আহাদুজ্জামান 'অর্জন বিল্ডার্স লি.'-এর একজন অ্যাসিস্ট্যান্ট হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজার। তার প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন বিভাগের কর্মীদের মধ্যে কিছুটা বিশৃঙ্খলা দেখা যাচ্ছে। তারা কোনো একটি বিষয়ে সন্তুষ্ট নয়— এমন অনুমান করা যাচ্ছে। এর সঠিক কারণ উদঘাটনের জন্য হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজার আহাদুজ্জামানকে দায়িত্ব দিলেন। তিনি উক্ত বিভাগের কয়েকজন ঘনিষ্ঠ কর্মীর সাথে আলোচনা করলেন; বিভিন্ন প্রতিবেদন পর্যালোচনা করলেন; ভিডিও ক্লিপ্‌স দেখে তা বিশ্লেষণ করলেন। এগুলোর ভিত্তিতে তিনি বুঝতে পারলেন যে উৎপাদন বিভাগের শ্রমিকদের অতিরিক্ত কর্মঘণ্টার হিসাব সঠিকভাবে রাখা হচ্ছে না। ফলে তারা আর্থিকভাবে ক্ষতিগ্রস্ত হচ্ছেন।

ওপরের ঘটনায় আহাদুজ্জামানের কাজকে তথ্য সংগ্রহ বলা যাবে। অর্থাৎ, তার ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে কর্মীদের বিশৃঙ্খলা ও কার্যে অসন্তুষ্টির কারণ উদ্ঘাটনের কাজকে তথ্য/উপাত্ত সংগ্রহ বলা হবে।

উপাত্ত থেকে তথ্য পাওয়া যায়। উপাত্ত হলো তথ্যের ক্ষুদ্রতম একক। এটি অক্ষর, শব্দ, সংখ্যা, চিহ্ন প্রভৃতি হতে পারে। এই উপাত্তগুলোকে যৌক্তিক কোনো প্রকাশ করবে। তাই বলা যায়, একাধিক উপাত্তের সমন্বয়ে গঠিত অর্থবোধক কোনো বক্তব্য বা বর্ণনাকেই তথ্য বলা হয়। সুনির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে নির্ধারিত ক্ষেত্র থেকে কাঙ্ক্ষিত তথ্য খুঁজে বের করা বা আহরণ করাকে তথ্য সংগ্রহ বলে। তথ্য হলো কোনো গবেষণা বা পরিসংখ্যানিক কাজের প্রাথমিক ও অপরিহার্য উপাদান। তথ্যসমূহ পরস্পর সম্পর্কযুক্ত হয়। আর এটি কোনো বিশেষ বা নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য সাধনের লক্ষ্যে সংগ্রহ করা হয়।

নির্ধারিত পদ্ধতিতে এই তথ্য খুঁজে নেওয়াকে বলা হয় তথ্য সংগ্রহ। তথ্য হলো গবেষণার প্রাথমিক উপাদান। কোনো পণ্য মানসম্মত ও সুন্দর হতে হলে এর কাঁচামাল উন্নতমানের হতে হয়। একইভাবে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে হলে সঠিক ও সুস্পষ্ট তথ্যের প্রয়োজন হয়। তথ্য বিশ্লেষণ, উপস্থাপন, শ্রেণিবদ্ধকরণ প্রভৃতি সংগৃহীত তথ্যের ওপর নির্ভর করে। তাই তথ্য সংগ্রহের কাজটি যথার্থ ও নির্ভুল হওয়া উচিত।

তথ্য সংগ্রহের উদ্দেশ্য (Objectives of Data Collection)

নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে নির্দিষ্ট বিষয়ে নিয়মতান্ত্রিকভাবে তথ্য খুঁজে বের করাকে তথ্য সংগ্রহ বলা হয়। হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্টের জন্য তথ্য সংগ্রহ একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। বিভিন্ন উদ্দেশ্য সামনে রেখে তথ্য সংগ্ৰহ করা হয়। নিচে তথ্য সংগ্রহের উদ্দেশ্য বর্ণনা করা হলো-

→ পূর্বানুমান (Forecasting): ভবিষ্যতে কী ঘটতে পারে বা কী হতে যাচ্ছে তা আগে থেকে ধারণা করাকে পুর্বানুমান বলে। হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজারকে প্রতিনিয়ত এই কাজটি করতে হয়। আর এটি করা হয় অতীত অভিজ্ঞতা ও সংগৃহীত তথ্যের ভিত্তিতে। তাই বলা যায়, পূর্বানুমান করা তথ্য সংগ্রহের একটি প্রধান উদ্দেশ্য।

