Salesforce-এ বিভিন্ন Automation Tools রয়েছে যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলোকে স্বয়ংক্রিয় এবং আরও কার্যকর করে তোলে। Automation Tools ব্যবহার করে আপনি Salesforce-এ সহজ থেকে জটিল কার্যক্রম অটোমেট করতে পারেন, যেমন রেকর্ড আপডেট, ইমেইল পাঠানো, নোটিফিকেশন তৈরি, এবং ডেটা প্রসেসিং। নীচে Salesforce-এর প্রধান Automation Tools এবং তাদের বৈশিষ্ট্য ও ব্যবহার নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।

Salesforce Automation Tools-এর তালিকা:

1. Workflow Rules
2. Process Builder
3. Flow Builder
4. Approval Process
5. Einstein Next Best Action (NBA)

১. Workflow Rules

Workflow Rules হলো একটি পুরনো এবং বেসিক Automation Tool যা নির্দিষ্ট শর্ত বা নিয়ম পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করতে ব্যবহার করা হয়। এটি সাধারণত সহজ অপারেশনগুলো যেমন ফিল্ড আপডেট, ইমেইল পাঠানো, টাস্ক তৈরি, এবং আউটবাউন্ড মেসেজিং-এর জন্য ব্যবহৃত হয়।

Workflow Rules-এর বৈশিষ্ট্য:

• Rule Criteria: নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে Workflow Rule কার্যকর হবে (যেমন, রেকর্ড তৈরি বা আপডেট হলে)।
• Actions: নিম্নলিখিত অ্যাকশনগুলো ট্রিগার করা যায়:
  • Field Update: নির্দিষ্ট ফিল্ডের মান স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা।
  • Email Alert: নির্দিষ্ট ইমেইল রেসিপিয়েন্টকে একটি কাস্টম মেসেজ পাঠানো।
  • Task Creation: একটি নতুন টাস্ক তৈরি করা এবং এটি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা।
  • Outbound Message: API বা অন্যান্য সিস্টেমে একটি আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানো।

Workflow Rules কনফিগার করার ধাপ:

1. Setup-এ যান: Salesforce Setup-এ লগইন করুন এবং Quick Find Box-এ "Workflow Rules" লিখুন।
2. New Rule তৈরি করুন: যে Object-এর জন্য Rule তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন এবং Rule Criteria নির্ধারণ করুন।
3. Actions নির্ধারণ করুন: Rule-এর জন্য উপযুক্ত অ্যাকশন (Field Update, Email Alert ইত্যাদি) কনফিগার করুন।
4. Activate করুন: সব কিছু ঠিকঠাক হলে Rule-টি Activate করুন।

২. Process Builder

Process Builder হলো Salesforce-এর আরও শক্তিশালী এবং ফ্লেক্সিবল Automation Tool যা Workflow Rules-এর তুলনায় বেশি কার্যকর। এটি Complex Business Logic বাস্তবায়ন করতে সাহায্য করে এবং Workflow Rules-এর তুলনায় বেশি অ্যাকশন সাপোর্ট করে।

Process Builder-এর বৈশিষ্ট্য:

• Multi-Step Automation: Process Builder একাধিক শর্ত এবং অ্যাকশন কনফিগার করতে পারে, যা একাধিক পর্যায়ে স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করে।
• Multiple Actions: একই Process-এ একাধিক Action সাপোর্ট করে, যেমন:
  • Create Record: স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন রেকর্ড তৈরি করা।
  • Update Records: বর্তমান রেকর্ড বা সম্পর্কিত রেকর্ড আপডেট করা।
  • Launch a Flow: অন্য Flow চালু করা বা কোনো Flow-তে ডেটা প্রেরণ করা।
  • Post to Chatter: চ্যাটারে একটি নোটিফিকেশন বা পোস্ট শেয়ার করা।

Process Builder কনফিগার করার ধাপ:

1. Setup-এ যান: Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box এ "Process Builder" লিখুন।
2. New Process তৈরি করুন: একটি নতুন Process তৈরি করুন এবং নাম দিন।
3. Object এবং Criteria নির্বাচন করুন: Process-এর জন্য Object এবং শর্ত (Criteria) নির্ধারণ করুন।
4. Actions সেট করুন: যে Action গুলো ট্রিগার হবে, সেগুলো কনফিগার করুন (যেমন, রেকর্ড আপডেট, ইমেইল পাঠানো)।
5. Activate করুন: সব কিছু সঠিকভাবে কনফিগার করলে Process Activate করুন।

৩. Flow Builder

Flow Builder হলো Salesforce-এর সবচেয়ে শক্তিশালী এবং বহুমুখী Automation Tool, যা কাস্টম বিজনেস প্রোসেস ডিজাইন এবং বাস্তবায়ন করতে দেয়। এটি আরও জটিল কাজের জন্য উপযুক্ত, যেমন ডেটা প্রসেসিং, মাল্টি-স্টেপ লজিক, এবং ব্যবহারকারীদের ইন্টারফেসের সাথে ইন্টিগ্রেশন।

Flow Builder-এর বৈশিষ্ট্য:

• Screen Flow: ব্যবহারকারীদের ইন্টারেক্টিভ ইন্টারফেসের মাধ্যমে গাইড করে।
• Record-Triggered Flow: রেকর্ড তৈরি বা আপডেট হলে স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করে।
• Scheduled Flow: নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী (সাপ্তাহিক, মাসিক) ট্রিগার হয়।
• Complex Logic Support: Decision Elements, Loop Elements, এবং Assignment Elements ব্যবহার করে জটিল লজিক ও ডেটা প্রসেসিং কনফিগার করা যায়।

