সংক্ষিপ্ত-প্রশ্নোত্তর সমাধান

কারবারি লেনদেনসমূহ সংঘটিত হওয়ার পর তারিখের ক্রম অনুযায়ী ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ বিশ্লেষণ করে সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যাসহ যে বইয়ে সর্বপ্রথম লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে জাবেদা বা জার্নাল বলা হয়। জাবেদা হিসাবের প্রাথমিক বই। দুতরফা দাখিলা পদ্ধতির প্রথম সোপান হলো জাবেদা বই। এই বইতেই লেনদেনসমূহ সর্বপ্রথম ডেবিট ও ক্রেডিট দেখিয়ে তারিখ অনুযায়ী সাজিয়ে লেখা হয়।

লেনদেন সংঘটিত হওয়ার সাথে সাথে তা তারিখের ক্রমানুসারে বিবরণসহ লেখা হয়। লেনদেনের এই বিবরণ ডেবিট-ক্রেডিট পক্ষে বিশ্লেষণ করে প্রাথমিকভাবে জাবেদাতে লেখা হয়। পরবর্তীতে তা পাকা বই খতিয়ানে স্থানান্তর করা হয়। লেনদেন সংঘটিত হওয়ার পর প্রাথমিকভাবে জাবেদায় লিপিবদ্ধ হয় বলে জাবেদাকে হিসাবের প্রাথমিক বই বলা হয়।

জাবেদাকে হিসাবের সহকারী বই বলা হয়। কারণ জাবেদা খতিয়ানের সহকারী বই। কারবারি লেনদেনসমূহ সরাসরি পাকা বই খতিয়ানে না লিখে প্রাথমিক অবস্থায় ডেবিট ও ক্রেডিট চিহ্নিত করে জাবেদা বইতে লেখা হয় এবং পরে সেগুলোকে শ্রেণিবিন্যাস করে খতিয়ানে স্থানান্তরিত করা হয়।

জাবেদার দুটি কাজ হলো-
(i) প্রতিটি কারবারি লেনদেনের সপক্ষে প্রমাণপত্র বা উৎস-দলিল পাওয়ার সাথে সাথে জাবেদা নামক প্রাথমিক বইয়ে এদের জন্য দাখিলা প্রদান করা হয়।
(ii) জাবেদাভুক্তিকালে প্রধান কাজ হলো প্রতিটি লেনদেনের ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ বিশ্লেষণ করা, যাতে উক্ত হিসাবখাতগুলো খতিয়ানে স্থানান্তর করা সহজ হয়।

জাবেদার দুটি গুরুত্ব হলো-
(i)লেনদেনের মোট সংখ্যা ও পরিমাণ জানা জাবেদায় লেনদেন তারিখের ক্রমানুসারে লেখা হয় বলে নির্দিষ্ট তারিখে, সপ্তাহে বা মাসে মোট কয়টি লেনদেন ঘটেছে তা সহজেই জানা যায়,
(ii) লেনদেনের ব্যাখ্যা: লেনদেন সম্পর্কিত কোনো সন্দেহ বা প্রশ্ন দেখা দিলে জাবেদা হতে তার ব্যাখ্যা পাওয়া সম্ভব।

জাবেদার দুইটি বৈশিষ্ট্য নিম্নরূপ:
(i) জাবেদার প্রধান বৈশিষ্ট্য হলো ইহা পাঁচটি ছকে বা পাঁচটি ঘরে বিন্যস্ত হবে। যেমন- তারিখ, বিবরণ, খতিয়ান পৃষ্ঠা, ডেবিট টাকা ক্রেডিট টাকা।

(ii) জাবেদার অন্য একটি বৈশিষ্ট্য হলো এটি হিসাবের প্রাথমিক বই। প্রতিটি লেনদেন তারিখের ক্রমানুসারে উপযুক্ত ব্যাখ্যাসহ প্রাথমিকভাবে জাবেদায় লেখা হয়।

জাবেদায় প্রতিটি লেনদেন লিপিবদ্ধ করা হয়। ফলে লেনদেনের মোট সংখ্যা ও পরিমাণ জানা যায়। জাবেদায় ব্যাখ্যা থাকার ফলে লেনদেন সংঘটিত হওয়ার কারণ জানা যায়। তারিখের ক্রমানুসারে লিপিবদ্ধ হওয়ায় ভবিষ্যৎ সূত্র হিসেবে কাজ করে। জাবেদা দাখিলার ফলে হিসাবে ভুল-ত্রুটি ও খতিয়ানে বাদ পড়ার সম্ভাবনা হ্রাস পায়।

