একটি টেবিল তৈরি করার পর যেকোনো ফিল্ড বা কলামের ভিত্তিতে সম্পূর্ণ ডেটাবেজ বর্ণানুক্রমিক এবং সংখ্যানুক্রমিকভাবে বিন্যস্ত ( Sort) করা যায়। বর্ণানুক্রমিক এবং সংখ্যানুক্রমিক বিন্যাস আরোহী (Ascending) পদ্ধতি এবং অবরোহী (Descending) পদ্ধতি, উভয়ভাবে করা যায়। আরোহী পদ্ধতি হচ্ছে ছোট ক্রম থেকে বড় ক্রমের দিকে যাওয়া (A... B ...C... 2, 110 50 100) এবং অবরোহী হচ্ছে বড় ক্রম থেকে ছোট ক্রমের দিকে যাওয়া (Z...C... B... A, 100 ...50 ... 10 ... 1 ) ।
নাম, গ্রাম এবং ইউনিয়ন ফিল্ডের ডেটা বর্ণানুক্রমিক এবং ক্রমিক নম্বর, বয়স এবং জন্মতারিখ ফিল্ডের ডেটা সংখ্যানুক্রমিক পদ্ধতিতে বিন্যাস (Sort) করা যায়।
টেবিলের ডেটা বয়সের ভিত্তিতে বিন্যস্ত করার জন্য এ ফিল্ডের যেকোনো ঘরে ক্লিক করে ইনসার্সন পয়েন্টার বসাতে হবে। Home মেনুর রিবনের আরোহী (Ascending) আইকন ক্লিক করলে টেবিলের সমগ্ৰ ডেটা বয়সের ভিত্তিতে আরোহী বিন্যাসে বিন্যস্ত হয়ে যাবে এবং অবরোহী (Descending) আইকন ক্লিক করলে টেবিলের সমগ্র ডেটা বয়সের ভিত্তিতে আরোহী বিন্যাসে বিন্যস্ত হয়ে যাবে।

ডেটা বিন্যস্তকরণের পর রেকর্ডের অবস্থান পরিবর্তিত হবে। কিন্তু, রেকর্ডের অন্যান্য তথ্য অপরিবর্তিত থাকবে। যেমন- বয়সের ভিত্তিতে আরোহী পদ্ধতির বিন্যাসের পর ১১ নম্বর রেকর্ডটি সবার উপরে চলে আসবে। কারণ, ১১ নম্বর রেকর্ডের বয়স সবচেয়ে কম। এ ক্ষেত্রে লক্ষ করলে দেখা যাবে, ১১ নম্বর রেকর্ডের অন্যান্য তথ্য অপরিবর্তিত রয়েছে।বিন্যাসের কাজটি যদি ভুলক্রমে হয়ে থাকে, তাহলে সঙ্গে সঙ্গে আনডু কমান্ড দিতে হবে। এতে ফাইলটির বিন্যাস-পূর্ব অবস্থায় পাওয়া যাবে ।

তথ্য অনুসন্ধান করা
বিপুল পরিমাণ তথ্য বা ডেটা সংবলিত একটি ডেটাবেজ থেকে কোনো বিশেষ ব্যক্তির নাম খুঁজে বের করার জন্য-
১. Home মেনুর রিবনের Find আইকন ক্লিক করলে Find and Replace ডায়ালগ বক্স আসবে ।

২. যে ব্যক্তিকে খুঁজতে হবে ডায়ালগ বক্সের Find What এডিট বার-এ সেই ব্যক্তির নাম বা নামের অংশ টাইপ করতে হবে।
নামের অংশ হিসেবে পদবি টাইপ করা যেতে পারে অথবা অন্য যেকোনো অংশ টাইপ করা যেতে পারে।
৩. ডায়ালগ বক্সের Look in: ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে Name সিলেক্ট করতে হবে।
৪. ডায়ালগ বক্সের Find Next বোতামে ক্লিক করতে হবে।

-ক্লিক করার সঙ্গে সঙ্গে Find What ঘরে টাইপ করা নাম বা পদবি বা নামের অংশ হিসেবে টাইপ করা শব্দ সিলেক্টেড হয়ে যাবে। এ শব্দটি যদি পদবি হয় বা একই নামের অংশ হয়, তাহলে আবার Find Next বোতামে ক্লিক করতে হবে। এতে একই নামের অংশ বিশিষ্ট বা পদবি বিশিষ্ট পরবর্তী নাম সিলেক্টেড হবে। এভাবে বারবার ফাইন্ড নেক্সট (Find Next বোতামে ক্লিক করে করে সকল নাম খুঁজে বের করা যাবে বা দেখা যাবে। সর্বশেষ নাম দেখা হয়ে গেলে পর্দায় এ মর্মে বার্তা প্রদর্শিত হবে যে, সবগুলো নাম খোঁজার কাজ সম্পন্ন হয়েছে। এমতাবস্থায়, অন্য কোনো নাম খোঁজার প্রয়োজন না থাকলে ডায়ালগ বক্সের Cancel বোতামে ক্লিক করতে হবে।