Flow Builder কনফিগার করার ধাপ:

1. Setup-এ যান: Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box এ "Flows" লিখুন এবং "Flow Builder" সিলেক্ট করুন।
2. New Flow তৈরি করুন: ফ্লো টাইপ সিলেক্ট করুন (যেমন Screen Flow, Record-Triggered Flow) এবং নাম দিন।
3. Elements যোগ করুন: আপনার Flow-তে বিভিন্ন Elements (Decision, Assignment, Record Create/Update) ড্র্যাগ এবং ড্রপ করুন।
4. Resources কনফিগার করুন: Flow-তে প্রয়োজনীয় Variable, Formula, এবং Collection কনফিগার করুন।
5. Activate করুন: Flow সেভ করে এবং Activate করুন।

৪. Approval Process

Approval Process হলো একটি Automation Tool যা অনুমোদন (Approval) সাইকেল তৈরি করতে সাহায্য করে। এটি বিভিন্ন পদক্ষেপে রেকর্ড বা কাজের অনুমোদনের প্রয়োজন হলে কার্যকর।

Approval Process-এর বৈশিষ্ট্য:

• Multi-Step Approval: একাধিক পর্যায়ে রেকর্ড অনুমোদনের সাইকেল তৈরি করা যায়।
• Approver Assignment: নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী বা রোল ভিত্তিক অ্যাসাইনমেন্ট করা যায়।
• Email Alerts and Notifications: Approval বা Reject হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল পাঠানো বা নোটিফিকেশন জেনারেট করা যায়।
• Field Update: রেকর্ডের স্ট্যাটাস বা অন্য কোনো ফিল্ড আপডেট করতে স্বয়ংক্রিয় ফিল্ড আপডেট সেট করা যায়।

Approval Process কনফিগার করার ধাপ:

1. Setup-এ যান: Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box এ "Approval Processes" লিখুন।
2. New Approval Process তৈরি করুন: একটি Object নির্বাচন করুন এবং Approval Process তৈরি করুন।
3. Entry Criteria সেট করুন: নির্ধারণ করুন কোন শর্তে রেকর্ড Approval Process-এ প্রবেশ করবে।
4. Approver সেট করুন: কাকে রেকর্ড অনুমোদনের জন্য পাঠানো হবে, তা নির্ধারণ করুন।
5. Actions কনফিগার করুন: Approval বা Rejection এর ক্ষেত্রে যেসব অ্যাকশন হবে, সেগুলো কনফিগার করুন।
6. Activate করুন: সব সেটিংস সম্পূর্ণ হলে Approval Process Activate করুন।

৫. Einstein Next Best Action (NBA)

Einstein Next Best Action (NBA) একটি AI-চালিত Automation Tool যা কাস্টম লজিক এবং ডেটা বিশ্লেষণের মাধ্যমে নির্দিষ্ট পদক্ষেপ বা সুপারিশ প্রদান করে। এটি AI এবং প্রিডিক্টিভ অ্যানালিটিক্সের মাধ্যমে কাজ করে এবং ব্যবহারকারীদের প্রয়োজন অনুযায়ী পরবর্তী পদক্ষেপ বা অ্যাকশন সাজেস্ট করে।

Einstein NBA-এর বৈশিষ্ট্য:

• Predictive Analytics: Salesforce Einstein AI ব্যবহার করে কাস্টম ডেটার বিশ্লেষণ এবং প্রেডিকশন তৈরি করে।
• Dynamic Recommendations: বিভিন্ন সিচুয়েশন এবং ডেটার উপর ভিত্তি করে কাস্টম সুপারিশ প্রদান করে।
• Integration with Flows: Flow Builder-এর সাথে ইন্টিগ্রেট করে ডায়নামিক অ্যাকশন সম্পন্ন করতে পারে।

উপসংহার

Salesforce-এ বিভিন্ন Automation Tools আছে যা বিভিন্ন ধরনের বাণিজ্যিক প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে সাহায্য করে। Workflow Rules এবং Process Builder সহজ এবং সাধারণ কাজের জন্য উপযুক্ত, যখন Flow Builder আরও জটিল ও কাস্টমাইজড প্রক্রিয়ার জন্য ব্যবহার করা হয়। Approval Process অনুমোদনের প্রয়োজনীয় সাইকেল পরিচালনা করতে সহায়ক, এবং Einstein Next Best Action AI-চালিত সিদ্ধান্ত এবং প্রেডিকশন দেয়।

Workflow Rules হলো Salesforce-এর একটি পুরনো এবং কার্যকরী Automation Tool, যা স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করতে নির্দিষ্ট শর্ত বা নিয়ম অনুসরণ করে। Workflow Rules সাধারণত ফিল্ড আপডেট, ইমেইল পাঠানো, টাস্ক তৈরি করা, এবং আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানোর মতো সহজ কাজগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করতে ব্যবহৃত হয়। এটি ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি Salesforce-এ সহজ ও দ্রুত অটোমেশন তৈরি করতে পারেন এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলো আরও কার্যকর করতে পারেন।

Workflow Rules কী?

