কোনটি লিখিত যোগাযোগ?

Medium of Written Communication

লিখিত যোগাযোগ বিভিন্ন মাধ্যমে সম্পাদিত হয়ে থাকে। উপযুক্ত মাধ্যম নির্ভর করে প্রতিষ্ঠানের ধরন, অবস্থান, আকার-আয়তন এবং ব্যক্তির মর্যাদা, অবস্থান, সম্পর্ক প্রভৃতি বিষয়ের ওপর। নিচে লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমগুলো উল্লেখ করা হলো-

ক. ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম (Medium of written communication for management) প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমসমূহ নিম্নরূপ-

• বিশেষ ব্যবস্থাপনা বুলেটিন (Special management bulletin): বিশেষ ব্যবস্থাপনা বুলেটিনের সাহায্যে
  ব্যবস্থাপকগণ গুরুত্বপূর্ণ সংবাদ সংগঠনের নিম্ন স্তরে পাঠান। এটি লিখিত হওয়ার কারণে তথ্য বিকৃতির সম্ভাবনা খুব কম থাকে। এতে সঠিক নির্দেশনা সব স্তরে পৌঁছানো সহজ হয়।
• ব্যবস্থাপনা সংবাদপত্র (Management newsletter): ব্যবস্থাপনা সংবাদপত্রের মাধ্যমে এর বিভিন্ন স্তরে
  দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যবস্থাপকদেরকে সংগঠনের বিভিন্ন বিষয় জানানো হয়। এ সংবাদপত্র সাধারণত সাপ্তাহিক, পাক্ষিক অথবা মাসিক ভিত্তিতে প্রকাশিত হয়।
• নীতিবিষয়ক বিবরণী (Statement of policy): ব্যবস্থাপনা নীতিবিষয়ক বিবরণী ব্যবস্থাপনার জন্য সাধারণভাবে ব্যবহৃত একটি লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি। শীর্ষ ব্যবস্থাপনা এরূপ নীতি-পদ্ধতি প্রণয়ন করে তা লিখিত আকারে প্রকাশ করে। ফলে সংগঠনের সব ব্যবস্থাপক তা পড়ে সে অনুযায়ী কাজ করে থাকেন।
• প্রতিবেদন (Report): কোনো বিষয় বা ঘটনা সম্পর্কে পরিচালিত অনুসন্ধানের ভিত্তিতে প্রাপ্ত ফলাফলের বিবরণীকে প্রতিবেদন বলে। উচ্চ স্তরের ব্যবস্থাপনার কাছে বিভাগীয় ব্যবস্থাপকরা সম্পাদিত কাজের ওপর প্রতিবেদন প্রণয়ন করেন। এক্ষেত্রে সাধারণত নির্দিষ্ট সময় বা মেয়াদ দেখে প্রতিবেদন প্রণয়ন ও দাখিল করা হয়।
• বিশেষ প্রকাশনী (Special publication): অনেক সময় কোনো বিশেষ সংবাদ তত্ত্বাবধায়কদের জানানোর জন্য বিশেষ প্রকাশনা প্রকাশ করে। এ ধরনের সংবাদের মধ্যে খরচ কমানোর পদ্ধতি, পণ্য উন্নয়ন ধারণা, অপচয় কমানোর পদ্ধতি, দুর্ঘটনা কমানোর উপায়, বিশেষ নিরাপত্তা ব্যবস্থা প্রভৃতি উল্লেখযোগ্য।
• নির্দেশনা পুস্তিকা (Handbook): অনেক সময় তত্ত্বাবধায়করা নির্দেশনা পুস্তিকা ব্যবহার করেন। এ ধরনের পুস্তিকায় কোম্পানির নীতি, কাজের পদ্ধতি, বিরোধ নিষ্পত্তির পদ্ধতি, কাজের পরিমাপ পদ্ধতি প্রভৃতি বিষয় উল্লেখ থাকে। নির্দেশনা পুস্তিকায় সব বিষয় সংক্ষিপ্ত আকারে দেওয়া থাকে এবং কর্মীরা সব সময় সাথে রাখে।

খ. কর্মচারীদের জন্য লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম (Written communication media for employees)
ব্যবস্থাপকদেরকে তাদের অধীনস্থ কর্মীদের সাথে প্রতিনিয়ত যোগাযোগ রক্ষা করে চলতে হয়। কর্মচারীদের সাথে সাধারণভাবে ব্যবহৃত লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতিগুলো নিম্নরূপ-

