SharePoint Site এবং Subsite তৈরি গাইড ও নোট

SharePoint এ সাইট তৈরি করা একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ, কারণ এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের তথ্য শেয়ার, সহযোগিতা এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ভিত্তি তৈরি করে। SharePoint সাইট দুটি মূলভাবে তৈরি করা যায়: Site Collection (মুখ্য সাইট) এবং Subsite (উপসাইট)। নিচে বিস্তারিতভাবে সাইট এবং সাবসাইট তৈরি করার প্রক্রিয়া আলোচনা করা হলো।

SharePoint সাইট তৈরি

স্টেপ ১: SharePoint Admin Center এ লগইন

• প্রথমে Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টার এ লগইন করুন।
• তারপর SharePoint Admin Center এ গিয়ে সাইট তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় কনফিগারেশন করুন।

স্টেপ ২: সাইটের ধরন নির্বাচন করা

• Team Site বা Communication Site তৈরি করার জন্য সাইটের ধরন নির্বাচন করুন।
  • Team Site: এটি টিম বা দলগত কার্যক্রমের জন্য উপযুক্ত, যেখানে সদস্যরা একসাথে কাজ করতে পারে এবং ডকুমেন্ট শেয়ার করতে পারে।
  • Communication Site: এটি সাধারণত তথ্য বা সংবাদ শেয়ার করার জন্য ব্যবহৃত হয়, যেখানে একপক্ষীয় যোগাযোগ প্রতিষ্ঠিত হয়।

স্টেপ ৩: সাইটের নাম, URL এবং অন্যান্য সেটিংস প্রদান করা

• সাইটের নাম, URL, এবং ভাষা নির্বাচন করুন।
• যদি আপনি একটি Team Site তৈরি করেন, তবে আপনি Group Connected সাইট বা Non-Group Connected সাইট নির্বাচন করতে পারেন।
• Privacy সেটিং নির্বাচন করুন (Public বা Private)।

স্টেপ ৪: সাইটের পারমিশন কনফিগার করা

• সাইট তৈরি করার পর, আপনাকে সাইটের পারমিশন কনফিগার করতে হবে।
  • Owner: সাইটের পূর্ণ অধিকার এবং অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ ক্ষমতা থাকবে।
  • Member: সাইটের মধ্যে কাজ করার অধিকার থাকবে (যেমন ডকুমেন্ট আপলোড বা মডিফাই করা)।
  • Visitor: শুধু সাইটের কনটেন্ট দেখতে পারবে।

স্টেপ ৫: সাইট তৈরি করা

• সমস্ত সেটিংস পূর্ণ করার পর, Finish বা Create বাটনে ক্লিক করে সাইট তৈরি করুন।
• SharePoint সাইট তৈরি হলে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার Microsoft 365 টেন্যান্টের সাথে সংযুক্ত হয়ে যাবে।

SharePoint Subsite তৈরি

Subsite হল একটি মূল সাইটের অধীনে একটি নতুন সাইট, যা মূল সাইটের অধিকার এবং সিকিউরিটি সেটিংস অনুযায়ী কাজ করে। Subsite তৈরি করা SharePoint এর মাধ্যমে অতিরিক্ত কাস্টমাইজেশন এবং সাইটের শ্রেণিবদ্ধকরণ তৈরি করতে সহায়তা করে।

স্টেপ ১: মূল সাইটে লগইন

• প্রথমে আপনি যে মূল সাইটের অধীনে Subsite তৈরি করতে চান, সেখানে লগইন করুন।
• সাইটের Settings (⚙️) আইকনে ক্লিক করুন এবং Site Contents নির্বাচন করুন।

স্টেপ ২: Subsite তৈরি করার জন্য নতুন সাইট তৈরি করুন

• Site Contents এ গিয়ে New Subsite অপশনটি নির্বাচন করুন।
• এরপর আপনি একটি নতুন সাইট তৈরি করার জন্য একটি উইন্ডো পাবেন।

স্টেপ ৩: Subsite এর নাম, URL এবং টেমপ্লেট নির্বাচন করা

• Subsite এর জন্য একটি নাম, URL এবং প্রয়োজনীয় টেমপ্লেট নির্বাচন করুন।
  • SharePoint আপনাকে কিছু টেমপ্লেট অফার করবে যেমন Team Site, Document Center, Project Site, Publishing Site, ইত্যাদি।