Workflow Rule হলো একটি শর্ত-ভিত্তিক (Conditional) অটোমেশন টুল, যা তখন কার্যকর হয় যখন নির্দিষ্ট একটি শর্ত পূরণ হয়। এটি সাধারণত Salesforce-এ নতুন রেকর্ড তৈরি বা আপডেট হলে কার্যকর হয় এবং নির্ধারিত অ্যাকশনগুলো সম্পন্ন করে।

Workflow Rules-এর প্রধান উপাদান:

1. Criteria (Rule Criteria): নির্দিষ্ট শর্ত বা নিয়ম যা পূরণ হলে Workflow Rule কার্যকর হয়।
2. Actions: যখন Rule কার্যকর হয়, তখন যেসব অ্যাকশন সম্পন্ন হয়। Workflow Rules-এ চারটি ধরনের অ্যাকশন সেট করা যায়:
   • Field Update: একটি নির্দিষ্ট ফিল্ডের মান আপডেট করা।
   • Email Alert: একটি নির্দিষ্ট ইমেইল পাঠানো।
   • Task Creation: একটি নতুন টাস্ক তৈরি করা এবং নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা।
   • Outbound Message: API বা অন্যান্য সিস্টেমে আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানো।

Workflow Rules-এর ব্যবহার ক্ষেত্র

Workflow Rules সাধারণত সহজ, পুনরাবৃত্তিমূলক, এবং নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করলে কার্যকর হয় এমন কাজের জন্য ব্যবহার করা হয়। নীচে Workflow Rules-এর কয়েকটি সাধারণ ব্যবহার ক্ষেত্র দেওয়া হলো:

১. ফিল্ড আপডেট অটোমেশন

Workflow Rules ব্যবহার করে আপনি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ফিল্ডের মান আপডেট করতে পারেন।

• উদাহরণ: যদি একটি Opportunity "Closed Won" হয়ে যায়, তাহলে "Stage" ফিল্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Won" আপডেট হবে।
• ফর্মুলা:

ISPICKVAL(StageName, "Closed Won")

২. ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো

Workflow Rules ব্যবহার করে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো যায়।

• উদাহরণ: যদি একটি Case 48 ঘণ্টার মধ্যে সলভ না হয়, তাহলে একটি ইমেইল নোটিফিকেশন গ্রাহকের ম্যানেজারকে পাঠানো হবে।
• ফর্মুলা:

NOT(ISBLANK(CloseDate)) && (NOW() - CreatedDate) >= 2

৩. টাস্ক তৈরি করা

Workflow Rules ব্যবহার করে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে একটি টাস্ক তৈরি করা যায় যা নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা হবে।

• উদাহরণ: যদি একটি নতুন Lead যোগ করা হয় এবং তার "Lead Source" ফিল্ড "Web" হয়, তাহলে সেই Lead এর জন্য ফলো-আপ টাস্ক তৈরি হবে।
• ফর্মুলা:

ISPICKVAL(LeadSource, "Web")

৪. রেকর্ডের স্ট্যাটাস পরিবর্তন

Salesforce-এ রেকর্ডের স্ট্যাটাস পরিবর্তন করার জন্য Workflow Rules ব্যবহার করা যায়।

• উদাহরণ: যখন কোনো Account একটি নির্দিষ্ট আয়ত্তে পৌঁছে (যেমন "Revenue" ফিল্ড $1,000,000 অতিক্রম করে), তখন "Account Type" ফিল্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Key Account" আপডেট হবে।
• ফর্মুলা:

AnnualRevenue > 1000000
 

৫. আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানো

Salesforce থেকে অন্য কোনো সিস্টেমে ডেটা পাঠানোর জন্য Workflow Rules আউটবাউন্ড মেসেজ ব্যবহার করতে পারে।

• উদাহরণ: যদি একটি নতুন Account তৈরি হয়, তাহলে সেই Account-এর ডিটেইলস একটি আউটবাউন্ড মেসেজ হিসেবে ERP সিস্টেমে পাঠানো হবে।
• ফর্মুলা:

ISNEW()

Workflow Rules কনফিগার করার ধাপ

Workflow Rules কনফিগার করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে:

Salesforce Setup-এ যান:

• Salesforce Setup-এ লগইন করুন এবং Quick Find Box-এ "Workflow Rules" লিখুন এবং সিলেক্ট করুন।

নতুন Workflow Rule তৈরি করুন:

• "New Rule" বাটনে ক্লিক করুন এবং যে Object-এর জন্য Rule তৈরি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন (যেমন Account, Contact, Opportunity)।

Rule Criteria সেট করুন:

• Rule Criteria নির্ধারণ করুন, যেমন নির্দিষ্ট শর্ত বা ফিল্ড ভ্যালু যা Rule ট্রিগার করবে।
• উদাহরণ: "Amount" ফিল্ড যদি $10,000 এর বেশি হয়, তাহলে Rule কার্যকর হবে।

Workflow Actions যোগ করুন:

• Rule Criteria পূরণ হলে যেসব অ্যাকশন সম্পন্ন হবে, সেগুলো যোগ করুন:
  • New Field Update: একটি নির্দিষ্ট ফিল্ড আপডেট করতে।
  • New Email Alert: ইমেইল পাঠাতে।
  • New Task: টাস্ক তৈরি করতে।
  • New Outbound Message: একটি আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠাতে।

Rule Activate করুন:

• সবকিছু সঠিকভাবে কনফিগার করার পর Rule-টি Activate করুন।

Workflow Rules-এর সীমাবদ্ধতা

Workflow Rules অনেক কার্যকরী হলেও এর কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে:

• এটি শুধুমাত্র Create এবং Edit অপারেশন সাপোর্ট করে, Delete অপারেশন সাপোর্ট করে না।
• একবার Rule Criteria পূরণ হলে এটি একবারই কার্যকর হয়। এটি Multi-step বা Conditional লজিক সাপোর্ট করে না।
• Process Builder এবং Flow Builder-এর তুলনায় কম ফ্লেক্সিবল এবং কমপ্লেক্সিটি ম্যানেজ করার ক্ষমতা কম।

Workflow Rules-এর উন্নত বিকল্প: Process Builder এবং Flow Builder

যেহেতু Salesforce এখন Process Builder এবং Flow Builder-এর মতো আরও উন্নত টুল সরবরাহ করছে, তাই জটিল বা মাল্টি-স্টেপ কাজের জন্য এই টুলগুলো ব্যবহার করা প্রয়োজন হতে পারে। Workflow Rules সাধারণত বেসিক এবং সহজ কাজের জন্য ব্যবহার করা হয়, তবে নতুন অটোমেশন তৈরি করতে গেলে Process Builder এবং Flow Builder অধিক কার্যকরী।

উপসংহার

Workflow Rules Salesforce-এ বেসিক অটোমেশন তৈরি করার জন্য একটি কার্যকরী এবং সহজ টুল। এটি সহজ শর্ত পূরণের ভিত্তিতে কার্যক্রম সম্পন্ন করতে উপযোগী। সহজ কাজ এবং সিঙ্গেল-স্টেপ প্রোসেসের জন্য Workflow Rules যথেষ্ট, তবে জটিল কাজের জন্য Process Builder বা Flow Builder বিবেচনা করা উত্তম।

Process Builder এবং Flow Builder Salesforce-এর অত্যন্ত শক্তিশালী Automation Tools, যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলোকে আরও কার্যকরভাবে অটোমেট করতে ব্যবহৃত হয়। এই টুলগুলো Workflow Rules-এর তুলনায় অনেক বেশি ফ্লেক্সিবল এবং কার্যকরী, এবং সহজ থেকে জটিল কাজ অটোমেট করতে পারে। নিচে Process Builder এবং Flow Builder-এর বিস্তারিত ধারণা এবং তাদের ব্যবহারিক ক্ষেত্র নিয়ে আলোচনা করা হলো।

১. Process Builder

Process Builder হলো Salesforce-এর একটি Automation Tool, যা কন্ডিশনাল লজিক এবং একাধিক স্টেপ সহ অটোমেশন তৈরি করতে ব্যবহার করা হয়। এটি Workflow Rules-এর তুলনায় বেশি উন্নত এবং কমপ্লেক্স লজিক সাপোর্ট করে।

Process Builder-এর বৈশিষ্ট্য:

• Multiple Criteria Support: Process Builder একটি Process-এ একাধিক শর্ত বা ক্রাইটেরিয়া কনফিগার করতে পারে, যা নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে একাধিক অ্যাকশন সম্পন্ন করে।
• Multiple Actions in One Process: Process Builder একাধিক অ্যাকশন সাপোর্ট করে, যেমন রেকর্ড তৈরি করা, রেকর্ড আপডেট করা, ইমেইল পাঠানো, Flow ট্রিগার করা, এবং চ্যাটারে পোস্ট করা।
• Immediate এবং Scheduled Actions: Process Builder শুধুমাত্র ইনস্ট্যান্ট অ্যাকশন নয়, নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী (সপ্তাহ, মাস, বা দিন পরে) অ্যাকশন সম্পন্ন করতে পারে।
• Record Relationships: Process Builder সম্পর্কিত রেকর্ড আপডেট করতে পারে, যা Workflow Rules-এর মধ্যে সম্ভব নয়। এটি Parent বা Child রেকর্ডের সাথে ইন্টিগ্রেশন করতে পারে।

Process Builder-এর ব্যবহারিক ক্ষেত্র:

Opportunity Management:

• যদি একটি Opportunity "Closed Won" হয়, তাহলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে Account এর "Account Type" ফিল্ড আপডেট করা এবং একটি ফলো-আপ টাস্ক তৈরি করা।

Lead Assignment:

• যদি একটি নতুন Lead-এর "Lead Source" ফিল্ড "Web" হয়, তাহলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি Sales Representative-এর কাছে অ্যাসাইন করা।

Automatic Email Alerts:

• যদি একটি Case ২৪ ঘণ্টার মধ্যে সলভ না হয়, তাহলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ম্যানেজারকে একটি ইমেইল পাঠানো।

Record Updates Across Related Objects:

• যখন একটি Account আপডেট হয়, তখন তার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত Contact-এর ফিল্ডগুলোও আপডেট করা।

Process Builder কনফিগার করার ধাপ:

1. Salesforce Setup-এ যান: Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box এ "Process Builder" লিখুন।
2. New Process তৈরি করুন: "New" বাটনে ক্লিক করুন এবং Process-এর নাম দিন।
3. Object নির্বাচন করুন: Process-এর জন্য Object নির্বাচন করুন এবং নির্দিষ্ট শর্ত (Criteria) কনফিগার করুন।
4. Actions কনফিগার করুন: Process-এর জন্য অ্যাকশন সেট করুন (যেমন রেকর্ড আপডেট, ইমেইল পাঠানো, বা অন্য একটি Process ট্রিগার করা)।
5. Activate করুন: সবকিছু সঠিকভাবে কনফিগার করার পর Process-টি Activate করুন।

