Managed Metadata Service এবং Term Store কনফিগার করা

Managed Metadata Service (MMS) এবং Term Store SharePoint এর গুরুত্বপূর্ণ ফিচার যা আপনার সাইটে metadata এবং taxonomy পরিচালনা করতে সহায়তা করে। এগুলো ব্যবহার করে আপনি ডেটা, কনটেন্ট, এবং টার্মগুলোর শ্রেণীবদ্ধকরণ এবং সংজ্ঞায়ন করতে পারেন, যা কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্টকে আরও সহজ এবং কার্যকর করে তোলে।

Managed Metadata Service কী?

Managed Metadata Service (MMS) SharePoint এর একটি সার্ভিস অ্যাপ্লিকেশন যা কনটেন্ট এবং ডকুমেন্টের জন্য মানক শ্রেণীবদ্ধকরণ এবং মেটাডেটা পরিচালনা করার সুযোগ দেয়। এটি SharePoint এর মধ্যে একটি centralized taxonomy system তৈরি করতে সহায়তা করে, যেখানে আপনি বিভিন্ন টার্ম এবং টার্ম সেট তৈরি করতে পারেন। Managed Metadata Service দ্বারা আপনি আপনার সাইটের ডেটার শ্রেণী, ট্যাগ, এবং কনটেন্ট কিউরেট করতে পারবেন।

MMS এর প্রধান বৈশিষ্ট্য:

• Taxonomy: আপনার কনটেন্টের জন্য শ্রেণীবদ্ধকরণ ব্যবস্থা তৈরি করা।
• Centralized Management: টার্মস এবং টার্ম সেট এক জায়গায় পরিচালনা করা।
• Content Tagging: কনটেন্ট এবং ডকুমেন্টগুলিকে ট্যাগ করা যাতে সহজেই খুঁজে পাওয়া যায়।
• Metadata: কনটেন্টের সাথে সম্পর্কিত অতিরিক্ত তথ্য বা মেটাডেটা সংযুক্ত করা।

Term Store কী?

Term Store হল SharePoint Managed Metadata Service এর অংশ, যেখানে সমস্ত terms বা taxonomy (শ্রেণীবদ্ধকরণ) ধারণা সংরক্ষণ করা হয়। Term Store হল একটি সেন্ট্রাল রিপোজিটরি যেখানে আপনি টার্ম সেট এবং টার্মগুলিকে কাস্টমাইজ করতে এবং শেয়ার করতে পারেন। এটি সাইটের বিভিন্ন অংশে একক বা শেয়ারড টার্ম ব্যবহার করার সুবিধা দেয়, যার ফলে ডেটার সংজ্ঞায়ন এবং শ্রেণীবদ্ধকরণ সহজ হয়ে যায়।

Term Store এর মূল উপাদানসমূহ:

• Term Sets: এটি এক বা একাধিক সম্পর্কিত terms এর একটি গ্রুপ। উদাহরণস্বরূপ, "প্রকল্পের ধরনের" নামে একটি Term Set থাকতে পারে, যার মধ্যে "ওয়েব ডেভেলপমেন্ট", "মোবাইল অ্যাপ ডেভেলপমেন্ট" ইত্যাদি টার্ম থাকতে পারে।
• Terms: Term Set এর মধ্যে একক শ্রেণী বা টার্ম থাকে, যেগুলোর মাধ্যমে কনটেন্টের শ্রেণীবদ্ধকরণ করা হয়।
• Labels: একটি term এর জন্য একাধিক label থাকতে পারে, যেগুলি টার্মের বিভিন্ন ভাষায় নাম বা অনুবাদ হতে পারে।
• Synonyms: একই টার্মের জন্য বিভিন্ন শব্দ ব্যবহার করা যেতে পারে, যার মাধ্যমে সিস্টেম আরও লুচ্ছভাবে কাজ করতে পারে।

Managed Metadata Service এবং Term Store কনফিগার করার স্টেপ

স্টেপ ১: Managed Metadata Service সক্রিয় করা

1. Central Administration এ যান।
2. Application Management সেকশনে ক্লিক করুন এবং তারপর Manage service applications নির্বাচন করুন।
3. Managed Metadata Service নির্বাচন করুন এবং Start বা Activate করুন যদি এটি সক্রিয় না থাকে।
4. Managed Metadata Service সক্রিয় করার পর, আপনি Term Store Management Tool অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

