রিপোর্ট

নবম-দশম শ্রেণি (মাধ্যমিক) - তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি - ডেটাবেজ-এর ব্যবহার | | NCTB BOOK

সাধারণত রিপোর্ট আকারে তথ্য সরবরাহ বা বিতরণ করা হয়। সম্পূর্ণ ডেটাবেজ অথবা কুয়েরি ফাইলের ভিত্তিতে রিপোর্ট তৈরি করা যেতে পারে। এ ক্ষেত্রে বয়সের ভিত্তিতে তৈরি করা কুয়েরি ফাইলের ভিত্তিতে রিপোর্ট প্রণয়ন করা যেতে পারে। যে ফাইলের রিপোর্ট প্রণয়ন করতে হবে সেই ফাইলটি সিলেক্ট করে নিতে হবে। এ ক্ষেত্রে বয়সের ভিত্তিতে তৈরি করা কুয়েরি ফাইল সিলেক্ট করার পর-

১. Create মেনুর রিবনে Report আইকনে ক্লিক করলে রিপোর্ট তৈরির উইন্ডো আসবে।
২. এ উইন্ডোতে কুয়েরি ফাইলের ফিল্ডগুলো সন্নিবেশিত থাকবে।
৩. ফিল্ডগুলোর পাশাপাশি বিস্তৃতি প্রয়োজনের তুলনায় বেশি হতে পারে। পাশাপাশি মাপ স্বাভাবিক অবস্থায় নিয়ে আসার জন্য—

ক. ফিরে মাসের উপর ক্লিক করলে এই ফিল্মটি সিলেক্টেড হবে। সিলেক্টেড ফিল্ডের বাম দিকের বা জ্ঞান দিকের বাহুতে ক্লিক ও ফ্ল্যাগ করে ফিল্মের পাশাপাশি মাপ কমাতে বা বাড়াতে হবে। তাছাড়া, রিপোর্টের নিচে পৃষ্ঠা সংখ্যা, ডান দিকে তারিখ ও সময় ইত্যাদি একই নিয়মে ছোট- বড় করা যাবে এবং ট্যাগ করে অন্য স্থলে সরিয়ে স্থাপন করা যাবে।রিপোর্টের শিরনামের উপর ক্লিক করে সিলেক্ট করার পর ইংরেজি অক্ষর মুছে বাংলার টাইপ করা যায়।

খ. View আইকনের ড্রপ-ডাউন ভীরে ক্লিক করতে হবে এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Print Preview থেকে সিলেক্ট করতে হবে। এতে রিপোর্টটির মুদ্রিত অবস্থা প্রদর্শিত হবে।

৪. রিপোর্টে উপস্থাপনা প্রত্যাশিত রূপে বিদ্যমান হলে রিবনে ডান দিকে Close Print Preview আইকন ক্লিক করলে রিপোর্ট আবার লেআউট ডিউরে ফিরে আসবে।
ফিরে আর বন পুনঃবিন্যস্ত করতে হবে এবং একবারে না হলে বারবার চেষ্টা করে ফি यা ঠিক করে নিতে হবে।
৫. মুদ্রণ দেওয়ার আগে নিয়ম বিদ্যমান Size, Portrait, Landlacape, Margins আইকনগুলোতে ক্লিক করে কাগজ, পৃষ্ঠার মার্জিন ইত্যাদি মাপ ঠিক করে নিতে হবে। এরপর কম্পিউটারটি গ্রিন্টারে যুক্ত করে Print আই ক্লিক করলে রিপোর্টটির মুদ্রণ শুরু হবে।
৬. সম্পাদনার কাজ পর Save আইকনে ক্লিক করলে Save As ডায়ালগ বক্স আসবে।

৭. Save As ডায়ালগ বক্সে রিপোচারে একটি নাম, ধরা যাক, Age Report টাইপ করে OK বোতামে ক্লিক করতে হবে।
- রিপোর্ট ফাইলটি Age Report নামে সেভ বা সংরক্ষিত হয়ে যাবে এবং ডেটাবেজ (Database) উইন্ডোতে Age Report নামে তালিকাভুক্ত হয়ে যাবে ।