জাবেদা থেকে লেনদেনসমূহ স্থানান্তরিত করে খতিয়ান তৈরি সহজ ও নির্ভুল হয়। তাই জাবেদাকে খতিয়ানের সহায়ক বই বলা হয়। জাবেদা বই সংরক্ষণ বাধ্যতামূলক নয়। কিন্তু খতিয়ান তৈরির সুবিধার্থে জাবেদা প্রয়োজন। আবার লেনদেন সংঘটিত হবার পর সরাসরি খতিয়ানে লিপিবদ্ধ করতে গেলে ভুল হতে পারে। আবার বাদ পড়তেও পারে। যা খতিয়ানে সঠিক ফলাফল নির্ণয়ে সহায়তা করে।'

যে বইতে লেনদেনের ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ বিশ্লেষণ করে তারিখের ক্রমানুসারে লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে জাবেদা বলে। জাবেদা লেনদেনের প্রমাণ/দলিল হিসেবে কাজ করে। লেনদেনসমূহ তারিখের ক্রমানুসারে থাকায় সহজেই ভবিষ্যতে কোনো প্রয়োজনে তা ব্যবহার করা যায়। তাই বলা যায়, জাবেদা ভবিষ্যৎ সূত্র হিসেবে কাজ করে।

সাধারণ জাবেদার নমুনা ছকে পাঁচটি ঘর বা কলাম থাকে।
যথা- তারিখ, বিবরণ, খতিয়ান পৃষ্ঠা (খ. পৃ.), ডেবিট টাকা ও ক্রেডিট টাকা।

সাধারণ জাবেদার নমুনা ছকের বৈশিষ্ট্য নিম্নরূপ:
(i) তারিখের কলামে লেনদেন সংঘটিত হওয়ার তারিখ অর্থাৎ বছর, মাস ও দিন সহকারে উল্লেখ থাকবে। অবশ্যই লেনদেন সংঘটিত হওয়ার ধারাবাহিকতা রক্ষা করেই জাবেদা প্রদান করতে হবে। তারিখ লেখার সময় প্রথমে সাল, তারপর মাস এবং দিন বসাতে হয়।
(ii) বিবরণের কলামে লেনদেনের সঙ্গে জড়িত ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ/হিসাব উল্লেখ করা হয়। সর্বদা ডেবিট পক্ষ প্রথম এবং ক্রেডিট পক্ষ দ্বিতীয় লাইনে লেখা হয়। পাশাপাশি অল্প কথায় লেনদেনটি ব্যাখ্যাও করা যায়।

জাবেদা প্রধানত ২ প্রকার। যথা- বিশেষ জাবেদা ও প্রকৃত জাবেদা। সাধারণ জাবেদা ও প্রকৃত জাবেদা একই অর্থবোধক। বিশেষ জাবেদা হচ্ছে একই ধরনের লেনদেন লিপিবদ্ধ করার জন্য তৈরিকৃত প্রাথমিক বই। আর যেসব লেনদেন বিশেষ জাবেদায় অন্তর্ভুক্ত হয় না, সেসব লেনদেন প্রকৃত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

বিশেষ জাবেদাকে ছয়টি শ্রেণিতে ভাগ করা হয়েছে। যথা- (i) ক্রয় জাবেদা, (ii) বিক্রয় জাবেদা, (iii) ক্রয় ফেরত জাবেদা, (iv) বিক্রয় ফেরত জাবেদা, (v) নগদ প্রাপ্তি জাবেদা, (vi) নগদ প্রদান জাবেদা।

বিক্রয়ের উদ্দেশ্যে প্রতিষ্ঠান যা ক্রয় করে তা-ই পণ্য। এই পণ্য ক্রয় নগদে বা বাকিতে কিংবা উভয় ধরনের হতে পারে। বাকিতে ক্রয়কৃত পণ্য ক্রয় জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়। চালানের ওপর ভিত্তি করেই ক্রয় জাবেদা প্রস্তুত করা হয়।

