SharePoint সাইটের Permissions এবং Security Management অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি নির্ধারণ করে কে কিভাবে সাইটের কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবে এবং কে কী ধরনের কাজ করতে পারবে। SharePoint এ সঠিক পারমিশন কনফিগারেশন সাইটের নিরাপত্তা বজায় রাখে এবং তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষা করে।
SharePoint Permissions Levels
Permissions Levels কী?
Permissions Levels হল SharePoint এ কনটেন্ট বা সাইটের উপর একটি ব্যবহারকারীর ক্ষমতা নির্ধারণ করে। এটি ব্যবহারকারীকে নির্দিষ্ট কাজ করার অনুমতি প্রদান করে, যেমন সাইটে ডকুমেন্ট আপলোড করা, ডিলিট করা বা সম্পাদনা করা। SharePoint এর মধ্যে কয়েকটি ডিফল্ট পারমিশন লেভেল রয়েছে:
- Full Control: ব্যবহারকারীকে পুরো সাইটের নিয়ন্ত্রণ দেয়, যেমন সেটিংস পরিবর্তন, সাইট ম্যানেজমেন্ট ইত্যাদি।
- Design: ব্যবহারকারীকে সাইট ডিজাইন বা কনটেন্ট ম্যানেজমেন্ট করার অনুমতি দেয়।
- Edit: ব্যবহারকারীকে কনটেন্ট আপলোড এবং সম্পাদনা করার অনুমতি দেয়, তবে সাইটের ডিজাইন পরিবর্তন করতে পারে না।
- Contribute: ব্যবহারকারীকে কনটেন্টে পরিবর্তন, আপলোড এবং ডিলিট করার অনুমতি দেয়।
- Read: ব্যবহারকারী কেবল কনটেন্ট দেখতে পারে, কিন্তু কোনো পরিবর্তন করতে পারে না।
- Limited Access: ব্যবহারকারীকে কেবল একটি নির্দিষ্ট পেজ বা কন্টেন্ট দেখতে দেয়া হয়, যেমন শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট লাইব্রেরি অ্যাক্সেস করা।
SharePoint Permission Management
Permission Management কী?
Permission Management হল একটি প্রক্রিয়া, যার মাধ্যমে আপনি SharePoint সাইটের বিভিন্ন ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ এবং কাস্টমাইজ করতে পারেন। সঠিক পারমিশন ম্যানেজমেন্ট নিশ্চিত করে যে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট সাইট বা কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারে, যা নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা রক্ষা করে।
Permission Management কনফিগারেশন
স্টেপ ১: SharePoint Site Permissions সেট করা
- Site Settings থেকে Site Permissions নির্বাচন করুন।
- এখানে, আপনি বিভিন্ন Groups তৈরি করতে পারেন (যেমন Owners, Members, Visitors) এবং তাদের জন্য পারমিশন লেভেল নির্ধারণ করতে পারেন।
- ব্যবহারকারীকে একটি গ্রুপে অ্যাড করে সেই গ্রুপের নির্ধারিত পারমিশন অ্যাসাইন করুন।
স্টেপ ২: Permissions inheritance কনফিগারেশন
- Permissions Inheritance নির্ধারণ করে যে একটি সাইট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তার প্যারেন্ট সাইট বা লাইব্রেরি থেকে পারমিশন পাবে কিনা।
- আপনি যদি Break Inheritance নির্বাচন করেন, তাহলে আপনি সেই সাইট বা লাইব্রেরির জন্য আলাদা পারমিশন কনফিগার করতে পারবেন।
- Inherit Permissions নির্বাচন করলে, প্যারেন্ট সাইটের পারমিশনই কার্যকর থাকবে।
SharePoint Security Management
Security Management কী?
