Types of Business Communication
প্রতিষ্ঠানের আকার, কাজের প্রকৃতি, তথ্যের প্রবাহ, ব্যাপ্তি প্রভৃতির ওপর ভিত্তি করে যোগাযোগ বিভিন্ন ধরনের হয়। প্রাপকের কাছে বার্তা প্রেরণ করতে কোন ধরনের পদ্ধতি বা উপায় অবলম্বন করা হবে তা নির্ভর করে প্রেরকের প্রয়োজন ও ইচ্ছা এবং প্রতিষ্ঠানের ধরনের ওপর। নিচে ছকের সাহায্যে যোগাযোগের প্রকারভেদ দেখানো হলো-
ক. তথ্যপ্রবাহ অনুযায়ী যোগাযোগ (Communication Based on Flow of Information)
প্রতিষ্ঠানের ঊর্ধ্বতন ও অধীনস্থ কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগের তথ্য বা সংবাদ বিভিন্ন দিক থেকে প্রবাহিত হতে পারে। এ তথ্যের প্রবাহ অনুযায়ী যোগাযোগকে নিম্নোক্ত দু'ভাগে ভাগ করা যায়-
- উলম্ব যোগাযোগ (Vertical communication): সংগঠনের উচ্চ স্তর ও নিম্ন স্তরের ব্যক্তিবর্গের মধ্যে তথ্য প্রবাহের মাধ্যমে যোগাযোগ প্রতিষ্ঠা হলে তাকে উলম্ব যোগাযোগ বলে। যেমন: মি. x একটি প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় ব্যবস্থাপক। তিনি তার বিভাগে পাঁচজন বিক্রয়কর্মী নিয়োগের জন্য মহাব্যবস্থাপক । এর কাছে একটি চাহিদাপত্র দেন। Y মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক Z কে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়ার নির্দেশ দেন। এক্ষেত্রে X, Y ও Z এর মধ্যকার যোগাযোগকে উলম্ব যোগাযোগ বলা হয়। এটি নিম্নোক্ত তিনভাবে সংঘটিত হতে পারে-
- ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ (Upward communication): সংগঠনের অধীনস্থ কর্মীরা কোনো সংবাদ বা তথ্য নিয়ে
ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করলে তাকে ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ বলে। সাধারণত তাদের মতামত, অভিযোগ প্রভৃতি বিষয় নিয়ে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করে থাকে। ওপরের উদাহরণে x এর চাহিদাপত্র Y এর কাছে দেওয়া হলো ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ। - নিম্নগামী যোগাযোগ (Downward communication): সংগঠনের ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ অধীনস্থ কর্মীদের নির্দেশ দান কিংবা কোনো তথ্য, সংবাদ বা অন্যান্য বিষয়ে যোগাযোগ করলে, তাকে নিম্নগামী যোগাযোগ বলে। সাধারণত এ ধরনের যোগাযোগই বেশি হয়ে থাকে। এতে জটিলতাও অনেক কমে যায়। ওপরের উদাহরণে Y প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়ার জন্য z কে যে নির্দেশ দিলেন, তা-ই নিম্নগামী যোগাযোগ।
- আড়াআড়ি বা কৌণিক যোগাযোগ (Cross/Diagonal communication): কর্তৃত্ব কাঠামো অনুসরণ না করে এক বিভাগের নির্বাহী বা কর্মী অন্য বিভাগের ভিন্ন স্তরের কোনো নির্বাহী বা কর্মীর (ঊর্ধ্বতন বা অধস্তন) সাথে যোগাযোগ করলে তাকে আড়াআড়ি বা কৌণিক যোগাযোগ বলে। যেমন: মি. 'X' একটি প্রতিষ্ঠানের বিপণন ব্যবস্থাপক। অন্যদিকে মি. 'Y' একই প্রতিষ্ঠানের সহকারী উৎপাদন ব্যবস্থাপক হিসেবে কর্মরত আছেন। মি. 'X' ও মি. 'Y' এর মধ্যে সম্পাদিত যোগাযোগই হলো কৌণিক যোগাযোগ।
সমান্তরাল যোগাযোগ (Horizontal communication): সংগঠন কাঠামোর বিভিন্ন বিভাগে একই মর্যাদাভুক্ত বা স্তরের কর্মকর্তা বা কর্মচারীদের মধ্যে তথ্য বা সংবাদ বিনিময় হলে, তাকে সমান্তরাল যোগাযোগ বলে। যেমন: মি. 'X' একটি প্রতিষ্ঠানের মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক। অন্যদিকে মি. 'Y' একই প্রতিষ্ঠানের বিপণন ব্যবস্থাপক হিসেবে কর্মরত আছেন। মি. 'X' ও মি. 'Y' এর মধ্যে সম্পাদিত যোগাযোগই হলো সমান্তরাল যোগাযোগ।