ক্রয়কৃত পণ্য ফরমায়েশ অনুযায়ী না হওয়া, নিম্নমানের বা মেয়াদ উত্তীর্ণ পণ্য সরবরাহ করা হলে ক্রেতা বিক্রেতাকে পণ্য ফেরত পাঠায়। পণ্য ফেরত পাঠানোর জন্য ক্রেতা একটি ডেবিট নোট প্রস্তুত করে বিক্রেতার নিকট প্রেরণ করে এবং ক্রয় ফেরত জাবেদা প্রস্তুত করে।

ক্রেতার নিকট হতে ডেবিট নোটসহ পণ্য ফেরত পাওয়ার পর বিক্রেতা-ক্রেতাকে পণ্য ফেরত পাওয়া এবং তাদের হিসাব খাতকে ক্রেডিট করার বিষয় নিশ্চিত করে ক্রেডিট নোট প্রস্তুত করে। প্রস্তুতকৃত ক্রেডিট নোট বিক্রেতা ক্রেতাকে প্রেরণ করে এবং ফেরত পাওয়া পণ্যের জন্য বিক্রয় ফেরত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করে।

যে জাবেদায় শুধুমাত্র নগদ প্রাপ্তিসমূহ লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে নগদ প্রাপ্তি জাবেদা বলে। নগদ প্রাপ্তি জাবেদা বিশেষ জাবেদার অন্তর্ভুক্ত। আর যে জাবেদায় শুধুমাত্র নগদ প্রদানসমূহ লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে নগদ প্রদান জাবেদা বলে। নগদ প্রদান জাবেদাও বিশেষ জাবেদার অন্তর্ভুক্ত।

নগদে পণ্য ক্রয় করা হলে খরচ বৃদ্ধি পায় তাই ক্রয় হিসাব ডেবিট হয়। আবার নগদ নামক সম্পত্তি কমে যায় তাই নগদান হিসাব ক্রেডিট হয়। অপরদিকে, নগদে পণ্য বিক্রয় করা হলে নগদ, নামক সম্পদ বৃদ্ধি পায় তাই নগদান হিসাব ডেবিট হরে এবং আয় বৃদ্ধি পাওয়ায় বিক্রয় হিসাব ক্রেডিট হবে।

ধারে পণ্য ক্রয় করা হলে খরচ বৃদ্ধি পায়, তাই ক্রয় হিসাব ডেবিট। অন্যদিকে পাওনাদার নামক দায় বৃদ্ধি পায়, তাই পাওনাদার হিসাব ক্রেডিট হবে। আবার ধারে পণ্য বিক্রয় করা হলে দেনাদার নামক সম্পদ বৃদ্ধি পায়, তাই দেনাদার হিসাব ডেবিট হবে। অন্যদিকে আয় বৃদ্ধি পাওয়ায় বিক্রয় হিসাব ক্রেডিট হবে।

ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়ের প্রয়োজনে পণ্য ব্যবহার, বিজ্ঞাপনের জন্য পণ্য বিতরণ, পণ্য চুরি, পণ্য নষ্ট প্রভৃতি লেনদেনের কলে পণ্যের পরিমাণ হ্রাস পায়, তাই এই সকল ক্ষেত্রে ক্রয় হিসাব ক্রেডিট হবে। যেমন: ব্যক্তিগত প্রয়োজনে পণ্য উত্তোলন করা হলে উত্তোলন হিসাব ডেবিট ও ক্রয় হিসাব ক্রেডিট হবে।

সম্পদ ক্রয়-বিক্রয়ের ক্ষেত্রে নতুন, পুরাতন, ক্রয়, বিক্রয় প্রভৃতি শব্দ ব্যবহার করা যাবে না। যেমন- আসবাবপত্র ক্রয় হিসাব, পুরাতন যন্ত্রপাতি বিক্রয় হিসাব, নতুন অফিস সরঞ্জাম হিসাব প্রভৃতি নামে হিসাব খোলা যাবে না। শুধু উক্ত সম্পদের নাম লিখতে হবে।
নতুন আসবাবপত্র করা করা হলে-

পণ্য, নগদ অর্থ বা কোনো সম্পদ চুরি অথবা বিনষ্ট হলে বিবিধ ক্ষতি হিসাব নামে লিপিবদ্ধ হবে। যেমন- ক্যাশবাক্স হতে টাকা চুরি হলে- বিবিধ ক্ষতি হিসাব ডেবিট এবং নগদান হিসাব ক্রেডিট হবে।

