Duplicate Management এবং Data Cleansing Salesforce এ ডেটার গুণগত মান এবং সঠিকতা নিশ্চিত করতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। Salesforce-এ ডুপ্লিকেট ডেটা এবং অনুপযুক্ত ডেটা ম্যানেজ এবং পরিষ্কার করার জন্য বেশ কিছু টুল এবং কৌশল রয়েছে। নীচে Duplicate Management এবং Data Cleansing এর বিস্তারিত ব্যাখ্যা এবং তাদের ব্যবহারের পদ্ধতি দেওয়া হলো।

Duplicate Management

Duplicate Management হলো Salesforce-এ ডুপ্লিকেট ডেটা শনাক্ত এবং প্রতিরোধ করার একটি পদ্ধতি। এটি Salesforce-এর একটি বিল্ট-ইন ফিচার যা ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট রেকর্ড সনাক্ত করা যায় এবং ইনপুটের সময় ডুপ্লিকেট ডেটা এন্ট্রি ব্লক বা সতর্ক করে দেওয়া যায়।

Duplicate Management-এর মূল উপাদান:

1. Matching Rules
2. Duplicate Rules

১. Matching Rules

Matching Rules হলো একটি লজিক্যাল শর্ত যা Salesforce-এ ডুপ্লিকেট রেকর্ড শনাক্ত করতে ব্যবহৃত হয়। Matching Rules ফিল্ড ভ্যালুগুলোর মধ্যে মিল খুঁজে বের করে এবং সেগুলিকে ডুপ্লিকেট হিসেবে চিহ্নিত করে।

Matching Rules কনফিগার করার ধাপ:

Salesforce Setup-এ যান:

• Salesforce Setup-এ লগইন করুন এবং Quick Find Box এ "Matching Rules" লিখুন।

Matching Rules তৈরি করুন:

• "New Rule" বাটনে ক্লিক করে একটি নতুন Matching Rule তৈরি করুন।
• যে Object-এর জন্য Matching Rule তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন (যেমন Contact, Account)।

ফিল্ড ও লজিক নির্বাচন করুন:

• ডুপ্লিকেট শনাক্ত করতে কোন কোন Field ব্যবহার হবে, সেটি নির্ধারণ করুন (যেমন: Email, Phone, Name)।
• ফিল্ডগুলির মধ্যে কিভাবে মিল খুঁজবে (Exact Match, Fuzzy Match) তা নির্ধারণ করুন।

Rule Activate করুন:

• সব সেটিংস সঠিকভাবে কনফিগার করার পর, Ruleটি Active করুন।

২. Duplicate Rules

Duplicate Rules হলো Salesforce-এ ডুপ্লিকেট এন্ট্রি প্রতিরোধ করার জন্য ব্যবহৃত শর্ত, যা Matching Rules-এর ভিত্তিতে কাজ করে। এটি নির্ধারণ করে যে, যখন Salesforce-এ ডুপ্লিকেট ডেটা ইনপুট করা হবে, তখন কী হবে—ডুপ্লিকেট ব্লক হবে নাকি একটি সতর্কবার্তা প্রদর্শিত হবে।

Duplicate Rules কনফিগার করার ধাপ:

Salesforce Setup-এ যান:

• Setup-এ যান এবং Quick Find Box এ "Duplicate Rules" লিখুন।

Duplicate Rule তৈরি করুন:

• "New Rule" বাটনে ক্লিক করুন এবং Matching Rule-এ নির্ধারিত Object নির্বাচন করুন।

Duplicate Rule সেটিংস কনফিগার করুন:

• Action When a Duplicate is Found: এখানে নির্ধারণ করুন কি হবে যখন ডুপ্লিকেট পাওয়া যাবে:
  • Block: ডুপ্লিকেট পাওয়া গেলে সিস্টেম ব্লক করবে এবং ডেটা সেভ করতে দেবে না।
  • Alert: একটি সতর্কবার্তা প্রদর্শিত হবে, কিন্তু ব্যবহারকারী ইচ্ছা করলে ডেটা সেভ করতে পারবে।
• Alert Message: কাস্টম Alert Message কনফিগার করুন যা ব্যবহারকারীকে জানাবে যে ডুপ্লিকেট রেকর্ড পাওয়া গেছে।