স্টেপ ৪: সাইট পারমিশন কনফিগার করা

• আপনি চাইলে Subsite এর পারমিশন মূল সাইটের সাথে শেয়ার করতে পারেন অথবা আলাদাভাবে কনফিগার করতে পারেন।
  • Use same permissions as the parent site: এই অপশনটি নির্বাচন করলে, Subsite এর পারমিশন মূল সাইটের সাথে একই থাকবে।
  • Unique permissions: আলাদা পারমিশন কনফিগার করতে চাইলে, এই অপশনটি নির্বাচন করুন এবং এরপর ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস কনফিগার করুন।

স্টেপ ৫: Subsite তৈরি করা

• সব কিছু কনফিগার করার পর Create বাটনে ক্লিক করে Subsite তৈরি করুন।
• তৈরি হওয়া Subsite মূল সাইটের অধীনে একটি নতুন সাইট হিসেবে দৃশ্যমান হবে এবং এর URL হবে মূল সাইটের URL এর পরে।

SharePoint সাইট এবং Subsite এর ব্যবহারের সুবিধা

• টিম কার্যক্রমের জন্য উপযোগী: একটি Team Site তৈরি করে, আপনি আপনার টিমের জন্য একটি কার্যকরী সহযোগিতার স্থান তৈরি করতে পারেন যেখানে ফাইল শেয়ার, ডকুমেন্ট আপলোড এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সম্ভব।
• মাল্টি-লেভেল সাইট নির্মাণ: Subsite তৈরি করার মাধ্যমে আপনি একটি হায়ারার্কিকাল স্ট্রাকচার তৈরি করতে পারেন, যা বড় প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন বিভাগের জন্য উপকারী হতে পারে।
• বিশেষ উদ্দেশ্য সাইট তৈরি: Communication Sites বা Document Center টেমপ্লেট ব্যবহার করে নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে সাইট তৈরি করা যায় যেমন নিউজ বা রিপোর্ট শেয়ারিং।

SharePoint সাইট এবং Subsite তৈরি করার মাধ্যমে আপনি একটি কার্যকরী এবং কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং সহযোগিতার পরিবেশ গঠন করতে পারবেন, যা আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী কার্যকরী হবে।

SharePoint Online-এ দুটি প্রধান ধরনের সাইট রয়েছে: Team Site এবং Communication Site। এই দুটি সাইটের উদ্দেশ্য এবং কার্যকরী পার্থক্য রয়েছে, এবং এগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা যায়। নিচে Team Site এবং Communication Site এর বিস্তারিত পরিচিতি দেওয়া হলো।

Team Site

Team Site কী?

Team Site হল এমন একটি SharePoint সাইট যা টিমের সদস্যদের মধ্যে সহযোগিতা, ডকুমেন্ট শেয়ারিং, এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্টের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত একটি গ্রুপ বা টিমের জন্য তৈরি করা হয়, যেখানে সবাই একসাথে কাজ করতে পারে। Team Site সাধারণত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট, টিম কলাবরেশন, এবং ডকুমেন্ট শেয়ারিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয়।

Team Site এর বৈশিষ্ট্য

• কোলাবরেশন: Team Site হল একটি ইন্টিগ্রেটেড সিস্টেম, যেখানে সদস্যরা একসাথে কাজ করতে পারে, ফাইল শেয়ার করতে পারে, এবং রিয়েল-টাইমে আপডেট দেখতে পারে।
• ডকুমেন্ট লাইব্রেরি: এটি একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি প্রদান করে যেখানে সদস্যরা ফাইল আপলোড, ডাউনলোড এবং একসাথে কাজ করতে পারে।
• লিস্ট এবং টাস্ক: সদস্যরা বিভিন্ন ধরনের লিস্ট তৈরি করতে পারে, যেমন টাস্ক লিস্ট, ক্যালেন্ডার, এবং কাস্টম লিস্ট, যা টিমের কাজ সহজ করে তোলে।
• এডিটেবল অ্যাক্সেস: Team Site এর সদস্যরা সাইটের কনটেন্ট এডিট করতে পারে, যেমন ডকুমেন্ট আপলোড করা, টাস্ক অ্যাসাইন করা, এবং ফাইল শেয়ারিং।
• Integrated with Microsoft Teams: এটি Microsoft Teams এর সাথে ইন্টিগ্রেট করা যায়, যেখানে টিমের সদস্যরা Teams এর মাধ্যমে SharePoint সাইটের ফাইল এবং ডকুমেন্ট এক্সেস করতে পারে।

Team Site কেস স্টাডি

• প্রজেক্ট টিম সাইট: একাধিক সদস্য একটি নির্দিষ্ট প্রজেক্টের জন্য Team Site ব্যবহার করতে পারে যেখানে তারা প্রজেক্টের ডকুমেন্ট, টাস্ক এবং মাইলস্টোন ট্র্যাক করতে পারে।
• ইনভেন্টরি টিম সাইট: একটি কোম্পানির ইনভেন্টরি টিমের সদস্যরা Team Site ব্যবহার করে ইনভেন্টরি পরিচালনা এবং ফাইল শেয়ারিং করতে পারে।

Communication Site

Communication Site কী?

