SharePoint Online: Standard এবং Custom Views তৈরি করা
SharePoint Online এ Views হল এমন উপাদান যা ব্যবহারকারীদের লিস্ট বা লাইব্রেরিতে থাকা তথ্য বা ডকুমেন্টকে নির্দিষ্ট ফিল্টার, সাজানো বা গ্রুপিংয়ের মাধ্যমে প্রদর্শন করার সুযোগ দেয়। Standard Views হল ডিফল্টভাবে তৈরি হওয়া ভিউ যা সহজেই কনফিগার করা যায়, আর Custom Views হল এমন ভিউ যা ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট প্রয়োজন অনুসারে কাস্টমাইজ করে।
এখানে, আমরা Standard এবং Custom Views তৈরি করার প্রক্রিয়া বিস্তারিতভাবে দেখব।
Standard Views তৈরি করা
স্টেপ ১: List বা Document Library খুলুন
- প্রথমে, SharePoint সাইটে লগইন করুন এবং List বা Document Library খুলুন যেখানে আপনি ভিউ তৈরি করতে চান।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি Document Library থেকে ভিউ তৈরি করতে চান, তাহলে সেই লাইব্রেরি নির্বাচন করুন।
স্টেপ ২: View তৈরি করতে "All Items" নির্বাচন করুন
- লিস্ট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরির টপে, ডিফল্ট ভিউটি সাধারণত "All Items" থাকে।
- View options (৩ ডট আইকন) এ ক্লিক করুন এবং Create new view নির্বাচন করুন।
স্টেপ ৩: ভিউ টাইপ নির্বাচন
- নতুন ভিউ তৈরি করার জন্য, আপনাকে প্রথমে ভিউ টাইপ নির্বাচন করতে হবে। এখানে বিভিন্ন ধরনের ভিউ পাওয়া যায়:
- Standard View: সাধারণভাবে তথ্য সাজানোর জন্য।
- Datasheet View: এক্সেল এর মতো স্প্রেডশিট হিসেবে ডেটা দেখানোর জন্য।
- Calendar View: ক্যালেন্ডার হিসেবে ডেটা প্রদর্শন করার জন্য।
- Gantt Chart View: প্রকল্প পরিচালনার জন্য।
স্টেপ ৪: ভিউ কনফিগারেশন
- View Name: নতুন ভিউটির নাম দিন।
- Columns Selection: কন্টেন্টের কোন কলামগুলো ভিউতে প্রদর্শিত হবে তা নির্বাচন করুন।
- Sort and Filter: তথ্য কিভাবে সাজানো হবে এবং কোন তথ্য কীভাবে ফিল্টার করা হবে, তা কনফিগার করুন।
- আপনি Sort অপশন দিয়ে ডেটাকে নির্দিষ্ট অর্ডারে সাজাতে পারেন।
- Filter অপশন ব্যবহার করে আপনি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ডেটা দেখতে পারবেন (যেমন, একটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে বা পরে)।
- Group By: আপনি গ্রুপিং অপশন ব্যবহার করে ডেটাকে নির্দিষ্ট ক্যাটেগরিতে ভাগ করতে পারেন।
স্টেপ ৫: Save and Apply
- কনফিগারেশন সম্পন্ন হলে, OK বা Save বাটনে ক্লিক করুন।
- এইভাবে, একটি Standard View তৈরি হয়ে যাবে, যা আপনি আপনার তালিকা বা লাইব্রেরি থেকে ব্যবহার করতে পারবেন।
Custom Views তৈরি করা
Custom Views আপনাকে Standard Views থেকে আরও কাস্টমাইজড এবং অগ্রাধিকার ভিত্তিক ডেটা দেখতে সাহায্য করে। SharePoint এ Custom Views তৈরি করার জন্য আপনাকে কিছু নির্দিষ্ট সেটিংস কনফিগার করতে হয় যা আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ভিউ কাস্টমাইজ করবে।
স্টেপ ১: লিস্ট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরি নির্বাচন
- SharePoint সাইটে আপনার লিস্ট বা ডকুমেন্ট লাইব্রেরি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি Custom View তৈরি করতে চান।
স্টেপ ২: New View তৈরি করুন
- লিস্ট বা লাইব্রেরির উপর View options (৩ ডট আইকন) ক্লিক করুন এবং Create new view নির্বাচন করুন।
স্টেপ ৩: View কাস্টমাইজেশন
- View Name: Custom View এর জন্য একটি নাম দিন, যেমন “My Custom View”।
- Columns: আপনি কিভাবে কাস্টম ভিউতে কলাম প্রদর্শন করতে চান তা নির্বাচন করুন। আপনি কিছু কলাম হাইড বা নতুন কলাম যোগ করতে পারেন।
- Sorting: ডেটা সঠিকভাবে সাজানোর জন্য আপনি Sort অপশন ব্যবহার করতে পারেন। যেমন, আপনি চাইলে ডেটাকে Date বা Title অনুযায়ী সাজাতে পারেন।
- Filtering: Custom Views এ আপনি Advanced Filter ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ডেটা দেখতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, শুধুমাত্র সেই ডেটা দেখতে চান যেগুলোর Status "Completed"।
- Filter করুন: "Status" is equal to "Completed"
- Group By: আপনি কোন কলাম অনুযায়ী ডেটা গ্রুপ করতে চান সেটি নির্বাচন করতে পারেন, যেমন "Department" বা "Project".
স্টেপ ৪: অন্য advanced কনফিগারেশন
- Item Limit: আপনি চাইলে এক পেজে কতগুলো আইটেম দেখানো হবে তা নির্ধারণ করতে পারেন।
- Style: ভিউর স্টাইল কাস্টমাইজ করার জন্য অতিরিক্ত অপশন থাকতে পারে, যেমন Compact, Default বা Shaded ভিউ।
- Save View: কাস্টম ভিউ তৈরির পর Save ক্লিক করে তা সংরক্ষণ করুন।
স্টেপ ৫: Custom View ব্যবহার
- ভিউটি সেভ হওয়ার পর, আপনি View options থেকে যে কোনো সময় সেটি নির্বাচন করে ব্যবহার করতে পারবেন।
- আপনি যদি চান, এই কাস্টম ভিউটি আপনার দলের অন্যান্য সদস্যদের জন্যও শেয়ার করতে পারেন।
Conclusion
SharePoint Online এ Standard এবং Custom Views তৈরি করা একটি শক্তিশালী ফিচার যা ব্যবহারকারীদের তথ্য দ্রুত এবং সহজে প্রক্রিয়াকরণে সাহায্য করে। Standard Views দ্রুত কনফিগারেশন এবং সাধারণ ব্যবহারের জন্য উপযুক্ত, এবং Custom Views ব্যবহারকারীদের আরও কাস্টমাইজেশন এবং ফিল্টারিংয়ের সুযোগ দেয়। Properly configured views helps teams to manage and interact with the information in a structured way.
Read more