যেকোনো উৎস হতে চেক পাওয়া গেলে, তা ব্যাংক হিসাবে লিপিবদ্ধ করতে হবে। কারণ প্রতিষ্ঠানকে বাহক বা খোলা চেক প্রদান করা হয় না, হিসাব প্রদেয় চেক (Account Payee) প্রদান করা হয়। চেক পাওয়া গেলে ব্যাংক হিসাব ডেবিট করতে হয়। যেমন- পণ্য বিক্রয় বাবদ রাজীবের নিকট হতে চেক প্রাপ্তি। জাবেদা দাখিলাটি
নিম্নরূপ-

প্রকৃত জাবেদাকে পাঁচটি শ্রেণিতে ভাগ করা হয়েছে। যথা- (i) সংশোধনী জাবেদা, (ii) সমন্বয় জাবেদা, (iii) সমাপনী জাবেদা, (iv) প্রারম্ভিক জাবেদা, (v) অন্যান্য জাবেদা।

লেনদেন লিপিবদ্ধকরণে কোনো ভুল সংঘটিত হলে হিসাবে কাটা-ছেঁড়া করে ঠিক করা যায় না। জাবেদা দাখিলার মাধ্যমে উক্ত ভুল সংশোধন করতে হয়। ভুল সংশোধনের জন্য যে জাবেদা দাখিলা প্রদান করা হয়, তা-ই সংশোধনী জাবেদা।

আর্থিক ফলাফল নিরূপণের জন্য আর্থিক বিবরণী প্রস্তুত করা হয়। আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় বকেয়া বা অগ্রিম খরচ, প্রাপ্য অথবা অগ্রিম প্রাপ্ত আয়, অবচয় বা অবলোপন, কুঋণ সঞ্চিতি ইত্যাদি লেনদেনের প্রাথমিক হিসাব বইতে অন্তর্ভুক্তির জন্য যে জাবেদা প্রস্তুত করা হয়, তাকে সমন্বয় জাবেদা বলে।

কোনো নির্দিষ্ট বছরের মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় পরবর্তী বছরের হিসাবে কোনো প্রভাব ফেলবে না। তাই আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাবসমূহ বন্ধ করে দিতে হয়। আর এই মুনাফা জাতীয় আয় ও ব্যয় বন্ধ করার জন্য যে জাবেদা দাখিলা দেওয়া হয় তাকে সমাপনী জাবেদা বলে। এর মাধ্যমে উত্তোলন হিসাবও বন্ধ করা হয়।

আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় সমাপনী জাবেদা দিতে হয়। কোনো নির্দিষ্ট হিসাবকালের মুনাফাজাতীয় আয় ও ব্যয় পরবর্তী বছরের হিসাবে কোনো প্রভাব ফেলবে না। তাই আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় মুনাফাজাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাবসমূহ বন্ধ করে দিতে হয়। আর সমাপনী জাবেদার মাধ্যমেই এই হিসাবসমূহ বন্ধ করা হয়। তাছাড়া আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় সমাপনী জাবেদার মাধ্যমে উত্তোলন হিসাবও বন্ধ করা হয়

নতুন ব্যবসায় শুরু করার সময় এবং হিসাবকালের শুরুতে এক ধরনের জাবেদা দাখিলা দেয়া হয়। সম্পদ, দায় ও মালিকানাস্বত্ব হিসাবগুলো নিয়ে প্রস্তুতকৃত এই জাবেদাকে প্রারম্ভিক জাবেদা বলে। প্রারম্ভিক দাখিলায় সব সম্পত্তি ডেবিট এবং দায় ও মূলধন হিসাবকে ক্রেডিট ধরা হয়। এই দাখিলার উদ্দেশ্য পূর্ববর্তী হিসাবকালের হিসাবসমূহকে (সম্পত্তি, দায় ও মালিকানাস্বত্ব) পরবর্তী-বছরে নিয়ে আসা। প্রারম্ভিক জাবেদা চলমান প্রতিষ্ঠান ধারণা অনুযায়ী দেওয়া হয়।

কোনো নির্দিষ্ট বছরের মুনাফাজাতীয় আয় ও ব্যয় পরবর্তী বছরের হিসাবে কোনো প্রভাব ফেলবে না। তাই আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতের সময় মুনাফাজাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাবসমূহ বন্ধ করে দিতে হয়। সাধারণত আয় হিসাব ক্রেডিট উদ্বৃত্ত ও ব্যয় হিসাব ডেবিট উদ্বৃত্ত প্রকাশ করে। মুনাফাজাতীয় আয় ও ব্যয় হিসাব বন্ধ করার জন্য, আয় হিসাব ডেবিট ও ব্যয় হিসাব ক্রেডিট করতে হবে। তাছাড়া সমাপনী জাবেদার মাধ্যমে উত্তোলন হিসাবও বন্ধ করা হয়।

