SharePoint Document Library বা List এ Calendar View এবং Gantt View কনফিগার করা একটি শক্তিশালী উপায় হয়ে দাঁড়ায় ডেটার ভিজ্যুয়ালাইজেশন ও প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য। Calendar View ব্যবহার করে আপনি ডেটাগুলোর সময়ভিত্তিক ভিউ দেখতে পারেন এবং Gantt View ব্যবহার করে প্রকল্পের সময়রেখা (timeline) এবং তার বিভিন্ন কার্যক্রমের দৃশ্যমানতা বাড়াতে পারেন।
Calendar View কনফিগার করা
Calendar View আপনাকে SharePoint List বা Library এর ডেটাকে ক্যালেন্ডার ফরম্যাটে প্রদর্শন করতে সাহায্য করে, যেখানে আপনি ইভেন্ট, মিটিং, ডেডলাইন ইত্যাদি সময়ভিত্তিক তথ্য দেখতে পারেন।
স্টেপ ১: SharePoint List তৈরি করা
Calendar View কনফিগার করার জন্য প্রথমে একটি SharePoint List তৈরি করুন, যেখানে আপনি ইভেন্ট সম্পর্কিত তথ্য সংরক্ষণ করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি Project Tasks লিস্ট তৈরি করুন যাতে Start Date, End Date, Event Title ইত্যাদি ফিল্ড থাকবে।
স্টেপ ২: Calendar View তৈরি করা
- SharePoint List বা Library তে যান।
- List Settings এ ক্লিক করুন।
- এরপর Create View অপশনটি নির্বাচন করুন।
- Calendar View নির্বাচন করুন এবং একটি নাম দিন (যেমন: "Project Calendar")।
- এবার, Start Date এবং End Date কলামগুলো নির্বাচন করুন যেগুলি ক্যালেন্ডারে প্রদর্শিত হবে।
- যেকোনো অতিরিক্ত কলাম যেমন Event Title বা Description যুক্ত করুন যাতে ক্যালেন্ডারের ইভেন্টে বিস্তারিত তথ্য দেখানো যায়।
- কাস্টমাইজড ভিউ তৈরি করার পর OK ক্লিক করুন।
স্টেপ ৩: Calendar View এ তথ্য যোগ করা
- List বা Library এ ফিরে যান এবং New আইটেম সিলেক্ট করুন।
- প্রজেক্ট বা ইভেন্টের নাম, শুরুর তারিখ, শেষ তারিখ এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করুন।
- আপনি এখন এই ডেটা ক্যালেন্ডারে দেখতে পাবেন।
Gantt View কনফিগার করা
Gantt View হলো একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল যা আপনার কার্যক্রমের সময়সীমা ও সম্পর্ককে সহজে ভিজ্যুয়ালাইজ করতে সহায়তা করে। Gantt View ব্যবহার করে আপনি একটি টাইমলাইন দেখতে পারেন এবং কার্যক্রমগুলো কীভাবে একে অপরের সাথে সম্পর্কিত, তা বুঝতে পারবেন।
স্টেপ ১: SharePoint List তৈরি করা
প্রথমে একটি SharePoint List তৈরি করুন যেখানে প্রকল্পের কাজ বা টাস্ক সম্পর্কিত তথ্য থাকবে। উদাহরণস্বরূপ:
- Task Name
- Start Date
- End Date
- Assigned To
- Progress
- Dependencies (যদি প্রয়োজন হয়)
স্টেপ ২: Gantt View তৈরি করা
- List Settings এ যান এবং Create View নির্বাচন করুন।
- Gantt Chart View নির্বাচন করুন এবং ভিউয়ের নাম দিন (যেমন: "Project Gantt Chart")।
- Gantt View এর জন্য Start Date এবং End Date কলাম নির্বাচন করুন। এ ছাড়া, আপনি Task Name, Assigned To, এবং Progress কলামও সিলেক্ট করতে পারেন।
- Dependencies অপশন যোগ করা যেতে পারে যদি আপনার টাস্কের মাঝে সম্পর্ক থাকে (যেমন: একটি টাস্ক শেষ না হলে পরবর্তী টাস্ক শুরু করা যাবে না)।
- Gantt Chart এর কাস্টমাইজড ভিউ তৈরি করার পর OK ক্লিক করুন।
স্টেপ ৩: Gantt Chart এ তথ্য যোগ করা
- New Item নির্বাচন করুন এবং টাস্ক সম্পর্কিত ডেটা যোগ করুন, যেমন Task Name, Start Date, End Date, Assigned To, এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় ফিল্ড।
- এখন আপনি আপনার তথ্যটি Gantt Chart হিসেবে দেখতে পারবেন, যেখানে প্রতিটি টাস্ক একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা এবং তার পূর্ববর্তী বা পরবর্তী টাস্কের সাথে সম্পর্কিত থাকবে।
Gantt View এবং Calendar View এর মধ্যে পার্থক্য
- Calendar View: এটি এক ধরণের ক্যালেন্ডার ভিত্তিক ভিউ যেখানে ইভেন্ট বা টাস্কের সময় এবং তারিখ প্রদর্শিত হয়। এটি সাধারণত event management বা time-based activities প্রদর্শনের জন্য ব্যবহৃত হয়।
- Gantt View: এটি প্রকল্পের টাস্ক এবং তার সময়সীমা দেখানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। এখানে টাস্কগুলির মধ্যে সম্পর্ক ও নির্দিষ্ট সময়সীমা (timeline) প্রদর্শিত হয়, যা প্রকল্প পরিচালনার জন্য অত্যন্ত উপকারী।
ভিউ কাস্টমাইজেশন এবং ফিল্টারিং
স্টেপ ১: কাস্টম কলাম যোগ করা
- আপনি আপনার Calendar View বা Gantt View তে আরও কাস্টম কলাম যোগ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Priority, Task Owner, বা Status কলাম যোগ করতে পারেন।
- কলাম যোগ করার জন্য, List Settings > Create Column এ গিয়ে নতুন কলাম তৈরি করুন এবং তা আপনার ভিউতে অন্তর্ভুক্ত করুন।
স্টেপ ২: ফিল্টার এবং সোর্টিং
- Calendar View বা Gantt View এর মধ্যে নির্দিষ্ট ডেটা ফিল্টার করতে চাইলে, Filter অপশন ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি শুধুমাত্র Pending Tasks অথবা High Priority টাস্কগুলো দেখতে পারেন।
- এছাড়া, আপনি Sort অপশন ব্যবহার করে আপনার টাস্কগুলোর শুরুর তারিখ বা প্রগ্রেস অনুসারে সজ্জিত করতে পারেন।
সারাংশ
SharePoint এর Calendar View এবং Gantt View ব্যবহার করে আপনি সহজেই বিভিন্ন প্রকল্পের কার্যক্রম বা ইভেন্টের সময়সীমা এবং প্রগ্রেস ট্র্যাক করতে পারেন। Calendar View আপনাকে ইভেন্ট বা কাজগুলো সময়ভিত্তিকভাবে প্রদর্শন করতে সাহায্য করে, আর Gantt View প্রকল্পের টাস্ক এবং তাদের সময়রেখা (timeline) বুঝতে সুবিধাজনক। এগুলোর কাস্টমাইজেশন ও ফিল্টারিংয়ের মাধ্যমে আপনি আপনার ডেটাকে আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা এবং বিশ্লেষণ করতে পারবেন।
Read more