→ পরিকল্পনা প্রণয়ন (Planning) : পরিকল্পনা হলো ভবিষ্যৎ করণীয় পূর্বে নির্ধারণ। অর্থাৎ আগামীতে কী করা হবে, তা ঠিক করে নেওয়া হলো পরিকল্পনা প্রণয়ন। প্রাতিষ্ঠানিক পর্যায়ে সর্বদা পরিকল্পনা করতে হয়। তবে এটি সঠিকভাবে করার জন্য প্রয়োজন সঠিক তথ্যের। আর, এজন্য অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক উৎস থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়।

→ সিদ্ধান্ত গ্রহণ (Decision making): একাধিক বিকল্প থেকে একটি বিকল্প বাছাইয়ের কাজকে সিদ্ধান্ত গ্রহণ বলে। ব্যবস্থাপকীয় কাজ পরিচালনার জন্য অনেক ধরনের সিদ্ধান্ত নিতে হয়। সুনির্দিষ্ট বিষয়ে তথ্যের ওপর ভিত্তি করে এসব সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। তাই, সঠিক ও কার্যকর সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

→ গবেষণা পরিচালনা (Conducting research) : গবেষণা হলো জ্ঞানের অন্বেষণ । এটি বৈজ্ঞানিকভাবে কোনো কিছু অনুসন্ধানের কলাকৌশল। এটি নতুন আবিষ্কারের অভিযান। বর্তমান জ্ঞানকে পুনঃনিরীক্ষণের জন্য পদ্ধতিগত তথ্যানুসন্ধান ও বাস্তব ঘটনার আবিষ্কার হলো গবেষণা। এই গবেষণা পরিচালনার সবক্ষেত্রে সুনির্দিষ্ট বিষয়ে তথ্যের প্রয়োজন। এজন্য নির্দিষ্ট পদ্ধতিতে তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

→ প্রতিবেদন তৈরি (Preparing report ): ঊধ্বর্তন কর্তৃপক্ষের নির্দেশে অনেক সময় নির্ধারিত বিষয়ে প্রতিবেদন তৈরি করতে হয়। এই প্রতিবেদন তৈরিতে অনেক তথ্যের প্রয়োজন হয়। এজন্য প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক উৎস হতে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়।

→ তথ্যের যথার্থতা যাচাই (Verifying accuracy of data): অনেক সময় লোকের মাধ্যমে তথ্য সংগ্রহ করা হয়। আবার অনেক সময় এমনিতেই বিভিন্ন ধরনের তথ্য বা সংবাদ পাওয়া যায়। এসব তথ্য বা সংবাদের ওপর ভিত্তি করে কোনো সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত নয়। এজন্য এসব তথ্য যাচাই করতে হয়। আর এজন্য সঠিক পন্থায় তথ্য সংগ্রহ করতে হয়।

→ প্রশাসনিক কাজ পরিচালনা (Operating administrative functions ) : কর্মী পরিচালনা, তাদেরকে নির্দেশনা দেওয়া, তাদের কার্যক্রম মূল্যায়ন করা প্রভৃতি প্রশাসনিক কাজ পরিচালনা করতে বস্তুনিষ্ঠ তথ্য প্রয়োজন। এক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় তথ্যের জন্য ব্যবস্থাপককে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়।

→ নীতি ও কৌশল নির্ধারণ (Determining policy and strategy): রাষ্ট্রীয় পর্যায়ে বা প্রাতিষ্ঠানিক পর্যায়ে অনেক গুরুত্বপূর্ণ নীতি ও কৌশল প্রণয়ন করতে হয়। এসব ক্ষেত্রে বাস্তবসম্মত তথ্যের প্রয়োজন। এজন্য নির্ভরযোগ্য ব্যক্তির মাধ্যমে কার্যকর উপায়ে তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

→ বাজারে অবস্থা যাচাই (Verifying the market conditions): কোনো ব্যবসায় প্রতিষ্ঠান বাজারে কী অবস্থায় আছে, কী পরিমাণ পণ্য বিক্রি হচ্ছে, কত শতাংশ ভোক্তা এই পণ্য ব্যবহার করছে প্রভৃতি বিষয় জানা ব্যবসায়ীদের জন্য জরুরি। এসব বিষয়ে জানার জন্য তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। অর্থাৎ, বাজারে ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের অবস্থান জানার উদ্দেশ্যে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়।

