Microsoft Project-এ Macro হলো একটি সেট অটোমেটিক ক্রিয়াকলাপ যা পুনরায় এবং দ্রুতভাবে একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন করতে সাহায্য করে। আপনি যখন একটি নির্দিষ্ট কাজ অনেকবার করতে চান, তখন Macro Recording এবং Macro Running আপনার সময় বাঁচাতে পারে। Macro তৈরি এবং চালানোর মাধ্যমে একাধিক পদক্ষেপের স্বয়ংক্রিয়তা নিশ্চিত করা যায়, ফলে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট আরো সহজ এবং দ্রুত হয়।
Macro কী?
Macro হল একটি কোডের সেগমেন্ট যা নির্দিষ্ট কাজগুলি অটোমেটিকভাবে সম্পন্ন করতে ব্যবহৃত হয়। Microsoft Project-এ, Macro Recording ব্যবহার করে আপনি কার্যকলাপের সিরিজ রেকর্ড করতে পারেন, এবং পরে তা চালিয়ে আবার একই কাজ অটোমেটিকভাবে সম্পন্ন করতে পারেন। এটি আপনাকে সময় বাঁচাতে এবং প্রজেক্টের কার্যক্রমকে সহজতর করতে সহায়তা করে।
Microsoft Project-এ Macro Record করা
Macro Record করার প্রক্রিয়া খুবই সহজ এবং এটি আপনি কিছু সহজ পদক্ষেপের মাধ্যমে করতে পারেন।
১. Macro Recording চালু করা
- View ট্যাবে যান এবং তারপর Macros গ্রুপে Record Macro অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে আপনাকে নিম্নলিখিত তথ্য প্রদান করতে হবে:
- Macro Name: আপনার ম্যাক্রোর জন্য একটি নাম দিন (যেমন: "TaskUpdate", "ProjectReport" ইত্যাদি)।
- Description: ম্যাক্রোর কাজ সম্পর্কে একটি বর্ণনা দিন (যেমন: "এটি একটি টাস্ক আপডেট করার জন্য ম্যাক্রো")।
- Store Macro In: আপনি ম্যাক্রোটি কোথায় সংরক্ষণ করতে চান তা নির্বাচন করুন। সাধারণত, This Project বা Global Template নির্বাচন করা হয়।
- Shortcut Key: যদি আপনি দ্রুত ম্যাক্রো চালাতে চান, তবে একটি শর্টকাট কিও নির্বাচন করুন।
- OK বাটনে ক্লিক করুন। এরপর, আপনার ম্যাক্রো রেকর্ডিং শুরু হবে।
২. কাজ করা এবং রেকর্ডিং সম্পন্ন করা
- এখন, আপনি যে কাজটি করতে চান তা করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি টাস্ক আপডেট, ডেটা এন্ট্রি, ফাইল সেভ করা, বা অন্য কোনো ক্রিয়াকলাপ।
- একবার আপনি আপনার কাঙ্খিত কাজটি সম্পন্ন করলে, View ট্যাবে ফিরে যান এবং Macros গ্রুপে Stop Recording অপশনটি সিলেক্ট করুন।
এখন, আপনার কাজটি ম্যাক্রোর আকারে রেকর্ড হয়ে গেছে এবং ভবিষ্যতে তা একাধিকবার ব্যবহার করা যাবে।
Microsoft Project-এ Macro Run করা
একবার আপনি একটি ম্যাক্রো রেকর্ড করার পরে, সেটি পুনরায় ব্যবহার করার জন্য চালনা করা যেতে পারে। ম্যাক্রো চালানোর জন্য, আপনাকে শুধু কিছু সহজ পদক্ষেপ অনুসরণ করতে হবে।
১. ম্যাক্রো চালানো
- View ট্যাবে যান এবং Macros গ্রুপে Run Macro অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে, যেখানে আপনি আপনার রেকর্ড করা ম্যাক্রোর নাম দেখতে পাবেন।
- যে ম্যাক্রোটি চালাতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং Run বাটনে ক্লিক করুন।
এখন, আপনার ম্যাক্রোটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হয়ে যাবে এবং রেকর্ড করা কাজটি সম্পন্ন হবে।
২. শর্টকাট কিপ্রয়োগ করে ম্যাক্রো চালানো
যদি আপনি ম্যাক্রো রেকর্ড করার সময় শর্টকাট কিও ব্যবহার করে থাকেন, তবে সরাসরি সেই শর্টকাট কিপ্রয়োগ করে ম্যাক্রো চালানো যেতে পারে। এটি আপনার কাজে আরও দ্রুততা এবং সুবিধা প্রদান করবে।
Macro ব্যবহারের সুবিধা
- সময় বাঁচানো: একই কাজ বারবার করার পরিবর্তে, আপনি ম্যাক্রো ব্যবহার করে সেই কাজটি দ্রুত এবং সহজে সম্পন্ন করতে পারবেন।
- ভুল কমানো: ম্যাক্রো স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্দিষ্ট কাজগুলি সম্পন্ন করতে পারে, ফলে ভুলের সম্ভাবনা কমে যায়।
- পুনরায় ব্যবহারযোগ্যতা: একবার রেকর্ড করা ম্যাক্রো যেকোনো সময় ব্যবহার করা যেতে পারে, এবং এটি সবসময় একই রকম ফলাফল প্রদান করবে।
- পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ সহজ করা: যে কাজগুলো নিয়মিতভাবে করতে হয়, সেগুলির জন্য ম্যাক্রো খুবই কার্যকরী।
Additional Tips
- VBA (Visual Basic for Applications): আপনি যদি আরও কাস্টমাইজড ম্যাক্রো তৈরি করতে চান, তবে VBA ব্যবহার করে আপনার ম্যাক্রো কোড লিখতে পারবেন। এর মাধ্যমে, আপনি আরও জটিল এবং ক্ষমতাশালী ম্যাক্রো তৈরি করতে পারেন।
- Macro Security: মনে রাখবেন যে, ম্যাক্রো কিছু নিরাপত্তা ঝুঁকি তৈরি করতে পারে। তাই ম্যাক্রো চালানোর আগে সুনিশ্চিত হয়ে নিন যে এটি বিশ্বাসযোগ্য এবং নিরাপদ।
Microsoft Project-এ Macro Recording এবং Running করার মাধ্যমে আপনি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের অনেক অটোমেটিক কাজ সহজে এবং দ্রুত সম্পন্ন করতে পারবেন, যা আপনার সময় ও প্রচেষ্টা বাঁচাবে।
Read more
