Metadata Navigation এবং Filtering SharePoint এর একটি শক্তিশালী ফিচার যা ডকুমেন্ট লাইব্রেরি বা লিস্টে ডেটা খোঁজা এবং সংগঠিত করার প্রক্রিয়াকে সহজ এবং কার্যকরী করে তোলে। এটি বিশেষত বড় পরিমাণ ডকুমেন্ট এবং ডেটা ম্যানেজমেন্টে সহায়ক। Metadata হল সেই অতিরিক্ত তথ্য যা ডকুমেন্ট বা আইটেম সম্পর্কে বর্ণনা দেয়, যেমন তার ধরণ, তারিখ, লেখক ইত্যাদি। Metadata এর মাধ্যমে ফিল্টারিং এবং নেভিগেশন সহজ হয় এবং ব্যবহারকারীকে দ্রুত প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে সাহায্য করে।
Metadata Navigation কনফিগারেশন
স্টেপ ১: Metadata Columns তৈরি করা
- SharePoint এ Metadata ব্যবহার করতে হলে প্রথমে Metadata Columns তৈরি করতে হবে। Site Columns বা List Columns এর মাধ্যমে আপনি এই কাস্টম মেটাডেটা কলামগুলো তৈরি করতে পারেন।
- List Settings এ গিয়ে, Create Column অপশনটি নির্বাচন করুন এবং আপনার মেটাডেটার জন্য একটি নতুন কলাম তৈরি করুন। যেমন:
- Choice: নির্দিষ্ট অপশন থেকে নির্বাচন করার জন্য।
- Date and Time: তারিখ এবং সময় নির্বাচন করার জন্য।
- Managed Metadata: ট্যাগ বা বিভাগ নির্ধারণের জন্য।
স্টেপ ২: Site Collection Level এ Metadata Navigation চালু করা
- Metadata Navigation SharePoint সাইটের জন্য একটি অত্যন্ত শক্তিশালী ফিচার, যা ব্যবহারকারীকে দ্রুত নির্দিষ্ট মেটাডেটার ভিত্তিতে ফিল্টার বা নেভিগেট করতে সহায়তা করে।
- প্রথমে Site Settings এ যান, তারপর Site Collection Administration বিভাগে Site Collection Features নির্বাচন করুন। এখান থেকে Metadata Navigation and Filtering ফিচারটি Activate করুন।
- এরপর, Library Settings বা List Settings এ গিয়ে Metadata Navigation Settings নির্বাচন করুন।
স্টেপ ৩: Metadata Navigation কনফিগার করা
- Configure Navigation: এই ধাপে আপনি নির্দিষ্ট Metadata Columns নির্বাচন করবেন যেগুলোর উপর ভিত্তি করে নেভিগেশন হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি Document Library ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি Category বা Document Type কলামগুলিকে নেভিগেশন বা ফিল্টার করার জন্য কনফিগার করতে পারবেন।
- Add Filters: এখানে আপনি বিভিন্ন মেটাডেটা ফিল্টার যোগ করতে পারেন, যাতে ব্যবহারকারীরা সেগুলি অনুসারে ডকুমেন্ট বা আইটেমগুলি ফিল্টার করতে পারে।
স্টেপ ৪: User Interface কনফিগারেশন
- Left Navigation Pane: যখন আপনি মেটাডেটা নেভিগেশন কনফিগার করেন, SharePoint এর left navigation pane এ মেটাডেটার ফিল্টারগুলো অ্যাড হবে, যাতে ব্যবহারকারীরা সহজেই ফিল্টার করে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট খুঁজে পায়।
- Breadcrumb Navigation: ব্যবহারকারী যাতে সহজে তাদের অবস্থান বুঝতে পারে এবং দ্রুত অন্য মেটাডেটা বিভাগে চলে যেতে পারে, তাই breadcrumb navigation ব্যবহার করা যেতে পারে।
Metadata Filtering Techniques
স্টেপ ১: Filtering Columns ব্যবহার করা