→ ভোক্তা সন্তুষ্টির স্তর যাচাই (Verifying the consumers satisfaction level): প্রতিষ্ঠানের পণ্য বা সেবা ব্যবহার করে ভোক্তারা কোন মাত্রায় সন্তুষ্ট তা জানার জন্য তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। অর্থাৎ, ভোক্তাদের অবস্থা জানার উদ্দেশ্যে তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

→ প্রতিযোগীদের অবস্থা জানা (Knowing the position of competitors): প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠানের গৃহীত পদ্ধতি ও পদক্ষেপের ভিত্তিতে করণীয় নির্ধারণ করতে হয়। এজন্য তাদের অবস্থা জানা জরুরি। তাদের এই অবস্থা জানার জন্য সঠিক পন্থায় তথ্য সংগ্রহ করতে হয়।

    পরিশেষে বলা যায়, ব্যবস্থাপকীয় কাজ পরিচালনায় প্রতিনিয়ত বিভিন্ন ধরনের তথ্যের প্রয়োজন হয়। এই তথ্যের সঠিকতার/শুদ্ধতার ওপর ব্যবস্থাপকীয় পদক্ষেপের সফলতা নির্ভর করে। তাই উপরিউক্ত উদ্দেশ্যে বিভিন্ন পর্যায়ে বিভিন্ন ধরনের তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

তথ্য সংগ্রহের চ্যালেঞ্জ (Challenges of Data Collection )

তথ্য সংগ্রহ প্রতিষ্ঠান পরিচালনার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। এর সফলতার ওপর প্রাতিষ্ঠানিক সফলতা অনেকাংশে নির্ভর করে। তবে সঠিকভাবে তথ্য সংগ্রহ করা খুব সহজ কাজ নয়। এক্ষেত্রে অনেক বাধার সম্মুখীন হতে হয়। তথ্য সংগ্রহে যে চ্যালেঞ্জসমূহের সম্মুখীন হতে হয় তা হলো-

→ সংগ্রহকারীর যোগ্যতা (Capacity of collector) : যিনি তথ্য সংগ্রহ করবেন তার যোগ্যতা একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। অর্থাৎ তিনি তথ্য সংগ্রহে কতটা অভিজ্ঞ, তিনি ব্যক্তি হিসেবে কতটা নির্ভরযোগ্য তা একটি চিন্তার বিষয়। তার দক্ষতা ও নির্ভরযোগ্যতায় ঘাটতি থাকলে তার সংগৃহীত তথ্যের গ্রহণযোগ্যতা কমে যায়। এজন্য এটি তথ্য সংগ্রহের ক্ষেত্রে একটি বড় চ্যালেঞ্জ।

→ সংগ্রহকারীর দৃষ্টিভঙ্গি (Perception of collector) : জগতের সবার দৃষ্টিভঙ্গি এক নয়। দৃষ্টিভঙ্গির ভিন্নতার কারণে চিন্তাভাবনা ও কাজ-কর্মে পার্থক্য দেখা দেয়। তাই তথ্য সংগ্রহকারীর দৃষ্টিভঙ্গি গঠনমূলক না হলে তার সংগৃহীত তথ্য কাজে লাগানো কঠিন হয়ে পড়ে ।

→ অবস্থার পরিবর্তন (Change in situation): জগত সবসময় পরিবর্তনশীল। অনেক সময় কোনো এক অবস্থার প্রেক্ষিতে তথ্য সংগ্রহ করা হয়। পরবর্তীতে ঐ অবস্থা পরিবর্তিত হয়ে যায়। এতে পূর্বে সংগৃহীত তথ্য অকার্যকর হয়ে পড়ে। এটি তথ্য সংগ্রহের ক্ষেত্রে একটি বড় চ্যালেঞ্জ ।

→ সিদ্ধান্তের পরিবর্তন (Change in decision): অনেক সময় ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষ এক ধরনের চিন্তা ভাবনার ভিত্তিতে তথ্য সংগ্রহ করে। পরবর্তীতে উক্ত সিদ্ধান্ত পরিবর্তন হয়ে যায়। এতে যত বিশুদ্ধতার সাথে তথ্য সংগ্রহ করা হোক না কেন, তার কোনো কার্যকারিতা থাকে না।

