Term Set এবং Term তৈরি এবং ম্যানেজ করা

Term Set এবং Term হল SharePoint-এ Managed Metadata ব্যবস্থাপনার অংশ, যা তথ্যের শ্রেণীবিভাগ এবং ট্যাগিং ব্যবস্থাপনার জন্য ব্যবহৃত হয়। Term Set এবং Term ব্যবহার করে আপনি সাইটের কন্টেন্টের জন্য একটি নির্দিষ্ট শ্রেণীবিভাগ তৈরি করতে পারেন, যা ডেটাকে আরও সহজে সনাক্ত এবং অনুসন্ধান করতে সহায়ক।

Term Set এবং Term কী?

• Term Set: একটি Term Set হলো সম্পর্কিত Term (শব্দ বা ট্যাগ) এর একটি গ্রুপ। এটি মূলত একটি শ্রেণী বা ট্যাগ সেট যা একই ধরনের তথ্য বা কন্টেন্ট শ্রেণীবদ্ধ করতে ব্যবহৃত হয়।
• Term: একটি Term হলো একটি নির্দিষ্ট শব্দ বা ট্যাগ যা তথ্য বা কন্টেন্টের শ্রেণীবিভাগের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি একটি Term Set এর অংশ হতে পারে এবং কন্টেন্ট ট্যাগিং বা ফিল্টারিংয়ের জন্য ব্যবহার করা হয়।

Term Set এবং Term তৈরি এবং ম্যানেজ করার প্রক্রিয়া

স্টেপ ১: Managed Metadata Service সেটআপ

Term Set এবং Term ব্যবহার করতে হলে, প্রথমে আপনাকে Managed Metadata Service (MMS) কনফিগার করতে হবে। এটি SharePoint এ Managed Metadata ব্যবহার করার জন্য অপরিহার্য। SharePoint Admin Center থেকে এই সার্ভিসটি এনাবল করতে হবে।

• SharePoint Admin Center এ গিয়ে Service Applications নির্বাচন করুন।
• Managed Metadata Service নির্বাচন করুন এবং সেটি কনফিগার করুন।

Term Store ম্যানেজমেন্ট

স্টেপ ১: Term Store Access করা

Term Set এবং Term ম্যানেজ করতে, Term Store Management Tool ব্যবহার করতে হয়। এটি SharePoint Administration Settings-এ পাওয়া যায়।

• SharePoint Admin Center এ লগ ইন করুন।
• Term Store Management নির্বাচন করুন।

স্টেপ ২: Term Set তৈরি করা

• Term Store Management Tool এ গিয়ে Managed Metadata সেকশনে ক্লিক করুন।
• বামপাশে Term Store নির্বাচন করুন এবং এর অধীনে Term Sets এ ক্লিক করুন।
• এখানে একটি নতুন Term Set তৈরি করতে, New Term Set অপশনে ক্লিক করুন।
  • Term Set Name দিন (যেমন, “Products” বা “Departments”)।
  • Description দিতে পারেন (যেমন, "Product categories for the sales department")।
  • যদি Audience নির্ধারণ করতে চান, তবে সেটিও করতে পারবেন।

স্টেপ ৩: Term তৈরি করা

• একটি Term Set তৈরি করার পর, আপনি এর মধ্যে বিভিন্ন Term যোগ করতে পারেন।
• Term Set এর অধীনে New Term অপশন ক্লিক করুন।
  • Term Name দিন (যেমন, "Electronics", "Books" ইত্যাদি)।
  • Description এবং Synonyms দিতে পারেন যাতে আপনার টার্মের আরও বিশদ এবং ঐক্যবদ্ধ নাম থাকে।
  • Language নির্বাচন করতে পারেন যদি আপনার টার্ম বিভিন্ন ভাষায় কাস্টমাইজ করা প্রয়োজন।