স্টেপ ২: Term Store কনফিগার করা

1. Term Store Management Tool খুলতে Central Administration এ যান এবং Manage service applications থেকে Term Store Management নির্বাচন করুন।
2. এখানে আপনি আপনার Managed Metadata Service এর জন্য নতুন Term Store তৈরি করতে পারবেন।
3. Term Store এর অধীনে নতুন Term Sets এবং Terms তৈরি করুন।
   • Term Sets: নতুন টার্ম সেট তৈরি করুন, যা আপনার শ্রেণীবদ্ধকরণের মূল কাঠামো হবে।
   • Terms: আপনি যে শ্রেণী বা টার্মটি চান, সেটি যোগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "বিভাগ" নামে একটি Term Set তৈরি করলে, এর মধ্যে আপনি Sales, Marketing, Finance ইত্যাদি terms যোগ করতে পারেন।

স্টেপ ৩: Taxonomy এবং Term Set কনফিগারেশন

1. Term Set তৈরি করার জন্য New Term Set বাটনে ক্লিক করুন এবং একটি নাম দিন, যেমন "বিভাগ"।
2. Terms তৈরি করতে New Term অপশনটি নির্বাচন করুন এবং প্রয়োজনীয় টার্ম যোগ করুন, যেমন "Finance", "HR", "IT" ইত্যাদি।
3. একাধিক Term Sets তৈরি করে আপনি সেগুলোকে আরও স্পেসিফিক শ্রেণীতে বিভক্ত করতে পারেন।

স্টেপ ৪: Managed Metadata Columns তৈরি করা

1. এখন Term Store কনফিগারেশন শেষ হলে, SharePoint সাইটে Managed Metadata Columns ব্যবহার করার জন্য, List বা Library তে যান।
2. Library or List Settings এ ক্লিক করুন এবং Columns সেকশনে গিয়ে Add a column নির্বাচন করুন।
3. Column Type হিসেবে Managed Metadata নির্বাচন করুন।
4. এরপর, Term Set নির্বাচন করুন যেটি আপনি টার্ম কলামে ব্যবহার করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, "বিভাগ" নামে Term Set নির্বাচন করুন।
5. OK ক্লিক করুন এবং আপনার কাস্টম Managed Metadata Column তৈরি হয়ে যাবে।

Managed Metadata Service এর সুবিধা

• Centralized Metadata Management: সমস্ত টার্ম এবং টার্ম সেট এক জায়গায় ম্যানেজ করা যায়, যার ফলে সাইটের বিভিন্ন জায়গায় একই টার্ম ব্যবহার করা সহজ হয়।
• Consistent Taxonomy: একক টার্ম সেট বা টার্ম ব্যবহার করে একে অপরের সাথে সম্পর্কিত কনটেন্টগুলোর শ্রেণীবদ্ধকরণ ও ব্যবস্থাপনা করা সম্ভব হয়।
• Improved Search: SharePoint Search ফিচারটি Managed Metadata এর সাহায্যে আরও কার্যকরী হয়, কারণ এটি টার্ম এবং টার্ম সেট অনুযায়ী সার্চ ফলাফল দেয়।
• Content Tagging: কনটেন্টে ট্যাগিং এর মাধ্যমে আপনি সহজেই কনটেন্ট খুঁজে পেতে এবং শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন।

উপসংহার

Managed Metadata Service এবং Term Store SharePoint সাইটে কনটেন্ট এবং ডেটার শ্রেণীবদ্ধকরণ এবং মেটাডেটা ব্যবস্থাপনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ টুল। এগুলো ব্যবহার করে আপনি আপনার SharePoint সাইটের তথ্যের গঠন, সার্চ এবং অ্যাক্সেসকে আরও কার্যকর করতে পারেন, যা সাইটের ব্যবহারকারীদের জন্য ডেটার পরিচালনাকে সহজ এবং উন্নত করে তোলে।