ঠানের সব স্তরে ব্যবস্থাপকীয় কার্যক্রম দক্ষতার সাথে করা হলে এগুলোর মধ্যে সমন্বয়সাধনে কোনো সমস্যার তৈরি হবে না। ফলে সমন্বয়ের কাজটি সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন সম্ভব হবে।
• পুরস্কারের ব্যবস্থা (Reward system); কর্মীদের সাফল্যে পুরস্কারের ব্যবস্থা সমন্বয়ের একটি উত্তম ও ফলপ্রসূ কৌশল হিসেবে সর্বত্র বেশ জনপ্রিয়তা লাভ করেছে। কর্মীদের অবদানের স্বীকৃতি বা ভালো কাজের জন্য পুরস্কারের ব্যবস্থা করা হলে তারা স্বতঃস্ফূর্তভাবে নিজেদের দায়িত্ব-কর্তব্য সম্পন্ন করেন। এতে কাজে অবহেলার প্রবণতা কমে যায়। এছাড়া প্রতিষ্ঠানের সর্বত্র সুষ্ঠু সমন্বয় ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা সহজ হয়। যেমন- বছরের শ্রেষ্ঠ কর্মী (Employee of the year) ঘোষণা।
• কাম্য তত্ত্বাবধায়ন পরিসর নিশ্চিত করা (Ensuring optimum span of supervision): তত্ত্বাবধায়ন পরিসরের ওপর সমন্বয়সাধনের সাফল্য বহুলাংশে নির্ভর করে। তত্ত্বাবধায়ন পরিসর অপেক্ষাকৃত ছোট হলে তত্ত্বাবধায়কগণ অধস্তনদের কাজ সহজে তদারকি করতে পারেন। নির্বাহীর অধীনে বেশি সংখ্যক কর্মী থাকলে তিনি কর্মীদের কাজ সুষ্ঠুভাবে তদারকি করতে পারেন না। ফলে কাজের ওপর নির্বাহী নিয়ন্ত্রণ হারিয়ে ফেলেন এবং প্রতিষ্ঠানে বিশৃঙ্খলা তৈরি হয় ও সমন্বয়সাধন বাধাগ্রস্ত হয়। যেমন- একজন নির্বাহীর পক্ষে ৫০ জন কর্মীকে তদারকি করার চেয়ে ২০ জন কর্মীকে তদারকি করা সহজ।
• স্বতঃস্ফূর্ত বা স্বেচ্ছামূলক সমন্বয়সাধন (Spontaneous or Voluntary coordination): কর্মীরা নিজ ইচ্ছা বা আগ্রহ থেকেই যে সমন্বয়সাধন করেন, তাকে স্বতঃস্ফূর্ত বা স্বেচ্ছামূলক সমন্বয়সাধন বলা হয়। কর্মীদের স্বতঃস্ফূর্ত ইচ্ছাশক্তিই হলো স্বেচ্ছামূলক সমন্বয়ের মূল চালিকাশক্তি। একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন স্তরের নির্বাহী ও কর্মীর মধ্যে যত বেশি অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক নিশ্চিত করা যাবে, স্বেচ্ছামূলক সমন্বয় ব্যবস্থা তত বেশি উৎসাহিত হবে। এতে কর্মীরা স্বেচ্ছ্যপ্রণোদিত হয়ে কাজ করবেন এবং প্রয়োজনীয় বিষয়ে নিজেরাই যোগাযোগ রক্ষা করবেন। যেমন- উৎপাদন ব্যবস্থাপক সরাসরি বিক্রির ব্যবস্থাপকের কাছ থেকে বিক্রয়ের লক্ষ্যমাত্রা জানবেন এবং সে অনুযায়ী উৎপাদন করবেন।

উপসংহারে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের সাফল্য সমন্বয়ের ওপর নির্ভর করে। তাই ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষকে সুষ্ঠু ও কার্যকর সমন্বয় নিশ্চিত করার লক্ষ্যে উল্লিখিত কৌশল বা উপায়ের প্রতি খেয়াল করতে হবে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই