Microsoft Project-এ Recurring Tasks (পুনরাবৃত্তি টাস্ক) তৈরি করা খুবই সহজ এবং এটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। অনেক সময় প্রজেক্টে কিছু কাজ নিয়মিত বা নির্দিষ্ট সময় পরপর ঘটে, যেমন সাপ্তাহিক রিপোর্ট তৈরি, মাসিক মিটিং বা নির্দিষ্ট সময় পরপর কিছু কাজ করা। এ ধরনের টাস্ককে Recurring Tasks বলা হয়। Microsoft Project এ এই ধরনের টাস্ক তৈরি করতে হলে কিছু বিশেষ পদক্ষেপ অনুসরণ করতে হয়।
Recurring Task তৈরি করার পদক্ষেপ
১. নতুন টাস্ক তৈরি করা
প্রথমে, আপনাকে একটি সাধারণ টাস্ক তৈরি করতে হবে যা পরবর্তীতে পুনরাবৃত্তি টাস্কে রূপান্তরিত হবে।
- নতুন টাস্ক তৈরি করুন:
- Microsoft Project ওপেন করুন এবং আপনার প্রজেক্ট ফাইলটি খুলুন।
- Gantt Chart ভিউতে যান (এটি ডিফল্ট ভিউ হিসেবে থাকে)।
- Task Name কলামে, আপনি যে টাস্কটি পুনরাবৃত্তি করতে চান সেটি লিখুন (যেমন, "Weekly Status Report" বা "Monthly Team Meeting")।
২. টাস্কের পুনরাবৃত্তি (Recurring) সেট করা
টাস্কটি তৈরি করার পর, আপনাকে এটি একটি পুনরাবৃত্তি টাস্কে রূপান্তরিত করতে হবে।
- Recurring Task তৈরি করার জন্য:
- আপনি যে টাস্কটি পুনরাবৃত্তি করতে চান, সেটি সিলেক্ট করুন।
- Task ট্যাবে যান এবং Task Information বাটনে ক্লিক করুন।
- Task Information ডায়ালগ বক্সে, Recurring বাটনে ক্লিক করুন।
- এটি আপনাকে একটি নতুন ডায়ালগ বক্সে নিয়ে যাবে, যেখানে আপনি পুনরাবৃত্তি টাস্কের বিবরণ কাস্টমাইজ করতে পারবেন।
৩. পুনরাবৃত্তি টাস্কের কনফিগারেশন
Recurring Task Information ডায়ালগ বক্সে, আপনি নিম্নলিখিত কনফিগারেশন সেট করতে পারবেন:
- Recurring Task Name: এখানে আপনি আপনার টাস্কের নাম নিশ্চিত করতে পারেন (যেমন, "Weekly Status Report")।
- Start Date: এই ফিল্ডে, টাস্কের প্রথম তারিখ নির্বাচন করুন।
- Duration: পুনরাবৃত্তি টাস্কটির জন্য সময় নির্ধারণ করুন (যেমন, ১ ঘণ্টা বা ৩০ মিনিট)।
- Recurrence Pattern: এখানে আপনি কবে এবং কতটা সময় পরপর টাস্কটি পুনরাবৃত্তি হবে তা নির্ধারণ করবেন। এই প্যাটার্নে আপনি নিম্নলিখিত অপশনগুলো নির্বাচন করতে পারবেন:
- Daily (দৈনিক): যদি টাস্কটি দৈনিক পুনরাবৃত্তি হতে হয়, তাহলে এই অপশনটি নির্বাচন করুন।
- Weekly (সাপ্তাহিক): সাপ্তাহিক ভিত্তিতে পুনরাবৃত্তি করতে চাইলে এটি নির্বাচন করুন এবং সপ্তাহের কোন দিন পুনরাবৃত্তি হবে তা নির্বাচন করুন।
- Monthly (মাসিক): যদি টাস্কটি মাসে একবার পুনরাবৃত্তি হয়, তবে এটি নির্বাচন করুন এবং মাসের কোন তারিখে সেটি হবে তা নির্ধারণ করুন।
- Yearly (বার্ষিক): বার্ষিক ভিত্তিতে পুনরাবৃত্তি করতে হলে এটি নির্বাচন করুন।
- End After / End By: এখানে আপনি নির্ধারণ করতে পারেন, কতটি পুনরাবৃত্তি সম্পন্ন হবে বা কোন নির্দিষ্ট তারিখ পর্যন্ত টাস্কটি চলবে।
৪. পুনরাবৃত্তি টাস্ক কনফিগারেশন সম্পন্ন করা
সকল কনফিগারেশন সম্পন্ন করার পর, OK বাটনে ক্লিক করুন। এর ফলে আপনার নির্ধারিত পুনরাবৃত্তি টাস্কটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়ে যাবে এবং Gantt Chart-এ প্রদর্শিত হবে।
পুনরাবৃত্তি টাস্কের সুবিধা
১. সময় সাশ্রয়
পুনরাবৃত্তি টাস্কগুলি সেটআপ করলে আপনাকে একাধিকবার একই ধরনের টাস্ক তৈরি করতে হয় না, যা সময় এবং প্রচেষ্টা সাশ্রয় করে।
২. কার্যক্রমের ট্র্যাকিং সহজ
এই ধরনের টাস্কের মাধ্যমে প্রজেক্টের কার্যক্রম এবং মাইলস্টোনগুলি সহজে ট্র্যাক করা যায়, কারণ প্রজেক্টের সকল পুনরাবৃত্তি টাস্ক পূর্বনির্ধারিতভাবে নির্দিষ্ট তারিখে এবং সময়ে চলে আসে।
৩. প্রজেক্টের শিডিউল আরও সুনির্দিষ্ট হয়
যেহেতু পুনরাবৃত্তি টাস্কগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিডিউল করা হয়, তাই প্রকল্পের সমগ্র সময়সীমা এবং তারিখগুলি আরও নির্ভুলভাবে পরিকল্পনা করা সম্ভব হয়।
সারাংশ
Microsoft Project-এ Recurring Tasks তৈরি করা আপনাকে সময় সাশ্রয় এবং কার্যক্রম পরিচালনায় সুবিধা দেয়। আপনি টাস্কের পুনরাবৃত্তির ধরন, সময়সীমা, এবং শেষ তারিখ কাস্টমাইজ করে প্রজেক্টের শিডিউলকে আরো সুনির্দিষ্ট এবং কার্যকরী করতে পারবেন। এটি আপনার প্রজেক্ট পরিচালনার প্রক্রিয়াকে আরো সহজ, দ্রুত, এবং কার্যকর করবে।
Read more