Security Management হল SharePoint সাইটের নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণের প্রক্রিয়া, যা ব্যবহারকারীদের কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ, তথ্য রক্ষা এবং অনাকাঙ্ক্ষিত অ্যাক্সেস বন্ধ করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেয়। SharePoint সাইটের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়, যেমন ব্যবহারকারী নিয়ন্ত্রণ, ডেটা এনক্রিপশন, এবং লগিং।
Security Management কনফিগারেশন
স্টেপ ১: User Access Control
- SharePoint এ User Access Control ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস রোল এবং পারমিশন নির্ধারণ করে। এটি নিশ্চিত করে যে প্রতিটি ব্যবহারকারী বা গ্রুপ কেবল তাদের দায়িত্ব অনুযায়ী কাজ করতে পারে।
- ব্যবহারকারী বা গ্রুপকে পারমিশন অ্যাসাইন করার সময়, Minimum Privilege Principle মেনে চলুন, যেখানে কেবলমাত্র প্রয়োজনীয় অ্যাক্সেস প্রদান করা হয়।
স্টেপ ২: Audit Logs এবং Monitoring
- SharePoint এ Audit Logs ব্যবহার করে আপনি সাইটের সমস্ত কার্যকলাপ ট্র্যাক করতে পারেন। এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ নিরাপত্তা টুল, কারণ এটি আপনার সাইটের কোনো অনাকাঙ্ক্ষিত অ্যাক্সেস বা সিকিউরিটি ব্রিচ চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।
- Microsoft 365 Compliance Center থেকে Audit Logs এনাবল করতে পারেন।
স্টেপ ৩: Encryption এবং Data Loss Prevention (DLP)
- SharePoint Online এবং On-Premises উভয়েই Data Encryption প্রদান করে। এটি ডেটা ট্রান্সমিশন এবং স্টোরেজের সময় সুরক্ষিত রাখে।
- Data Loss Prevention (DLP) ব্যবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সংবেদনশীল তথ্য সাইটের বাইরে চলে না বা অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের কাছে পৌঁছায় না।
External Sharing এবং Security
External Sharing কী?
External Sharing এর মাধ্যমে আপনি SharePoint সাইট বা ডকুমেন্ট বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে পারেন। এটি কার্যকরী, তবে সুরক্ষা এবং গোপনীয়তার জন্য সাবধানে কনফিগার করতে হয়।
External Sharing কনফিগারেশন
- Site Permissions থেকে External Sharing অপশনটি নির্বাচন করুন এবং কনফিগার করুন:
- Anyone: যেকোনো বাইরের ব্যক্তি লিঙ্কের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করতে পারবে।
- New and Existing Guests: শুধুমাত্র আমন্ত্রিত বাইরের ব্যবহারকারী শেয়ার করা কন্টেন্ট দেখতে বা এডিট করতে পারবেন।
- Only People in Your Organization: বাইরের ব্যবহারকারীদের শেয়ার করা কন্টেন্টের অ্যাক্সেস বন্ধ রাখবে।
Conclusion
SharePoint Permissions এবং Security Management সঠিকভাবে কনফিগার করলে সাইটের নিরাপত্তা এবং ব্যবহারকারীদের কার্যকরী অ্যাক্সেস নিশ্চিত করা যায়। সঠিক পারমিশন এবং নিরাপত্তা ব্যবস্থাপনা প্রতিষ্ঠানের তথ্য রক্ষা ও ব্যবহারকারী নিয়ন্ত্রণে সাহায্য করে।
SharePoint এ permissions এর মাধ্যমে ব্যবহারকারীদের বিভিন্ন ধরণের অ্যাক্সেস প্রদান করা হয়। SharePoint সাইটের উপাদানগুলোর (যেমন সাইট, লিস্ট, ডকুমেন্ট লাইব্রেরি ইত্যাদি) ওপর নিয়ন্ত্রণ রাখতে permission levels ব্যবহৃত হয়। SharePoint permission levels মূলত ব্যবহারকারীদের কি ধরনের কাজ করার অনুমতি দেওয়া হবে তা নির্ধারণ করে। SharePoint এ প্রধানত তিনটি permission level খুবই গুরুত্বপূর্ণ: Full Control, Edit, এবং Read।
Full Control Permission Level
বর্ণনা
Full Control হলো সর্বোচ্চ পর্যায়ের permission, যা ব্যবহারকারীকে সাইটের সবকিছুতে পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ দেয়। এই permission দিয়ে ব্যবহারকারী SharePoint সাইটের সকল কনফিগারেশন, ব্যবস্থাপনা এবং নিরাপত্তা সেটিংস সম্পাদনা করতে পারে।
ব্যবহারের ক্ষেত্রে
- Site Owners গ্রুপের সদস্যরা সাধারণত Full Control permission পান।
- ব্যবহারকারী যিনি সাইটের সমস্ত কনফিগারেশন এবং সাইটের নিরাপত্তা সেটিংস পরিচালনা করতে চান।
ফিচারসমূহ
- সাইটের নিরাপত্তা সেটিংস সম্পাদনা করতে পারে।
- নতুন লিস্ট এবং ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তৈরি করতে পারে।
- সাইটের ওয়েব পার্টস এবং এপ্লিকেশন কনফিগার করতে পারে।
- Permissions নির্ধারণ এবং অ্যাসাইন করতে পারে।
- সাইটের ডেটা সম্পাদনা, মুছে ফেলা এবং রিস্টোর করতে পারে।
Edit Permission Level
বর্ণনা
Edit permission ব্যবহারকারীকে সাইটের কন্টেন্ট এবং ডকুমেন্ট লাইব্রেরির ওপর সম্পাদনার অধিকার প্রদান করে, তবে সাইটের নিরাপত্তা বা কনফিগারেশন সেটিংস পরিবর্তন করতে পারে না।
ব্যবহারের ক্ষেত্রে
- Site Members গ্রুপের সদস্যরা সাধারণত Edit permission পান।
- যেকোনো ব্যবহারকারী যারা সাইটের কন্টেন্ট সম্পাদনা এবং নতুন কন্টেন্ট যুক্ত করতে চান, কিন্তু সাইটের কনফিগারেশন পরিবর্তন করতে চান না।
ফিচারসমূহ
- লিস্ট এবং ডকুমেন্ট লাইব্রেরি তে কন্টেন্ট যোগ, সম্পাদনা এবং মুছে ফেলা করতে পারে।
- ডকুমেন্ট এর মেটাডেটা আপডেট করতে পারে।
- নতুন ফোল্ডার এবং লিস্ট আইটেম তৈরি করতে পারে।
- তবে সাইটের নিরাপত্তা এবং কনফিগারেশন সেটিংস পরিবর্তন করতে পারে না।
Read Permission Level
বর্ণনা
Read permission ব্যবহারকারীদের শুধুমাত্র ডেটা দেখার অনুমতি দেয়। তারা কন্টেন্ট বা ডকুমেন্ট সম্পাদনা করতে পারবেন না, তবে তারা কেবল দেখতে পারবে।
ব্যবহারের ক্ষেত্রে
- Site Visitors গ্রুপের সদস্যরা সাধারণত Read permission পান।
- যেকোনো ব্যবহারকারী যারা সাইটের কন্টেন্ট শুধুমাত্র দেখবে, তবে তা সম্পাদনা বা পরিবর্তন করতে পারবে না।
ফিচারসমূহ
- ডকুমেন্ট এবং লিস্ট আইটেম দেখতে পারে।
- কেবলমাত্র ডাউনলোড বা প্রিন্ট করতে পারে, কিন্তু সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারে না।
- কোন ধরনের কনফিগারেশন বা নিরাপত্তা পরিবর্তন করতে পারবে না।
Summary of Key Differences
| Permission Level | Access Rights | Typical Users |
|---|---|---|
| Full Control | - Complete control over all settings and content | Site Owners |
| - Modify permissions, security, and configuration | ||
| - Manage all SharePoint features | ||
| Edit | - Can edit content and manage items in libraries | Site Members |
| - Can add, delete, and edit documents and list items | ||
| - Cannot modify site settings or permissions | ||
| Read | - Can only view content and documents | Site Visitors |
| - Cannot add, edit, or delete content | ||
| - Cannot modify any settings |
SharePoint Permissions Customization
SharePoint এ permission levels কাস্টমাইজ করার সুযোগও রয়েছে, যেখানে আপনি পূর্বনির্ধারিত permission levels এর বাইরে গিয়ে নিজস্ব permission levels তৈরি করতে পারেন। এর মাধ্যমে আপনি ব্যবহারকারীদের আরও নির্দিষ্ট বা বিশেষ অ্যাক্সেস প্রদান করতে পারবেন, যেমন:
- View Only: ব্যবহারকারী কেবলমাত্র ডকুমেন্ট দেখতে পারবে, কিন্তু কোনো পরিবর্তন করতে পারবে না।
- Contribute: ব্যবহারকারী কেবলমাত্র ডকুমেন্ট যুক্ত বা সম্পাদনা করতে পারে, তবে সেটি মুছে ফেলতে পারবে না।