শর্তযুক্ত তথ্য অনুসন্ধান
গোটা ডেটাবেজ থেকে শুধু নন্দা গ্রামের মানুষের তথ্য দেখা প্রয়োজন, শুধু রাউখালি ইউনিয়নের মানুষের তথ্য দেখা প্রয়োজন, গোটা ডেটাবেজে যাদের বয়স ৩০ বছর থেকে ৬০ বছরের মধ্যে তাদের তথ্য দেখা প্রয়োজন, যাদের বয়স ১৮ বছরের কম তাদের তথ্য দেখা প্রয়োজন ইত্যাদি আরও নানা শর্তের ভিত্তিতে তথ্য অনুসন্ধান করার প্রয়োজন হতে পারে। শর্তের ভিত্তিতে তথ্য অনুসন্ধান করার কাজ খুবই সহজ। শর্তগুলো যুক্ত করার পর অনুসন্ধানের নির্দেশ দেওয়ার কয়েক মুহূর্তের মধ্যে শর্তের আওতাভুক্ত সকল তথ্য প্রদর্শিত হবে। শর্তযুক্ত তথ্য অনুসন্ধানের পদ্ধতি নিচে বর্ণিত হলো ।যাদের বয়স ৩০ থেকে ৬০ বছরে মধ্যে তাদের রেকর্ড অনুসন্ধান করার জন্য-

১.Age ফিল্ডের যেকোনো ঘরে ক্লিক করে ইনসার্শন পয়েন্টার বসাতে হবে।

২. রিবনের Filter আইকন ক্লিক করলে ফিস্টার ডায়লগ বক্স আসবে।
৩. Filter ডায়ালগ বক্সের Between Numbers ডায়ালগ বক্স আসবে।

৪ . Between Numbers ডায়ালগ বক্সের Smallest: ঘরে ৩০ এবং Largest: ঘরে ৬০ টাইপ করে ডায়ালগ বক্সের OK বোতামে ক্লিক করতে হবে।

 ৫. যাদের বয়স ৩০ থেকে ৬০ বছরের মধ্যে শুধু তাদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।

শর্তের ভিত্তিতে প্রদর্শিত রেকর্ড আনডু বা বাতিল করার জন্য রিবনে Toggle Filter আইকন মাউস পয়েন্টার স্থাপন করলে আইকনটি Remove Filter হিসেবে কাজ করবে এতে শর্তের ভিত্তিতে বিন্যাস করা রেকর্ড বিন্যাস-পূর্ব অবস্থায় ফিরে যাবে এবং Toggle Filter আইকনটি Apply Filter আইকনে পরিণত হবে। বিন্যাসটি কার্যকর রাখার জন্য Apply Filter আইকনে ক্লিক করতে হবে।

গ্রামের ভিত্তিতে তথ্য অনুসন্ধান

নমুনা ডেটাবেজে চারটি গ্রামের নাম আছে। এর ভেতর থেকে যেকোনো একটি গ্রামের তথ্য দেখা যেতে পারে। যেকোনো দুটি বা তিনটি গ্রামের তথ্য দেখা যেতে পারে অথবা একটি গ্রাম বাদে অন্য সব গ্রামের তথ্য দেখা যেতে পারে।
যেকোনো একটি গ্রামের তথ্য দেখার জন্য-
১. যে গ্রামের তথ্য দেখার প্রয়োজন সেই গ্রামের নামের ঘরে মাউস পয়েন্টার ক্লিক করে ইনসার্শন পয়েন্টার বসাতে হবে। ধরা যাক, বাসাইল (Basail) গ্রামের যেকোনো ঘরে ইনসার্শন পয়েন্টার রাখা হলো।
২. রিবনের Selection আইকন ক্লিক করলে একটি মেনু আসবে। এ মেনু থেকে 