বিশেষ জাবেদার লেনদেনসমূহ (নগদ প্রাপ্তি জাবেদা, নগদ প্রদান জাবেদা, ক্রয় জাবেদা, বিক্রয় জাবেদা, ক্রয় ফেরত জাবেদা, বিক্রয় ফেরত জাবেদা) এবং প্রকৃত জাবেদা (প্রারম্ভিক জাবেদা, সমাপনী জাবেদা, সংশোধনী জাবেদা, সমন্বয় জাবেদা) ব্যতীত অন্যান্য যেসব লেনদেন ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে সম্পন্ন হয়, সেগুলো অন্যান্য জাবেদায় লিপিবদ্ধ হয়। যেমন- ধারে সম্পত্তি ক্রয়-বিক্রয়, বাট্টা প্রাপ্তি, বাট্টা প্রদান, পণ্য বিতরণ প্রভৃতি।

সাধারণ অর্থে, কোনো বস্তুর নির্ধারিত মূল্য অপেক্ষা কম মূল্যে ক্রয় সম্ভব হলে, যতটুকু মূল্য কম পরিশোধ করা হলো, তা-ই বাট্টা। ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে এই বাট্টা দেওয়া ও পাওয়া উভয়ই হয়ে থাকে। বাট্টা সাধারণত দুই ভাগে ভাগ করা হয়। যথা- (১) কারবারি বাট্টা, (২) নগদ বাট্টা।

বিক্রেতা পণ্যের বিক্রয়মূল্য নির্ধারণ করে। বিক্রয় বৃদ্ধির জন্য বিক্রেতা যখন পূর্বনির্ধারিত বিক্রয়মূল্য অপেক্ষা কম মূল্যে পণ্য বিক্রয় করে, তা কারবারি বাট্টা হিসেবে গণ্য করা হয়। এই কারবারি বাট্টা বিক্রেতার জন্য বিক্রয় বাট্টা এবং ক্রেতার জন্য ক্রয় বাট্টা। ক্রেতা বা বিক্রেতা কেউই এই বাট্টার হিসাব রাখে না।

ব্যবসায়ের ক্রয়-বিক্রয় প্রায়ই বাকিতে সংঘটিত হয়। ক্রেতা-বিক্রেতার মাঝে দেনা-পাওনার দ্রুত নিষ্পত্তির জন্য বিক্রেতা ক্রেতাকে যে টাকা ছাড় দেয় তাকে নগদ বাট্টা বলে। এই বাট্টা বিক্রেতার জন্য প্রদত্ত বাট্টা এবং ক্রেতার জন্য প্রাপ্ত বাট্টা। উভয়পক্ষ তাদের হিসাবের বইতে এই বাট্টা লিপিবদ্ধ করে।

একজন ব্যবসায়ী কারবারি বাট্টা ও নগদ বাট্টা উভয়ই পেতে পারে। একজন ব্যবসায়ী যখন পণ্য ক্রয় করবে তখন প্রচলিত নিয়ম অনুসারে সে বিক্রেতার কাছ থেকে কারবারি বাট্টা পেতে পারে। কারবারি বাট্টা ধারে ক্রয় অথবা নগদ ক্রয় উভয়ের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য হবে। আবার একজন ব্যবসায়ী নির্দিষ্ট সময়ে তার দেনা পরিশোধ  করার মাধ্যমে নগদ বাট্টাও পেতে পারে। অর্থাৎ পণ্যের ক্রেতা পণ্য বিক্রেতার নিকট থেকে ধারে পণ্য ক্রয় করে একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে দেনা টাকা পরিশোধ করার মাধ্যমে নির্দিষ্ট পরিমাণ নগদ বাট্টা পেতে পারে। সুতরাং বলা যায় একজন ব্যবসায়ী নির্দিষ্ট নিয়ম ও নীতি মেনে চললে কারবারি বাট্টা ও নগদ বাট্টা উভয়ই পেতে পারে।