→ ব্যাখ্যাগত ভিন্নতা (Explanatory differences): একই চিত্র: সিদ্ধান্ত পরিবর্তন বিষয় একেক জন একেকভাবে ব্যাখ্যা করেন। এজন্য সংগৃহীত তথ্যের কেউ কেউ বিপরীতভাবে ব্যাখ্যা উপস্থাপন করতে পারেন। এতে সংগৃহীত তথ্যের কার্যকারিতা নষ্ট হয়ে যায়।

→ মাধ্যমিক তথ্যের বিশুদ্ধতা (Accuracy of secondary data) : অনেক ক্ষেত্রে মাধ্যমিক তথ্য ব্যবহার করতে হয়। অর্থাৎ, অন্য কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সংগৃহীত বা বিশ্লেষণকৃত তথ্য সংগ্রহ করা হয়। তাদের তথ্যের সত্যতা বা বিশুদ্ধতা নিয়ে নিশ্চিত হওয়া কঠিন। এটি তথ্য সংগ্রহের ক্ষেত্রে একটি অন্যতম চ্যালেঞ্জ।

→ সময়সাপেক্ষে (Time consuming) : সঠিক উপায় ও উৎস হতে তথ্য সংগ্রহ করা যেমন কঠিন তেমনি সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। অনেক সময় চিত্র : তথ্য যাচাই দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হয়। তবে সময় স্বল্পতার কারণে সঠিক উপায় ও উৎস হতে তথ্য সংগ্রহ করা কঠিন হয়ে পড়ে।

→ ব্যয়বহুল (Costly): তথ্য সংগ্রহের জন্য প্রস্তুতি, প্রশিক্ষণ প্রদান, সংগ্রহকারীর খরচ, তথ্য সংরক্ষণ ও প্রক্রিয়াজাতকরণসহ সবক্ষেত্রে অর্থ ব্যয় করতে হয়। তবে সব প্রতিষ্ঠানের পক্ষে এ ব্যাপারে অর্থ ব্যয় করা সহজ নয়। তাই ব্যয়বহুল হওয়ায় তথ্য সংগ্রহে বাধাপ্রাপ্ত হতে হয়।

→ সহযোগিতার অভাব ( Lack of cooperation) : ক্রেতা / ভোক্তা বা সাধারণ জনগণের কাছ থেকে প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। তথ্য সরবরাহ করতে তাদের অনেকের মধ্যে অনীহা দেখা যায়। এজন্য তাদের কাছ থেকে সবসময় পুরোপুরি সহযোগিতা পাওয়া যায় না।

পরিশেষে বলা যায়, তথ্য সংগ্রহ একটি জটিল কাজ। এতে প্রাতিষ্ঠানিক-অপ্রাতিষ্ঠানিক বিভিন্ন ধরনের বাধা রয়েছে। এছাড়া এতে উপরিউক্ত চ্যালেঞ্জ মোকাবিলা করতে হয়।

যেকোনো গবেষণা কার্য পরিচালনা বা ব্যবস্থাপকীয় সিদ্ধান্ত গ্রহণে প্রথম কাজ হলো তথ্য সংগ্রহ। পরিস্থিতি ও প্রয়োজনের ভিত্তিতে এই তথ্য সংগ্রহ বিভিন্নভাবে করা যায়। নিচে তথ্য সংগ্রহের পদ্ধতি ও প্রকারভেদ সম্পর্কে বর্ণনা দেওয়া হলো-

▪️ প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহের পদ্ধতি (Methods of Primary Data Collection ) : অনুসন্ধান ক্ষেত্রে উত্তরদাতার কাছ থেকে সরাসরি সংগ্রহ করা তথ্যকে প্রাথমিক তথ্য বলে। গবেষণার জন্য বরাদ্দকৃত অর্থ, সময়, জনশক্তি ও গবেষণার উদ্দেশ্য প্রভৃতির ওপর প্রাথমিক উপাত্ত/তথ্য সংগ্রহের পদ্ধতি নির্ভর করে । প্রাথমিক তথ্য উপাত্ত সংগ্রহের বিভিন্ন পদ্ধতি নিচে আলোচনা করা হলো—

  ১. সাক্ষাৎকার বা সরাসরি/প্রত্যক্ষ ব্যক্তিগত অনুসন্ধান পদ্ধতি (Interview or direct personal investigation method): 