- Equals "Basail এবং Contains "Basail" সিলেক্ট করলে শুধু বাসাইল গ্রামের মানুষের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।
-Does not Equal "Basail" এবং Does not Contains "Basail" সিলেক্ট করলে বাসাইল গ্রামের রেকর্ড ব্যতীত অন্য সব গ্রামের মানুষের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।

শর্তের ভিত্তিতে প্রদর্শিত রেকর্ড আনডু বা বাতিল করার জন্য উপরে বর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে।
 

একাধিক গ্রামের তথ্য দেখা
একই সঙ্গে একাধিক গ্রামের তথ্য দেখার জন্য-
১. Village ফিল্ডের যেকোনো ঘরে ক্লিক করে ইনসার্সন পয়েন্টার বসাতে হবে। এতে Village ফিল্ডের সাথে ডান দিকে ড্রপ-ডাউন তীর যুক্ত হবে। এ ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করলে একটি শর্ট ডায়ালগ বক্স আসবে। ডায়ালগ বক্সের ভেতরের অংশে-

২. Select All এবং Blanks সংযুক্ত চেকবক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন তুলে দিতে হবে। এরপর-
৩. যেসব গ্রামের তথ্য দেখার প্রয়োজন সেই সব গ্রামের নাম সংযুক্ত চেকবক্সের টিক চিহ্ন রেখে দিতে হবে এবং অন্য সব গ্রামের নাম সংযুক্ত চেকবক্সে ক্লিক করে টিক চিহ্ন তুলে দিতে হবে। এ ক্ষেত্রে ঢাকপাড়া এবং টেপরা গ্রামের নাম সংযুক্ত চেকবক্সের টিক চিহ্ন রেখে অন্য সব চেকবক্সের টিক চিহ্ন তুলে দেওয়া হয়েছে। এবার-
Tepra
৪. শর্ট বক্সের OK বোতামে ক্লিক করলে শুধু ঢাকপাড়া এবং টেপরা গ্রামের মানুষের তথ্য প্রদর্শিত হবে ।প্রদর্শিত রেকর্ড আনডু বা বাতিল করার জন্য পূর্বের পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে।

 

পুরুষ/মহিলার ভিত্তিতে তথ্য অনুসন্ধান
এবারের ডেটাবেজে পুরুষ / মহিলা (Male/ Female) নামে একটি ফিল্ড রয়েছে। এ ডেটাবেজ থেকে শুধু মহিলা বা শুধু পুরুষ সদস্যদের তথ্য অনুসন্ধান ও প্রদর্শন করা যেতে পারে। ফিল্মে M দিয়ে পুরুষ এবং F দিয়ে মহিলা বোঝানো হয়েছে।
এ ডেটাবেজ থেকে শুধু মহিলা সদস্যদের তথ্য অনুসন্ধান ও প্রদর্শনের জন্য-

১. যেকোনো একটি F ফিল্ডে মাউস পয়েন্টার ক্লিক করে ইনসার্শন পয়েন্টার বসাতে হবে ।
২. রিবনের Selection আইকন ক্লিক করলে একটি মেনু আসবে। এ মেনু থেকে
-Equals "F" এবং Contains "F" সিলেক্ট করলে শুধু বিভিন্ন গ্রামের মহিলা সদস্যদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।

কুয়েরি এবং রিপোর্ট
এ যাবৎ বর্ণিত পদ্ধতিতে প্রয়োজনীয় তথ্য দেখার কাজ করা ছাড়াও কুয়েরি পদ্ধতিতেও শর্তযুক্ত তথ্য আহরণ ও প্রদর্শন করা যায়। তবে, শর্তযুক্ত তথ্য সংরক্ষণ এবং মুদ্রণ নেওয়ার জন্য প্রদর্শিত তথ্য কুয়েরি আকারে সংরক্ষণ করতে হয়। কুয়েরি আকারে সংরক্ষিত তথ্য সরাসরি মুদ্রণ নেওয়া যায়। তবে, মুদ্রণ নেওয়া বা মুদ্রিত আকারে তথ্য সরবরাহের জন্য রিপোর্ট আকারে রূপান্তরিত করে নিতে হয়। এতে তথ্য আকর্ষণীয়ভাবে উপস্থাপন করা যায় ।

কুয়েরি পদ্ধতিতে তথ্য আহরণ এবং সংরক্ষণ
ধরা যাক, প্রণীত টেবিলের ভিত্তিতে কুয়েরি পদ্ধতিতে তথ্য আহরণ এবং সংরক্ষণ করতে হবে। এ জন্য –
১. ডেটাবেজের টেবিল ১ (Table 1 ) খোলা রাখতে হবে। এ ক্ষেত্রে একটি টেবিলই আছে।
২. Create মেনুর রিবনে কুয়েরি Query Design আইকন ক্লিক করলে কুয়েরি পদ্ধতিতে তথ্য আহরণের ছক আসবে। এ ছকের সঙ্গে Show Table ডায়ালগ বক্স আসবে।