বিক্রয়ের উদ্দেশ্যে ধারে ক্রীত পণ্যসামগ্রীর হিসাব তারিখের ক্রমানুসারে যে বইতে লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে ক্রয় জাবেদা বলে। নগদ পণ্য ক্রয় বা সম্পত্তি ক্রয় এ জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় না। যদি বাকিতে পণ্য ক্রয়ের সময় কোনো কারবারি বাট্টা পাওয়া যায় তাহলে উক্ত কারবারি বাট্টা বাদ দিয়ে ক্রয় জাবেদায় লিখতে হবে।

বাকিতে পণ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে বিক্রেতা যদি দেনা পরিশোধের জন্য ক্রেতাকে কোনো শর্ত প্রদান করে তবে তাকে বিক্রয় শর্ত বলে। উদাহরণস্বরূপ বিক্রয় শর্ত ২/১০ নিট ২০। এর দ্বারা বোঝায়, ক্রেতা পণ্যের মূল্য ১০ দিনের মধ্যে পরিশোধ করলে ২% নগদ বাট্টা পাবে। যদি অসমর্থ হয় তবে অবশ্যই ২০ দিনের মধ্যে পণ্যের সম্পূর্ণ মূল্য পরিশোধ করতে হবে।

এটি হচ্ছে বিক্রয় শর্ত। মাছুমের ক্রয়কৃত পণ্যের বিক্রয় শর্ত ২/১০, নিট ৩০, এর দ্বারা বোঝায়, ক্রেতা পণ্যের মূল্য ১০ দিনের মধ্যে পরিশোধ করলে ২% নগদ বাট্টা পাবে। একে নগদ বাট্টা বলা হয়। তবে অবশ্যই ৩০ দিনের মধ্যে পণ্যের সম্পূর্ণ মূল্য পরিশোধ করতে হবে। এক্ষেত্রে কোনো বাট্টা পাবে না।

বিক্রয় শর্ত যদি এই রূপ হয়- ২/১০, নিট ৩০। এর দ্বারা বোঝায় ক্রেতা পণ্যের মূল্য ১০ দিনে পরিশোধে সমর্থ হলে ২% নগদ বাট্টা পাবে। যদি অসমর্থ হয় তবে অবশ্যই ৩০ দিনের মধ্যে চালানে উল্লিখিত পণ্যের সম্পূর্ণ মূল্য পরিশোধ করতে হবে।

ধারে বা বাকিতে বিক্রয়কৃত পণ্য বিক্রয় জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়। নগদ বিক্রয় বা সম্পত্তি বিক্রয় এ জাবেদায় লেখা হয় না। বিক্রয় জাবেদা চালানের ওপর ভিত্তি করে প্রস্তুত করা হয়। অর্থাৎ যে বইতে শুধু ধারে বা বাকিতে বিক্রয়সংক্রান্ত লেনদেনসমূহ তারিখের ক্রমানুসারে সাজিয়ে লেখা হয় তাকে বিক্রয় জাবেদা বলে। বিক্রয়ের সময় কারবারি বাট্টা মঞ্জুর করা হলে বিক্রয়মূল্য হতে উক্ত কারবারি বাট্টা বাদ দিয়ে বিক্রয় বইতে লিপিবদ্ধ করা হয়।

ধারে ক্রয়কৃত পণ্য ফরমায়েশ অনুযায়ী না হওয়া, নিম্নমানের বা মেয়াদ উত্তীর্ণ পণ্য সরবরাহ করা ইত্যাদি কারণে ক্রেতা বিক্রেতাকে পণ্য ফেরত পাঠায়। পণ্য ফেরত পাঠানোর জন্য ক্রেতা একটি ডেবিট নোট প্রস্তুত করে বিক্রেতার নিকট প্রেরণ করে এবং ক্রয় ফেরত জাবেদা প্রস্তুত করে।

নগদে ক্রয়কৃত পণ্য ফেরত দেওয়া হলে তা ক্রয় ফেরত জাবেদায় লেখা হয় না। মূলত এ জাবেদা বইতে শুধু বিক্রয়ের উদ্দেশ্যে ধারে ক্রয়কৃত পণ্য ফেরত লেখা হয়, ব্যবহারের উদ্দেশ্যে ক্রয়কৃত পণ্য বা সম্পদ ফেরত-এ বইতে লেখা হয় না। পণ্য ক্রয়ের সময় বাট্টা বাদ দিয়ে ফেরত দেওয়া পণ্যের মূল্য লিখতে হয়।