Communication Site হল একটি SharePoint সাইট যা প্রধানত একপাক্ষিক যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত বড় দল বা প্রতিষ্ঠানের জন্য তৈরি করা হয়, যেখানে নোটিফিকেশন, আপডেট, ব্লগ পোস্ট, এবং অন্যান্য ইনফরমেশন শেয়ার করার উদ্দেশ্যে সাইট ব্যবহার করা হয়। Communication Site ইন্টারনাল বা এক্সটার্নাল অডিয়েন্সের জন্য বিভিন্ন ধরনের ইনফরমেশন প্রদানের উপযুক্ত মাধ্যম।

Communication Site এর বৈশিষ্ট্য

• একপাক্ষিক যোগাযোগ: Communication Site একটি প্রতিষ্ঠান বা গ্রুপের জন্য একপাক্ষিক যোগাযোগের সুবিধা প্রদান করে, যেখানে কনটেন্ট শেয়ার করা হয় তবে ব্যবহারকারীরা সাধারণত কনটেন্ট এডিট করতে পারে না।
• বিজ্ঞপ্তি এবং আপডেট: এটি সাইটের সদস্যদের জন্য কোম্পানির গুরুত্বপূর্ণ খবর এবং আপডেট শেয়ার করার জন্য ব্যবহার করা যায়।
• টেমপ্লেট এবং কাস্টমাইজেশন: Communication Site বিভিন্ন টেমপ্লেট যেমন Topic, Showcase, এবং Blank ব্যবহার করে কাস্টমাইজ করা যায়।
• রিচ মিডিয়া: সাইটে ছবি, ভিডিও, ইনফোগ্রাফিক্স এবং অন্যান্য রিচ কনটেন্ট সংযুক্ত করা যায়, যা পেশাদারী যোগাযোগকে আরো আকর্ষণীয় করে তোলে।
• SEO এবং অ্যাক্সেসযোগ্যতা: Communication Site তৈরি করার সময়, কনটেন্ট এবং স্ট্রাকচার SEO-বান্ধব ও অ্যাক্সেসিবল রাখা হয়।

Communication Site কেস স্টাডি

• কোম্পানির নোটিফিকেশন সাইট: একটি কোম্পানি তাদের Communication Site ব্যবহার করে প্রোডাক্ট রিলিজ, কোম্পানির নতুন আপডেট এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সকল স্টেকহোল্ডারদের কাছে শেয়ার করতে পারে।
• ইভেন্ট প্রচারণা: একটি ইভেন্ট বা কনফারেন্সের জন্য একটি Communication Site তৈরি করা যায়, যেখানে সমস্ত বিবরণ, রেজিস্ট্রেশন লিংক এবং এজেন্ডা প্রদর্শিত হবে।

Team Site এবং Communication Site এর মধ্যে পার্থক্য

• উদ্দেশ্য: Team Site টিমের সদস্যদের মধ্যে সহযোগিতা এবং ডকুমেন্ট শেয়ারিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয়, যেখানে Communication Site একপাক্ষিক যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হয়।
• অ্যাক্সেস: Team Site সাধারণত সকল সদস্যের জন্য এডিটেবল থাকে, কিন্তু Communication Site সাধারণত রিড-অনলি বা সীমিত এডিটিং পারমিশন প্রদান করে।
• কনটেন্ট: Team Site এ কনটেন্ট টিমের সদস্যরা এডিট এবং কাস্টমাইজ করতে পারে, তবে Communication Site এ কনটেন্ট একপাক্ষিকভাবে শেয়ার করা হয়।

উপসংহার

Team Site এবং Communication Site SharePoint Online-এর দুইটি অত্যন্ত কার্যকর সাইট টেমপ্লেট, যার প্রতিটির ব্যবহার এবং উদ্দেশ্য আলাদা। Team Site ব্যবহার করা হয় টিমের সহযোগিতার জন্য, যেখানে সদস্যরা একসাথে কাজ করতে পারে, এবং Communication Site ব্যবহার করা হয় একপাক্ষিক যোগাযোগের জন্য, যেখানে বড় আকারে ইনফরমেশন শেয়ার করা হয়। আপনি আপনার প্রয়োজন অনুসারে এই সাইটগুলির মধ্যে যেকোনো একটি নির্বাচন করতে পারেন।

