External Sharing SharePoint Online এর একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার, যা আপনাকে বাইরের (external) ব্যবহারকারীদের সাথে সাইট, ডকুমেন্ট, বা ফোল্ডার শেয়ার করার অনুমতি দেয়। এটি বিশেষত যখন আপনি বাইরের অংশীদার, ক্লায়েন্ট বা কোলাবোরেটরদের সাথে তথ্য শেয়ার করতে চান, তখন খুবই কার্যকর। তবে, বাইরের অ্যাক্সেসের সময় নিরাপত্তার দিকে সতর্ক থাকা প্রয়োজন, তাই এটি কনফিগার করার সময় কিছু নিয়ম এবং পদ্ধতি অনুসরণ করা উচিত।
External Sharing এর সুবিধা
- বাইরের স্টেকহোল্ডারদের সাথে কোলাবোরেশন: SharePoint সাইটে বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে ডকুমেন্ট এবং ফাইল শেয়ার করা যায়, যা কার্যকর কোলাবোরেশনকে সমর্থন করে।
- সুরক্ষিত শেয়ারিং: বাইরের ব্যবহারকারীদের জন্য সুরক্ষিত শেয়ারিং অপশন প্রদান করা হয়, যেমন শুধুমাত্র নির্দিষ্ট পেজ বা ডকুমেন্ট শেয়ার করা, এবং ফাইলের অ্যাক্সেস এক্সপায়ার করার সুবিধা।
- সহজ অ্যাক্সেস: বাইরের ব্যবহারকারীরা তাদের মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট বা একটি অতিথি (guest) অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইটে প্রবেশ করতে পারে।
External Sharing কনফিগারেশন
স্টেপ ১: Microsoft 365 Admin Center এ External Sharing Enable করা
- Microsoft 365 Admin Center এ লগইন করুন।
- সেখান থেকে SharePoint Admin Center নির্বাচন করুন।
- Policies মেনু থেকে Sharing অপশনটি নির্বাচন করুন।
- Sharing পৃষ্ঠাতে, External Sharing সেকশনে যান এবং Anyone, New and Existing Guests, অথবা Existing Guests Only অপশন নির্বাচন করুন।
- Anyone: এই অপশনে, বাইরের ব্যবহারকারীরা (অথবা কোনো শর্ত ছাড়াই অতিথি) আপনার সাইটের লিঙ্কের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করতে পারে।
- New and Existing Guests: এতে শুধুমাত্র নতুন এবং পূর্বের অতিথি ব্যবহারকারীদের অনুমতি দেওয়া হয়।
- Existing Guests Only: শুধুমাত্র পূর্বে শেয়ার করা ব্যবহারকারীরা তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারবে।
- পরিবর্তনগুলো Save করুন।
External Sharing কনফিগারেশন SharePoint Sites Level এ
স্টেপ ২: SharePoint সাইটে External Sharing Enable করা
- SharePoint Admin Center এ গিয়ে আপনার প্রয়োজনীয় সাইট নির্বাচন করুন।
- সাইটের Settings অপশনে যান এবং External Sharing সেকশনটি খুঁজুন।
- সাইটের জন্য External Sharing অপশনটি কনফিগার করুন। এখানে আপনি শেয়ারিং সেটিংস নির্বাচন করতে পারবেন:
- Anyone: যেকোনো বাইরের ব্যবহারকারী সাইট বা ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবে।
- New and Existing Guests: নতুন এবং আগের অতিথি ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ারিং সক্রিয় হবে।
- Only People in Your Organization: কেবল আপনার সংগঠনের সদস্যদের জন্য শেয়ারিং সীমাবদ্ধ থাকবে।
- Save করুন।
External Sharing কনফিগারেশন Document Library এবং Folders Level এ
স্টেপ ৩: Document Library বা Folder Level এ External Sharing
- SharePoint Site এ গিয়ে আপনার ডকুমেন্ট লাইব্রেরি বা ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
- লাইব্রেরি বা ফোল্ডার সেটিংসে গিয়ে Library Settings নির্বাচন করুন।
- এখানে, Sharing সেকশনটি খুঁজে নিন।
- Allow Sharing to External Users অপশনটি সক্রিয় করুন।
- যদি আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের শেয়ারিং নিষিদ্ধ করতে চান, তাহলে Stop Sharing অপশন ব্যবহার করতে পারেন।
- পরবর্তীতে, শেয়ারিং লিঙ্ক তৈরি করে আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইল বা ফোল্ডার শেয়ার করতে পারবেন।
External Sharing এর নিরাপত্তা কনফিগারেশন
স্টেপ ৪: SharePoint Online এ External Sharing এর নিরাপত্তা কনফিগারেশন
External Sharing এর সময় Data Loss Prevention (DLP) এবং Information Rights Management (IRM) ব্যবহার করা উচিত, যাতে আপনার তথ্য সুরক্ষিত থাকে।
- Data Loss Prevention (DLP): SharePoint সাইটে DLP পলিসি প্রয়োগ করুন, যা সংবেদনশীল ডেটা, যেমন ক্রেডিট কার্ড নম্বর বা ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষিত রাখে।
- Information Rights Management (IRM): SharePoint এর IRM ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্ট বা ফোল্ডারে এনক্রিপশন প্রয়োগ করতে পারেন এবং বাইরের ব্যবহারকারীদের জন্য ডকুমেন্টের কপি প্রিভেন্ট করতে পারেন।
External Sharing এর কিছু গুরুত্বপূর্ণ দিক
- Guest Access: বাইরের ব্যবহারকারীরা Guest অ্যাকাউন্ট তৈরি করে শেয়ার করা ডকুমেন্টে অ্যাক্সেস করতে পারে। তাদের জন্য একটি স্বতন্ত্র ওয়েব লিঙ্ক প্রদান করা হয়, যার মাধ্যমে তারা নির্দিষ্ট কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারে।
- Sharing Links: বাইরের ব্যবহারকারীদের শেয়ারিং লিঙ্কের মাধ্যমে সহজে ডকুমেন্ট শেয়ার করা যায়। আপনি চাইলে লিঙ্কের Expiry Date সেট করতে পারেন, যার মাধ্যমে শেয়ার করা লিঙ্কটি একটি নির্দিষ্ট সময় পর অকার্যকর হয়ে যাবে।
- Access Control: বাইরের ব্যবহারকারীদের সঙ্গে শেয়ার করা ফাইল বা সাইটের অ্যাক্সেস পরবর্তীতে সহজেই বাতিল করা যেতে পারে।
SharePoint Online এ External Sharing কনফিগার করা একটি সহজ প্রক্রিয়া হলেও, এটি নিরাপত্তা এবং তথ্যের সুরক্ষা নিশ্চিত করার জন্য সতর্কতার সাথে পরিচালনা করা উচিত।
Content added By
Read more
