অফিস সহায়ক পদের চারটি দায়িত্ব লিখুন।

অফিস সহায়ক পদের চারটি দায়িত্ব

১. দাপ্তরিক নথি ও কাগজপত্র রক্ষণাবেক্ষণ: অফিস সহায়কের একটি প্রধান কাজ হলো অফিসের বিভিন্ন নথি, ফাইল, চিঠি ও কাগজপত্র যত্ন সহকারে গুছিয়ে রাখা এবং প্রয়োজন অনুযায়ী সেগুলোকে নির্দিষ্ট স্থানে সংরক্ষণ করা। এর মধ্যে পুরাতন নথিপত্র archiv করা এবং নতুন নথিগুলো filing করাও অন্তর্ভুক্ত। অনেক সময় তাদের ইনকামিং ও আউটগোইং মেইল ও রেজিস্টারও দেখতে হয়।

২. পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও পরিবেশ বজায় রাখা: অফিসের পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা নিশ্চিত করা অফিস সহায়কের একটি গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব। এতে অফিসের আসবাবপত্র, ফ্লোর, টয়লেট ইত্যাদি পরিষ্কার রাখা এবং একটি স্বাস্থ্যকর ও কাজ করার উপযোগী পরিবেশ বজায় রাখা অন্তর্ভুক্ত। অনেক সময় তারা অফিসের বাইরেও গেট বা সামনের অংশ পরিচ্ছন্ন রাখার কাজ করে।

৩. ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের সহায়তা: অফিস সহায়কগণ তাদের ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের বিভিন্ন কাজে সহায়তা করেন। এর মধ্যে ফটোকপি করা, প্রিন্ট করা, ফাইল আনা-নেওয়া করা, চা বা পানি পরিবেশন করা, মিটিং রুম প্রস্তুত করা ইত্যাদি কাজ অন্তর্ভুক্ত। তারা কর্মকর্তাদের নির্দেশনা অনুযায়ী অন্যান্য ছোটখাটো প্রশাসনিক কাজও করে থাকেন।

৪. সামগ্রীর সঠিক ব্যবহার ও সংরক্ষণ: অফিসের বিভিন্ন স্টেশনারি সামগ্রী, সরঞ্জামাদি ও আসবাবপত্রের সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত করা এবং সেগুলোর যত্ন নেওয়াও অফিস সহায়কের দায়িত্ব। কোনো সামগ্রীর প্রয়োজন হলে বা কিছু নষ্ট হলে সে বিষয়ে কর্তৃপক্ষকে জানানো এবং সেগুলোর সুষ্ঠু ব্যবহার নিশ্চিত করাও তাদের কাজ।

এগুলো ছাড়াও, অনেক সময় অফিস সহায়ককে অফিসের ফটকে দর্শনার্থীদের আগমন নিয়ন্ত্রণ, টেলিফোন ধরা, বিল জমা দেওয়া বা অফিসের বাইরে ছোটখাটো জরুরি কাজে যেতে হতে পারে।