এছাড়া, আপনি custom permission levels তৈরি করে কেবল নির্দিষ্ট ফিচার বা ফোল্ডারে অ্যাক্সেস প্রদান করতে পারেন।
এই ছিল SharePoint এর Full Control, Edit, এবং Read permission levels এর পার্থক্য এবং ব্যবহারিক দিক।
SharePoint এর মধ্যে Users এবং Groups তৈরি এবং তাদের Permissions নির্ধারণ করা একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া, যা আপনার সাইটের নিরাপত্তা এবং ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস কন্ট্রোল করে। SharePoint এ, আপনি ব্যবহারকারীদের জন্য বিভিন্ন Permissions সেট করতে পারেন, যাতে নির্দিষ্ট ফিচার বা কনটেন্টে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করা যায়।
Users তৈরি এবং Permissions দেওয়া
স্টেপ ১: SharePoint সাইটে ব্যবহারকারী যোগ করা
- Site Settings এ যান এবং Site Permissions অপশনটি নির্বাচন করুন।
- তারপর Invite people বা Grant Permissions নির্বাচন করুন। এখানে আপনি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীকে সাইটে অ্যাড করতে পারেন।
- আপনি External users যোগ করতে চাইলে, তাদের ইমেইল আইডি ব্যবহার করে ইনভাইট পাঠাতে পারেন।
স্টেপ ২: ব্যবহারকারীর ইমেইল আইডি এবং Permissions নির্বাচন
- ব্যবহারকারীকে যোগ করার সময় তাদের ইমেইল আইডি দিন।
- এরপর, আপনি ওই ব্যবহারকারীকে কী ধরনের Permissions দিতে চান তা নির্বাচন করুন। সাধারণত, তিন ধরনের পারমিশন গ্র্যান্ট করা হয়:
- Full Control: সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস (অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে)
- Edit: ডকুমেন্ট বা কনটেন্ট মডিফাই করার অনুমতি
- Read: কেবলমাত্র ডকুমেন্ট দেখার অনুমতি
- এছাড়া আপনি Unique permissions সেট করতে পারেন যাতে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ফিচার বা সাইটের অংশ অ্যাক্সেস করতে পারে।
স্টেপ ৩: ব্যবহারকারীকে Invites পাঠানো
- Share অপশনটি ক্লিক করে ইনভাইট পাঠান। এইভাবে ব্যবহারকারী সাইটের পারমিশন অনুযায়ী অ্যাক্সেস পাবে।
Groups তৈরি এবং Permissions কনফিগার করা
স্টেপ ১: SharePoint গ্রুপ তৈরি করা
- Site Settings এ গিয়ে People and Groups নির্বাচন করুন।
- তারপর New Group বাটনে ক্লিক করুন। গ্রুপের জন্য একটি নাম, বিবরণ এবং অন্যান্য কনফিগারেশন (যেমন, সাইটের জন্য অনুমতি) দিন।
স্টেপ ২: গ্রুপের পারমিশন কনফিগার করা
- আপনি গ্রুপটি তৈরি করার সময় তাদের জন্য Permissions কনফিগার করতে পারবেন। SharePoint এ সাধারণত নিচের ধরনের পারমিশন গ্রুপে দেয়া হয়:
- Owners: এ গ্রুপটি সাধারণত সাইটের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে কাজ করে। তাদের কাছে সম্পূর্ণ কন্ট্রোল থাকে।
- Members: এ গ্রুপের সদস্যরা সাইটের কনটেন্ট সম্পাদনা করতে পারে (যেমন, ডকুমেন্ট আপলোড করা, ফাইল মডিফাই করা)।
- Visitors: এই গ্রুপের সদস্যরা কেবলমাত্র সাইটের কনটেন্ট দেখতে পারে, তবে তারা কোনো কনটেন্ট সম্পাদনা বা মুছতে পারে না।
স্টেপ ৩: ব্যবহারকারীদের গ্রুপে যোগ করা
- গ্রুপ তৈরি করার পর, People and Groups পৃষ্ঠায় গিয়ে ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট গ্রুপে যোগ করুন।
- Add Users অপশনটি নির্বাচন করুন এবং যে ব্যবহারকারী বা গ্রুপকে আপনি এই গ্রুপে যোগ করতে চান তাদের নাম বা ইমেইল আইডি ইনপুট করুন।
Permissions Assign করা (Permissions সেটিং)
স্টেপ ১: সাইট পারমিশন কনফিগার করা
- Site Permissions নির্বাচন করুন এবং Grant Permissions বা Advanced Permissions Settings অপশনটি ব্যবহার করুন।