খ. আনুষ্ঠানিকতা অনুযায়ী যোগাযোগ (Communication Based on Formality)
প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের মধ্যে নিয়ম-নীতি ও সম্পর্কের ভিত্তিতেও যোগাযোগ হয়ে থাকে। আনুষ্ঠানিকতা বা সম্পর্ক অনুযায়ী যোগাযোগকে নিম্নোক্ত দু'ভাগে ভাগ করা যায়-
- আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ (Formal communication): প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত ব্যবস্থাপত্র বা অফিসিয়াল নিয়ম-
কানুন, পদ্ধতি, আনুষ্ঠানিকতা প্রভৃতি অনুসরণ করে তথ্য বা বার্তা বিনিময় করাকে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে।
যেমন: সাক্ষাৎকার, আবেদনপত্র, নোটিশ বা বিজ্ঞপ্তি দেওয়া প্রভৃতি। - অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ (Informal communication): প্রতিষ্ঠানের কোনো প্রকার নির্ধারিত নিয়ম-কানুন ও আনুষ্ঠানিকতা ছাড়াই তথ্য বা বার্তা বিনিময় করাকে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে। যেমন: ধর্মীয় বা সামাজিক অনুষ্ঠানে আলাপ-আলোচনা, সব স্তরের কর্মীর একসাথে খেলাধুলায় অংশগ্রহণ, পাশাপাশি খেতে বসে খবর নেওয়া।
গ. মাধ্যম অনুযায়ী যোগাযোগ (Communication Based on Media)
সংবাদ বা তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে মাধ্যমের ওপর ভিত্তি করে যোগাযোগকে নিম্নোক্ত ভাগে ভাগ করা যায়-
- শাব্দিক/বাচনিক যোগাযোগ (Verbal communication): প্রেরক প্রাপকের সাথে মৌখিক বা লিখিত শব্দ
ব্যবহারের মাধ্যমে যোগাযোগ করলে তাকে শাব্দিক বা বাচনিক যোগাযোগ বলে। বাচনিক যোগাযোগ নিম্নোক্ত দু'ধরনের হয়ে থাকে- - লিখিত যোগাযোগ (Written communication): যোগাযোগকারী বা বার্তা প্রেরক কোনো সংবাদ বা তথ্য প্রাপকের কাছে লিখিত কোনো মাধ্যমে প্রেরণ করলে, তা লিখিত যোগাযোগ হিসেবে বিবেচিত হয়। যেমন: চিঠি, প্রতিবেদন, বিজ্ঞপ্তি, সংবাদপত্র প্রভৃতি।
- মৌখিক যোগাযোগ (Oral communication): যোগাযোগকারী প্রাপকের সাথে কোনো তথ্য বা সংবাদ মৌখিকভাবে বা মৌখিক কোনো মাধ্যম ব্যবহার করে যোগাযোগ করলে, তাকে মৌখিক বা ধ্বনিভিত্তিক যোগাযোগ বলে। যেমন: কথোপকথন, সরাসরি আলোচনা, বক্তৃতা, সভা, টেলিফোনে আলাপ প্রভৃতি।
- অবাচনিক/শব্দবহির্ভূত যোগাযোগ (Non-verbal communication): মৌখিক বা লিখিত কোনো ভাষা ব্যবহার না করে অঙ্গভঙ্গি, স্পর্শ, হাসি-কান্না, আকার-ইঙ্গিত, প্রতীক প্রভৃতি মাধ্যম ব্যবহারের মাধ্যমে যোগাযোগ করাকে শব্দবহির্ভূত বা অবাচনিক যোগাযোগ বলে। এরূপ যোগাযোগ বিভিন্ন ধরনের হতে পারে, যা নিম্নরূপ-
- মুখাবয়বের প্রকাশ (Facial expression): কথায় আছে, 'Face is the index of mind' অর্থাৎ, 'মুখাবয়ব বা
চেহারা মনের আয়না।' মানুষের মৌখিক অবয়বের গতি, অবস্থা বা সঞ্চালনের মাধ্যমে তার আবেগ, অনুভূতি, আনন্দ-বেদনা, ভয়, ঘৃণা, আগ্রহ প্রভৃতি অবস্থা ফুটে ওঠে। - চক্ষু যোগাযোগ (Eye contact): যোগাযোগের ক্ষেত্রে চক্ষু যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে থাকে। ব্যক্তির তাকানোর ভঙ্গির মাধ্যমে তার অনুভূতি, উৎসাহ, শত্রুতা, আকর্ষণ প্রভৃতি প্রকাশ পায়।