স্টেপ ৪: Term Group এবং Term Set কাস্টমাইজেশন

• আপনি Term Group তৈরি করে বিভিন্ন Term Sets কে বিভিন্ন গ্রুপে বিভক্ত করতে পারেন। একটি Term Group একাধিক Term Set ধারণ করতে পারে।
• Term Group তৈরি করতে, Term Store Management Tool এ গিয়ে New Term Group নির্বাচন করুন।
  • Group Name এবং Description দিন।
  • পরে সেই গ্রুপের মধ্যে প্রয়োজনীয় Term Set এবং Term যুক্ত করতে পারবেন।

Term ব্যবহার করা SharePoint Lists এবং Libraries-এ

স্টেপ ১: Term Column তৈরি করা

Term এবং Term Set ব্যবহার করার জন্য SharePoint Lists বা Libraries-এ Managed Metadata Column তৈরি করতে হবে।

• SharePoint List বা Library খুলুন।
• List Settings বা Library Settings নির্বাচন করুন।
• Columns সেকশনে Create Column নির্বাচন করুন।
• Managed Metadata কলাম টাইপ নির্বাচন করুন।
• Term Set নির্বাচন করুন, যার মধ্যে আপনি Term যুক্ত করেছেন।

স্টেপ ২: Term নির্বাচন করা

• যখন আপনি List বা Library তে একটি নতুন আইটেম বা ডকুমেন্ট তৈরি করবেন, তখন Managed Metadata কলামটি প্রদর্শিত হবে।
• আপনি সেখানে Term Set থেকে একটি নির্দিষ্ট Term নির্বাচন করতে পারবেন। এর মাধ্যমে কন্টেন্ট ট্যাগিং এবং শ্রেণীবিভাগ করা যাবে।

Term এবং Term Set ম্যানেজমেন্টের সুবিধা

১. একক শ্রেণীবিভাগ পদ্ধতি

Term Set এবং Term ব্যবহার করলে আপনি আপনার SharePoint সাইটে একক শ্রেণীবিভাগ পদ্ধতি তৈরি করতে পারবেন, যা সাইটের কন্টেন্ট শ্রেণীবদ্ধ করতে সহায়ক।

২. অনুসন্ধান সহজ করা

যেহেতু SharePoint-এ Managed Metadata ব্যবহার করে কন্টেন্ট ট্যাগিং করা হয়, তাই এটি অনুসন্ধান প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে। ব্যবহারকারীরা সহজেই নির্দিষ্ট Term দ্বারা কন্টেন্ট খুঁজে পেতে পারে।

৩. কন্টেন্ট ট্যাগিং এবং অর্গানাইজেশন

Term Set এবং Term কন্টেন্টের সংগঠন এবং ট্যাগিং পরিচালনা করে, যার মাধ্যমে নির্দিষ্ট শ্রেণীর কন্টেন্ট শনাক্ত করা এবং প্রক্রিয়া করা সহজ হয়।

৪. কেন্দ্রীয় কন্ট্রোল

Term Store এর মাধ্যমে এক জায়গা থেকে Term Sets এবং Terms ম্যানেজ করা যায়, যা সমস্ত SharePoint সাইটে সঙ্গতিপূর্ণ শ্রেণীবিভাগ এবং ট্যাগিং নিশ্চিত করে।

সারাংশ

SharePoint-এ Term Set এবং Term ব্যবহারের মাধ্যমে কন্টেন্টের শ্রেণীবিভাগ এবং ট্যাগিং সহজভাবে করা যায়। Term Store ব্যবহার করে আপনি বিভিন্ন Term Set এবং Term তৈরি ও ম্যানেজ করতে পারেন, যা সাইটের কন্টেন্টের সঠিক শ্রেণীবিভাগ নিশ্চিত করে। SharePoint Lists এবং Libraries-এ Managed Metadata কলাম তৈরি করে আপনি এই Term Sets এবং Terms ব্যবহার করতে পারবেন, যার মাধ্যমে কন্টেন্টের ট্যাগিং এবং অনুসন্ধান আরও সহজ হবে।