পদ্ধতিতে অনুসন্ধানকারী ব্যক্তিগতভাবে অনুসন্ধান ক্ষেত্রে উপস্থিত হয়ে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করেন। এক্ষেত্রে অনুসন্ধানকারীর সংশ্লিষ্ট বিষয় সম্পর্কে অবশ্যই পূর্বজ্ঞান থাকতে হবে। তাই এ পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে তথ্য সংগ্রহ করতে হলে তথ্য সংগ্রহকারীকে কিছুকাল অনুসন্ধান ক্ষেত্রে অবস্থান করতে হয় । তাকে সেখানকার লোকজনের সাথে কিছুদিন মিশতে হয়। এর ফলে তথ্য সংগ্রহকারী অনুসন্ধান সম্পর্কে মোটামুটি ধারণা লাভ করে ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতার আলোকে তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন। কম গুরুত্বপূর্ণ বা সীমিত পরিসরে অনুসন্ধানের ক্ষেত্রে এ পদ্ধতি বেশি উপযোগী।

২. পর্যবেক্ষণ বা পরোক্ষ মৌলিক অনুসন্ধান (Observation or indirect investigation): সরাসরি উত্তরদাতার কাছ থেকে তথ্য সংগ্রহ না করে অন্য কোনো বিকল্প পদ্ধতিতে তথ্য সংগ্রহকে পরোক্ষ মৌলিক অনুসন্ধান বলে । এই পদ্ধতি অনুযায়ী অনুসন্ধানকারী উত্তরদাতার সাথে প্রত্যক্ষ যোগাযোগ না করে পর্যবেক্ষণ বা আশপাশের লোকজনের সাহায্যে তথ্য সংগ্রহ করে থাকেন।

৩. অনুসন্ধানকারী নিয়োগ করে অনুসন্ধান (Investigation through appointing investigator) : এ পদ্ধতিতে প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত অনুসন্ধানকারীদেরকে তথ্য সংগ্রহের কাজে লাগানো হয়। তারা অনুসন্ধান ক্ষেত্রে গিয়ে দুটি পদ্ধতিতে তথ্য অনুসন্ধান করেন। প্রথমত, অনুসন্ধানকারী প্রতিষ্ঠান থেকে পাওয়া প্রশ্নমালা নিয়ে বিভিন্ন ব্যক্তিকে জিজ্ঞাসা করে তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন। দ্বিতীয়ত, তথ্য সংগ্রহকারী সেখানে প্রত্যক্ষ অনুসন্ধানের মাধ্যমে কারো সাহায্য ছাড়া সরাসরি তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন ।

৪. স্থানীয় সংবাদদাতা নিয়োগ (Appointment of local correspondents): এ পদ্ধতিতে তথ্য সংগ্রহকারী প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন অনুসন্ধান ক্ষেত্রে স্থানীয় ভিত্তিতে প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত সংবাদদাতা নিয়োগ অথবা সংবাদপত্রের প্রতিনিধি নিয়োগ করে। তারা সেখানে সবসময় অবস্থান করেন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করেন।

৫. প্রশ্নমালার সাহায্যে অনুসন্ধান (Investigation through questionnaires) : প্রশ্নমালার সাহায্যে অনুসন্ধান পদ্ধতিতে প্রশিক্ষিত গণনাকারীদেরকে নির্ধারিত প্রশ্নমালা সহকারে অনুসন্ধান এলাকায় পাঠানো হয়। তারা অনুসন্ধান ক্ষেত্রে প্রশ্নাবলির ভিত্তিতে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করেন।

৬. ডাকযোগে প্রশ্নমালা প্রেরণ (Sending questionnaries by Post): এ পদ্ধতিতে অনুসন্ধানকর্তা নির্বাচিত প্রশ্নমালা ডাক মারফত উত্তরদাতাদের নিকট পাঠান এবং চিঠিতে উত্তরদাতাকে ঐ প্রশ্নে সঠিক উত্তর দিতে অনুরোধ করেন। প্রশ্নমালার সাথে একটি ছোট অনুরোধপত্র এবং প্রয়োজনীয় অব্যবহৃত ডাকটিকিটও পাঠানো হয়। উত্তরদাতাগণ অনুসন্ধানকারীর অনুরোধে সাড়া দিয়ে, প্রশ্নমালায় তথ্যাবলি লিপিবদ্ধ করে প্রেরকের ঠিকানায় পাঠিয়ে দেয়। পরে এই উত্তরের ওপর ভিত্তি করে তথ্য সংগ্রহ করা হয়।