- আকার-ইঙ্গিত (Gesture): আকার-ইঙ্গিত বলতে মানুষের হাত, পা, মাথা, বাহু প্রভৃতি দোলানো বা বিশেষ কায়দায় নাড়ানোকে বোঝায়। যেমন: দু'আঙ্গুলের 'V' চিহ্ন দ্বারা বিজয় বোঝানো হয়।
- অবয়ব ও পোশাক (Appearance and dress): অবয়ব ও পোশাক দ্বারা ব্যক্তির সাজসজ্জা ও পোশাক-পরিচ্ছদকে বোঝানো হয়। মানুষের পরিধেয় পোশাক, অলঙ্কারাদি প্রভৃতির মাধ্যমে সে কোন পেশার, তা প্রকাশ পায়। অর্থাৎ, অবয়ব ও পোশাক তার পরিচয়ের ঘোষণা দেয়।
- স্পর্শ (Touch): মানুষের শরীরের বিভিন্ন অঙ্গ স্পর্শ করার দ্বারাও বিভিন্ন অর্থ প্রকাশ হয়। তবে এটি বিভিন্ন দেশের সংস্কৃতিতে বিভিন্ন ধরনের হয়ে থাকে। আবার এ স্পর্শ সময়, অবস্থা বা বয়সের ওপর ভিত্তি করেও ভিন্ন ভিন্ন অর্থ বহন করে। যেমন: আলিঙ্গন বা জড়িয়ে ধরা, করমর্দন, আঘাত করা প্রভৃতি।
- নীরবতা (Silence): কথায় আছে, 'নীরবতা সম্মতির লক্ষণ'। মানুষের নীরবতা কোনো সংবাদের ক্ষেত্রে ইতিবাচক বা নেতিবাচক অর্থ বহন করতে পারে। যেমন: শ্রেণিকক্ষে ছাত্র-ছাত্রীদের নীরবতার দ্বারা বোঝা যায়, তারা খুব মনোযোগের সাথে শিক্ষকের কথা শুনছে অথবা ক্লাসের বিষয়বস্তু কিছুই বুঝতে পারছে না।
- স্থান ও দূরত্ব (Place and distance): প্রেরক ও প্রাপকের মধ্যে শারীরিক দূরত্ব ও স্থান যোগাযোগের ক্ষেত্রে। গুরুত্বপূর্ণ ইঙ্গিত বহন করে। যেমন: কারও আহ্বানে তার কাছে চলে আসায় একাত্মতা এবং দূরে চলে যাওয়ায় তার সাথে দ্বিমত পোষণ করা বোঝায়।
- শ্রবণ (Listening): অনেক সময় কথাবার্তা ও শব্দ শোনার দ্বারাও বিভিন্ন ধারণা বা অর্থ প্রকাশ পায়। যেমন: রিংটোন, এলার্ম, হর্ন, কলেজের ঘণ্টা প্রভৃতি।
- স্বরতন্ত্রীয় ভাষা (Paralinguistic): স্বরতন্ত্রী সম্বন্ধীয় ভাষা বলতে মানুষের কণ্ঠের বা স্বরতন্ত্রের এমন সব শব্দকে বোঝায়, যা প্রকৃত ভাষা থেকে ভিন্ন। এসব শব্দ দ্বারাও ভিন্ন ভিন্ন অর্থ প্রকাশ পায়। যেমন: চিৎকার, আর্তনাদ, গোঙানি, গুনগুন করা, হো হো করে হাসা বা অট্টহাসি দেওয়া প্রভৃতি।
- দৃশ্যমান যোগাযোগ (Visual communication): যোগাযোগের একটি আধুনিক পদ্ধতি হলো দৃশ্যমান
যোগাযোগ। এ ধরনের যোগাযোগের ক্ষেত্রে দৃশ্যমান মাধ্যম বা কৌশল ব্যবহার করে যোগাযোগ করা হয়। যেমন: মানচিত্র, গ্রাফ, স্লাইড, সংকেত প্রভৃতি। এর মাধ্যমে সুনির্দিষ্ট বিষয় সহজেই উপস্থাপন করা যায়।
ঘ. ব্যাপ্তি অনুযায়ী যোগাযোগ (Communication Based on Wideness)
বিভিন্ন পক্ষের সাথে তথ্য আদান-প্রদানের ব্যাপ্তি অনুযায়ী যোগাযোগকে নিম্নোক্ত দু'ভাগে বিভক্ত করা হয়-
- অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ (Internal communication): প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে কর্মরত বিভিন্ন কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের মধ্যে বা এক বিভাগ থেকে অন্য বিভাগে কোনো তথ্য বা সংবাদ বিনিময় হলে, তাকে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ বলে।
- বাহ্যিক যোগাযোগ (External communication): প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে বাইরের কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সাথে কোনো তথ্য বা সংবাদ বিনিময় করলে, তাকে বাহ্যিক যোগাযোগ বলে।
অন্যান্য যোগাযোগ (Other Communication Systems)