- Advanced Permissions Settings এ আপনি আরও বিস্তারিত কনফিগারেশন করতে পারবেন, যেমন:
- Grant Access: সাইটের বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরির অ্যাক্সেস দিতে চান এমন ব্যবহারকারীদের জন্য পারমিশন গ্রান্ট করা।
- Stop Inheriting Permissions: যদি আপনি সাবসাইট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরির জন্য মূল সাইটের পারমিশন ব্যবহার করতে না চান, তবে এই অপশনটি ব্যবহার করে আলাদা পারমিশন কনফিগার করতে পারবেন।
স্টেপ ২: Permissions Levels নির্বাচন করা
- আপনি যেকোনো ব্যবহারকারী বা গ্রুপের জন্য নির্দিষ্ট Permission Levels নির্বাচন করতে পারেন:
- Full Control: ব্যবহারকারীকে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস এবং প্রশাসনিক ক্ষমতা প্রদান করা হয়।
- Design: সাইট ডিজাইন এবং কনফিগারেশন পরিবর্তন করার অনুমতি।
- Edit: ডকুমেন্ট এবং ফাইল সম্পাদনা করার অনুমতি।
- Contribute: কনটেন্ট যোগ বা সম্পাদনা করার অনুমতি, তবে সাইটের সিস্টেম কনফিগারেশন পরিবর্তন করা যাবে না।
- Read: কেবলমাত্র সাইটের কনটেন্ট পড়া এবং দেখার অনুমতি।
- Limited Access: নির্দিষ্ট কনটেন্ট বা ফিচার অ্যাক্সেস করার জন্য সীমিত অনুমতি প্রদান।
স্টেপ ৩: Permissions পরিবর্তন এবং প্রয়োগ করা
- প্রয়োজন অনুযায়ী পারমিশন পরিবর্তন করুন এবং OK বা Save বাটনে ক্লিক করে প্রয়োগ করুন।
Users এবং Groups এর পারমিশন ব্যবস্থাপনা
Permissions Inheritance এবং Unique Permissions
- SharePoint সাইটে সাধারণত Inheritance প্রক্রিয়া ব্যবহার করা হয়, অর্থাৎ মূল সাইটের পারমিশনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাবসাইটে প্রযোজ্য হয়।
- আপনি যদি চাইলে Stop Inheriting Permissions অপশনটি ব্যবহার করে সাবসাইট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরির জন্য Unique Permissions কনফিগার করতে পারেন।
External Sharing কনফিগারেশন
- External Sharing এর মাধ্যমে আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের সাইটের কনটেন্ট শেয়ার করতে পারবেন। তবে, এটি নিরাপত্তার জন্য সাবধানে কনফিগার করা উচিত।
- Anyone: বাইরের লোকদেরও সাইটের কনটেন্ট দেখার বা সম্পাদনা করার অনুমতি দেয়া যেতে পারে।
- New and Existing Guests: শুধুমাত্র নতুন বা পূর্বে অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস দেয়া হবে।
- Only People in Your Organization: শুধু প্রতিষ্ঠান内部 ব্যবহারকারীদের অনুমতি দেয়া হবে।
সারাংশ
SharePoint সাইটের ব্যবহারকারীদের Permissions কনফিগার করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি সাইটের নিরাপত্তা এবং ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করে। সঠিকভাবে Users এবং Groups তৈরি এবং তাদের জন্য Permissions সেট করে, আপনি আপনার সাইটের কনটেন্ট এবং ফিচারগুলোর নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে পারবেন।
SharePoint এ Permissions (পারমিশন) ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, কারণ এটি নির্ধারণ করে কে কী দেখতে পারে এবং কীভাবে সেটি ব্যবহার করতে পারে। SharePoint এ সাধারণত Item Level Permissions এবং Folder Level Permissions ব্যবহৃত হয়। এগুলি ফাইল এবং ফোল্ডারের অ্যাক্সেস কন্ট্রোল করতে ব্যবহৃত হয়, এবং একটি প্রতিষ্ঠানে সঠিক তথ্য নিরাপত্তা এবং ব্যবস্থাপনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। নিচে Item Level Permissions এবং Folder Level Permissions এর বিস্তারিত ব্যাখ্যা দেওয়া হলো।