রিপোর্টে যুক্ত করা
গ্রিডলাইন হচ্ছে রেফার্ডগুলোর উপর-নিচের রেখা বা লাইন। ফিরে নিচে এমনিতেই গ্রিন্ডলাইন থাকে। প্রয়োজন মনে করলে রেকর্ডগুলোর উপর-নিচেও গ্রিডলাইন যুক্ত করা যায় এবং যুক্ত করা গ্রিডলাইন স্কুলে ফেলা যায়। গ্রিডলাইন যুক্ত করা এবং তুলে ফেলা জন্য

১. মাউসের ডান বোতামে চাপ দিয়ে রিপোর্ট ট্যাবের উপর ক্লিক করলে ড্রপ-ডাউন মেনু আসবে। এ মেনু থেকে Layout View সিলেক্ট করলে রিপোর্টটি লেআউট ভিউয়ে রূপান্তরিত হয়ে যাবে । ২. রিপোর্টের ভেতর ক্লিক করতে হবে।
৩. রিবনে গ্রিডলাইন যুক্ত করার টুলগুলো সক্রিয় হবে।

৪. Gridelines ছকের নিচে নিম্নমুখী তীরে ক্লিক করলে বিভিন্ন প্রকার গ্রিডলাইনের নমুনা প্রদর্শিত হবে। বিভিন্ন প্রকার গ্রিডলাইনের মধ্যে রয়েছে Both, Horizontal, Vertical, Cross Hatch, Top, Bottom, Outline Ges None-এর ভেতর থেকে প্রয়োজন অনুযায়ী বা পছন্দ অনুযায়ী গ্রিডলাইন সিলেক্ট করতে হবে ।
গ্রিডলাইনের যে নমুনার উপর ক্লিক করা হবে রেকর্ডগুলোর নিচ দিয়ে, উপর দিয়ে বা উপর-নিচ দিয়ে সেইরূপ রেখা বা গ্রিডলাইন যুক্ত হবে।৫. গ্রিডলাইন টুল বক্সে Width ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করলে রেখা মোটা-চিকন করার নমুনা প্রদর্শিত হবে। এর ভেতর থেকে অপেক্ষাকৃত মোটা রেখার নমুনায় ক্লিক করলে গ্রিডলাইন মোটা হবে এবং অপেক্ষাকৃত চিকন রেখার নমুনায় ক্লিক করলে গ্রিডলাইন চিকন হবে। 10
৬. গ্রিডলাইনের ধরণ পরিবর্তন করার জন্য টুল বক্সে Style ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করলে বিভিন্ন প্রকার রেখার নমুনা প্রদর্শিত হবে। এর ভেতর থেকে যে ধরনের নমুনায় ক্লিক করা হবে গ্রিডলাইনটি সেই নমুনা অনুযায়ী পরিবর্তিত হয়ে যাবে।
৭. গ্রিডলাইনের রং পরিবর্তন করার জন্য টুল বক্সে Color ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করলে একটি রঙের
প্যালেট পাওয়া যাবে। প্যালেটে যে রঙের উপর ক্লিক করা হবে গ্রিডলাইনে সেই রং আরোপিত হবে।
৮. রিপোর্ট থেকে গ্রিডলাইন তুলে ফেলার জন্য টুল বক্সে Gridelines ছকের নিচে নিম্নমুখী তীরে ক্লিক করলে বিভিন্ন প্রকার গ্রিডলাইনের নমুনা প্রদর্শিত হবে। নমুনাগুলোর একেবারে নিচে None-এর উপর ক্লিক করতে হবে। রিপোর্টে আরোপিত গ্রিডলাইন উঠে যাবে ।
গ্রিডলাইন মোটা-চিকন করা, গ্রিডলাইনে রং আরোপ করা ইত্যাদি কাজ করার পর গ্রিডলাইনের উপরের মার্জিন রেখার বাইরে ক্লিক করলে গ্রিডলাইনের সিলেকশন চলে যাবে।