Role Hierarchy এবং Sharing Rules Salesforce-এ রেকর্ড লেভেল সিকিউরিটি ম্যানেজ করার দুটি প্রধান উপায়। Role Hierarchy ব্যবহারকারীদের একটি হায়ারার্কিকাল কাঠামোতে সাজিয়ে উপরের স্তরের ব্যবহারকারীদের নিচের স্তরের রেকর্ডে অ্যাক্সেস দেয়, যেখানে Sharing Rules নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী রেকর্ড শেয়ার করতে ব্যবহৃত হয়। এই দুটি ফিচার ব্যবহার করে Salesforce-এ ডেটা শেয়ারিং কন্ট্রোল করা হয়, যা বিভিন্ন টিম, বিভাগ, বা রোলের ভিত্তিতে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করতে সাহায্য করে।

Role Hierarchy

Role Hierarchy হলো Salesforce-এ একটি হায়ারার্কিকাল কাঠামো, যা ব্যবহারকারীদের রোল বা ভূমিকা ভিত্তিক অ্যাক্সেস প্রদান করে। এটি Parent-Child সম্পর্কের মাধ্যমে কাজ করে, যেখানে উপরের স্তরের (Parent) ব্যবহারকারী নিচের স্তরের (Child) ব্যবহারকারীদের রেকর্ড দেখতে পারে।

Role Hierarchy-এর বৈশিষ্ট্য:

• Parent-Child Access: উপরের রোলের (Parent Role) ব্যবহারকারীরা নিচের রোলের (Child Role) ব্যবহারকারীদের রেকর্ড অ্যাক্সেস করতে পারে।
• Record-Level Sharing: রোলের মাধ্যমে রেকর্ড শেয়ারিং কনফিগার করে ব্যবহারকারীদের মধ্যে ডেটা শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণ করা যায়।
• Flexible Structure: Role Hierarchy টিম এবং বিভাগের প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা যায়, যেমন Sales, Support, বা Management এর জন্য আলাদা আলাদা Role তৈরি করা যায়।

Role Hierarchy কনফিগার করার ধাপ:

Salesforce Setup-এ যান:

• Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box-এ "Roles" লিখুন।
• "Roles" সিলেক্ট করুন এবং "Set Up Roles" বাটনে ক্লিক করুন।

Role Hierarchy ডিজাইন করুন:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের কাঠামো অনুযায়ী Role Hierarchy কনফিগার করুন।
• "Add Role" বাটনে ক্লিক করে একটি নতুন রোল তৈরি করুন এবং তার Parent Role নির্ধারণ করুন।
• Role-এর জন্য একটি নাম এবং সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিন।

Users Assign করুন:

• রোল তৈরি করার পরে ব্যবহারকারীদের সেই রোল অ্যাসাইন করুন। এটি ব্যবহারকারীদের ডেটা অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করবে এবং তাদের উপর ভিত্তি করে রেকর্ড শেয়ার করবে।

Save করুন:

• সবকিছু ঠিকঠাক করে সেভ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে Role Hierarchy সঠিকভাবে কনফিগার হয়েছে।

Role Hierarchy-এর ব্যবহারিক ক্ষেত্র:

• Sales Team Hierarchy: Sales Manager উপরের স্তরে এবং Sales Representatives নিচের স্তরে রাখুন, যাতে ম্যানেজার সব টিমের রেকর্ড অ্যাক্সেস করতে পারে।
• Department-Based Hierarchy: বিভিন্ন ডিপার্টমেন্ট (যেমন HR, IT, Finance) এর জন্য আলাদা Role তৈরি করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি ডিপার্টমেন্টের ম্যানেজার তাদের টিমের রেকর্ড দেখতে পারে।
• Executive Access: সিইও বা উচ্চ স্তরের এক্সিকিউটিভদের জন্য একটি Role তৈরি করুন, যাতে তারা সমস্ত ডিপার্টমেন্টের রেকর্ড অ্যাক্সেস করতে পারে।

Sharing Rules

Sharing Rules হলো Salesforce-এ রেকর্ড লেভেল শেয়ারিং কনফিগার করার একটি উপায়, যা নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে রেকর্ড শেয়ার করতে ব্যবহার করা হয়। Role Hierarchy এবং Organization-Wide Defaults (OWD) সীমাবদ্ধ হলে Sharing Rules দিয়ে অতিরিক্ত শেয়ারিং অ্যাক্সেস প্রদান করা যায়।

Sharing Rules-এর বৈশিষ্ট্য:

• Criteria-Based Sharing Rules: নির্দিষ্ট শর্ত (যেমন ফিল্ড ভ্যালু) পূরণ হলে রেকর্ড শেয়ার করা হয়।
• Owner-Based Sharing Rules: রেকর্ডের মালিকের রোল বা প্রোফাইলের উপর ভিত্তি করে শেয়ারিং নিয়ম কনফিগার করা যায়।
• Public Group বা Roles শেয়ার করা: Sharing Rules ব্যবহার করে রেকর্ড নির্দিষ্ট Public Group, Role, বা Role এবং তার নিচের স্তরের ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করা যায়।
• Read-Only বা Read/Write Access: নির্ধারণ করা যায় রেকর্ড শুধুমাত্র পড়তে পারবে (Read Only) নাকি পড়া এবং এডিট করতে পারবে (Read/Write)।

Sharing Rules কনফিগার করার ধাপ:

Salesforce Setup-এ যান:

• Setup থেকে "Sharing Settings" সিলেক্ট করুন এবং যে Object-এর জন্য Sharing Rule তৈরি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।

New Sharing Rule তৈরি করুন:

• "New Sharing Rule" বাটনে ক্লিক করুন এবং Rule-এর নাম দিন।
• Sharing Rule-এর টাইপ নির্বাচন করুন (Criteria-Based বা Owner-Based)।

Criteria এবং Access Level কনফিগার করুন:

• Criteria-Based হলে, Object এর নির্দিষ্ট ফিল্ডের মান (যেমন, Department = "Sales") নির্বাচন করুন।
• Owner-Based হলে, রেকর্ডের মালিকের প্রোফাইল বা রোল সিলেক্ট করুন।
• Access Level (Read Only বা Read/Write) কনফিগার করুন।

Whom to Share With নির্বাচন করুন:

• Public Group, Role, অথবা Role এবং তার নিচের স্তরের ব্যবহারকারীদের নির্বাচন করুন যাদের সাথে রেকর্ড শেয়ার করবেন।

Save করুন:

• সব কিছু ঠিকঠাক করে সেভ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে Sharing Rule সঠিকভাবে কাজ করছে।

Sharing Rules-এর ব্যবহারিক ক্ষেত্র:

• Cross-Department Collaboration: Sales টিমের রেকর্ড Marketing টিমের সঙ্গে শেয়ার করা।
• Public Group Access: একটি Public Group তৈরি করে নির্দিষ্ট Projects-এর জন্য নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের সাথে রেকর্ড শেয়ার করা।
• Temporary Access: কিছু ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে (যেমন, Case Priority = "High") রেকর্ড অন্য টিমের কাছে শেয়ার করা।

Role Hierarchy এবং Sharing Rules-এর তুলনা:

Best Practices for Role Hierarchy and Sharing Rules:

1. Principle of Least Privilege: Role Hierarchy এবং Sharing Rules সেট করার সময় নিশ্চিত করুন যে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র তাদের প্রয়োজনীয় রেকর্ডে অ্যাক্সেস পাচ্ছে।
2. Use Public Groups Effectively: Sharing Rules তৈরি করার সময় Public Groups ব্যবহার করুন, যাতে বড় টিম বা প্রজেক্টের জন্য রেকর্ড শেয়ার করা সহজ হয়।
3. Regular Review and Audit: Role Hierarchy এবং Sharing Rules নিয়মিত রিভিউ এবং অডিট করুন যাতে সিস্টেম সুরক্ষিত থাকে এবং অনুপযুক্ত অ্যাক্সেস না হয়।
4. Combine Role Hierarchy with Sharing Rules: Role Hierarchy এবং Sharing Rules একসাথে ব্যবহার করে কাস্টমাইজড এবং কন্ট্রোলড শেয়ারিং স্ট্র্যাটেজি তৈরি করুন।

উপসংহার

Salesforce-এ Role Hierarchy এবং Sharing Rules ব্যবহার করে রেকর্ড লেভেল সিকিউরিটি নিয়ন্ত্রণ করা যায়, যা ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট স্তরে অ্যাক্সেস প্রদান করে। Role Hierarchy একটি Parent-Child কাঠামোতে কাজ করে যেখানে Sharing Rules কাস্টম শর্ত এবং শেয়ারিং নিয়ম অনুযায়ী রেকর্ড শেয়ার করে। সঠিকভাবে Role Hierarchy এবং Sharing Rules কনফিগার করে আপনি Salesforce সিস্টেমে সুরক্ষিত এবং সুনিয়ন্ত্রিত ডেটা শেয়ারিং নিশ্চিত করতে পারবেন।