Item Level Permissions
Item Level Permissions SharePoint সাইটের নির্দিষ্ট items (যেমন, ডকুমেন্ট, তালিকা আইটেম ইত্যাদি) এর জন্য কাস্টম পারমিশন সেট করার পদ্ধতি। এর মাধ্যমে আপনি নির্দিষ্ট ফাইল বা ডকুমেন্টের উপর পারমিশন কনফিগার করতে পারেন এবং অন্যান্য আইটেমগুলোর থেকে আলাদা রাখতে পারেন।
Item Level Permissions এর বৈশিষ্ট্য
- নির্দিষ্ট আইটেমের উপর কন্ট্রোল: আপনি শুধু নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট বা তালিকা আইটেমের জন্য পারমিশন কনফিগার করতে পারবেন, যেটি অন্য ফাইল বা আইটেম থেকে আলাদা থাকবে।
- অনুমতি কাস্টমাইজেশন: View, Edit, Delete, Manage ইত্যাদি পারমিশন শুধুমাত্র নির্দিষ্ট আইটেমের জন্য কাস্টমাইজ করা যায়।
- পর্যাপ্ত নিরাপত্তা: যখন আপনি চান যে কিছু নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট বা ফাইলের অ্যাক্সেস শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীরা দেখুক বা সম্পাদনা করুক, তখন Item Level Permissions ব্যবহার করা হয়।
- পারমিশন হেরিটেজ: যদি একটি ডকুমেন্ট বা আইটেমকে SharePoint লাইব্রেরি বা তালিকা থেকে বিচ্ছিন্ন করা হয়, তবে সেটি ঐ আইটেমটির পারমিশন কাস্টমাইজ করতে সক্ষম হবে।
Item Level Permissions এর উদাহরণ
- আপনি একটি সতর্কতা ডকুমেন্ট বা গোপনীয় রিপোর্ট তৈরি করেছেন এবং চান যে এটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু ব্যবহারকারী দেখতে বা এডিট করতে পারে।
- একটি টাস্ক লিস্ট থেকে একটি নির্দিষ্ট আইটেম, যেটি প্রজেক্ট ম্যানেজারদের জন্য, অন্যদের থেকে আলাদা পারমিশন দেওয়া।
কিভাবে Item Level Permissions সেট করবেন?
- SharePoint লাইব্রেরি বা তালিকার আইটেমটি নির্বাচন করুন।
- "Ellipsis" (তিনটি ডট) ক্লিক করুন এবং Manage Permissions নির্বাচন করুন।
- "Stop Inheriting Permissions" ক্লিক করুন যাতে এটি পূর্বের পারমিশন হেরিট করা বন্ধ করে।
- পারমিশন কাস্টমাইজ করুন যেমন: Add, Remove, বা Edit Permissions ব্যবহারকারীদের জন্য।
Folder Level Permissions
Folder Level Permissions SharePoint এ একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারের জন্য পারমিশন কনফিগার করতে ব্যবহৃত হয়। এর মাধ্যমে আপনি ফোল্ডারের ভিতরে থাকা সমস্ত আইটেমের জন্য পারমিশন কাস্টমাইজ করতে পারেন।
Folder Level Permissions এর বৈশিষ্ট্য
- ফোল্ডারের উপর কন্ট্রোল: একটি সম্পূর্ণ ফোল্ডারের জন্য নির্দিষ্ট পারমিশন সেট করা যায়। এর মাধ্যমে আপনি ফোল্ডারের সমস্ত আইটেমের অ্যাক্সেস কন্ট্রোল করতে পারেন।
- গোষ্ঠীভিত্তিক পারমিশন: একাধিক আইটেমের উপর একই ধরনের পারমিশন প্রয়োগ করা সহজ। উদাহরণস্বরূপ, একটি ফোল্ডারের সকল ফাইলের জন্য একই পারমিশন নির্ধারণ করা।
- পারমিশন হেরিটেজ: যখন আপনি একটি ফোল্ডার তৈরি করেন, তখন সাধারণত ফোল্ডারটির সমস্ত আইটেম তার পারমিশন হেরিট করবে। তবে, আপনি যদি ফোল্ডারটির পারমিশন কাস্টমাইজ করেন, তবে এটি ফোল্ডারের আইটেমগুলোর জন্য নতুন পারমিশন নির্ধারণ করবে।
- স্টোরেজ পরিচালনা: ফোল্ডার পারমিশন ব্যবহার করে আপনি একটি প্রজেক্টের জন্য একসাথে একটি গোষ্ঠী বা বিভাগকে ডকুমেন্ট বা ফাইল অ্যাক্সেস দিতে পারেন।
Folder Level Permissions এর উদাহরণ
- একটি প্রজেক্ট ফোল্ডার যেখানে বিভিন্ন বিভাগ বা টিমের সদস্যরা কাজ করছে, এবং আপনি চান যে একেকটি টিম শুধুমাত্র তাদের কাজের ফোল্ডারে অ্যাক্সেস পাবে, অন্যদের নয়।
- একটি বিভাগীয় ডকুমেন্ট ফোল্ডার যেখানে HR টিম এবং IT টিমের সদস্যদের জন্য আলাদা পারমিশন দেওয়া আছে।
কিভাবে Folder Level Permissions সেট করবেন?