- SharePoint এর ডকুমেন্ট লাইব্রেরি বা লিস্টে মেটাডেটা কলামগুলো ব্যবহার করে আপনি ফিল্টারিং করতে পারেন।
- Library Settings বা List Settings থেকে, আপনি মেটাডেটা কলামগুলোর জন্য ফিল্টারিং অপশন সেট করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি Document Type কলাম থাকে, যেখানে আপনি ফিল্টার প্রয়োগ করতে পারবেন যেন শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ধরনের ডকুমেন্ট (যেমন: Reports, Invoices) দেখা যায়।
স্টেপ ২: Quick Filters ব্যবহার করা
- Quick Filters ব্যবহার করে ব্যবহারকারী সহজেই ডকুমেন্টগুলিকে মেটাডেটার মাধ্যমে ফিল্টার করতে পারে।
- SharePoint এর Document Library বা List এ, আপনি কলামের উপরে একটি Filter by বাটন দেখতে পাবেন। এই বাটনটি ক্লিক করার মাধ্যমে ব্যবহারকারী যে কোন মেটাডেটা কলাম দ্বারা ডেটা ফিল্টার করতে পারবেন।
স্টেপ ৩: Column Filtering with Custom Views
- Custom Views ব্যবহার করে আপনি একাধিক ফিল্টার প্রাক-সেট করে রাখতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি কাস্টম ভিউ তৈরি করতে পারেন যেখানে শুধুমাত্র কিছু নির্দিষ্ট মেটাডেটা (যেমন Status = Approved) শো হবে।
- Create a Custom View:
- List Settings এ গিয়ে Create View নির্বাচন করুন।
- এখানে আপনি মেটাডেটা কলামগুলির উপর ভিত্তি করে ফিল্টার করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, Status কলামে Approved মান ব্যবহার করতে পারেন।
স্টেপ ৪: Managed Metadata Filtering
- Managed Metadata এর মাধ্যমে আপনি আরও উন্নত ফিল্টারিং করতে পারেন। SharePoint এর Term Store থেকে আপনি কাস্টম টার্মস এবং ট্যাগ তৈরি করতে পারেন এবং সেগুলোর উপর ভিত্তি করে ফিল্টারিং চালু করতে পারেন।
- Managed Metadata Column যুক্ত করার মাধ্যমে, ব্যবহারকারীরা ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে থাকা মেটাডেটাকে ট্যাগ করার মাধ্যমে সহজে ফিল্টারিং করতে সক্ষম হবে।
স্টেপ ৫: Filtering via Search
- SharePoint Search ব্যবহার করে মেটাডেটা দ্বারা ফিল্টার করা সম্ভব। আপনি যখন SharePoint এর সার্চ বক্সে কিছু লিখবেন, তখন সার্চ রেজাল্টের মধ্যে Refiners হিসেবে মেটাডেটা কলামগুলো দেখা যাবে, যেখানে আপনি নির্দিষ্ট মেটাডেটার ভিত্তিতে সার্চ রেজাল্ট ফিল্টার করতে পারবেন।
- Search Refiners: SharePoint সার্চে মেটাডেটা ফিল্টার (যেমন Document Type, Author, Date Modified) যোগ করতে পারেন, যা সার্চ রেজাল্টকে আরও নির্দিষ্ট এবং প্রাসঙ্গিক করে তোলে।
Conclusion
SharePoint এ Metadata Navigation এবং Filtering ফিচারগুলি আপনার ডকুমেন্ট বা ডেটা ম্যানেজমেন্টকে আরো সহজ, দ্রুত এবং কার্যকরী করে তোলে। এই ফিচারগুলো ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি বা লিস্টে ডেটা নেভিগেশন এবং ফিল্টারিং আরও সহজ এবং প্রাসঙ্গিক করতে পারেন। মেটাডেটার মাধ্যমে ফিল্টারিং এবং নেভিগেশন শুধু আপনার কাজের পরিবেশে কার্যক্ষমতা বাড়ায় না, বরং ডেটার অর্গানাইজেশন এবং সুরক্ষা নিশ্চিত করে।
Content added By
Read more
