Features or Qualities of a Good Direction
নির্দেশনার মাধ্যমে অধীনস্থদের প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যের দিকে পরিচালনা করা হয়। উত্তম বা আদর্শ নির্দেশনার বৈশিষ্ট্য বা গুণাবলি নিচে আলোচনা করা হলো-
- সহজবোধ্যতা (Easy to understand); নির্দেশনা অবশ্যই স্পষ্ট ও সহজ-সরল হওয়া উচিত। এটি অস্পষ্ট হলে,
কর্মীরা তা নিজের মতো করে ব্যাখ্যা করে। এ কারণে অস্পষ্ট বা জটিল বাক্য পরিহার করা উচিত। নির্দেশনা স্পষ্ট ও সহজবোধ্য হলে, সেখানে ভুল ব্যাখ্যার আশঙ্কা কমে যায়। - পূর্ণাঙ্গতা (Completeness): পূর্ণাঙ্গতা একটি উত্তম নির্দেশনার অন্যতম বৈশিষ্ট্য। অনেক সময় আংশিক নির্দেশনা দিয়ে বা বক্তব্য শেষ না করে ধরে নেওয়া হয়, কর্মীরা তা বুঝে নেবে। কিন্তু এমন নির্দেশনা কখনই ভালো ফল বয়ে আনে না। তাই, নির্দেশনার বক্তব্য অবশ্যই পরিপূর্ণ হওয়া উচিত।
- যৌক্তিকতা (Logicality): নির্দেশনা যৌক্তিক ও বাস্তবসম্মত হওয়া প্রয়োজন। যে কাজ এক মাসে সম্পন্ন হওয়ার কথা সে কাজ এক সপ্তাহে সম্পাদন করার নির্দেশনা অযৌক্তিক। তাই, নির্দেশনা দেওয়ার সময় কর্মীদের শক্তি, সামর্থ্য, প্রাপ্ত সময় এবং প্রতিষ্ঠানের সামর্থ্যকে বিবেচনায় রাখতে হয়।
- সংক্ষিপ্ততা (Brevity): উত্তম নির্দেশনা যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত হয়ে থাকে। অপ্রয়োজনীয় কথাবার্তা বা বক্তব্য এখানে পরিহার করা হয়। একটি দীর্ঘায়িত নির্দেশনা যেমন বিরক্তির, তেমনি কর্মীরা তা সঠিকভাবে মনে রাখতে পারে না। এ কারণে নির্দেশনা যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।
- সময়ানুবর্তিতা (Punctuality): নির্দেশনার একটি প্রধান বৈশিষ্ট্য হলো সময়ানুবর্তিতা। কথায় আছে- 'সময়ের এক ফোঁড়, অসময়ে দশ ফোঁড়'। অর্থাৎ, সময়ের কাজ সময়ে করতে হয়। তাই, যে সময়ে নির্দেশ দিলে কাজ হবে সে সময়ে নির্দেশ দেওয়া উচিত। অন্যথায় তা অকার্যকর হয়ে পড়ে।
- সুনির্দিষ্টতা (Specificness): নির্দেশনা অবশ্যই সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত। এতে কর্মীরা নির্দেশনা সম্পর্কে সুস্পষ্ট ধারণা নিয়ে কাজ করতে পারেন। আর নির্দেশনায় অস্পষ্টতা থাকলে কর্মীরা তাদের করণীয় সম্পর্কে বিভ্রান্তির মধ্যে থাকেন।
- গ্রহণযোগ্যতা (Acceptability): যে নির্দেশনা কর্মীদের কাছে গ্রহণযোগ্য হয় কর্মীরা তা বাস্তবায়নে স্বতঃস্ফূর্তভাবে কাজ করেন। এ কারণে নির্দেশনা সংশ্লিষ্ট সবার কাছে গ্রহণযোগ্য হতে হবে।
- ধারাবাহিকতা (Continuity): নির্দেশনায় ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে হয়। একটি নির্দেশনা বাস্তবায়ন হওয়ার আগেই পরবর্তী নির্দেশনা প্রস্তুত রাখতে হয়। এছাড়া, পূর্বের নির্দেশনার সাথে পরবর্তী নির্দেশনার মিল রাখতে হয়।
- লক্ষ্যকেন্দ্রিক (Goal oriented): ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের কাঙ্ক্ষিত ফলকে লক্ষ্য বলা হয়। বিশেষ কোনো লক্ষ্য বা উদ্দেশ্যকে সামনে রেখে নির্দেশনা দিতে হয়। নির্দেশনার বক্তব্যে অবশ্যই যেন উদ্দেশ্যের প্রতিফলন হয় সে বিষয়ে খেয়াল রাখতে হবে।
- লিখিত নির্দেশনা (Written instruction): নির্দেশনা লিখিত হওয়া উচিত। এটি লিখিত হলে সেখানে কোনো ভুল বোঝাবুঝি বা তথ্য বিকৃত হওয়ার সম্ভাবনা থাকে না।
সুতরাং, যেকোনো নির্দেশনাকেই উত্তম নির্দেশনা বলা যায় না। একটি নির্দেশনাকে উত্তম নির্দেশনা হিসেবে বিবেচনা করতে হলে ওপরের গুণ বা বৈশিষ্ট্যের উপস্থিতি থাকতে হবে।
Content added By
Read more
