Microsoft Project-এ Custom Fields এবং Formulas ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি আপনার প্রজেক্টের ডেটা আরও কাস্টমাইজ করতে পারেন এবং বিভিন্ন মেট্রিক্স বা হিসাবের ভিত্তিতে সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হন। Custom Fields আপনাকে আপনার প্রজেক্টের জন্য বিশেষ তথ্য সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে, এবং Formulas ব্যবহার করে আপনি এই তথ্যের উপর ভিত্তি করে অটোমেটিক্যালি গণনা করতে পারেন।
এটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টকে আরও কার্যকরী এবং সঠিক করে তোলে, বিশেষ করে যখন আপনি নির্দিষ্ট ধরনের ডেটা সংরক্ষণ করতে চান যা Microsoft Project-এর ডিফল্ট ফিল্ডগুলিতে অন্তর্ভুক্ত নয়।
Custom Field কী?
Custom Field হল এমন একটি ফিল্ড যা আপনি আপনার প্রজেক্টের জন্য প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য তৈরি করেন। Microsoft Project আপনাকে নির্দিষ্ট ফিল্ড তৈরি করার জন্য কয়েকটি কাস্টম ফিল্ডের বিকল্প দেয়, যেমন:
- Text (টেক্সট ফিল্ড)
- Number (নম্বর ফিল্ড)
- Date (তারিখ ফিল্ড)
- Cost (খরচ ফিল্ড)
- Flag (ফ্ল্যাগ ফিল্ড)
এই কাস্টম ফিল্ডগুলো ব্যবহার করে আপনি প্রজেক্টের বিশেষ তথ্য যেমন কাস্টম টাস্ক নাম, নির্দিষ্ট খরচের ডেটা, অগ্রাধিকার বা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ মেট্রিক্স সংরক্ষণ করতে পারবেন।
Custom Field তৈরি করার প্রক্রিয়া
১. Custom Field নির্বাচন করা
Microsoft Project-এ Custom Field তৈরি করতে, প্রথমে আপনি যে তথ্যটি সংরক্ষণ করতে চান তা নির্ধারণ করতে হবে।
- Project ট্যাবে যান।
- Custom Fields বাটন নির্বাচন করুন (এই অপশনটি Project Information থেকে পাওয়া যাবে)।
- এখানে আপনি বিভিন্ন ফিল্ড টাইপের মধ্যে থেকে একটি সিলেক্ট করতে পারেন (যেমন, Text, Number, Date ইত্যাদি)।
- তারপর, Custom Field-টি তৈরি করুন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য যুক্ত করুন।
২. Custom Field সেটআপ করা
কাস্টম ফিল্ড তৈরির পর, আপনি যে কোনো টাস্ক বা রিসোর্সের জন্য এটি অ্যাসাইন করতে পারেন।
- Task Views বা Resource Views-এ গিয়ে আপনি কাস্টম ফিল্ডটি দেখতে পারবেন এবং সেই অনুযায়ী তথ্য প্রবাহিত করতে পারবেন।
Formula কী?
