Workflow Rules হলো Salesforce-এর একটি পুরনো এবং কার্যকরী Automation Tool, যা স্বয়ংক্রিয় কার্যক্রম সম্পন্ন করতে নির্দিষ্ট শর্ত বা নিয়ম অনুসরণ করে। Workflow Rules সাধারণত ফিল্ড আপডেট, ইমেইল পাঠানো, টাস্ক তৈরি করা, এবং আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানোর মতো সহজ কাজগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করতে ব্যবহৃত হয়। এটি ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি Salesforce-এ সহজ ও দ্রুত অটোমেশন তৈরি করতে পারেন এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলো আরও কার্যকর করতে পারেন।

Workflow Rules কী?

Workflow Rule হলো একটি শর্ত-ভিত্তিক (Conditional) অটোমেশন টুল, যা তখন কার্যকর হয় যখন নির্দিষ্ট একটি শর্ত পূরণ হয়। এটি সাধারণত Salesforce-এ নতুন রেকর্ড তৈরি বা আপডেট হলে কার্যকর হয় এবং নির্ধারিত অ্যাকশনগুলো সম্পন্ন করে।

Workflow Rules-এর প্রধান উপাদান:

1. Criteria (Rule Criteria): নির্দিষ্ট শর্ত বা নিয়ম যা পূরণ হলে Workflow Rule কার্যকর হয়।
2. Actions: যখন Rule কার্যকর হয়, তখন যেসব অ্যাকশন সম্পন্ন হয়। Workflow Rules-এ চারটি ধরনের অ্যাকশন সেট করা যায়:
   • Field Update: একটি নির্দিষ্ট ফিল্ডের মান আপডেট করা।
   • Email Alert: একটি নির্দিষ্ট ইমেইল পাঠানো।
   • Task Creation: একটি নতুন টাস্ক তৈরি করা এবং নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা।
   • Outbound Message: API বা অন্যান্য সিস্টেমে আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানো।

Workflow Rules-এর ব্যবহার ক্ষেত্র

Workflow Rules সাধারণত সহজ, পুনরাবৃত্তিমূলক, এবং নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করলে কার্যকর হয় এমন কাজের জন্য ব্যবহার করা হয়। নীচে Workflow Rules-এর কয়েকটি সাধারণ ব্যবহার ক্ষেত্র দেওয়া হলো:

১. ফিল্ড আপডেট অটোমেশন

Workflow Rules ব্যবহার করে আপনি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ফিল্ডের মান আপডেট করতে পারেন।

• উদাহরণ: যদি একটি Opportunity "Closed Won" হয়ে যায়, তাহলে "Stage" ফিল্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Won" আপডেট হবে।
• ফর্মুলা:

ISPICKVAL(StageName, "Closed Won")

২. ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো

Workflow Rules ব্যবহার করে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠানো যায়।

• উদাহরণ: যদি একটি Case 48 ঘণ্টার মধ্যে সলভ না হয়, তাহলে একটি ইমেইল নোটিফিকেশন গ্রাহকের ম্যানেজারকে পাঠানো হবে।
• ফর্মুলা:

NOT(ISBLANK(CloseDate)) && (NOW() - CreatedDate) >= 2

৩. টাস্ক তৈরি করা

Workflow Rules ব্যবহার করে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে একটি টাস্ক তৈরি করা যায় যা নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাসাইন করা হবে।

• উদাহরণ: যদি একটি নতুন Lead যোগ করা হয় এবং তার "Lead Source" ফিল্ড "Web" হয়, তাহলে সেই Lead এর জন্য ফলো-আপ টাস্ক তৈরি হবে।
• ফর্মুলা:

ISPICKVAL(LeadSource, "Web")

৪. রেকর্ডের স্ট্যাটাস পরিবর্তন

Salesforce-এ রেকর্ডের স্ট্যাটাস পরিবর্তন করার জন্য Workflow Rules ব্যবহার করা যায়।