ধারে বিক্রয়কৃত পণ্য ক্রেতার নিকট হতে ডেবিট নোটসহ ফেরত পাওয়ার পর বিক্রেতা ক্রেতাকে পণ্য ফেরত পাওয়া এবং তাদের হিসাব খাতকে ক্রেডিট করার বিষয় নিশ্চিত করে ক্রেডিট নোট প্রস্তুত করে। প্রস্তুতকৃত ক্রেডিট নোট বিক্রেতা ক্রেতাকে প্রেরণ করে এবং ফেরত পাওয়া পণ্যের জন্য বিক্রয় ফেরত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করে। মূলত কোনো কারণে ধারে বিক্রয়কৃত পণ্য ফেরত আসলে উক্ত ফেরত পণ্যসংক্রান্ত লেনদেনের হিসাব যে জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে বিক্রয় ফেরত জাবেদা বলা হয়।

কোনো কারণে ধারে ক্রয়কৃত পণ্য ফেরত পাঠানো হলে ডেবিট নোট তৈরি করা হয়। ধারে ক্রয়কৃত পণ্য বিভিন্ন কারণে ক্রেতা-বিক্রেতার নিকট ফেরত পাঠায়। তখন উক্ত পণ্যের পরিমাণ, দর, মূল্য ইত্যাদি উল্লেখ করে ক্রেতা একটি চিঠি প্রস্তুত করে। এই চিঠিই মূলত ডেবিট নোট। ডেবিট নোট ক্রেতা প্রস্তুত করে বিক্রেতার নিকট পাঠায়। ডেবিট নোটের সাহায্যে ক্রয় ফেরত জাবেদা প্রস্তুত করা হয়।

যখন ধারে বিক্রয়কৃত পণ্য ফেরত আসে তখন ক্রেডিট নোট প্রস্তুত করা হয়। ক্রেডিট নোট মূলত বিক্রেতা কর্তৃক প্রস্তুত হয়। বিক্রীত পণ্য ফেরত এলে, বিক্রেতা ফেরতকৃত পণ্যের পূর্ণ বিবরণ সহকারে একটি দলিল প্রস্তুত করে। উক্ত দলিলে পণ্যের পরিমাণ, মূল্য, দর ইত্যাদি উল্লেখপূর্বক ক্রেতার হিসাবকে ক্রেডিট করার বিষয়টি নিশ্চিত করা হয়। ক্রেডিট নোটের সাহায্যে বিক্রয় ফেরত জাবেদা প্রস্তুত করা হয়।

জাবেদা বলতে বোঝায় লেনদেনের ডেবিট ক্রেডিট বিশ্লেষণ।

হিসাব সংরক্ষণে লেনদেনসমূহ সংরক্ষিত হয় দুটি পর্যায়ে।

লেনদেনগুলোকে প্রথমে লেখা হয় জাবেদায়।

জাবেদাকে বলা হয় হিসাবের প্রাথমিক বই, সহকারী বই, দৈনিক বই।

দুতরফা দাখিলা পদ্ধতির প্রথম সোপান হলো জাবেদা বই।

জাবেদায় দাখিলা প্রণয়ন করা হয় লেনদেনের স্বপক্ষে প্রমাণপত্র বা উৎস দলিল পাওয়ার সাথে সাথে।

জাবেদাভুক্তিকালে প্রধান কাজ হলো প্রতিটি লেনদেনের ডেবিট ও ক্রেডিট পক্ষ বিশ্লেষণ করা।

প্রত্যেকটি জাবেদা দাখিলার নিচে লেনদেন সংঘটনের কারণসহ ব্যাখ্যা দিতে হয়।

প্রতিটি লেনদেনের উৎপত্তির কারণ জানা যায় জাবেদা বইয়ের মাধ্যমে।

জাবেদার ছকে মোট ঘরের সংখ্যা ৫টি।

ভবিষ্যতে লেনদেন সম্পর্কিত যেকোনো তথ্য পাওয়া যায় জাবেদা থেকে।

জাবেদার ছকে বিবরণ শব্দটির পরিবর্তে লেখা যায় হিসাবের নাম ও ব্যাখ্যা।

যে নামে কোনো হিসাব লেখা হয় না পণ্য, মাল এবং চেক।

ধারে বিক্রয়ের বেলায় কারো নাম না থাকলে ডেবিট হবে দেনাদার হিসাব।

ধারে ক্রয়ের বেলায় কারো নাম না থাকলে ক্রেডিট হবে পাওনাদার হিসাব।

অফিসে ব্যবহারের জন্য কাগজ, কালি, পিন ক্রয় করা হলে ডেবিট করতে হয় মনিহারি হিসাবকে।

