SharePoint Site Collection তৈরি এবং কনফিগার করা

SharePoint Site Collection হলো SharePoint এর মূল কাঠামো, যা একাধিক সাইটের সংকলন হিসেবে কাজ করে। প্রতিটি সাইট কালেকশনে একটি মূল সাইট এবং তার অধীনে বিভিন্ন সাইট থাকতে পারে। SharePoint Site Collection তৈরি এবং কনফিগার করার মাধ্যমে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের কাজের পরিবেশ কাস্টমাইজ এবং ম্যানেজ করতে পারেন।

Site Collection তৈরি করার প্রক্রিয়া

স্টেপ ১: SharePoint Admin Center এ লগইন করা

• প্রথমে Microsoft 365 Admin Center এ Global Administrator বা SharePoint Administrator হিসেবে লগইন করুন।
• এরপর, SharePoint Admin Center এ যান। এটি আপনি Microsoft 365 Admin Center থেকে অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

স্টেপ ২: Site Collection তৈরি করা

• SharePoint Admin Center এ গিয়ে, Sites অপশনে ক্লিক করুন এবং তারপর Active sites সেকশনে যান।
• এখানে, Create অপশনটি নির্বাচন করুন।
• তারপর, সাইটের জন্য একাধিক টেমপ্লেট পেয়ে যাবেন যেমন:
  • Team Site: টিমের জন্য সহযোগিতামূলক সাইট।
  • Communication Site: তথ্য শেয়ার করার জন্য বা একপক্ষীয় কমিউনিকেশন।
  • Other Options: এখানে আপনি আরও কাস্টম টেমপ্লেট নির্বাচন করতে পারবেন।

স্টেপ ৩: সাইটের বিস্তারিত তথ্য পূর্ণ করা

• Site Name: সাইটের নাম প্রদান করুন।
• Site Description: সাইটের উদ্দেশ্য বা বর্ণনা দিন।
• Site Address (URL): সাইটের URL ঠিকানা কাস্টমাইজ করুন।
• Privacy Settings: সাইটটি পাবলিক হবে নাকি প্রাইভেট, সেটি নির্ধারণ করুন।
  • Private: শুধুমাত্র অনুমোদিত সদস্যরা অ্যাক্সেস করতে পারবে।
  • Public: সাইটে যেকোনো ব্যবহারকারী অ্যাক্সেস করতে পারবে (সাধারণত এই অপশনটি টিম সাইটের জন্য ব্যবহার করা হয়)।
• Select Language: সাইটের ভাষা নির্বাচন করুন।

স্টেপ ৪: Site Collection Administrator নির্বাচন করা

• Site Collection Administrator হিসেবে একটি বা একাধিক ব্যবহারকারী নির্বাচন করুন। এটি সাইট কালেকশনের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হবে যারা সাইটের সিস্টেম সেটিংস কনফিগার করতে পারবে।

স্টেপ ৫: Site Collection তৈরি করা

• সমস্ত তথ্য সঠিকভাবে পূর্ণ করার পর, Finish বা Create অপশনটি ক্লিক করুন। SharePoint স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাইট কালেকশন তৈরি করবে।

Site Collection কনফিগারেশন

স্টেপ ১: Site Settings কনফিগার করা

• Site Collection তৈরি হওয়ার পর, সাইটের Settings কনফিগার করতে হবে।
• Site Collection Settings এ গিয়ে, Site Settings নির্বাচন করুন।
  • এখানে আপনি সাইটের বিভিন্ন সেটিংস কনফিগার করতে পারবেন যেমন:
    • Site Permissions: সাইটের ব্যবহারকারীদের পারমিশন এবং অ্যাক্সেস কন্ট্রোল।
    • Regional Settings: সাইটের ভাষা, সময় অঞ্চল, এবং কালচারাল কনফিগারেশন।
    • Site Features: সাইটে ব্যবহারযোগ্য বিভিন্ন ফিচার যেমন Versioning, Document Sets, Content Types ইত্যাদি চালু বা বন্ধ করা।

স্টেপ ২: Site Themes কনফিগার করা

• সাইটের ডিজাইন এবং থিম কাস্টমাইজ করতে, Look and Feel সেকশনে গিয়ে Change the Look নির্বাচন করুন।
• এখানে আপনি সাইটের টেমপ্লেট, রং, এবং অন্যান্য ভিজ্যুয়াল উপাদান পরিবর্তন করতে পারবেন।

স্টেপ ৩: Permissions কনফিগার করা

• Permissions সেটিংসে গিয়ে, Site Permissions অথবা Advanced Permissions অপশনে ক্লিক করুন।
• এখানে আপনি সাইটের বিভিন্ন ব্যবহারকারীদের Read, Contribute, Edit, Full Control ইত্যাদি পারমিশন সেট করতে পারবেন।
• আপনি প্রয়োজনে SharePoint Groups তৈরি করে ব্যবহারকারীদের গ্রুপ অনুযায়ী পারমিশন দিতে পারেন।

স্টেপ ৪: External Sharing কনফিগার করা

• যদি আপনি বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে সাইট শেয়ার করতে চান, তবে External Sharing সেটিংস কনফিগার করতে হবে।
  • SharePoint Admin Center এ গিয়ে, Sharing অপশনটি নির্বাচন করুন এবং বাইরের অংশীদারদের সাথে শেয়ার করার পদ্ধতি নির্বাচন করুন।
  • আপনি এখানে Anyone, New and Existing Guests, বা Only People in Your Organization অপশনটি নির্বাচন করতে পারবেন।

Site Collection এর নিরাপত্তা কনফিগারেশন

স্টেপ ১: Data Loss Prevention (DLP)

• Data Loss Prevention (DLP) পলিসি ব্যবহার করে, আপনি সাইটের মধ্যে সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিত রাখতে পারেন। এটি সাইটের ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সংবেদনশীল তথ্যের ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ করবে।

স্টেপ ২: Compliance এবং Auditing

• Compliance সেকশনে গিয়ে আপনি সাইটের বিভিন্ন নিয়মনীতি কনফিগার করতে পারেন যেমন:
  • Audit Logs: সাইটের কার্যক্রম ট্র্যাক করা এবং অডিট লগ তৈরি করা।
  • Retention Policies: ডকুমেন্টের রিটেনশন এবং অবসর নীতিমালা প্রয়োগ করা।

Site Collection এর কাস্টমাইজেশন

স্টেপ ১: Document Libraries তৈরি করা

• Site Collection এর অধীনে আপনি Document Libraries তৈরি করতে পারেন, যা ডকুমেন্ট স্টোরেজের জন্য ব্যবহৃত হয়।
  • Document Library তৈরি করতে, Site Contents এ গিয়ে New এবং তারপর Document Library নির্বাচন করুন।
  • Library এর নাম, অনুমতি, এবং কনফিগারেশন সেট করুন।

স্টেপ ২: Content Types কনফিগার করা

• Content Types ব্যবহার করে আপনি বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্ট, তালিকা আইটেম, বা ফর্ম তৈরি করতে পারেন।
  • Site Settings এ গিয়ে Content Types সেকশনে গিয়ে নতুন কনটেন্ট টাইপ তৈরি করতে পারবেন।

উপসংহার

SharePoint Site Collection তৈরি এবং কনফিগারেশন প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টমাইজ করা যেতে পারে। সঠিকভাবে কনফিগার করা হলে, এটি আপনার প্রতিষ্ঠানকে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, সহযোগিতা, এবং তথ্য শেয়ারিং ব্যবস্থাপনায় অনেক সাহায্য করবে।