২. Flow Builder

Flow Builder হলো Salesforce-এর সবচেয়ে শক্তিশালী এবং বহুমুখী Automation Tool, যা কাস্টম প্রোসেস ডিজাইন এবং বাস্তবায়ন করতে ব্যবহার করা হয়। এটি Process Builder-এর চেয়ে অনেক বেশি ফ্লেক্সিবল এবং জটিল লজিক সাপোর্ট করে।

Flow Builder-এর বৈশিষ্ট্য:

• Screen Flow: এটি একটি ইন্টারেক্টিভ ফ্লো, যা ব্যবহারকারীদের স্ক্রিনে গাইড করে ইনপুট গ্রহণ করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি নতুন কন্টাক্ট তৈরি করার জন্য একটি উইজার্ড ডিজাইন করা।
• Record-Triggered Flow: নির্দিষ্ট শর্তে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রিগার হয় যখন একটি রেকর্ড তৈরি বা আপডেট করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি Opportunity "Closed Won" হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Account Type" আপডেট করা।
• Schedule-Triggered Flow: নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী কাজ সম্পন্ন করে। উদাহরণস্বরূপ, সপ্তাহে একবার নির্দিষ্ট ফিল্ডগুলোর মান চেক করা এবং আপডেট করা।
• Complex Logic Support: Flow Builder Decision Elements, Loop Elements, এবং Assignment Elements সাপোর্ট করে, যা খুব জটিল লজিক এবং ডেটা প্রসেসিং বাস্তবায়ন করতে সাহায্য করে।
• Integration with External Systems: Flow Builder API কল করে বাহ্যিক সিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেট করতে পারে।

Flow Builder-এর ব্যবহারিক ক্ষেত্র:

Data Entry Wizard:

• একটি কাস্টম স্ক্রিন তৈরি করা যা ব্যবহারকারীদের নতুন Contact বা Lead ইনপুটের জন্য গাইড করবে এবং প্রয়োজনীয় ফিল্ড ভ্যালিডেশন চেক করবে।

Scheduled Maintenance:

• প্রতি মাসে Account-গুলো চেক করে যদি কোনো Account "Inactive" হয় তাহলে সেই Account-এর স্ট্যাটাস আপডেট করা।

Approval Process Integration:

• যখন একটি রেকর্ড Approval Process-এ পাঠানো হয়, তখন একটি Flow চালু হয় যা রেকর্ডের স্ট্যাটাস আপডেট করে এবং ব্যবহারকারীকে একটি কাস্টম নোটিফিকেশন পাঠায়।

Complex Business Logic Implementation:

• একটি Custom Object এ নতুন রেকর্ড তৈরি হলে, অন্যান্য Object গুলো থেকে তথ্য সংগ্রহ করে সেই রেকর্ডকে আপডেট করা।

Flow Builder কনফিগার করার ধাপ:

1. Salesforce Setup-এ যান: Setup-এ লগইন করে Quick Find Box এ "Flows" লিখুন এবং "Flow Builder" সিলেক্ট করুন।
2. New Flow তৈরি করুন: "New Flow" বাটনে ক্লিক করে Flow টাইপ সিলেক্ট করুন (যেমন Screen Flow, Record-Triggered Flow)।
3. Elements যোগ করুন: Flow-তে প্রয়োজনীয় Elements (যেমন Screen, Record Create, Update, Decision) ড্র্যাগ এবং ড্রপ করুন।
4. Logic and Resources কনফিগার করুন: Decision, Assignment এবং অন্যান্য লজিক্যাল Elements কনফিগার করে ফ্লো-এর কার্যক্রম সেট করুন।
5. Activate করুন: Flow সেভ করে এবং সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা টেস্ট করে Activate করুন।

Process Builder এবং Flow Builder-এর তুলনা:

উপসংহার

Salesforce-এ Process Builder এবং Flow Builder হলো অত্যন্ত শক্তিশালী অটোমেশন টুল, যা ব্যবহারকারীদের দ্রুত এবং কার্যকরভাবে ব্যবসায়িক কার্যক্রম অটোমেট করতে সহায়তা করে। Process Builder সহজ থেকে মাঝারি স্তরের কাজের জন্য উপযুক্ত, যেখানে Flow Builder জটিল এবং মাল্টি-স্টেপ প্রোসেসের জন্য উপযুক্ত।

Salesforce-এ Approval Process হলো একটি শক্তিশালী Automation Tool যা অনুমোদন বা Approval সংক্রান্ত প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করতে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত রেকর্ডের অনুমোদন, আপডেট, বা পরিবর্তন নিশ্চিত করার জন্য ব্যবহৃত হয় এবং নির্দিষ্ট ধাপে অনুমোদনের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড পাঠায়। Approval Process ব্যবহার করে Salesforce-এ ব্যবসায়িক নিয়ম বা নীতিমালা বজায় রাখা সহজ হয় এবং অনুমোদনের প্রতিটি ধাপ ট্র্যাক করা যায়।

Approval Process-এর বৈশিষ্ট্য:

