SharePoint Lists এ Group By এবং Totals ফিচার দুটি ব্যবহৃত হয় ডেটাকে গ্রুপ বা সংক্ষেপ করতে এবং নির্দিষ্ট পরিসংখ্যান তৈরি করতে। এই দুটি ফিচার ব্যবহার করে আপনি সহজেই লিস্টের ডেটা বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং বিভিন্ন আঙ্গিকে উপস্থাপন করতে পারেন। নিচে এই দুটি ফিচার কিভাবে কাজ করে এবং কীভাবে আপনি এগুলো ব্যবহার করতে পারেন তা বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা হলো।
Group By ব্যবহার করে ডেটা গ্রুপিং করা
Group By কী?
Group By ফিচারটি ব্যবহার করে আপনি SharePoint List-এর ডেটাকে নির্দিষ্ট কলামের মান অনুসারে গ্রুপ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি লিস্টে বিভিন্ন টাস্ক বা ইভেন্টের ডেটা সঞ্চিত করেন, তবে আপনি Group By ফিচার ব্যবহার করে সেই ডেটাকে তারিখ বা বিভাগ অনুসারে গ্রুপ করতে পারেন।
Group By ব্যবহার করার স্টেপ:
- List View Customization:
- প্রথমে, আপনি যেই List বা Library তে Group By ব্যবহার করতে চান, সেটিতে যান।
- Settings (গিয়ার আইকন) এ ক্লিক করুন এবং List Settings নির্বাচন করুন।
- Views এর অধীনে, যে ভিউতে Group By প্রয়োগ করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন বা নতুন ভিউ তৈরি করুন।
- Group By অপশন কনফিগার করা:
- ভিউ কাস্টমাইজ করার পর, Group By অপশনে যান।
- এখানে আপনি এক বা একাধিক কলামের উপর ভিত্তি করে গ্রুপ করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার লিস্টে Category এবং Due Date নামে দুটি কলাম থাকে, তবে আপনি Category অনুযায়ী ডেটা গ্রুপ করতে পারেন।
- Show Grouping অপশনটি নির্বাচন করে আপনি নির্দিষ্ট কলামের মান অনুসারে ডেটা গ্রুপ করতে পারবেন।
- Save Changes:
- Group By ফিচারটি কনফিগার করার পর, পরিবর্তনগুলো সেভ করুন এবং ভিউটি প্রকাশ করুন।
- এখন আপনার লিস্টটি নির্বাচিত কলাম অনুসারে গ্রুপ হয়ে দেখাবে।
Totals ব্যবহার করে ডেটা Aggregation করা
Totals কী?
Totals ফিচারটি SharePoint Lists এ একটি বা একাধিক কলামের জন্য aggregation করতে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত সংখ্যাগত ডেটা, যেমন টাকার পরিমাণ, পরিমাণ ইত্যাদি মোট বা গড় হিসাব করতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি লিস্টে পণ্যের ইনভেন্টরি তালিকা তৈরি করেন, তবে আপনি Quantity এবং Price কলামের জন্য Total, Average, Min, বা Max হিসাব করতে পারবেন।
Totals ব্যবহার করার স্টেপ:
- List View Customization:
- Group By ফিচারের মতোই, প্রথমে যে List বা Library তে Totals ব্যবহার করতে চান, সেটিতে যান।
- Settings (গিয়ার আইকন) এ ক্লিক করুন এবং List Settings নির্বাচন করুন।
- Views এর অধীনে, আপনি যে ভিউতে Totals প্রয়োগ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন বা একটি নতুন ভিউ তৈরি করুন।
- Totals অপশন কনফিগার করা:
- ভিউ কাস্টমাইজ করার পর, Totals সেকশনে যান।
- এখানে আপনি যেসব কলামের জন্য aggregation করতে চান, সেগুলোর নাম নির্বাচন করুন।
- Calculate totals অপশন থেকে আপনি বিভিন্ন aggregation টাইপ বাছাই করতে পারবেন:
- Sum: নির্দিষ্ট কলামের সমস্ত মান যোগ করে মোট পরিমাণ হিসাব করা।
- Average: নির্দিষ্ট কলামের মানের গড় বের করা।
- Min: সর্বনিম্ন মান নির্ধারণ করা।
- Max: সর্বোচ্চ মান নির্ধারণ করা।
- Show totals for this column চেকবক্সে টিক মার্ক দিন, যেটি যেকোনো কলামে aggregation প্রদর্শন করবে।
- Save Changes:
- সব পরিবর্তন সেভ করুন এবং ভিউটি প্রকাশ করুন।
- এখন আপনার লিস্টে নির্বাচিত কলামের জন্য মোট, গড়, সর্বনিম্ন বা সর্বোচ্চ মান প্রদর্শিত হবে।
Group By এবং Totals একত্রে ব্যবহার করা
আপনি Group By এবং Totals দুটি ফিচার একসাথে ব্যবহার করে আরও উন্নত aggregation করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ:
- যদি আপনি Category অনুযায়ী ডেটা গ্রুপ করতে চান এবং প্রতিটি ক্যাটাগরির জন্য Total Sales এবং Average Price দেখতে চান, তবে আপনি Group By এর মাধ্যমে Category কলামে গ্রুপিং করবেন এবং Total ও Average হিসাবে Sales ও Price কলামের জন্য aggregation সিলেক্ট করবেন।
এভাবে, Group By এবং Totals ব্যবহার করে আপনি SharePoint Lists এর ডেটা আরও কার্যকরভাবে বিশ্লেষণ এবং উপস্থাপন করতে পারবেন।
উপসংহার
Group By এবং Totals ফিচার দুটি SharePoint Lists এর অত্যন্ত শক্তিশালী টুল যা ডেটাকে গ্রুপিং এবং aggregation করতে সাহায্য করে। Group By ব্যবহার করে আপনি ডেটাকে সহজেই শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন, আর Totals ব্যবহার করে আপনি সংখ্যাগত ডেটার উপর ভিত্তি করে aggregation করতে পারেন, যেমন মোট, গড়, সর্বোচ্চ বা সর্বনিম্ন মান বের করতে পারেন। এই দুটি ফিচার ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি আপনার ডেটার বিশ্লেষণ ও রিপোর্টিং আরও সহজ এবং কার্যকর করতে পারবেন।
Read more