• উদাহরণ: যখন কোনো Account একটি নির্দিষ্ট আয়ত্তে পৌঁছে (যেমন "Revenue" ফিল্ড $1,000,000 অতিক্রম করে), তখন "Account Type" ফিল্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে "Key Account" আপডেট হবে।
• ফর্মুলা:

AnnualRevenue > 1000000
 

৫. আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠানো

Salesforce থেকে অন্য কোনো সিস্টেমে ডেটা পাঠানোর জন্য Workflow Rules আউটবাউন্ড মেসেজ ব্যবহার করতে পারে।

• উদাহরণ: যদি একটি নতুন Account তৈরি হয়, তাহলে সেই Account-এর ডিটেইলস একটি আউটবাউন্ড মেসেজ হিসেবে ERP সিস্টেমে পাঠানো হবে।
• ফর্মুলা:

ISNEW()

Workflow Rules কনফিগার করার ধাপ

Workflow Rules কনফিগার করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে:

Salesforce Setup-এ যান:

• Salesforce Setup-এ লগইন করুন এবং Quick Find Box-এ "Workflow Rules" লিখুন এবং সিলেক্ট করুন।

নতুন Workflow Rule তৈরি করুন:

• "New Rule" বাটনে ক্লিক করুন এবং যে Object-এর জন্য Rule তৈরি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন (যেমন Account, Contact, Opportunity)।

Rule Criteria সেট করুন:

• Rule Criteria নির্ধারণ করুন, যেমন নির্দিষ্ট শর্ত বা ফিল্ড ভ্যালু যা Rule ট্রিগার করবে।
• উদাহরণ: "Amount" ফিল্ড যদি $10,000 এর বেশি হয়, তাহলে Rule কার্যকর হবে।

Workflow Actions যোগ করুন:

• Rule Criteria পূরণ হলে যেসব অ্যাকশন সম্পন্ন হবে, সেগুলো যোগ করুন:
  • New Field Update: একটি নির্দিষ্ট ফিল্ড আপডেট করতে।
  • New Email Alert: ইমেইল পাঠাতে।
  • New Task: টাস্ক তৈরি করতে।
  • New Outbound Message: একটি আউটবাউন্ড মেসেজ পাঠাতে।

Rule Activate করুন:

• সবকিছু সঠিকভাবে কনফিগার করার পর Rule-টি Activate করুন।

Workflow Rules-এর সীমাবদ্ধতা

Workflow Rules অনেক কার্যকরী হলেও এর কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে:

• এটি শুধুমাত্র Create এবং Edit অপারেশন সাপোর্ট করে, Delete অপারেশন সাপোর্ট করে না।
• একবার Rule Criteria পূরণ হলে এটি একবারই কার্যকর হয়। এটি Multi-step বা Conditional লজিক সাপোর্ট করে না।
• Process Builder এবং Flow Builder-এর তুলনায় কম ফ্লেক্সিবল এবং কমপ্লেক্সিটি ম্যানেজ করার ক্ষমতা কম।

Workflow Rules-এর উন্নত বিকল্প: Process Builder এবং Flow Builder

যেহেতু Salesforce এখন Process Builder এবং Flow Builder-এর মতো আরও উন্নত টুল সরবরাহ করছে, তাই জটিল বা মাল্টি-স্টেপ কাজের জন্য এই টুলগুলো ব্যবহার করা প্রয়োজন হতে পারে। Workflow Rules সাধারণত বেসিক এবং সহজ কাজের জন্য ব্যবহার করা হয়, তবে নতুন অটোমেশন তৈরি করতে গেলে Process Builder এবং Flow Builder অধিক কার্যকরী।

উপসংহার

Workflow Rules Salesforce-এ বেসিক অটোমেশন তৈরি করার জন্য একটি কার্যকরী এবং সহজ টুল। এটি সহজ শর্ত পূরণের ভিত্তিতে কার্যক্রম সম্পন্ন করতে উপযোগী। সহজ কাজ এবং সিঙ্গেল-স্টেপ প্রোসেসের জন্য Workflow Rules যথেষ্ট, তবে জটিল কাজের জন্য Process Builder বা Flow Builder বিবেচনা করা উত্তম।