৩. Show Table ডায়ালগ বক্সে Table 1 সিলেক্ট করে Add বোতামে ক্লিক করলে ফিল্ড ধারকে টেবিলের সব ফিল্ড বা হেডিং অন্তর্ভুক্ত অবস্থায় পাওয়া যাবে ।
৪. Show Table ডায়ালগ বক্সের Close বোতামে ক্লিক করে ডায়ালগ বক্সটি বন্ধ করে দিতে হবে।
৫. ফিল্ড বক্সের ফিল্ডের নামের উপর ডবল ক্লিক করলে ওই ফিল্মটি ছকের প্রথম ফিল্ড ঘরে চলে আসবে। এভাবে পর্যায়ক্রমে সব ফিল্ড ছকের ফিল্ড হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করে নেওয়া যেতে পারে অথবা শুধু প্রয়োজনীয় কয়েকটি ফিল্ড অন্তর্ভুক্ত করে নেওয়া যেতে পারে। বর্তমান উদাহরণে নাম, বয়স, গ্রাম এবং ইউনিয়ন ফিল্ড অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
৬. যে ফিল্ডের ভিত্তিতে তথ্য আহরণ করা প্রয়োজন সেই ফিল্ডের বরাবর নিচে ক্রাইটেরিয়া (Criteria) সারির ঘরে শর্ত যুক্ত করতে হবে। যেমন- বয়সের ক্ষেত্রে কয়েক রকম শর্ত আরোপ করা যেতে পারে -

নির্দিষ্ট বয়সের বেশি বয়সের ব্যক্তিদের রেকর্ড আহরণ, নির্দিষ্ট বয়সের কম বয়সের ব্যক্তিদের রেকর্ড আহরণ বা নির্দিষ্ট বয়সসীমার মধ্যেকার ব্যক্তিদের রেকর্ড আহরণ ইত্যাদি ।
ক. নির্দিষ্ট বয়সের বেশি বয়সের ব্যক্তিদের রেকর্ড আহরণ করার জন্য যদি >৩০ টাইপ করা হয় তাহলে শুধু ৩০ বছরের বেশি বয়সী ব্যক্তিদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে। যদি >=৩০ টাইপ করা হয় তাহলে ৩০ বছর বয়সী ব্যক্তিসহ ৩০ বছরের বেশি বয়সী ব্যক্তিদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।
খ. নির্দিষ্ট বয়সের কম বয়সের ব্যক্তিদের রেকর্ড আহরণ করার জন্য যদি <৩০ টাইপ করা হয় তাহলে শুধু ৩০ বছরের কম বয়সী ব্যক্তিদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে। যদি <=৩০ টাইপ করা হয় তাহলে ৩০ বছর বয়সী ব্যক্তিসহ ৩০ বছরের কম বয়সী ব্যক্তিদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।
গ. নির্দিষ্ট বয়স সীমার মধ্যেকার ব্যক্তিদের রেকর্ড আহরণ করার জন্য যদি >=৩০ এবং <=৬০ (>=৩০ and <=৬০) টাইপ করা হয় তাহলে ৩০ বছর বয়সী ব্যক্তিসহ ৩০ বছরের বেশি বয়সী এবং ৬০ বছর বয়সী ব্যক্তিসহ ৬০ বছরের কম বয়সী ব্যক্তিদের রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।
৭. শর্ত টাইপ করার পর ডিজাইন (Design) মেনুর রিবনে রান (Run) আইকন ক্লিক করলে প্রদত্ত শর্ত অনুযায়ী রেকর্ড প্রদর্শিত হবে।
কুয়েরি পদ্ধতিতে শর্ত আরোপ করে আহরিত তথ্যের টেবিলের উপরে Query 1 শিরোনাম বিদ্যমান থাকবে।