SharePoint এ Site Collection এবং Subsite তৈরি করার মাধ্যমে আপনি একটি কার্যকরী এবং সংগঠিত ডকুমেন্ট এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেম তৈরি করতে পারেন। Site Collection হল একটি উচ্চস্তরের শীর্ষ সাইট যার অধীনে এক বা একাধিক Subsite তৈরি করা যায়। সাইট কালেকশন এবং সাবসাইট ব্যবস্থাপনা SharePoint এর অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ, এবং সেগুলোকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করে আপনি সহজেই বিভিন্ন দল এবং প্রকল্পের জন্য বিশেষ সাইট তৈরি করতে পারবেন।

Site Collection তৈরি করা

স্টেপ ১: SharePoint Admin Center এ লগইন

• প্রথমে, Microsoft 365 অ্যাডমিন সেন্টার বা SharePoint Admin Center এ লগইন করুন।
• SharePoint Admin Center এ প্রবেশ করার জন্য, অ্যাডমিন অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করুন।

স্টেপ ২: Site Collection তৈরি করা

• SharePoint Admin Center এ গিয়ে Sites সেকশনে যান এবং Active Sites অপশনটি নির্বাচন করুন।
• তারপর Create বাটনে ক্লিক করুন। এখানে আপনাকে Site Collection তৈরি করার বিভিন্ন অপশন দেওয়া হবে।

স্টেপ ৩: Site Collection এর জন্য সাইট টেমপ্লেট নির্বাচন করা

• Team Site বা Communication Site এর মধ্যে একটি নির্বাচন করতে হবে, যেটি আপনার প্রয়োজনের ওপর নির্ভর করবে।
  • Team Site: দলীয় সহযোগিতার জন্য ব্যবহৃত সাইট।
  • Communication Site: একটি বড় আকারের কমিউনিকেশন সাইট, যেটি একপক্ষীয় তথ্য শেয়ার করতে ব্যবহৃত হয়।

স্টেপ ৪: Site Collection এর বিস্তারিত কনফিগারেশন

• Site Name: সাইটের নাম নির্ধারণ করুন। এটি সাইটের URL এর সাথে সম্পর্কিত থাকবে।
• Site Description: সাইটের উদ্দেশ্য এবং উদ্দেশ্য সম্পর্কে একটি বর্ণনা লিখুন।
• Privacy Settings: সাইটটি পাবলিক বা প্রাইভেট করা যাবে। প্রাইভেট সাইট শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের কাছে দৃশ্যমান হবে।
• Time Zone: সাইটের টাইমজোন সেট করুন।
• User Permissions: সাইটের মালিক এবং অন্যান্য ব্যবহারকারীদের পারমিশন সেট করুন।

স্টেপ ৫: Site Collection তৈরি সম্পন্ন করা

• সব সেটিংস কনফিগার করার পর, Finish বা Create বাটনে ক্লিক করুন।
• সাইট কালেকশন তৈরি হলে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার SharePoint Admin Center এ দেখানো হবে।

Subsite তৈরি করা

একবার Site Collection তৈরি হলে, আপনি সেই সাইটের অধীনে Subsite তৈরি করতে পারবেন। Subsite একটি শাখাসমূহ সাইট হিসাবে কাজ করে এবং সাধারণত নির্দিষ্ট দল বা প্রকল্পের জন্য ব্যবহৃত হয়।

স্টেপ ১: সাইট নির্বাচন করা

• প্রথমে, আপনি যে Site Collection এর অধীনে Subsite তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন।
• Site Settings এ যান এবং Site Actions সেকশনে গিয়ে Create Subsite অপশনটি নির্বাচন করুন।

স্টেপ ২: Subsite এর জন্য টেমপ্লেট নির্বাচন করা

• Subsite তৈরির সময়, আপনি একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করতে হবে। সাধারণত, Team Site, Document Center, Project Site, ইত্যাদি টেমপ্লেট পাওয়া যায়।
  • Team Site: দলের জন্য একটি সাধারণ সাইট।
  • Project Site: বিশেষ প্রকল্পের জন্য ব্যবহৃত সাইট।
  • Document Center: ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং স্টোরেজের জন্য সাইট।

স্টেপ ৩: Subsite এর জন্য কনফিগারেশন

• Subsite Name: Subsite এর নাম দিন যা সাইটের URL এর অংশ হবে।
• Description: Subsite এর উদ্দেশ্য বা বিশদ বর্ণনা দিন।
• URL: সাইটের URL এর একটি অংশ, যা সাইটের অ্যাক্সেসে ব্যবহৃত হবে।
• Permissions: Subsite এর জন্য পারমিশন কনফিগার করুন। আপনি চাইলে এটি প্যারেন্ট সাইটের সাথে শেয়ার করতে পারেন বা এটি পৃথক পারমিশন ব্যবহার করতে পারেন।