- SharePoint লাইব্রেরি বা ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন।
- "Ellipsis" (তিনটি ডট) ক্লিক করুন এবং Manage Permissions নির্বাচন করুন।
- "Stop Inheriting Permissions" ক্লিক করুন, যাতে এটি পূর্বের পারমিশন হেরিট করা বন্ধ করে।
- কাস্টম পারমিশন অ্যাড করুন, যেখানে আপনি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের বা গোষ্ঠীকে অ্যাক্সেস কন্ট্রোল দিতে পারবেন।
Item Level এবং Folder Level Permissions এর মধ্যে পার্থক্য
- স্কোপ: Item Level Permissions নির্দিষ্ট একটি ডকুমেন্ট বা আইটেমের জন্য পারমিশন কাস্টমাইজ করে, যেখানে Folder Level Permissions পুরো ফোল্ডারের জন্য প্রযোজ্য।
- ব্যবহার: Item Level Permissions সাধারণত নির্দিষ্ট ফাইল বা ডকুমেন্টের গোপনীয়তা রক্ষা করতে ব্যবহৃত হয়, যেখানে Folder Level Permissions সাধারণত বড় ডকুমেন্ট সেট বা প্রকল্পের জন্য ব্যবহৃত হয়।
- নিরাপত্তা: Item Level Permissions আরও সূক্ষ্ম নিরাপত্তা প্রদান করে, কারণ আপনি একাধিক আইটেমের জন্য পারমিশন আলাদাভাবে কাস্টমাইজ করতে পারেন।
সারাংশ: SharePoint এ Item Level Permissions এবং Folder Level Permissions এর মাধ্যমে আপনি ডকুমেন্ট এবং ফোল্ডারের অ্যাক্সেস কন্ট্রোল করতে পারেন। Item Level Permissions নির্দিষ্ট আইটেম বা ডকুমেন্টের জন্য পারমিশন নির্ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়, আর Folder Level Permissions একটি ফোল্ডারের সব আইটেমের জন্য পারমিশন সেট করতে ব্যবহৃত হয়।
External Sharing SharePoint Online এর একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার, যা আপনাকে বাইরের (external) ব্যবহারকারীদের সাথে সাইট, ডকুমেন্ট, বা ফোল্ডার শেয়ার করার অনুমতি দেয়। এটি বিশেষত যখন আপনি বাইরের অংশীদার, ক্লায়েন্ট বা কোলাবোরেটরদের সাথে তথ্য শেয়ার করতে চান, তখন খুবই কার্যকর। তবে, বাইরের অ্যাক্সেসের সময় নিরাপত্তার দিকে সতর্ক থাকা প্রয়োজন, তাই এটি কনফিগার করার সময় কিছু নিয়ম এবং পদ্ধতি অনুসরণ করা উচিত।
External Sharing এর সুবিধা
- বাইরের স্টেকহোল্ডারদের সাথে কোলাবোরেশন: SharePoint সাইটে বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে ডকুমেন্ট এবং ফাইল শেয়ার করা যায়, যা কার্যকর কোলাবোরেশনকে সমর্থন করে।
- সুরক্ষিত শেয়ারিং: বাইরের ব্যবহারকারীদের জন্য সুরক্ষিত শেয়ারিং অপশন প্রদান করা হয়, যেমন শুধুমাত্র নির্দিষ্ট পেজ বা ডকুমেন্ট শেয়ার করা, এবং ফাইলের অ্যাক্সেস এক্সপায়ার করার সুবিধা।
- সহজ অ্যাক্সেস: বাইরের ব্যবহারকারীরা তাদের মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট বা একটি অতিথি (guest) অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইটে প্রবেশ করতে পারে।
External Sharing কনফিগারেশন
স্টেপ ১: Microsoft 365 Admin Center এ External Sharing Enable করা
- Microsoft 365 Admin Center এ লগইন করুন।
- সেখান থেকে SharePoint Admin Center নির্বাচন করুন।
- Policies মেনু থেকে Sharing অপশনটি নির্বাচন করুন।
- Sharing পৃষ্ঠাতে, External Sharing সেকশনে যান এবং Anyone, New and Existing Guests, অথবা Existing Guests Only অপশন নির্বাচন করুন।
- Anyone: এই অপশনে, বাইরের ব্যবহারকারীরা (অথবা কোনো শর্ত ছাড়াই অতিথি) আপনার সাইটের লিঙ্কের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করতে পারে।
- New and Existing Guests: এতে শুধুমাত্র নতুন এবং পূর্বের অতিথি ব্যবহারকারীদের অনুমতি দেওয়া হয়।