• Multi-Step Approval: একাধিক ধাপ বা স্তরে রেকর্ডের অনুমোদন প্রক্রিয়া তৈরি করা যায়।
• Conditional Approval: নির্দিষ্ট শর্ত বা ক্রাইটেরিয়া পূরণ হলে Approval Process ট্রিগার হয়।
• Automated Actions: Approval বা Rejection হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিল্ড আপডেট, ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো, বা টাস্ক তৈরি করা যায়।
• Parallel Approval Requests: একই রেকর্ড একাধিক Approver-এর কাছে পাঠানো যায় (যদি প্রয়োজন হয়)।
• Approval History Tracking: প্রতিটি রেকর্ডের অনুমোদনের ইতিহাস এবং স্ট্যাটাস ট্র্যাক করা যায়।

Approval Process তৈরির ধাপ

Approval Process তৈরি করার জন্য Salesforce-এ নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করতে হবে:

১. Salesforce Setup-এ যান

• Salesforce Setup-এ লগইন করে Quick Find Box-এ "Approval Processes" লিখুন।
• "Approval Processes" অপশনে ক্লিক করুন এবং আপনি যে Object-এর জন্য Approval Process তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন (যেমন: Opportunity, Contract, Custom Object)।

২. Approval Process তৈরি করুন

• Jump Start Wizard বা Standard Wizard থেকে একটি অপশন নির্বাচন করুন:
  • Jump Start Wizard: দ্রুত এবং সহজ Approval Process তৈরি করতে সহায়ক (সীমিত কাস্টমাইজেশন)।
  • Standard Wizard: আরও কাস্টমাইজেশন এবং কনফিগারেশন করতে দেয় (বেশি নিয়ন্ত্রণ ও ফ্লেক্সিবিলিটি)।
• Standard Wizard সাধারণত সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয়, কারণ এটি প্রক্রিয়াটিকে সম্পূর্ণরূপে কাস্টমাইজ করতে দেয়।

৩. Approval Process-এর নাম এবং বিবরণ দিন

• Approval Process-এর জন্য একটি নাম এবং সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিন।
• Entry Criteria নির্ধারণ করুন: কোন শর্তে রেকর্ড Approval Process-এ প্রবেশ করবে তা নির্ধারণ করুন (যেমন, Opportunity Amount যদি $10,000 এর বেশি হয়)।

৪. Initial Submission Actions সেট করুন

• যখন রেকর্ড Approval Process-এ সাবমিট হবে, তখন কি অ্যাকশন সম্পন্ন হবে তা নির্ধারণ করুন। যেমন:
  • Field Update: রেকর্ডের স্ট্যাটাস আপডেট করা।
  • Email Alert: রেকর্ড সাবমিট হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো।
  • Task Creation: একটি টাস্ক তৈরি করে নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা।

৫. Approval Steps কনফিগার করুন

• Approval Steps তৈরি করুন: কতগুলো ধাপে রেকর্ড অনুমোদন হবে, তা নির্ধারণ করুন। প্রতিটি ধাপে নির্দিষ্ট Approver-কে অ্যাসাইন করুন।
• Entry Criteria: প্রতিটি স্টেপের জন্য শর্ত নির্ধারণ করুন, যেমন: যদি "Department" ফিল্ড "Sales" হয়, তাহলে Sales Manager অনুমোদন করবে।
• Actions When Approved or Rejected: যখন রেকর্ড Approve বা Reject হবে, তখন কি হবে তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, Approved হলে স্ট্যাটাস আপডেট করুন এবং ইমেইল পাঠান।

৬. Final Approval এবং Rejection Actions সেট করুন

• Final Approval Actions: রেকর্ডের ফাইনাল Approval হলে কি অ্যাকশন সম্পন্ন হবে, তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি টাস্ক তৈরি করা, ইমেইল পাঠানো, অথবা রেকর্ড আপডেট করা।
• Final Rejection Actions: যদি রেকর্ড ফাইনাল Rejection হয়, তাহলে কি অ্যাকশন হবে, তা নির্ধারণ করুন (যেমন, রেকর্ডের স্ট্যাটাস "Rejected" করা)।

৭. Activate করুন

• সব কিছু সঠিকভাবে কনফিগার করার পরে Approval Process-টি Activate করুন। একবার Activate করলে, এই Process সেটআপ অনুযায়ী রেকর্ডগুলোর Approval প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবে।

Approval Process-এর ব্যবহারিক ক্ষেত্র:

Approval Process বিভিন্ন ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যায় যেখানে রেকর্ডের অনুমোদনের প্রয়োজন। কিছু সাধারণ উদাহরণ নিচে দেওয়া হলো:

Opportunity Approval:

• যদি একটি Opportunity-এর Amount $10,000 এর বেশি হয়, তাহলে Sales Manager এবং Finance Manager-এর অনুমোদন প্রয়োজন।

Expense Report Approval:

• একটি Expense Report সাবমিট করার পর, নির্দিষ্ট বাজেট সীমার উপরে হলে ম্যানেজারের কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হবে।

Contract Approval:

• একটি নতুন Contract তৈরি হলে এবং Contract Value নির্দিষ্ট মান অতিক্রম করলে, আইনি বিভাগের এবং ব্যবস্থাপকের অনুমোদন প্রয়োজন হবে।

Leave Request Approval:

• কর্মীরা যদি ছুটি আবেদন করেন, তাহলে সেই আবেদন ম্যানেজার এবং HR বিভাগের কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হবে।

Approval Process-এর সেরা ব্যবহারিক কৌশল:

• Simple and Clear Criteria: Approval Criteria যতটা সম্ভব সহজ এবং সুনির্দিষ্ট রাখুন, যাতে রেকর্ডগুলো সঠিকভাবে Process-এ প্রবেশ করতে পারে।
• Testing and Validation: Approval Process কনফিগার করার পরে, টেস্ট রেকর্ড ব্যবহার করে এটি টেস্ট করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এটি সঠিকভাবে কাজ করছে।
• Effective Notifications: ইমেইল নোটিফিকেশন কাস্টমাইজ করে ব্যবহারকারীদের জানিয়ে দিন কোন ধাপে Approval Process রয়েছে এবং কি পদক্ষেপ নিতে হবে।
• Historical Tracking: Approval History Tracking এনাবল করুন, যাতে প্রতিটি রেকর্ডের Approval স্ট্যাটাস এবং ইতিহাস দেখা যায়।

Approval Process এবং তার সীমাবদ্ধতা:

Approval Process ব্যবসায়িক নিয়ম এবং নীতিমালা বজায় রাখতে কার্যকর হলেও এর কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে:

• Complex Logic Support Limitations: Approval Process জটিল লজিক বা Decision Trees সাপোর্ট করে না। জটিল কাজের জন্য Process Builder বা Flow Builder অধিক কার্যকর হতে পারে।
• Single-Record Focus: Approval Process শুধুমাত্র একটি রেকর্ডের ওপর কার্যকর হয়। Bulk Approval-এর জন্য অতিরিক্ত কনফিগারেশন বা কাস্টম সলিউশন প্রয়োজন হতে পারে।

উপসংহার

Salesforce-এ Approval Process একটি কার্যকরী টুল যা ব্যবসায়িক প্রয়োজন অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের প্রক্রিয়া তৈরি করতে এবং পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এটি একটি নিয়মিত ফ্লোতে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করলে রেকর্ড অনুমোদন করে এবং ব্যবসার নিয়ম ও নীতিমালা মেনে ডেটা ম্যানেজমেন্ট সহজ করে তোলে।

Salesforce-এ Automation Tools ব্যবহার করার সময় কিছু Best Practices অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ সঠিকভাবে কনফিগার করা Automation ব্যবসায়িক কার্যক্রমকে আরও কার্যকর, দক্ষ এবং ত্রুটিমুক্ত করে তুলতে পারে। Automation Best Practices অনুসরণ করলে প্রক্রিয়া সহজ এবং রক্ষণাবেক্ষণযোগ্য হয়, যা আপনার Salesforce সিস্টেমের পারফরম্যান্স এবং নিরাপত্তা উভয়ই উন্নত করে।

নিচে Salesforce Automation Tools (যেমন Workflow Rules, Process Builder, Flow Builder, এবং Approval Process) ব্যবহার করার Best Practices গুলো আলোচনা করা হলো:

১. Simple এবং Scalable Automation তৈরি করুন

• Automation তৈরি করার সময় সর্বদা সহজ এবং পরিষ্কার লজিক ব্যবহার করুন।
• ছোট ছোট Automation তৈরি করুন যা নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন করে এবং বড় জটিল Automation গুলোর চেয়ে সহজে রক্ষণাবেক্ষণযোগ্য হয়।
• একটি Automation বড় হলে, চেষ্টা করুন সেটিকে বিভিন্ন ছোট প্রোসেস বা ফ্লোতে বিভক্ত করতে।

২. Process Builder-এর পরিবর্তে Flow Builder ব্যবহার করুন

• নতুন অটোমেশন তৈরি করার সময়, Process Builder-এর পরিবর্তে Flow Builder ব্যবহার করুন, কারণ Flow Builder অনেক বেশি ফ্লেক্সিবল এবং Salesforce-এর ভবিষ্যত দিক নির্দেশনা এটিতেই কেন্দ্রীভূত।
• যদি বিদ্যমান Process Builder-এ পরিবর্তন করতে হয়, তাহলে এটি Flow Builder-এ পরিবর্তিত করা ভালো।

৩. Automation Layer সঠিকভাবে প্ল্যান করুন

• Salesforce-এ একাধিক Automation Tool রয়েছে (যেমন: Workflow Rules, Process Builder, এবং Flow Builder)। Automation তৈরি করার আগে একটি Layered Strategy তৈরি করুন:
  • Record-Triggered Flows: নতুন রেকর্ড তৈরি বা আপডেটের সময় স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করতে ব্যবহার করুন।
  • Scheduled Flows: নির্দিষ্ট সময়ের ভিত্তিতে (সাপ্তাহিক, মাসিক) স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করতে ব্যবহার করুন।
  • Screen Flows: ব্যবহারকারীদের ইন্টারফেসে গাইড করতে এবং ডেটা সংগ্রহ করতে ব্যবহার করুন।
• Workflow Rules এবং Process Builder-এর তুলনায় Flow Builder দিয়ে একটি এক্সপ্যান্ডেবল এবং ভালো-স্ট্রাকচার্ড অটোমেশন তৈরি করা সম্ভব।

৪. Duplicate Automation এড়িয়ে চলুন

• একই Object বা Event-এর জন্য একাধিক Automation তৈরি করা এড়িয়ে চলুন। Duplicate Automation সিস্টেমকে ধীর করে এবং ডেটা ইনকনসিস্টেন্সি ঘটায়।
• একই ক্রাইটেরিয়া বা অ্যাকশন নিয়ে কাজ করে এমন Automation গুলো পর্যালোচনা করুন এবং একত্রিত করুন যেখানে সম্ভব।
• Salesforce-এ Automation Audit Trail এবং Debug Log ব্যবহার করে নিশ্চিত করুন যে কোনো Automation Conflict বা ডুপ্লিকেট Automation নেই।