Formula ব্যবহার করে আপনি Custom Fields-এ অটোমেটিক্যালি গণনা করতে পারেন। ফর্মুলা দিয়ে আপনি একাধিক কাস্টম ফিল্ডের মানের ভিত্তিতে গণনা করতে পারেন, যা আপনার প্রজেক্টের কার্যক্রম এবং অগ্রগতি ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি Cost ফিল্ড তৈরি করতে পারেন যা Work এবং Rate ফিল্ডের ভিত্তিতে মোট খরচ হিসাব করবে।
Microsoft Project-এ ফর্মুলা ব্যবহার করে আপনি বিভিন্ন গণনা করতে পারেন, যেমন:
- সময় হিসাব করা
- খরচের অনুমান
- কাজের অগ্রগতি মূল্যায়ন
- টাস্ক বা রিসোর্সের গড় সময়
Formula তৈরি করার প্রক্রিয়া
১. Formula এডিটিং
- Custom Fields উইন্ডোতে যান এবং একটি Custom Field নির্বাচন করুন।
- এরপর, Formula বাটন ক্লিক করুন (এটি Custom Fields উইন্ডোতেই পাওয়া যাবে)।
- ফর্মুলা লেখার জন্য একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে, যেখানে আপনি ফর্মুলা লিখতে পারবেন।
২. Formula Syntax
Microsoft Project-এ ফর্মুলা লেখার জন্য কিছু সাধারণ সিঙ্কট্যাক্স রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ:
- Addition:
[Field1] + [Field2]
(এখানে, Field1 এবং Field2 হল Custom Fields যেগুলোর মান যোগ করা হবে।) - Subtraction:
[Field1] - [Field2] - Multiplication:
[Field1] * [Field2] - Division:
[Field1] / [Field2] - Condition-based Formula: আপনি IIf() ফাংশন ব্যবহার করে শর্তাধীন ফর্মুলা লিখতে পারেন। উদাহরণ:
IIf([Field1] > 10, "High", "Low")(এটি Field1 এর মান 10-এর বেশি হলে "High" এবং অন্যথায় "Low" দেখাবে।)
৩. Formula অ্যাপ্লাই করা
ফর্মুলা তৈরি করার পর, আপনি এটি প্রজেক্টের টাস্ক বা রিসোর্স ফিল্ডে অ্যাপ্লাই করতে পারবেন। এতে করে ঐ কাস্টম ফিল্ডে অটোমেটিক্যালি ফর্মুলার ফলাফল প্রদর্শিত হবে।
Custom Fields এবং Formulas-এর ব্যবহার
১. খরচ হিসাবের জন্য Custom Field
ধরা যাক, আপনি একটি কাস্টম ফিল্ড তৈরি করতে চান যেটি Work এবং Rate ফিল্ডের ভিত্তিতে খরচ হিসাব করবে। এর জন্য ফর্মুলা হতে পারে:
[Work] * [Rate]
এটি অটোমেটিক্যালি খরচ হিসাব করে এবং আপনি তা ফাইলের মধ্যে ট্র্যাক করতে পারবেন।
২. সময়ের উপর ভিত্তি করে টাস্ক অগ্রগতি ট্র্যাক করা
আপনি যদি একটি কাস্টম ফিল্ড তৈরি করেন যা গন্তব্যে পৌঁছানোর জন্য প্রয়োজনীয় সময়ের হিসাব করে, তবে আপনি একটি ফর্মুলা ব্যবহার করতে পারেন যেটি Work এবং Duration ফিল্ডের ভিত্তিতে অগ্রগতি ট্র্যাক করবে।
ফর্মুলা হতে পারে:
[Work] / [Duration]
এটি আপনার টাস্কের অগ্রগতি নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে এবং আপনি তা রিয়েল টাইমে ট্র্যাক করতে পারবেন।
৩. টাস্কের প্রাধিকার নির্ধারণ
Flag কাস্টম ফিল্ড ব্যবহার করে আপনি টাস্কের প্রাধিকার নির্ধারণ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ:
IIf([Priority] > 5, "High", "Low")
এটি যদি প্রাধিকার ৫-এর বেশি হয়, তবে ফ্ল্যাগটি "High" দেখাবে, অন্যথায় "Low" দেখাবে।
Conclusion
Custom Fields এবং Formulas ব্যবহার করার মাধ্যমে আপনি Microsoft Project-এ আপনার প্রজেক্টের ডেটাকে আরও কাস্টমাইজ করতে পারেন, যা আপনাকে বিশেষ মেট্রিক্সের উপর ভিত্তি করে গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে। এই ফিচারগুলো ব্যবহার করে আপনি আপনার প্রজেক্টের কার্যক্রম ট্র্যাক করতে এবং উন্নত বিশ্লেষণ করতে পারবেন, ফলে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট আরও দক্ষ হবে।
Read more