৭. টেলিফোন সাক্ষাৎকার (Telephonic interview): অনেক সময় জরুরিভিত্তিতে স্বল্পসময়ে অধিক তথ্য সংগ্রহের জন্য এই পদ্ধতির আশ্রয় নেওয়া হয়। এতে তথ্য সংগ্রাহক টেলিফোনের মাধ্যমে উত্তরদাতার সাক্ষাৎকার নেন এবং তথ্য সংগ্রহ করেন। এক্ষেত্রে তথ্য সংগ্রহকারীর ব্যবহার মার্জিত ও কণ্ঠস্বর স্পষ্ট হওয়া জরুরি।

৮. ই-মেইল পদ্ধতি (E-mail method): ই-মেইল (E-mail)-এর অর্থ হলো ইলেকট্রনিক মেইল (Electrionic mail)। কম্পিউটার নেটওয়ার্কিং প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন ধরনের তথ্যাবলি আদান-প্রদানের প্রক্রিয়াকে ই-মেইল বলা হয়। বর্তমানে প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহের সর্বাধুনিক পদ্ধতি হচ্ছে ই-মেইল পদ্ধতি। ই-মেইলে তথ্য আদান-প্রদানের সাথে সাথে যেকোনো ধরনের ছবি, গ্রাফিক্স প্রভৃতি এক স্থান থেকে অন্য স্থানে পাঠানো যায়। এ পদ্ধতিতে তথ্য সংগ্রহকারী প্রতিষ্ঠান তথ্য সংগ্রহের জন্য একটি ই-মেইল ঠিকানায় (E-mail Address) পূর্ব থেকেই নির্ধারিত প্রশ্ন সংবলিত একটি প্রশ্নমালা (Questionnaires) পাঠান এবং ই-মেইল ঠিকানাটি জনসাধারণকে পত্রিকার মাধ্যমে জানিয়ে দেন। এর ফলে উত্তরদাতাগণ স্বল্প সময়ে প্রশ্নের উত্তর প্রেরণ করতে পারেন। এক্ষেত্রে তথ্যের উত্তর প্রদানকারীর ই-মেইল বা কম্পিউটারে জ্ঞান থাকা জরুরি।

▪️ মাধ্যমিক তথ্য সংগ্রহের পদ্ধতি (Methods of Secondary Data Collection) : অন্য কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সংগৃহীত ও প্রক্রিয়াজাতকৃত তথ্যকে মাধ্যমিক তথ্য বলে। মাধ্যমিক তথ্য সরাসরি উত্তরদাতাদের নিকট হতে সংগ্রহ করা হয় না। তাই মাধ্যমিক তথ্য সংগ্রহ পদ্ধতি প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহ অপেক্ষা অনেক সহজ। প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহের বিভিন্ন পদ্ধতির মতো কোনো পদ্ধতিতে এই তথ্য সংগ্রহ করা হয় না। ফলে মাধ্যমিক তথ্য সংগ্রহ করতে হলে কোনো নির্দিষ্ট পদ্ধতি প্রয়োগ করার প্রয়োজন হয় না। এক্ষেত্রে মাধ্যমিক তথ্যের উৎসসমূহ থেকে তথ্য সংগ্রহ করা হয়। মাধ্যমিক তথ্যের উৎসসমূহ নিচের দুই ধরনের হতে পারে-

(ক) প্রকাশিত উৎস (Published sources) : প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহের পর এই তথ্য বিভিন্ন পত্রপত্রিকা বা অন্য কোনো মাধ্যমের সাহায্যে কখনো কখনো প্রকাশ করা হয়। কোনো গবেষক তার প্রয়োজনীয় তথ্য এরূপ প্রকাশিত প্রতিবেদন থেকে সংগ্রহ করে নিজের প্রয়োজনে ব্যবহার করতে পারেন। প্রাথমিক তথ্য প্রকাশ করে এরূপ প্রতিষ্ঠানসমূহ হলো-

  ১. আন্তর্জাতিক প্রতিষ্ঠান (International organization): বিভিন্ন আন্তর্জাতিক সংস্থা যেমন- জাতিসংঘ (UN), আন্তর্জাতিক অর্থ তহবিল (IMF), বিশ্বব্যাংক (WB), আন্তর্জাতিক শ্রম সংস্থা (ILO), খাদ্য ও কৃষি সংস্থা (FAO), UNICEF, UNESCO প্রভৃতি সংস্থা নির্দিষ্ট সময় পর পর অর্থনৈতিক ও পরিসংখ্যানমূলক প্রতিবেদন প্রকাশ করে।