৮. Save আইকনে ক্লিক করলে Save As ডায়ালগ বক্স আসবে।
-ডায়ালগ বক্সে কুয়েরির একটি নাম, ধরা যাক, Age Query টাইপ করে OK বোতামে ক্লিক করলে কুয়েরি ১-এর নাম Age Query নামে পরিণত হবে এবং ডেটাবেজ উইন্ডোতে Age Query তালিকাভুক্ত হয়ে যাবে । কুয়েরির নামের সঙ্গে কুয়েরি আইকন থাকবে । Database উইন্ডোতে Age Query ফাইলটির নামের উপর ডবল ক্লিক করলে কুয়েরি ফাইলটি সক্রিয় হবে। কুয়েরি ফাইলটি সক্রিয় থাকা অবস্থায় মুদ্রণ নিয়ে মুদ্রিত কুয়েরি সংরক্ষণ করে রাখা যাবে এবং প্রয়োজন হলে সরবরাহ ও বিতরণ করা যাবে ।

কুয়েরি পদ্ধতিতে গ্রাম ও ইউনিয়নের ভিত্তিতে তথ্য আহরণ করা
গ্রাম ও ইউনিয়নের ভিত্তিতে তথ্য আহরণ করার জন্য
১. Database উইন্ডো থেকে Table 1 সিলেক্ট করতে হবে।
২. Create মেনুর রিবনে Query Design আইকনে ক্লিক করলে কুয়েরি পদ্ধতিতে তথ্য আহরণের ছক আসবে। এ ছকের সঙ্গে Show Table ডায়ালগ বক্স আসবে।

৩. Show Table ডায়ালগ বক্সে Table 1 সিলেক্ট করে Add বোতামে ক্লিক করলে ফিল্ড ধারকে টেবিলের সকল ফিল্ড বা হেডিং অন্তর্ভুক্ত অবস্থায় পাওয়া যাবে ।
৪. Show Table ডায়ালগ বক্সের Close বোতামে ক্লিক করে ডায়ালগ বক্সটি বন্ধ করে দিতে হবে।

৫. ফিল্ড বক্সের ফিল্ডের নামের উপর ডবল ক্লিক করলে ওই ফিল্মটি ছকের প্রথম ফিল্ড ঘরে চলে আসবে। এভাবে পর্যায়ক্রমে সব ফিল্ড ছকের ফিল্ড হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করে নেওয়া যেতে পারে অথবা শুধু প্রয়োজনীয় কয়েকটি ফিল্ড অন্তর্ভুক্ত করে নেওয়া যেতে পারে। বর্তমান উদাহরণে নাম, বয়স, গ্রাম এবং ইউনিয়ন ফিল্ড অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
৬. যে ফিল্মের ভিত্তিতে তথ্য আহরণ করা প্রয়োজন সেই ফিল্ডের বরাবর নিচে Criteria সারির ঘরে শর্ত যুক্ত করতে হবে ।
৭. গ্রাম ফিল্ডের বরাবর নিচে Criteria সারির ঘরে ক্লিক করে ইনসার্শন পয়েন্টার বসাতে হবে ।
৮. ধরা যাক, বাসাইল, টেপরা এবং নন্দা গ্রামের রেকর্ড আহরণ করতে হবে। এ জন্য -
ক. Criteria ঘরে Basail টাইপ করতে হবে। খ. Basail-এর নিচের ঘরে ক্লিক করে ইনসার্সন পয়েন্টার বসিয়ে Tepra টাইপ করতে হবে।
গ. Tepra-এর নিচের ঘরে ক্লিক করে ইনসার্সন পয়েন্টার বসিয়ে Nanda টাইপ করতে হবে। টাইপ করা নামগুলোর দুই পাশে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উদ্ধৃতি চিহ্ন যুক্ত হয়ে যাবে।

৯. শর্ত টাইপ করার পর Design মেনুর রিবনে Run আইকন ক্লিক করলে প্রদত্ত শর্ত অনুযায়ী রেকর্ড প্রদর্শিত হবে ।
১০. Save আইকনে ক্লিক করলে Save As ডায়ালগ বক্স আসবে।
- ডায়ালগ বক্সে কুয়েরির একটি নাম, ধরা যাক, Village Query টাইপ করে OK বোতামে ক্লিক করলে কুয়েরি ১-এর নাম Village Query নামে পরিণত হবে এবং ডেটাবেজ উইন্ডোতে Village Query তালিকাভুক্ত হয়ে যাবে ।

Database উইন্ডোতে Village Query ফাইলটির নামের উপর ডবল ক্লিক করলে কুয়েরি ফাইলটি সক্রিয় হবে। কুয়েরি ফাইলটি সক্রিয় থাকা অবস্থায় মুদ্রণ নিয়ে মুদ্রিত কুয়েরি সংরক্ষণ করে রাখা যাবে এবং প্রয়োজন হলে সরবরাহ ও বিতরণ করা যাবে।