উল্লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি ছাড়াও যোগাযোগের ক্ষেত্রে সচরাচর অন্য যেসব পদ্ধতি ব্যবহার করা হয় তা নিম্নরূপ-
গণযোগাযোগ (Mass communication): গণযোগাযোগ বলতে কোনো সংবাদ বা তথ্য নিদিষ্ট মাধ্যম ব্যবহার
করে বৃহৎ ভৌগোলিক এলাকার মধ্যে ব্যাপক সংখ্যক ও বিক্ষিপ্ত শ্রোতামণ্ডলীর কাছে দ্রুত পৌছানোকে বোঝায়। এরূপ যোগাযোগে স্বল্প ও একই সময়ে এবং অল্প খরচে সবার কাছে বার্তা পৌছে যায়। এর প্রচলিত মাধ্যমগুলো হলো সংবাদপত্র, রেডিও, টেলিভিশন, ইন্টারনেট, চলচ্চিত্র প্রভৃতি। যেমন: ABC কোম্পানি সম্প্রতি একটি নতুন পণ্য উৎপাদন করে। তারা পণ্যটির প্রচারের জন্য টেলিভিশন ও সংবাদপত্রে বিজ্ঞপ্তি দেয়। ABC কোম্পানির এই বিজ্ঞাপন দেওয়াই হলো গণযোগাযোগ।
- ব্যক্তিগত যোগাযোগ (Personal communication): যোগাযোগকারী ব্যক্তিগত কোনো বিষয় নিয়ে অন্যান্য পক্ষের সাথে তথ্য বা সংবাদ বিনিময় করলে, তাকে ব্যক্তিগত যোগাযোগ বলে। এটি একক ব্যক্তির কোনো প্রয়োজনে করা হয়ে থাকে।
- আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ (Interpersonal communication): দুইজন স্বতন্ত্র ব্যক্তির মধ্যে পারস্পরিক কোনো তথ্য, ধারণা বা অনুভূতি বিনিময় হলে, তাকে পারস্পরিক বা আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ বলে।
- অন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ (Intrapersonal communication): অন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ বলতে কোনো ব্যক্তি নিজের মনে মনেই কোনো তথ্য বা বিষয় নিয়ে চিন্তা-ভাবনা, ধারণা, অনুভূতি, মূল্যায়ন প্রভৃতি করাকে বোঝায়। অনেক ক্ষেত্রে অবচেতনভাবেও এটি হয়ে থাকে।
- সাংগঠনিক যোগাযোগ (Organizational communication): প্রতিষ্ঠানকে সুন্দরভাবে পরিচালনার জন্য
অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক বিভিন্ন পক্ষের সাথে যে যোগাযোগ করা হয়, তাকে সাংগঠনিক যোগাযোগ বলে। সাধারণত দলিলপত্র প্রণয়ন, কাঠামোগত চিত্র নির্ধারণ, লক্ষ্য নির্ধারণ, নীতিমালা প্রণয়ন ও বাস্তবায়নের দিকনির্দেশনা দেওয়ার লক্ষ্যে এ ধরনের যোগাযোগ করা হয়ে থাকে। যেমন; প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগের পক্ষ থেকে আঞ্চলিক বিক্রয় কর্মকর্তাদের উদ্দেশ্যে বিক্রয় বাড়ানোর নতুন নির্দেশনা জারি করা। - প্রাত্যহিক যোগাযোগ (Routine communication): ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কার্যাবলি পরিচালনা ও নিয়ন্ত্রণের জন্য বিভিন্ন তথ্য বা সংবাদ নিয়মিতভাবে অন্যান্য পক্ষের সাথে বিনিময় করা হলে, তাকে প্রাত্যহিক যোগাযোগ বলে। যেমন: নিয়মিত টেলিফোন করে খোঁজ-খবর নেওয়া, কাজের অগ্রগতি জানা, মেইল করা, শুভসকাল বা শুভ সন্ধ্যা লিখে মেসেজ পাঠানো।
- সামাজিক যোগাযোগ (Social media): ইন্টারনেট ভিত্তিক বিভিন্ন সামাজিক সাইট বা মাধ্যম ব্যবহার করে বন্ধুবান্ধব ও অন্যান্য লোকজনের সাথে যোগাযোগ করাকে সামাজিক যোগাযোগ বলে। যেমন: ফেসবুক, টুইটার প্রভৃতি।
সুতরাং, পরিবেশ-পরিস্থিতি, সময় প্রভৃতির ওপর ভিত্তি করে যোগাযোগ বিভিন্ন ধরনের হয়ে থাকে। যখন যে ধরনের যোগাযোগ বেশি উপযোগী তখন সে ধরনের যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহার করা উচিত।
Read more