২. সরকারি ও আধা সরকারি প্রতিষ্ঠান (Government and semi- government organization): দেশের বিভিন্ন সরকারি ও আধা-সরকারি প্রতিষ্ঠান বার্ষিক বিভিন্ন প্রতিবেদন প্রকাশ করে। এগুলোর মধ্যে বিভিন্ন বিশ্ববিদ্যালয়, পৌরসভা, জেলা পরিষদ, স্থানীয় সরকারি প্রতিষ্ঠান, বাংলাদেশ পরিসংখ্যান ব্যুরো, পাবলিক সার্ভিস কমিশন, নির্বাচন কমিশন, বাংলাদেশ পে-কমিশন, বিভিন্ন মন্ত্রণালয় প্রভৃতি উল্লেখযোগ্য।

৩. বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠান (Commercial organization): ব্যবসায় ও অর্থ সম্পর্কিত বিভিন্ন সাময়িকী বা জার্নাল থেকে শিল্প-বাণিজ্য সংক্রান্ত তথ্য জানা যায়। এসব তথ্যের প্রকাশক হলো— চেম্বার অব কমার্স অ্যান্ড ইন্ডাস্ট্রিজ, স্টক এক্সচেঞ্জ, বণিক সমিতি প্রভৃতি ।

৪. গবেষণা প্রতিষ্ঠান (Research institute): বিভিন্ন গবেষণা প্রতিষ্ঠান সময় উপযোগী বিভিন্ন তথ্য প্রকাশ করে। বাংলাদেশে এই ধরনের প্রতিষ্ঠান হলো— বাংলাদেশ উন্নয়ন গবেষণা প্রতিষ্ঠান (Bangladesh Institute of Development Studies-BIDS), বাংলাদেশ কৃষি গবেষণা ইনিস্টিটিউট (Bangladesh Agricultural Research Institute-BARI) প্রভৃতি ।

৫. সংবাদপত্র ও সাময়িকী (Newspapers and periodicals) : অনেক প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন পত্র-পত্রিকা ও সাময়িকীতে প্রতিনিয়ত বিভিন্ন তথ্য প্রকাশ করে থাকে। আবার, বিশেষ বিশেষ ক্ষেত্রে অনেক প্রতিষ্ঠান পত্র-পত্রিকায়। ক্রোড়পত্র প্রকাশ করে থাকে। বিভিন্ন আর্থ-সামাজিক, রাজনৈতিক অবস্থার জরিপের ফলাফলসহ বিভিন্ন বিষয়ের গবেষণা এতে স্থান পায়। তাই সংবাদপত্র ও সাময়িকী মাধ্যমিক তথ্যের উল্লেখযোগ্য উৎস এবং দলিল হিসেবে কাজ করে। এসব সংবাদপত্র ও সাময়িকীর মধ্যে আন্তর্জাতিক সংবাদপত্র যেমন- Times News, The Economist প্রভৃতি উল্লেখযোগ্য।

৬. বিভিন্ন কমিশন ও কমিটি (Various commissions and committees): সরকার কর্তৃক গঠিত বিভিন্ন কমিশন ও কমিটি যেমন – বিশ্ববিদ্যালয় মঞ্জুরি কমিশন, নির্বাচন কমিশন, সরকারি কর্ম কমিশন, প্রশাসনিক সংস্কার কমিটি, শিক্ষা কমিশন প্রভৃতির রিপোর্ট মাধ্যমিক তথ্যের অন্যতম উৎস।

(খ) অপ্রকাশিত উৎস (Unpublished sources): প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহের পর অনেক সময় এটি কোনো প্রচার মাধ্যমের সাহায্যে প্রকাশ করা হয় না। কোনো গবেষক ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করে প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তির কাছ থেকে এ ধরনের তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন। এই অপ্রকাশিত তথ্যের উৎস সাধারণত ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকে। এ উৎস একেবারে কম নেই। সরকারি ও বেসরকারি অফিসে সংরক্ষিত রেকর্ডসমূহকে অপ্রকাশিত উৎস বলা যায়।

পরিশেষে বলা যায়, তথ্য সংগ্রহ যেকোনো প্রতিষ্ঠান পরিচালনার জন্য অতি প্রয়োজনীয় একটি কাজ। আর এজন্য বিভিন্ন উৎস প্রচলিত রয়েছে। এজন্য উপরিউক্ত উৎস ও পদ্ধতিগুলোই সচরাচর ব্যবহার করা হয়ে থাকে ।