স্টেপ ৪: Subsite তৈরি করা

• সমস্ত সেটিংস কনফিগার করার পর, Create বা OK বাটনে ক্লিক করুন।
• কিছু সময়ের মধ্যে আপনার Subsite তৈরি হয়ে যাবে এবং তা প্যারেন্ট সাইটের অধীনে দৃশ্যমান হবে।

Site Collection এবং Subsite ব্যবস্থাপনা

সাইট পারমিশন কনফিগারেশন

• Site Permissions: আপনি যদি Subsite এর জন্য আলাদা পারমিশন চান, তবে সেটি আলাদা ভাবে কনফিগার করতে পারেন। এর জন্য Site Settings এ গিয়ে Permissions and Management সেকশনে Site Permissions অপশন নির্বাচন করুন।
• Inheritance: আপনি চাইলে Subsite এর পারমিশন প্যারেন্ট সাইট থেকে ইনহেরিট করতে পারেন অথবা সম্পূর্ণ আলাদা পারমিশন সেট করতে পারেন।

সাইট ডিজাইন কনফিগারেশন

• Look and Feel: সাইটের ডিজাইন কাস্টমাইজ করতে, আপনি Change the Look অপশন ব্যবহার করতে পারেন। এটি সাইটের থিম, লোগো, এবং অন্যান্য ভিজ্যুয়াল উপাদান কনফিগার করতে সাহায্য করবে।
• Navigation: সাইটের নেভিগেশন প্যানেল কাস্টমাইজ করতে, Navigation Settings ব্যবহার করুন। আপনি চাইলে সাইটের মেনু এবং লিঙ্ক কনফিগার করতে পারবেন।

সারাংশ
SharePoint এর Site Collection এবং Subsite তৈরি করা একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ SharePoint সাইট ম্যানেজমেন্টের। Site Collection প্রধান স্তরের সাইট, এবং এর অধীনে একাধিক Subsite তৈরি করা সম্ভব। প্রতিটি সাইট এবং সাবসাইটের জন্য পারমিশন, ডিজাইন এবং কনফিগারেশন নির্ধারণ করা হয়, যা প্রতিষ্ঠান বা দলের প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা যায়।

SharePoint Online এর সঠিক ব্যবহারের জন্য সাইট সেটিংস এবং পারমিশন ম্যানেজমেন্ট গুরুত্বপূর্ণ। সাইট সেটিংস দ্বারা সাইটের কনফিগারেশন, কাস্টমাইজেশন এবং অন্যান্য কার্যকারিতা পরিচালনা করা হয়, আর পারমিশন ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে সাইটের নিরাপত্তা ও অ্যাক্সেস কন্ট্রোল করা হয়। এখানে সাইট সেটিংস এবং পারমিশন ম্যানেজমেন্টের বিস্তারিত বর্ণনা দেওয়া হলো।

Site Settings

সাইটের সাধারণ সেটিংস

Site Settings আপনাকে সাইটের কনফিগারেশন এবং অন্যান্য সেটিংস কাস্টমাইজ করার সুযোগ দেয়। সাইট সেটিংস অ্যাক্সেস করতে, সাইটের হোমপেজে গিয়ে Settings (গিয়ার আইকন) তে ক্লিক করুন এবং Site Settings নির্বাচন করুন। এখানে আপনি বিভিন্ন সেটিংস দেখতে পাবেন:

• Title, description, and logo: সাইটের নাম, বর্ণনা এবং লোগো কনফিগার করতে পারবেন।
• Regional settings: সাইটের অঞ্চল এবং ভাষা সেট করতে পারবেন।
• Site permissions: সাইটের নিরাপত্তা এবং অ্যাক্সেস কন্ট্রোলের জন্য পারমিশন ম্যানেজ করতে পারবেন।
• Site content and structure: সাইটের কনটেন্ট যেমন লিস্ট, লাইব্রেরি, ফোল্ডার ইত্যাদি পরিচালনা করা যায়।

Site Collection Features

• Site Collection Features এ গিয়ে বিভিন্ন ফিচার সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় করা যায় যেমন:
  • Content types: কন্টেন্ট টাইপস তৈরি এবং কনফিগার করা।
  • Enterprise Metadata and Content Types: কন্টেন্ট টাইপ এবং মেটাডেটা সঠিকভাবে পরিচালনা করা।
  • SharePoint Designer: SharePoint Designer টুল ব্যবহারের অনুমতি দেওয়া।
  • Workflows: শেয়ারপয়েন্টের কার্যপ্রবাহ তৈরি এবং পরিচালনা করা।

