Project Schedule তৈরি করা একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের গুরুত্বপূর্ণ অংশ, যা আপনাকে প্রজেক্টের সমস্ত টাস্ক এবং কার্যক্রমের সময়সীমা নির্ধারণ, অগ্রগতি ট্র্যাক এবং প্রজেক্টের সঠিক সময়ে সমাপ্তি নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। Microsoft Project-এ আপনি একটি পূর্ণাঙ্গ Project Schedule তৈরি করতে পারেন যা টাস্কের শুরুর এবং শেষের তারিখ, রিসোর্স অ্যালোকেশন, ডিপেনডেন্সি এবং অগ্রগতি দেখতে সক্ষম।
Project Schedule তৈরি করার ধাপসমূহ
১. প্রজেক্টের জন্য একটি নতুন ফাইল তৈরি করা
প্রথমে Microsoft Project-এ একটি নতুন প্রজেক্ট ফাইল তৈরি করতে হবে।
- File মেনু থেকে New নির্বাচন করুন।
- এখানে আপনি Blank Project সিলেক্ট করতে পারেন অথবা একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।
২. প্রজেক্ট স্টার্ট এবং এন্ড ডেট সেট করা
প্রজেক্টের শুরুর এবং শেষ তারিখ নির্ধারণ করা প্রয়োজন।
- Project ট্যাব থেকে Project Information সিলেক্ট করুন।
- এখানে Start Date এবং Finish Date নির্ধারণ করুন।
Start Date: এটি আপনার প্রজেক্ট শুরু হওয়ার তারিখ হবে।
Finish Date: এটি আপনার প্রজেক্ট শেষ হওয়ার তারিখ হবে। তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তিত হতে পারে যদি টাস্কের সময়সীমা পরিবর্তিত হয়।
৩. টাস্কগুলো যোগ করা
আপনার প্রজেক্টের জন্য যে সমস্ত টাস্ক রয়েছে, সেগুলো যোগ করতে হবে।
- Task Name কলামে আপনার টাস্কগুলির নাম লিখুন। প্রতিটি টাস্ক আলাদা আলাদা সারিতে লিখুন।
৪. টাস্কের জন্য সময় নির্ধারণ করা
এখন আপনি প্রতিটি টাস্কের জন্য সময় নির্ধারণ করতে পারবেন।
- Duration কলামে প্রতিটি টাস্কের জন্য প্রাক্কলিত সময় দিন (যেমন 5 দিন, 3 ঘণ্টা ইত্যাদি)।
- Microsoft Project স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাস্কের জন্য একটি সময়সীমা (Start Date এবং Finish Date) তৈরি করবে।
৫. টাস্কের মধ্যে ডিপেনডেন্সি (Dependency) নির্ধারণ করা
প্রজেক্টের টাস্কগুলোর মধ্যে সম্পর্ক বা ডিপেনডেন্সি তৈরি করা জরুরি। অর্থাৎ কোন টাস্কটি আগে সম্পন্ন হলে পরবর্তী টাস্ক শুরু হবে।
- দুটি টাস্ক নির্বাচন করুন এবং Task ট্যাব থেকে Link the Selected Tasks অপশনটি ক্লিক করুন।
- আপনি যদি চান যে একটি টাস্ক অন্যটির পরে শুরু হোক, তবে তা Finish-to-Start (FS) সম্পর্কের মাধ্যমে হবে।
এছাড়া আপনি Start-to-Start (SS), Finish-to-Finish (FF) এবং Start-to-Finish (SF) সম্পর্কও নির্ধারণ করতে পারেন।
৬. রিসোর্স অ্যালোকেশন করা
প্রতিটি টাস্কের জন্য সংশ্লিষ্ট রিসোর্স নির্ধারণ করতে হবে, যেমন মানবসম্পদ, সরঞ্জাম, বা অন্যান্য উপকরণ।
