পরীক্ষার ফলাফল সংরক্ষণে ও প্রকাশে স্প্রেডশিট ব্যবহার কেন সুবিধাজনক?

কখনো পাথরে কখনো গাছের বাকলে বিভিন্ন প্রকার চিহ্ন দিয়ে মানুষ হিসাব রাখার চেষ্টা করত। এ চেষ্টা থেকেই মানুষ আবিষ্কার করে অ্যাবাকাস। এখন থেকে ৫০ বছর আগে মানুষের কাছে কাগজ-কলমই ছিল হিসাব করা ও সংরক্ষণের প্রধান উপায়। প্রযুক্তিগত বিকাশে ক্যালকুলেটরের আবিষ্কার মানুষকে হিসাবের ক্ষেত্রে কিছুটা স্বস্তি দেয়। তবুও জটিল ও দীর্ঘ হিসাবের সমস্যা থেকেই যায়। এ সকল সমস্যা নিরসন হয় কম্পিউটার আবিষ্কারের পর।

"ক্যালকুলেটরের চেয়ে স্প্রেডশিট প্রোগ্রামে কাজ করা সুবিধাজনক" নিচে তা আলোচনা করা হলো-
১. স্প্রেডশিটে দৈনন্দিন হিসাব সংরক্ষণ ও বিশ্লেষণ করা যায় যা ক্যালকুলেটরে করা সম্ভব নয়।
২. স্প্রেডশিটে প্রতিবেদন তৈরি করা যায়। ক্যালকুলেটরে প্রতিবেদন তৈরি করা যায় না। স্প্রেডশিটে বিপুল পরিমাণ তথ্য নিয়ে কাজ করা যায়।
৩. স্প্রেডশিটে তথ্য সংরক্ষণ করা যায়।
৪. তথ্যকে আকর্ষণীয়ভাবে উপস্থাপন করা যায় যা ক্যালকুলেটরে সম্ভব নয়।

স্প্রেডশিটের আভিধানিক অর্থ হলো ছড়ানো বড়ো মাপের কাগজ। বড় বড় প্রতিষ্ঠানের বিশাল বিশাল হিসাব সংরক্ষণ ও প্রক্রিয়াকরণের জন্য ব্যবহৃত সফটওয়‍্যারটি হলো স্প্রেডশিট। এটি। একটি ইলেকট্রনিক টেবিল যা তথ্য সংগঠিত করতে, বিশ্লেষণ করতে এবং হিসাব করতে ব্যবহৃত হয়। এটি রো এবং কলামে বিভক্ত থাকে এবং প্রতিটি সেল একটি নির্দিষ্ট ডেটা ধারণ করে। কয়েকটি স্প্রেডশিট সফটওয়্যার হলো মাইক্রোসফট এক্সেল, ওপেন অফিস ক্যালক, কেস্প্রেড ইত্যাদি।

প্রথম স্প্রেডশিট সফটওয়‍্যার হলো VisiCalc, যা সত্তর দশকের শেষের দিকে অ্যাপল কোম্পানি তৈরি করেছিল। এটি। ব্যবসায়িক উপাত্ত ব্যবস্থাপনা সহজ করার জন্য উদ্ভাবিত হয়। পরবর্তীতে মাইক্রোসফট এক্সেল, ওপেন অফিস ক্যালক ও কেম্প্রেডের মতো উন্নত স্প্রেডশিট সফটওয়্যার বাজারে আসে।

স্প্রেডশিটের ব্যবহার করে তথ্য খুব সহজে সংগঠিত করা যায়, তথ্য বিশ্লেষণ করা সহজ হয় এবং হিসাবের কাজ দ্রুত ও -- নির্ভুলভাবে করা যায়। এ সফটওয়্যারে সূত্র ব্যবহারের সুযোগ থাকায় - হিসাবের কাজ সয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন হয়। এছাড়াও, স্প্রেডশিটে বিভিন্ন ধরনের চার্ট ও গ্রাফ তৈরি করা যায় যা তথ্য উপস্থাপনকে আরও সহজ করে। এ সকল কারণে স্প্রেডশিটের ব্যবহার বর্তমানে জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে।

মাইক্রোসফট এক্সেল হলো একটি স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম। এটি মাইক্রোসফট কোম্পানি কর্তৃক উদ্ভাবিত এক্সেল প্রোগ্রাম। এর সাহায্যে গাণিতিক হিসাব-নিকাশের কাজ সহজ করা যায়। মাইক্রোসফট এক্সেলের বিভিন্ন ব্যবহারিক ক্ষেত্র রয়েছে। এর মধ্যে
-দুইটি ব্যবহারিক ক্ষেত্র নিম্নরূপ:
(i) দৈনন্দিন হিসাব সংরক্ষণ ও বিশ্লেষণ,
(ii) বেতনের হিসাব তৈরিকরণ।