Site Content Types

• Content Types সাইটে ব্যবহৃত তথ্যের ধরণ নির্ধারণ করে, যেমন ডকুমেন্ট, ইমেইল, পৃষ্ঠা ইত্যাদি।
• সাইটের বিভিন্ন লিস্ট বা লাইব্রেরিতে প্রাসঙ্গিক কন্টেন্ট টাইপ অ্যাসাইন করা যায়।

Permission Management

SharePoint Online সাইটে পারমিশন ম্যানেজমেন্ট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি সাইটের নিরাপত্তা এবং তথ্যের অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করে। SharePoint সাইটে ব্যবহারকারী এবং গ্রুপের বিভিন্ন ভূমিকা ও অনুমতি কনফিগার করা যায়।

পারমিশন লেভেল

SharePoint এ কয়েক ধরনের পারমিশন লেভেল রয়েছে যা ব্যবহারকারীদের বিভিন্ন কার্যক্রম করতে অনুমতি দেয়। কিছু সাধারণ পারমিশন লেভেল:

• Full Control: সাইট বা অ্যাপ্লিকেশনের সমস্ত কার্যকলাপ পরিচালনা করার অনুমতি।
• Design: সাইটের ডিজাইন, লিস্ট, এবং লাইব্রেরি কাস্টমাইজ করার অনুমতি।
• Edit: কন্টেন্ট তৈরি, সম্পাদনা এবং মুছে ফেলার অনুমতি।
• Contribute: কন্টেন্ট যোগ বা সম্পাদনা করার অনুমতি, তবে সাইটের স্ট্রাকচার পরিবর্তন করতে পারবে না।
• Read: সাইটের কন্টেন্ট পড়ার অনুমতি।
• Limited Access: নির্দিষ্ট কন্টেন্ট বা ফিচারে সীমিত অ্যাক্সেস।

Site Permissions

সাইটের পারমিশন কনফিগার করতে, Site Settings থেকে Site Permissions অপশনটি নির্বাচন করুন। এখানে আপনি নিম্নলিখিত কার্যাবলি করতে পারেন:

• SharePoint Group তৈরি করা: SharePoint এর Built-in Groups (যেমন: Owners, Members, Visitors) বা Custom Groups তৈরি করতে পারেন।
• Users যোগ করা এবং পারমিশন অ্যাসাইন করা: নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের গ্রুপে যোগ করে তাদের পারমিশন অ্যাসাইন করতে পারেন।
  • Owners Group: পুরো সাইটের অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ পারমিশন।
  • Members Group: সাধারণ সদস্যদের কন্টেন্ট সম্পাদনা এবং শেয়ার করার অনুমতি।
  • Visitors Group: কেবলমাত্র কন্টেন্ট পড়ার অনুমতি।

Advanced Permission Settings

• Unique Permissions: ডিফল্ট গ্রুপের পারমিশন সেটিংস থেকে আলাদা পারমিশন সেট করতে Unique Permissions কনফিগার করতে হবে। এটি বিশেষভাবে প্রয়োজন হয় যখন একটি সাইট, লিস্ট বা লাইব্রেরি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের জন্য আলাদা পারমিশন সেট করতে হয়।
• Permission Inheritance: শেয়ারপয়েন্টে সাইট, লিস্ট, এবং লাইব্রেরির পারমিশন ইনহেরিট হয়, অর্থাৎ মূল সাইটের পারমিশন সাব সাইট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরির জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ হয়। যদি চাইলে, আপনি ইনহেরিট করা পারমিশন ভেঙে Unique Permissions সেট করতে পারেন।

External Sharing

• External Sharing এর মাধ্যমে আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের সাইটের কন্টেন্ট শেয়ার করতে পারেন। তবে, এই ফিচারটি কনফিগার করার সময় নিরাপত্তা নীতির প্রতি খেয়াল রাখতে হবে।
  • Anyone: যে কেউ লিঙ্কের মাধ্যমে সাইট অ্যাক্সেস করতে পারবে।
  • New and Existing Guests: নতুন বা পূর্ববর্তী অতিথিরা সাইটে অ্যাক্সেস পেতে পারবেন।
  • Only Existing Guests: শুধুমাত্র সেই ব্যবহারকারীরা সাইটে অ্যাক্সেস পাবেন যারা পূর্বে আপনার সিস্টেমে নিবন্ধিত।