কোনো নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে ব্যবহারযোগ্য কোনো খবর বা সংগৃহীত বৈশিষ্ট্যকে তথ্য বলা যায়। বিভিন্নভাবে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা হয়ে থাকে। এ সংগৃহীত তথ্য সঠিক নিয়মে সংরক্ষণ করতে হয়। অন্যথায় এগুলো নষ্ট বা হারিয়ে যেতে পারে। তথ্য সংরক্ষণে যেসব পদ্ধতি ব্যবহার হয়ে থাকে তা নিচে বর্ণনা করা হলো- 

ক. নথিবদ্ধকরণ (Filing) : কাগুজে পদ্ধতিতে সংগৃহীত তথ্য ফাইলে সংরক্ষণ করা হয়ে থাকে। এক্ষেত্রে সংগৃহীত তথ্য সরাসরি ফাইলবন্দি করা হয় অথবা কম্পিউটারে প্রয়োজন মতো কম্পোজ করে তার প্রিন্ট কপি ফাইলে রাখা হয়। 

খ. সফটওয়্যারে সংরক্ষণ (Storing by software): সংগৃহীত তথ্য প্রয়োজন অনুযায়ী কোনো সফটওয়্যারে ইনপুট দিয়ে উক্ত সফটকপি সংরক্ষণকে সফটওয়্যারে তথ্য সংরক্ষণ বলা যায়। এজন্য প্রথমে তথ্য ইনপুট দিতে হয় বা ডেটা এন্ট্রি দিতে হয়। এক্ষেত্রে কোনো স্ট্যান্ডার্ড সফটওয়্যার যেমন- MS Excell MS Access প্রভৃতি ব্যবহার করা যায়। আবার, প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব সফটওয়্যার বা কাস্টমাইজড সফটওয়্যার ব্যবহার করা যায়। এ ইনপুটকৃত ফাইল সংরক্ষণের দুটি পদ্ধতি রয়েছে, যথা-

→ নিজস্ব ব্যবস্থাপনায় সংরক্ষণ (Storing in own management): প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব তত্ত্বাবধানে নিজস্ব ডিভাইস ব্যবহার করে তথ্য সংরক্ষণ করা যায়। এক্ষেত্রে স্থায়ী ডিভাইস তথা হার্ডডিস্ক ব্যবহার করা যায়। আবার, পরিবহনযোগ্য বা সহজে বহনযোগ্য ডিভাইস ব্যবহার করা যায়। এর অন্তর্ভুক্ত হলো— মেমোরি কার্ড, পেন ড্রাইভ, সিডি/ডিভিডি প্রভৃতি। এগুলোর নিরাপত্তা খুব বেশি না থাকলেও এতে গোপনীয়তা বজায় রাখা সহজ হয়। এজন্য এগুলো সচরাচর সবক্ষেত্রেই ব্যবহার হয়ে থাকে ।

→ সার্ভারে সংরক্ষণ (Storing in server): এন্ট্রি দেওয়া তথ্য বা প্রক্রিয়াকৃত তথ্য সার্ভারে সংরক্ষণ করা যায় । এতে অতিরিক্ত কোনো ডিভাইস লাগে না। এছাড়াও এতে ব্যয় বহন করতে হয় না। যেকোনো প্রতিষ্ঠান ইন্টারনেট সংযোগের মাধ্যমে গুগল ড্রাইভের মতো জায়গায় তাদের দরকারি তথ্যাদি সংরক্ষণ করতে পারে। এতে তথ্য নষ্ট হওয়া বা হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকে না। বিশ্বের যেকোনো জায়গায় থেকে সহজেই এই তথ্য দেখা ও ব্যবহার করার সুযোগ থাকে ।

  পরিশেষে বলা যায়, তথ্য সংগ্রহ একটি জটিল কাজ। অনেক তথ্য থাকে যেগুলো প্রতিষ্ঠানের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ ও গোপনীয়। এক্ষেত্রে তা সংরক্ষণ করা একটি জরুরি বিষয়। এই সংরক্ষণের জন্য উপরিউক্ত পদ্ধতিসমূহ ব্যবহার হয়ে থাকে। কোনো প্রতিষ্ঠান চাইলে এগুলোর একাধিক পদ্ধতি একইসাথে ব্যবহার করতে পারে।