মালিকের ব্যক্তিগত অর্থ দ্বারা কারবারের জন্য সম্পত্তি ক্রয় করলে ক্রেডিট হবে মূলধন হিসাব।

মালিকের ব্যক্তিগত অর্থ দ্বারা কারবারের কোনো খরচ প্রদান করলে মূলধন হিসাব ক্রেডিট হয়।

ব্যক্তিগত টাকা হারিয়ে গেলে ব্যবসায়ের কোনো ক্ষতি হয় না।

জাবেদা থেকে সহজ হয় খতিয়ান করা।

যেসব লেনদেন অন্য কোনো জাবেদ্য বা সহকারী বইয়ে লিপিবদ্ধ করা যায় না সেগুলোকে লিখতে হয় প্রকৃত জাবেদায়।

প্রাথমিক হিসাবের বইগুলো হলো ক্রয় জাবেদা, বিক্রয় জাবেদা, ক্রয় ফেরত জাবেদা, বিক্রয় ফেরত জাবেদা, নগদ প্রদান জাবেদা, নগদ প্রাপ্তি জাবেদা।

একটি চলমান প্রতিষ্ঠানের গত হিসাব সালের সম্পত্তি ও দায়সমূহ বর্তমান বছরের নতুন হিসাব বইতে আনা হলে তাকে বলে প্রারম্ভিক দাখিলা।

ক্রয় জাবেদায় সাধারণত ঘর বা কলাম থাকে ছয়টি।

বিক্রয় জাবেদায় সাধারণ ঘর বা কলাম থাকে পাঁচটি।

জাবেদা থেকে জানা যায় মোট লেনদেনের সংখ্যা, মোট অর্থের পরিমাণ, লেনদেন সংঘটিত হওয়ার কারণ।

প্রকৃত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় সংশোধনী জাবেদা; সমন্বয় জাবেদা, সমাপনী জাবেদা, প্রারম্ভিক জাবেদা, অন্যান্য জাবেদা।

ক্রয় জাবেদায় লিপিবদ্ধ হয় সকল বাকিতে পণ্য ক্রয়।

বিক্রয় ফেরত জাবেদার উৎস দলিল ক্রেডিট নোট।

জাবেদাকে হিসাবের সহকারী বই বলার কারণ জাবেদা খতিয়ানের সহকারী বই।

ডেবিট নোট তৈরি করে ক্রেতা বা ক্রয় ব্যবস্থাপক।

ডেবিট নোটের সাহায্যে লেখা হয় ক্রয় ফেরত জাবেদা।

ক্রেডিট নোটের সাহায্যে লেখা হয় বিক্রয় ফেরত জাবেদা।

ক্রেডিট নোট তৈরি করেন বিক্রেতা বা বিক্রয় ব্যবস্থাপক।

ক্রেডিট নোট তৈরি করেন বিক্রেতা বা বিক্রয় ব্যবস্থাপক

বিশেষ জাবেদাকে ভাগ করা হয়েছে ৬ ভাগে।

প্রকৃত জাবেদা ৫ প্রকার।

কোনো বস্তুর নির্ধারিত মূল্য অপেক্ষা কম মূল্যে ক্রয় সম্ভব হলে, যতটুকু মূল্য কম পরিশোধ করা হয় তাকে বলে বাট্টা।

ক্রেতা বিক্রেতার মাঝে দেনা-পাওনার দ্রুত নিষ্পত্তির জন্য বিক্রেতাকে যে টাকা ছাড় দেওয়া হয় তাকে বলা হয় নগদ বাট্টা।

কোনো দ্রব্যের তালিকা মূল্যের ওপর যে বাট্টা হিসাব করা হয় তাকে বলে কারবারি বাট্টা।

বাট্টা অর্থ মওকুফ বা ছাড়।

বাট্টা প্রদত্ত হয় দেনাদারকে

নগদ বাট্টা ২ প্রকার।

কারবারি বাট্টা ২ প্রকার।

নগদ টাকায় পরিশোধ করা হয় না প্রদত্ত বাট্টা।

নগদ টাকায় পাওয়া যায় না প্রাপ্ত বাট্টা।