Microsoft Project-এ ক্যালেন্ডার এবং টাইমশিফট সেট করা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এগুলি আপনার প্রজেক্টের সময়সূচি, রিসোর্সের সময় এবং কার্যক্রমের ট্র্যাকিংয়ের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। কাস্টম ক্যালেন্ডার তৈরি এবং টাইমশিফট প্রয়োগ করার মাধ্যমে আপনি আপনার প্রজেক্টের কাজের সময় এবং ছুটির দিন সঠিকভাবে পরিচালনা করতে পারেন।
প্রজেক্ট ক্যালেন্ডার সেট করা
প্রজেক্টের ক্যালেন্ডার নির্ধারণ করার মাধ্যমে আপনি আপনার প্রজেক্টের কাজের সময়, ছুটির দিন, এবং অন্যান্য কাস্টম সময়সীমা নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন। Microsoft Project-এ কিছু ডিফল্ট ক্যালেন্ডার রয়েছে, যেমন Standard Calendar (সাধারণ ক্যালেন্ডার), তবে আপনি চাইলে কাস্টম ক্যালেন্ডারও তৈরি করতে পারেন।
১. ডিফল্ট ক্যালেন্ডার ব্যবহার করা
প্রজেক্টের জন্য ডিফল্ট ক্যালেন্ডার ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি সাধারনত ৫ দিনের কাজের সপ্তাহ (সোম থেকে শুক্রবার) এবং ২ দিনের ছুটির দিন (শনিবার এবং রবিবার) পাবেন। তবে, আপনি এই ক্যালেন্ডার সেটিংসে পরিবর্তন করতে পারেন।
- ডিফল্ট ক্যালেন্ডার ব্যবহার করতে:
- File মেনু থেকে Options নির্বাচন করুন।
- Project Options ডায়ালগ বক্সে গিয়ে Schedule ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- Calendar অপশনে ডিফল্ট ক্যালেন্ডারটি নির্বাচন করুন (যেমন Standard Calendar)।
২. কাস্টম ক্যালেন্ডার তৈরি করা
আপনার প্রজেক্টের জন্য যদি নির্দিষ্ট সময়সূচি দরকার হয়, যেমন: অতিরিক্ত কাজের সময়, নির্দিষ্ট ছুটির দিন, বা বিশেষ কার্যক্রমের জন্য কাজের সময় পরিবর্তন, তবে আপনি কাস্টম ক্যালেন্ডার তৈরি করতে পারেন।
- কাস্টম ক্যালেন্ডার তৈরি করতে:
- Project মেনু থেকে Change Working Time সিলেক্ট করুন।
- একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে আপনি Create New Calendar অপশনটি নির্বাচন করতে পারবেন।
- তারপর Make a copy of Standard Calendar সিলেক্ট করুন এবং আপনার কাস্টম ক্যালেন্ডারটির জন্য একটি নাম দিন (যেমন: "Custom Calendar for Project").
- এরপর, OK বাটনে ক্লিক করুন।
৩. ক্যালেন্ডারে কাজের সময় এবং ছুটির দিন পরিবর্তন করা
- কাজের সময় পরিবর্তন:
- Change Working Time ডায়ালগ বক্সে গিয়ে Work Weeks ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- এখানে, আপনি সপ্তাহে কাজের সময় পরিবর্তন করতে পারেন (যেমন, সোমবার থেকে শুক্রবার ৮ AM থেকে ৫ PM, অথবা ৯ AM থেকে ৬ PM)।
- ছুটির দিন নির্ধারণ:
- একই ডায়ালগ বক্সে, Exceptions ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- New Exception ক্লিক করে নতুন ছুটির দিন বা অন্যান্য কার্যক্রমের জন্য সময় নির্ধারণ করতে পারেন (যেমন, Christmas Day, New Year's Day)।
টাইমশিফট সেট করা
টাইমশিফট হলো নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজের শিফট পরিবর্তন। যদি আপনি চান যে প্রজেক্টের কাজের সময় কোন বিশেষ সময়কালে (যেমন রাতে বা শিফট ভিত্তিক) নির্ধারণ হোক, তাহলে আপনি টাইমশিফট সেট করতে পারেন। এটি সাধারণত নির্মাণ, উৎপাদন বা অন্যান্য শিফট-বেসড প্রজেক্টে ব্যবহৃত হয়।
১. টাইমশিফট কাস্টমাইজ করা
প্রজেক্টে টাইমশিফট সেট করার জন্য, আপনি Change Working Time ডায়ালগ বক্সে কাজের ঘণ্টা নির্ধারণ করতে পারেন।
- টাইমশিফট তৈরি করতে:
- Project ট্যাব থেকে Change Working Time সিলেক্ট করুন।
- সেখানে, Work Weeks ট্যাব সিলেক্ট করে Details বাটনে ক্লিক করুন।
- একটি নতুন শিফট সেট করতে, Add বাটনে ক্লিক করুন এবং শিফটের সময় (যেমন, রাতের শিফট ৮ PM থেকে ৫ AM) নির্ধারণ করুন।
- শিফটের জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করতে, From এবং To ফিল্ডে শুরু এবং শেষ সময় লিখুন।
- "OK" ক্লিক করুন।
২. কাজের জন্য বিভিন্ন শিফট অ্যাসাইন করা
প্রতিটি কাজের জন্য বিভিন্ন শিফট অ্যাসাইন করতে, আপনি Task Information ডায়ালগ বক্সে গিয়ে শিফট পরিবর্তন করতে পারেন।
- কাজের শিফট পরিবর্তন করতে:
- কাজের জন্য Task Information সিলেক্ট করুন।
- Resources ট্যাব থেকে নির্দিষ্ট রিসোর্সের জন্য টাইমশিফট অ্যাসাইন করুন।
- আপনার কাস্টম টাইমশিফট নির্বাচন করুন যাতে কাজটি নির্দিষ্ট শিফটে সম্পন্ন হয়।
ক্যালেন্ডার এবং টাইমশিফটের প্রভাব
১. প্রজেক্টের সিডিউলে প্রভাব
যখন আপনি কাস্টম ক্যালেন্ডার এবং টাইমশিফট সেট করেন, তখন প্রজেক্টের সমস্ত টাস্ক এবং কার্যক্রম সেই ক্যালেন্ডার অনুসারে পুনর্নির্ধারণ করা হবে। এর ফলে, আপনি চাইলে সপ্তাহে ৭ দিন কাজের সময় এবং নির্দিষ্ট শিফট (যেমন রাতের শিফট) নির্ধারণ করতে পারবেন।
২. রিসোর্স অ্যাসাইনমেন্টে প্রভাব
টাইমশিফট এবং ক্যালেন্ডার অ্যাসাইনমেন্টগুলি রিসোর্সের জন্য নির্দিষ্ট কাজের সময় নির্ধারণ করবে, ফলে রিসোর্সের সময়ে কোনও কনফ্লিক্ট হবে না এবং কাজের সময়ের অপচয়ও কম হবে।
এভাবে, Microsoft Project-এ কাস্টম ক্যালেন্ডার এবং টাইমশিফট সেটআপের মাধ্যমে আপনি আপনার প্রজেক্টের সময়সূচি এবং কাজের শিফটকে আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারবেন।
Read more