Rule Activate করুন:

• সব কিছু সঠিকভাবে সেট আপ করার পর Ruleটি Active করুন।

Data Cleansing

Data Cleansing হলো Salesforce-এ ডেটা মান যাচাই, ডুপ্লিকেট ডেটা মুছে ফেলা, এবং অনুপযুক্ত ডেটা আপডেট করার একটি প্রক্রিয়া। এটি ডেটার সঠিকতা, সামঞ্জস্যতা এবং পূর্ণতা নিশ্চিত করে। Data Cleansing করার জন্য Salesforce-এর নিজস্ব ফিচার এবং থার্ড-পার্টি টুল ব্যবহার করা যায়।

Data Cleansing-এর সাধারণ কৌশল:

1. Duplicate Removal
2. Standardization and Normalization
3. Data Validation and Correction

১. Duplicate Removal

ডুপ্লিকেট ডেটা সনাক্ত করে তা ম্যানেজ করা Data Cleansing এর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। ডুপ্লিকেট ম্যানেজ করার জন্য Salesforce-এর Duplicate Rules ও Matching Rules ছাড়াও, আপনি থার্ড-পার্টি অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন।

জনপ্রিয় ডুপ্লিকেট ক্লিনিং টুল:

• Cloudingo: Salesforce-এর জন্য একটি থার্ড-পার্টি অ্যাপ যা ডুপ্লিকেট রেকর্ড সনাক্ত ও ম্যানেজ করতে সহায়তা করে।
• DemandTools: এটি ডুপ্লিকেট ডেটা ক্লিন করার পাশাপাশি ডেটা মাস আপডেট এবং মাস ডিলিট করার সুবিধা প্রদান করে।

২. Standardization and Normalization

Salesforce-এ ডেটার ফরম্যাট একরকম এবং মানসম্মত রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। Data Cleansing-এর অংশ হিসেবে ডেটার ফরম্যাট স্ট্যান্ডার্ডাইজ করা হয়, যেমন ঠিকানা, ফোন নম্বর, বা ইমেইল ফরম্যাট।

Standardization-এর উদাহরণ:

• সব ঠিকানা স্টেট বা প্রদেশের নাম পূর্ণ ফর্মে (CA এর পরিবর্তে California) রাখতে।
• ফোন নম্বরগুলোকে নির্দিষ্ট একটি ফরম্যাটে রাখা (যেমন: +1 (123) 456-7890)।

৩. Data Validation and Correction

Salesforce-এ ডেটা ইনপুট করার সময় Validation Rules ব্যবহার করে ডেটার সঠিকতা যাচাই করা যায়। Data Cleansing এর একটি অংশ হিসেবে Validation Rules কনফিগার করা হয়, যাতে ভুল ডেটা এন্ট্রি রোধ করা যায়।

Validation Rules ব্যবহার:

• নির্দিষ্ট Field ফরম্যাট নিশ্চিত করতে (যেমন: ইমেইল ফরম্যাট)।
• ফিল্ডগুলোর মধ্যে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করা (যেমন: যদি এক ফিল্ড পূর্ণ হয়, তবে আরেকটি ফিল্ড পূর্ণ হতে হবে)।

Data Cleansing-এর পদ্ধতি:

1. Salesforce Reports: Salesforce Reports তৈরি করে ডেটা অ্যানালাইসিস করে অনুপযুক্ত ডেটা সনাক্ত করুন।
2. Data Loader: Data Loader ব্যবহার করে বৃহৎ আকারের ডেটা এক্সপোর্ট এবং ডেটা ক্লিনিং করার পর পুনরায় আপডেট করুন।
3. Mass Update এবং Mass Delete: Data Loader বা থার্ড-পার্টি টুল ব্যবহার করে একই সময়ে একাধিক রেকর্ড আপডেট বা মুছে ফেলুন।

উপসংহার

Salesforce-এ Duplicate Management এবং Data Cleansing ডেটার গুণগত মান বজায় রাখতে এবং ব্যবসায়িক কার্যক্রম আরও কার্যকর করতে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। Matching Rules এবং Duplicate Rules ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট ডেটা প্রতিরোধ করা যায়, এবং Data Cleansing টুল ও প্রক্রিয়া ব্যবহার করে ডেটা মান বজায় রাখা যায়।