- Existing Guests Only: শুধুমাত্র পূর্বে শেয়ার করা ব্যবহারকারীরা তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারবে।
- পরিবর্তনগুলো Save করুন।
External Sharing কনফিগারেশন SharePoint Sites Level এ
স্টেপ ২: SharePoint সাইটে External Sharing Enable করা
- SharePoint Admin Center এ গিয়ে আপনার প্রয়োজনীয় সাইট নির্বাচন করুন।
- সাইটের Settings অপশনে যান এবং External Sharing সেকশনটি খুঁজুন।
- সাইটের জন্য External Sharing অপশনটি কনফিগার করুন। এখানে আপনি শেয়ারিং সেটিংস নির্বাচন করতে পারবেন:
- Anyone: যেকোনো বাইরের ব্যবহারকারী সাইট বা ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবে।
- New and Existing Guests: নতুন এবং আগের অতিথি ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারিং সক্রিয় হবে।
- Only People in Your Organization: কেবল আপনার সংগঠনের সদস্যদের জন্য শেয়ারিং সীমাবদ্ধ থাকবে।
- Save করুন।
External Sharing কনফিগারেশন Document Library এবং Folders Level এ
স্টেপ ৩: Document Library বা Folder Level এ External Sharing
- SharePoint Site এ গিয়ে আপনার ডকুমেন্ট লাইব্রেরি বা ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
- লাইব্রেরি বা ফোল্ডার সেটিংসে গিয়ে Library Settings নির্বাচন করুন।
- এখানে, Sharing সেকশনটি খুঁজে নিন।
- Allow Sharing to External Users অপশনটি সক্রিয় করুন।
- যদি আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের শেয়ারিং নিষিদ্ধ করতে চান, তাহলে Stop Sharing অপশন ব্যবহার করতে পারেন।
- পরবর্তীতে, শেয়ারিং লিঙ্ক তৈরি করে আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইল বা ফোল্ডার শেয়ার করতে পারবেন।
External Sharing এর নিরাপত্তা কনফিগারেশন
স্টেপ ৪: SharePoint Online এ External Sharing এর নিরাপত্তা কনফিগারেশন
External Sharing এর সময় Data Loss Prevention (DLP) এবং Information Rights Management (IRM) ব্যবহার করা উচিত, যাতে আপনার তথ্য সুরক্ষিত থাকে।
- Data Loss Prevention (DLP): SharePoint সাইটে DLP পলিসি প্রয়োগ করুন, যা সংবেদনশীল ডেটা, যেমন ক্রেডিট কার্ড নম্বর বা ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষিত রাখে।
- Information Rights Management (IRM): SharePoint এর IRM ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্ট বা ফোল্ডারে এনক্রিপশন প্রয়োগ করতে পারেন এবং বাইরের ব্যবহারকারীদের জন্য ডকুমেন্টের কপি প্রিভেন্ট করতে পারেন।
External Sharing এর কিছু গুরুত্বপূর্ণ দিক
- Guest Access: বাইরের ব্যবহারকারীরা Guest অ্যাকাউন্ট তৈরি করে শেয়ার করা ডকুমেন্টে অ্যাক্সেস করতে পারে। তাদের জন্য একটি স্বতন্ত্র ওয়েব লিঙ্ক প্রদান করা হয়, যার মাধ্যমে তারা নির্দিষ্ট কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারে।
- Sharing Links: বাইরের ব্যবহারকারীদের শেয়ারিং লিঙ্কের মাধ্যমে সহজে ডকুমেন্ট শেয়ার করা যায়। আপনি চাইলে লিঙ্কের Expiry Date সেট করতে পারেন, যার মাধ্যমে শেয়ার করা লিঙ্কটি একটি নির্দিষ্ট সময় পর অকার্যকর হয়ে যাবে।
- Access Control: বাইরের ব্যবহারকারীদের সঙ্গে শেয়ার করা ফাইল বা সাইটের অ্যাক্সেস পরবর্তীতে সহজেই বাতিল করা যেতে পারে।
SharePoint Online এ External Sharing কনফিগার করা একটি সহজ প্রক্রিয়া হলেও, এটি নিরাপত্তা এবং তথ্যের সুরক্ষা নিশ্চিত করার জন্য সতর্কতার সাথে পরিচালনা করা উচিত।
Read more