User Profile Permissions

• User Profiles এর মাধ্যমে ব্যবহারকারীদের প্রোফাইল তথ্য পরিচালনা করা হয়। ইউজার প্রোফাইলের পারমিশন কনফিগার করতে, User Profile Service সেটিংসে গিয়ে অ্যাক্সেস কন্ট্রোল করা হয়।
• ইউজারের প্রোফাইলের তথ্য, যেমন নাম, ছবি, কন্টাক্ট তথ্য এবং অন্যান্য ব্যক্তিগত ডেটা সাইটের মধ্যে শেয়ার করার অনুমতি নির্ধারণ করা যায়।

Conclusion

SharePoint Online এ Site Settings এবং Permission Management সঠিকভাবে কনফিগার করলে, আপনি আপনার সাইটের কার্যকারিতা এবং নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে পারবেন। সঠিক পারমিশন কনফিগারেশন সাইটের তথ্য সুরক্ষা এবং অ্যাক্সেসের উপর পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে।

SharePoint Online সাইটের ডিজাইন এবং কনফিগারেশন কাস্টমাইজেশন বিভিন্নভাবে করা যায়। এটি SharePoint এর বিভিন্ন টেমপ্লেট এবং ডিজাইন কাস্টমাইজেশন ফিচারের মাধ্যমে করা সম্ভব, যা সাইটের আউটলুক, কার্যকারিতা, এবং ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা উন্নত করে। এখানে SharePoint Online এর সাইট টেমপ্লেট এবং ডিজাইন কাস্টমাইজেশন সম্পর্কিত বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।

Site Templates

SharePoint Online বিভিন্ন ধরনের Site Templates অফার করে, যা বিভিন্ন ব্যবহারের ক্ষেত্রে সাইট তৈরির জন্য উপযোগী। সাইট টেমপ্লেটের মাধ্যমে নির্দিষ্ট ধরনের সাইট তৈরি করা সম্ভব। SharePoint Online এ বেশ কয়েকটি সাধারণ টেমপ্লেট রয়েছে:

স্টেপ ১: Site Template নির্বাচন

SharePoint সাইট তৈরি করার সময়, আপনি বিভিন্ন টেমপ্লেট থেকে একটি নির্বাচন করতে পারবেন। কিছু জনপ্রিয় সাইট টেমপ্লেট হল:

• Team Site: দলগত কাজের জন্য ব্যবহৃত সাইট যেখানে সদস্যরা ডকুমেন্ট শেয়ার, ফাইল আপলোড এবং প্রকল্পের আপডেট শেয়ার করতে পারে।
• Communication Site: বড় আকারে ইনফরমেশন শেয়ার করার জন্য ব্যবহৃত সাইট, যেমন ব্লগ বা কোম্পানির প্রেস রিলিজ।
• Document Center: ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সাইট যেখানে ডকুমেন্টের সংরক্ষণ, অ্যাক্সেস এবং সংস্করণ কন্ট্রোল করা যায়।
• Project Site: নির্দিষ্ট প্রকল্পের জন্য সাইট যেখানে সময়সীমা, ডকুমেন্ট, এবং কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করা যায়।
• Publishing Site: কনটেন্ট প্রকাশের জন্য ব্যবহৃত সাইট যা বিভিন্ন আউটপুট পেজ এবং সংবাদ প্রকাশের জন্য উপযুক্ত।
• Hub Site: একাধিক SharePoint সাইটকে একত্রিত করতে ব্যবহৃত সাইট যা বিষয়বস্তু, ডিজাইন এবং নেভিগেশন একীভূত করে।

স্টেপ ২: Site Template কনফিগারেশন

• সাইট টেমপ্লেট নির্বাচন করার পর, সাইটের বিভিন্ন সেটিংস কনফিগার করতে হয়। এতে সাইটের নাম, বর্ণনা, URL, এবং প্রাথমিক সাইট পারমিশন অন্তর্ভুক্ত থাকবে।
• আপনি যদি একটি Team Site টেমপ্লেট ব্যবহার করেন, তবে এটি সাধারণত একটি Office 365 Group এর সাথে সম্পর্কিত হবে, যেখানে Microsoft Teams এবং OneDrive ইন্টিগ্রেট করা যাবে।

Design Customization

SharePoint সাইটের ডিজাইন কাস্টমাইজেশন করতে, আপনি বিভিন্ন কাস্টমাইজেশন টুল এবং অপশন ব্যবহার করতে পারেন। এর মাধ্যমে সাইটের ভিজ্যুয়াল আউটলুক এবং কার্যকারিতা আরো ব্যক্তিগতকৃত করা সম্ভব।

স্টেপ ১: Theme Customization

• SharePoint Online এ সাইটের থিম কাস্টমাইজ করতে Site Settings এ গিয়ে Change the look অপশনে ক্লিক করুন।
• এখানে আপনি সাইটের থিম, কালার স্কিম, ফন্ট, এবং লোগো পরিবর্তন করতে পারবেন। SharePoint পূর্বনির্ধারিত কিছু থিম প্রদান করে, কিন্তু আপনি নিজে একটি কাস্টম থিম তৈরি করতেও পারেন।