• কর্মীদের জন্য নির্দেশনা পুস্তিকা (Handbook for employee): প্রতিষ্ঠান সম্পর্কিত বিভিন্ন বিষয় কর্মচারীদের জানানোর জন্য নির্দেশনা পুস্তিকা প্রয়োজনীয় একটি দলিল। এ দলিলে কোম্পানির ইতিহাস, সাংগঠনিক রীতি-নীতি, কর্মীদের সুবিধা প্রভৃতির উল্লেখ থাকে।
• পঠন তাক (Reading rack): অনেক সময় কর্মচারীদের পাঠের অভ্যাস বাড়াতে প্রতিষ্ঠানের সুবিধাজনক বিভিন্ন স্থানে পঠন তাক স্থাপন করা হয়। এটি বিভিন্ন প্রকার বই, সাময়িকী প্রভৃতি দ্বারা সাজানো হয়। বিরতির সময় কর্মচারীরা এসব বই-পুস্তক পড়ে বিনোদন ও জ্ঞান অর্জনের সুযোগ পায়।
• কর্মচারী সংবাদপত্র (Employee newsletter): প্রতিষ্ঠানের সাফল্য, নতুন প্রকল্প, কর্মীদের কাজের স্বীকৃতি ও প্রশংসা, কর্মীদের প্রবন্ধ ও গল্প প্রভৃতি বিষয় জানানোর জন্য কর্মচারী সংবাদপত্র প্রকাশ করা হয়। এর মাধ্যমে অনেক গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা সংবাদ আদান-প্রদান হয়ে যায়।
• বুলেটিন বোর্ড (Bulletin board): সাধারণত বুলেটিন বোর্ড প্রতিষ্ঠানের এমন স্থানে স্থাপন করা হয় যেখানে প্রতিনিয়ত কর্মীরা মিলিত হয়। এ বোর্ডে বদলি, পদোন্নতি, নতুন কার্যপদ্ধতি প্রভৃতি প্রদর্শিত হয়।
• বেতন খাম (Pay-roll envelop): অনেক সময় প্রতিষ্ঠান কর্মীদের খামে ভরে বেতনের টাকা পরিশোধ করে। বেতন খামে বেতনের হিসাব, বেতন কর্তন বা সংযোজন প্রভৃতি লিখিত আকারে কর্মীদের জানানো হয়।
• অভিযোগ ও পরামর্শ বাক্স (Complain and suggestion box): অনেক সময় প্রতিষ্ঠানের সুবিধাজনক স্থানে অভিযোগ ও পরামর্শ বাক্স রেখে দেওয়া হয়। কর্মচারীরা এ বাক্সে তাদের অভিযোগ, ক্ষোভ, জিজ্ঞাসা, পরামর্শ প্রভৃতি দাখিল করে থাকে। এভাবে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে গুরুত্বপূর্ণ সংবাদ জানানো হয়।
• স্মারকপত্র (Memorandum): অনেক প্রতিষ্ঠান বার্ষিক বেতন বাড়ানো, ছুটি সংক্রান্ত শর্তাবলি, শৃঙ্খলা ভঙ্গের শাস্তি, পদোন্নতি বা বদলির আদেশ, সভার বিজ্ঞপ্তি প্রভৃতি স্মারকপত্রের মাধ্যমে কর্মচারীদের জানিয়ে দেয়।
• অভ্যন্তরীণ সার্কুলার (Internal circular); প্রতিষ্ঠান কোনো জরুরি বিষয় বা ঘটনা সাথে সাথে কর্মীদের জানানোর জন্য অভ্যন্তরীণ সার্কুলার ব্যবহার করে থাকে।

গ. বাইরের বিভিন্ন পক্ষের সাথে লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম (Medium of written communication with various external parties)

সংগঠনের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য বাইরের বিভিন্ন পক্ষ (ক্রেতা, সরবরাহকারী, ব্যাংক, বিমা প্রতিষ্ঠান, সরকারি কর্তৃপক্ষ প্রভৃতি) এর সাথে যোগাযোগ রক্ষা করতে হয়। এক্ষেত্রে ব্যবহৃত মাধ্যমগুলো নিম্নরূপ-

• সাইনবোর্ড (Signboard): সাইনবোর্ড বলতে নির্দিষ্ট কোনো দৃশ্যমান বোর্ডকে বোঝায়; যা কোনো চিহ্ন, বিজ্ঞপ্তি বা বিজ্ঞাপনকে ধারণ করে। সাধারণত এগুলো রাস্তার পাশের কোনো দেয়ালে, গাছে বা খুঁটিতে ঝুলানো থাকে।
• দৈনিক পত্রিকা (Daily newspaper): দৈনিক পত্রিকায় বিজ্ঞাপন দিয়ে বা কলাম লিখে প্রতিষ্ঠানের পণ্য বা সেবা সম্পর্কিত বিষয়াদি অন্যান্য পক্ষকে জানানো যায়।

এছাড়া বাইরের বিভিন্ন পক্ষের সাথে যোগাযোগের জন্য সাপ্তাহিক, পাক্ষিক ও মাসিক সাময়িকী, পোস্টার, নিয়ন সাইন, ব্যানার, ফেস্টুন, ভিজিটিং কার্ড, ডায়েরি প্রভৃতি লিখিত মাধ্যম ব্যবহার করা হয়।

যোগাযোগ  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই