Salesforce-এ Approval Process হলো একটি শক্তিশালী Automation Tool যা অনুমোদন বা Approval সংক্রান্ত প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করতে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত রেকর্ডের অনুমোদন, আপডেট, বা পরিবর্তন নিশ্চিত করার জন্য ব্যবহৃত হয় এবং নির্দিষ্ট ধাপে অনুমোদনের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড পাঠায়। Approval Process ব্যবহার করে Salesforce-এ ব্যবসায়িক নিয়ম বা নীতিমালা বজায় রাখা সহজ হয় এবং অনুমোদনের প্রতিটি ধাপ ট্র্যাক করা যায়।

Approval Process-এর বৈশিষ্ট্য:

• Multi-Step Approval: একাধিক ধাপ বা স্তরে রেকর্ডের অনুমোদন প্রক্রিয়া তৈরি করা যায়।
• Conditional Approval: নির্দিষ্ট শর্ত বা ক্রাইটেরিয়া পূরণ হলে Approval Process ট্রিগার হয়।
• Automated Actions: Approval বা Rejection হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিল্ড আপডেট, ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো, বা টাস্ক তৈরি করা যায়।
• Parallel Approval Requests: একই রেকর্ড একাধিক Approver-এর কাছে পাঠানো যায় (যদি প্রয়োজন হয়)।
• Approval History Tracking: প্রতিটি রেকর্ডের অনুমোদনের ইতিহাস এবং স্ট্যাটাস ট্র্যাক করা যায়।

Approval Process তৈরির ধাপ

Approval Process তৈরি করার জন্য Salesforce-এ নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করতে হবে:

১. Salesforce Setup-এ যান

• Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box-এ "Approval Processes" লিখুন।
• "Approval Processes" অপশনে ক্লিক করুন এবং আপনি যে Object-এর জন্য Approval Process তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন (যেমন: Opportunity, Contract, Custom Object)।

২. Approval Process তৈরি করুন

• Jump Start Wizard বা Standard Wizard থেকে একটি অপশন নির্বাচন করুন:
  • Jump Start Wizard: দ্রুত এবং সহজ Approval Process তৈরি করতে সহায়ক (সীমিত কাস্টমাইজেশন)।
  • Standard Wizard: আরও কাস্টমাইজেশন এবং কনফিগারেশন করতে দেয় (বেশি নিয়ন্ত্রণ ও ফ্লেক্সিবিলিটি)।
• Standard Wizard সাধারণত সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয়, কারণ এটি প্রক্রিয়াটিকে সম্পূর্ণরূপে কাস্টমাইজ করতে দেয়।

৩. Approval Process-এর নাম এবং বিবরণ দিন

• Approval Process-এর জন্য একটি নাম এবং সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিন।
• Entry Criteria নির্ধারণ করুন: কোন শর্তে রেকর্ড Approval Process-এ প্রবেশ করবে তা নির্ধারণ করুন (যেমন, Opportunity Amount যদি $10,000 এর বেশি হয়)।

৪. Initial Submission Actions সেট করুন

• যখন রেকর্ড Approval Process-এ সাবমিট হবে, তখন কি অ্যাকশন সম্পন্ন হবে তা নির্ধারণ করুন। যেমন:
  • Field Update: রেকর্ডের স্ট্যাটাস আপডেট করা।
  • Email Alert: রেকর্ড সাবমিট হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো।
  • Task Creation: একটি টাস্ক তৈরি করে নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা।

৫. Approval Steps কনফিগার করুন

• Approval Steps তৈরি করুন: কতগুলো ধাপে রেকর্ড অনুমোদন হবে, তা নির্ধারণ করুন। প্রতিটি ধাপে নির্দিষ্ট Approver-কে অ্যাসাইন করুন।
• Entry Criteria: প্রতিটি স্টেপের জন্য শর্ত নির্ধারণ করুন, যেমন: যদি "Department" ফিল্ড "Sales" হয়, তাহলে Sales Manager অনুমোদন করবে।
• Actions When Approved or Rejected: যখন রেকর্ড Approve বা Reject হবে, তখন কি হবে তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, Approved হলে স্ট্যাটাস আপডেট করুন এবং ইমেইল পাঠান।

৬. Final Approval এবং Rejection Actions সেট করুন

• Final Approval Actions: রেকর্ডের ফাইনাল Approval হলে কি অ্যাকশন সম্পন্ন হবে, তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি টাস্ক তৈরি করা, ইমেইল পাঠানো, অথবা রেকর্ড আপডেট করা।
• Final Rejection Actions: যদি রেকর্ড ফাইনাল Rejection হয়, তাহলে কি অ্যাকশন হবে, তা নির্ধারণ করুন (যেমন, রেকর্ডের স্ট্যাটাস "Rejected" করা)।

৭. Activate করুন

• সব কিছু সঠিকভাবে কনফিগার করার পরে Approval Process-টি Activate করুন। একবার Activate করলে, এই Process সেটআপ অনুযায়ী রেকর্ডগুলোর Approval প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবে।

Approval Process-এর ব্যবহারিক ক্ষেত্র:

Approval Process বিভিন্ন ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যায় যেখানে রেকর্ডের অনুমোদনের প্রয়োজন। কিছু সাধারণ উদাহরণ নিচে দেওয়া হলো:

Opportunity Approval:

• যদি একটি Opportunity-এর Amount $10,000 এর বেশি হয়, তাহলে Sales Manager এবং Finance Manager-এর অনুমোদন প্রয়োজন।

Expense Report Approval:

• একটি Expense Report সাবমিট করার পর, নির্দিষ্ট বাজেট সীমার উপরে হলে ম্যানেজারের কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হবে।

Contract Approval:

• একটি নতুন Contract তৈরি হলে এবং Contract Value নির্দিষ্ট মান অতিক্রম করলে, আইনি বিভাগের এবং ব্যবস্থাপকের অনুমোদন প্রয়োজন হবে।

Leave Request Approval:

• কর্মীরা যদি ছুটি আবেদন করেন, তাহলে সেই আবেদন ম্যানেজার এবং HR বিভাগের কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হবে।

Approval Process-এর সেরা ব্যবহারিক কৌশল:

• Simple and Clear Criteria: Approval Criteria যতটা সম্ভব সহজ এবং সুনির্দিষ্ট রাখুন, যাতে রেকর্ডগুলো সঠিকভাবে Process-এ প্রবেশ করতে পারে।
• Testing and Validation: Approval Process কনফিগার করার পরে, টেস্ট রেকর্ড ব্যবহার করে এটি টেস্ট করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এটি সঠিকভাবে কাজ করছে।
• Effective Notifications: ইমেইল নোটিফিকেশন কাস্টমাইজ করে ব্যবহারকারীদের জানিয়ে দিন কোন ধাপে Approval Process রয়েছে এবং কি পদক্ষেপ নিতে হবে।
• Historical Tracking: Approval History Tracking এনাবল করুন, যাতে প্রতিটি রেকর্ডের Approval স্ট্যাটাস এবং ইতিহাস দেখা যায়।

Approval Process এবং তার সীমাবদ্ধতা:

Approval Process ব্যবসায়িক নিয়ম এবং নীতিমালা বজায় রাখতে কার্যকর হলেও এর কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে:

• Complex Logic Support Limitations: Approval Process জটিল লজিক বা Decision Trees সাপোর্ট করে না। জটিল কাজের জন্য Process Builder বা Flow Builder অধিক কার্যকর হতে পারে।
• Single-Record Focus: Approval Process শুধুমাত্র একটি রেকর্ডের ওপর কার্যকর হয়। Bulk Approval-এর জন্য অতিরিক্ত কনফিগারেশন বা কাস্টম সলিউশন প্রয়োজন হতে পারে।

উপসংহার

Salesforce-এ Approval Process একটি কার্যকরী টুল যা ব্যবসায়িক প্রয়োজন অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের প্রক্রিয়া তৈরি করতে এবং পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এটি একটি নিয়মিত ফ্লোতে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করলে রেকর্ড অনুমোদন করে এবং ব্যবসার নিয়ম ও নীতিমালা মেনে ডেটা ম্যানেজমেন্ট সহজ করে তোলে।