স্টেপ ২: Branding এবং UI কাস্টমাইজেশন

• Logo and Branding: সাইটের লোগো এবং ব্র্যান্ডিং কাস্টমাইজ করতে, Site Settings থেকে Title, Description, and Logo অপশনটি নির্বাচন করুন।
• CSS Customization: যদি আপনার সাইটের ডিজাইন আরও কাস্টমাইজ করতে চান, তবে CSS (Cascading Style Sheets) কোড ব্যবহার করে কাস্টম স্টাইলিং করতে পারেন। তবে, CSS কাস্টমাইজেশনটি সাধারণত SharePoint Framework (SPFx) এর মাধ্যমে করা হয়ে থাকে।

স্টেপ ৩: Web Parts ব্যবহার

• Web Parts হল ছোট ছোট ব্লক যা সাইটে বিভিন্ন ফিচার প্রদর্শন করতে ব্যবহৃত হয়। SharePoint সাইটে বিভিন্ন ধরনের Web Parts যোগ করা যেতে পারে, যেমন:
  • Document Library Web Part: সাইটে ডকুমেন্ট শো করার জন্য।
  • List Web Part: বিভিন্ন ধরনের লিস্ট শো করার জন্য।
  • Image Web Part: ছবি শো করার জন্য।
  • News Web Part: নিউজ বা আপডেট প্রদর্শন করার জন্য।
  • Embed Web Part: অন্যান্য কনটেন্ট এম্বেড করার জন্য (যেমন ভিডিও বা ওয়েব পেজ)।
• সাইটে ওয়েব পার্ট যোগ করতে, Edit Page এ ক্লিক করুন এবং তারপর প্রাসঙ্গিক ওয়েব পার্ট যোগ করুন।

Advanced Design Customization

স্টেপ ১: SharePoint Framework (SPFx)

SharePoint Framework (SPFx) এর মাধ্যমে আপনি আরো উন্নত কাস্টমাইজেশন এবং এক্সটেনশন তৈরি করতে পারবেন। SPFx দিয়ে আপনি Web Parts, Extensions, এবং Custom Controls তৈরি করতে পারেন, যা SharePoint Online সাইটে আরও উন্নত কার্যকারিতা এবং কাস্টমাইজেশন যোগ করবে।

স্টেপ ২: JavaScript এবং HTML Integration

• Custom HTML/JavaScript কোড ব্যবহার করে SharePoint সাইটে কাস্টম ইন্টারঅ্যাকটিভ ফিচার যোগ করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Embed Web Part ব্যবহার করে HTML ফাইল বা JavaScript কোড এম্বেড করতে পারেন।
• Power Apps: Power Apps ব্যবহার করে আপনি কাস্টম অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারেন এবং সেগুলো SharePoint সাইটে এম্বেড করতে পারেন।

Site Navigation কাস্টমাইজেশন

স্টেপ ১: Global Navigation কনফিগারেশন

• SharePoint সাইটের Global Navigation কাস্টমাইজ করতে, Site Settings এ গিয়ে Navigation সেকশনে পরিবর্তন করুন।
• আপনি Hub Sites এর মাধ্যমে একাধিক সাইটের মধ্যে নেভিগেশন ইন্টিগ্রেট করতে পারেন, যাতে ব্যবহারকারীরা সহজে একটি সাইট থেকে অন্য সাইটে যেতে পারে।

স্টেপ ২: Quick Launch Bar

• SharePoint সাইটের Quick Launch Bar এর মাধ্যমে আপনি সাইটের প্রধান লিঙ্কগুলো দ্রুত অ্যাক্সেস করতে পারেন। এটি সাধারণত সাইটের বাম পাশে থাকে, যেখানে বিভিন্ন পৃষ্ঠা বা সেকশন লিঙ্ক প্রদর্শিত হয়।

Conclusion

SharePoint Online সাইটের টেমপ্লেট নির্বাচন এবং ডিজাইন কাস্টমাইজেশন খুবই গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি সাইটের কার্যকারিতা এবং ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা উন্নত করতে সাহায্য করে। সাইটের ডিজাইন কাস্টমাইজেশন যেমন থিম পরিবর্তন, ওয়েব পার্ট ব্যবহার এবং CSS কাস্টমাইজেশন—এসবের মাধ্যমে আপনি আপনার সাইটকে আরও কার্যকর এবং ব্র্যান্ডিংয়ের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ করতে পারবেন।