৫. Bulk-Safe Automation তৈরি করুন

• Salesforce-এ অনেক কাজ Bulk Operation (যেমন Data Loader) এর মাধ্যমে সম্পন্ন হয়। Automation তৈরি করার সময় নিশ্চিত করুন যে আপনার লজিক Bulk-Safe (Bulkified)।
• Flow Builder এবং Process Builder-এ Loop ব্যবহার করার সময় সতর্ক থাকুন এবং SOQL Query অপ্টিমাইজ করুন, যাতে Governor Limits লঙ্ঘিত না হয়।
• Test এবং Validation করে নিশ্চিত করুন যে Automation Bulk Operations এর সময় সঠিকভাবে কাজ করছে।

৬. Governance এবং Testing নিশ্চিত করুন

• Automation তৈরি করার পর সবসময় Sandbox বা Developer Org-এ টেস্ট করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এটি প্রত্যাশিত ফলাফল দিচ্ছে।
• Debug Logs এবং Flow Debugger ব্যবহার করে Automation টেস্ট করুন এবং কোন ত্রুটি বা অপ্রত্যাশিত ফলাফল আসলে তা সংশোধন করুন।
• Automation চালানোর সময় বিভিন্ন ব্যবহারকারী এবং প্রোফাইলের পারমিশন বিবেচনায় রাখুন এবং সেসব সঠিকভাবে সেট করুন।

৭. Appropriate Error Handling ব্যবহার করুন

• Automation তৈরি করার সময় Error Handling এবং Exception Management কনফিগার করুন, যাতে কোনো সমস্যার ক্ষেত্রে ব্যবহারকারী বা অ্যাডমিন সঠিক বার্তা পান।
• Fault Paths এবং Error Screen ব্যবহার করে Flow Builder-এ কাস্টম Error Message এবং নির্দেশনা প্রদান করুন।
• Error Handling লজিক ব্যবহার করে Salesforce ডিবাগিং এবং টেস্টিং আরও সহজ এবং কার্যকর করুন।

৮. Scheduled Automation পরিচালনা করুন

• যদি Scheduled Automation (যেমন Scheduled Flows) ব্যবহার করেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে সেগুলো সঠিকভাবে শিডিউল করা হয়েছে এবং সময়মতো চালু হচ্ছে।
• বড় ডেটাসেট নিয়ে কাজ করার সময় নির্দিষ্টভাবে শিডিউল করুন যাতে Salesforce-এর Performance Impact না হয়।
• Regularly Automation Review এবং Update করুন, বিশেষ করে সিস্টেমে বড় পরিবর্তন হলে।

৯. Record Locking এবং Field Update Conflict Avoid করুন

• যদি একাধিক Automation একই রেকর্ড বা ফিল্ডে কাজ করে, তাহলে নিশ্চিত করুন যে রেকর্ড লকিং বা ফিল্ড কনফ্লিক্ট হচ্ছে না।
• Automation Audit এবং Debugging করে নিশ্চিত করুন যে একই ফিল্ড বা রেকর্ড একই সময়ে একাধিক Automation দ্বারা আপডেট হচ্ছে না।

১০. Approval Process এবং Other Automation Properly Integrate করুন

• Approval Process ব্যবহার করার সময়, অন্যান্য Automation Tool (যেমন Process Builder বা Flow Builder) এর সাথে সঠিকভাবে ইন্টিগ্রেট করুন।
• যদি রেকর্ড Approval Process-এ Reject হয়, তাহলে নির্দিষ্ট ফিল্ড আপডেট বা নোটিফিকেশন পাঠানোর জন্য একটি Automation সেট করুন।
• Approval Process-এর প্রতিটি স্টেপ টেস্ট করে নিশ্চিত করুন যে প্রত্যাশিত ফলাফল আসছে এবং সঠিকভাবে নোটিফিকেশন যাচ্ছে।

১১. Automation Documentation তৈরি করুন

• প্রতিটি Automation এর জন্য ডকুমেন্টেশন তৈরি করুন যেখানে Automation কী কাজ করে, কীভাবে কাজ করে, এবং কোন ক্রাইটেরিয়া পূরণ হলে এটি কার্যকর হয়, তা ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
• যদি ভবিষ্যতে পরিবর্তন বা আপডেট করতে হয়, তাহলে ডকুমেন্টেশন রেফারেন্স হিসেবে কাজ করবে এবং সহজে বুঝতে সাহায্য করবে।
• Automation Log এবং History ব্যবহার করে বড় পরিবর্তনগুলি রেকর্ড করুন, যাতে ভবিষ্যতে সিস্টেমে কোনো ত্রুটি ঘটলে সেটি সহজে ট্র্যাক করা যায়।

উপসংহার

Salesforce Automation Tools ব্যবহারের সময় উপযুক্ত Best Practices অনুসরণ করলে, সিস্টেম আরও কার্যকর, দ্রুত, এবং নির্ভরযোগ্য হয়। Automation তৈরি করার আগে সবসময় একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন, Automation Audit এবং Testing করে নিশ্চিত করুন যে সিস্টেমটি সঠিকভাবে কাজ করছে এবং ভবিষ্যতে রক্ষণাবেক্ষণের জন্য ডকুমেন্টেশন প্রস্তুত রাখুন।