- Resource Names কলামে সংশ্লিষ্ট রিসোর্সগুলির নাম লিখুন।
- আপনি Assign Resources টুল ব্যবহার করে টাস্কের জন্য রিসোর্স অ্যালোকেট করতে পারেন।
৭. সময়সীমা (Timeline) এবং টাইমস্কেল কাস্টমাইজ করা
প্রজেক্টের টাইমলাইন তৈরি করতে এবং টাইমস্কেল কাস্টমাইজ করতে আপনি নিম্নলিখিত পদ্ধতি অনুসরণ করতে পারেন।
- Timescale: টাইমলাইনটি দিন, সপ্তাহ, মাস বা বছরের স্কেলে কাস্টমাইজ করতে পারেন।
- টাইমলাইন সিলেক্ট করুন এবং তারপর Timescale অপশন থেকে টাইম স্কেল পরিবর্তন করুন।
৮. Gantt Chart দেখানো
আপনার তৈরি করা টাস্কগুলোর সময়সীমা এবং অগ্রগতি Gantt Chart-এ দেখা যাবে।
- View ট্যাব থেকে Gantt Chart সিলেক্ট করুন।
- এখানে আপনি দেখতে পাবেন টাস্কের শুরুর এবং শেষ তারিখ, এবং তাদের মধ্যে সম্পর্ক (ডিপেনডেন্সি)।
Project Schedule সেট করা
১. Scheduling Options কাস্টমাইজ করা
আপনার প্রজেক্টের সিডিউলিং কার্যক্রম আরও উন্নত করতে Microsoft Project এর Scheduling Options কাস্টমাইজ করতে পারেন।
- File মেনু থেকে Options নির্বাচন করুন।
- এরপর, Schedule ট্যাব থেকে সিডিউলিং সংক্রান্ত সেটিংস কাস্টমাইজ করুন, যেমন:
- Default Task Mode: আপনি চাইলে Auto Schedule বা Manual Schedule সিলেক্ট করতে পারেন।
- Duration Unit: আপনি hours, days, weeks ইত্যাদি হিসেবে ডিউরেশন নির্ধারণ করতে পারবেন।
২. Project Calendar তৈরি এবং সেট করা
প্রজেক্টের জন্য একটি ক্যালেন্ডার নির্ধারণ করা প্রয়োজন যাতে সমস্ত টাস্কের জন্য কার্যকরী সময় নির্ধারণ করা যায়।
- Project ট্যাব থেকে Change Working Time সিলেক্ট করুন।
- এখানে আপনি Standard Calendar ব্যবহার করতে পারেন অথবা একটি কাস্টমাইজড ক্যালেন্ডার তৈরি করতে পারেন, যেখানে আপনি সরকারি ছুটি, বিশেষ দিন ইত্যাদি সেট করতে পারবেন।
৩. Task Constraints সেট করা
প্রজেক্টের টাস্কের জন্য বিভিন্ন ধরনের কন্সট্রেইন্ট (বাধ্যবাধকতা) সেট করা যেতে পারে।
- Task Information উইন্ডো থেকে Constraint Type নির্বাচন করুন (যেমন, Must Start On, Start No Earlier Than ইত্যাদি)।
এই কন্সট্রেইন্টগুলি টাস্কের সময় নির্ধারণে সহায়তা করবে এবং তাদের সাথে সম্পর্কিত ডিপেনডেন্সি বজায় রাখতে সাহায্য করবে।
সারাংশ
Microsoft Project-এ Project Schedule তৈরি করা এবং সেট করা একটি প্রক্রিয়া, যা বিভিন্ন টাস্ক, সময়, রিসোর্স এবং ডিপেনডেন্সি নির্ধারণের মাধ্যমে প্রজেক্টের সফল বাস্তবায়নে সহায়তা করে। Gantt Chart, Calendar, Task Dependencies, এবং Resource Allocation কাস্টমাইজেশন করে আপনি আপনার প্রজেক্টের কার্যক্রমের পূর্ণাঙ্গ দৃশ্য তৈরি করতে পারেন।
Read more
