Characteristics of Controlling
প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। প্রণীত পরিকল্পনার আলোকে সব কাজ সঠিকভাবে হচ্ছে কি না, তা পর্যবেক্ষণ করা এবং প্রয়োজনে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হলো নিয়ন্ত্রণ। আদর্শ নিয়ন্ত্রণের উল্লেখযোগ্য কিছু বৈশিষ্ট্য নিচে আলোচনা করা হলো-
- লক্ষ্যকেন্দ্রিক (Goal oriented): প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যকে সামনে রেখে নিয়ন্ত্রণের কাজ করতে হয়। নিয়ন্ত্রণের মূল লক্ষ্য হলো পরিকল্পনামাফিক সবকিছুই চলছে কিনা তা দেখা। পরিকল্পিত কাজগুলো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যকে কেন্দ্র করে হচ্ছে -কি না, তা পর্যবেক্ষণ ও সংশোধন করা। যেমন: 'পণ্যের মান নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে মুনাফা অর্জন'। এ ধরনের লক্ষ্য থাকলে প্রতিষ্ঠান উৎপাদিত পণ্যের মান নিয়ন্ত্রণের ওপর বেশি গুরুত্ব দিয়ে থাকে।
- ভবিষ্যতমুখী (Future oriented): নিয়ন্ত্রণ সব সময়ই ভবিষ্যৎ কেন্দ্রিক বা পশ্চাৎমুখী। অর্থাৎ, অতীত অভিজ্ঞতার আলোকে ভবিষ্যতের জন্য পরিকল্পনা করা হয়। প্রকৃত কার্যফলের আলোকে পরিকল্পনার সমস্যা, গতি-প্রকৃতি, সমাধান প্রভৃতি বিষয় সম্পর্কে নিয়ন্ত্রণ পরে গিয়ে সুস্পষ্ট ধারণা দেয়।
- আদর্শমান নির্ভরতা (Dependent on standard): নিয়ন্ত্রণকাজ একটি আদর্শমান নির্ভর প্রক্রিয়া। অর্থাৎ, নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় কোনো কাজ সম্পাদনে দক্ষতা, সময় ও ব্যয়ের আদর্শমান নির্ধারণ করা হয়। এর ওপর ভিত্তি করে প্রতিটি কাজের গুণগত মান নিয়ন্ত্রণ করা হয়। তাই আদর্শমানের অনুপস্থিতিতে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা যায় না।-
- কালান্তিক কাজ (Periodical work): নির্দিষ্ট সময় পর পর যে কাজ প্রতিনিয়ত করা হয়, তাকে কালান্তিক কাজ বলে। নিয়ন্ত্রণ দৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক বা বার্ষিক হতে পারে। এটি প্রতিষ্ঠানের আকার, আয়তন, পণ্য বা সেবা প্রভৃতির ওপর নির্ভর করে। এজন্য নিয়ন্ত্রণকে কালান্তিক কাজও বলা হয়।
- অবিরাম প্রক্রিয়া (Continuous process): নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ কাজ হলেও এটি একটি অবিরাম বা চলমান প্রক্রিয়া। প্রতিষ্ঠানের বিলোপসাধন না হওয়া পর্যন্ত নিয়ন্ত্রণের কাজ চলতে থাকে। একবার কোনো কাজের পরিকল্পনা নেওয়া হলে তার সাথে মিল রেখে নির্দিষ্ট সময় শেষে নিয়ন্ত্রণের কাজও করতে হয়। তাই এটি একটি নিরবচ্ছিন্ন ও ধারাবাহিক প্রক্রিয়া।
- ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ (Last step of management process): নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ কাজ। প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যের আলোকে সর্বপ্রথম পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। আর পরিকল্পনা অনুযায়ী সব কাজ সঠিকভাবে সম্পাদিত হচ্ছে কি না, তা যাচাই করা এবং প্রয়োজনে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হলো নিয়ন্ত্রণের কাজ।
- মিতব্যয়িতা (Economies): দক্ষ ও কার্যকরভাবে সম্পদ ও উপকরণ ব্যবহারকে মিতব্যয়িতা বলে। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় অপচয় কমানোর বিষয়টি বিবেচনা করা হয়। অর্থাৎ, নিয়ন্ত্রণে এমন কোনো পদ্ধতি ব্যবহার করা উচিত নয় যেখানে খরচ বেশি হতে পারে। এ ব্যবস্থা ব্যয়সাপেক্ষ হলে তাতে জটিলতা বাড়ে।
- আওতা (Scope): নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের সব স্তরে পরিব্যাপ্ত। ব্যবস্থাপনার প্রতিটি স্তরে এবং প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ ও উপবিভাগে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর থাকে। এছাড়া প্রতিটি পরিকল্পনার রাস্তবায়নে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা হয়। ফলে যে কাজ যেভাবে সম্পন্ন হওয়ার কথা সেভাবে সম্পন্ন করতে কোনো অসুবিধা হয় না।
- প্রতিরোধক (Preventive): একই ধরনের ভুল বারবার যেন না হয় সে বিষয়টি আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় নিশ্চিত করা হয়। এক্ষেত্রে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা এমনভাবে নেওয়া বা বাস্তবায়ন করা হয়, যা সম্ভাব্য ত্রুটির বিপক্ষে প্রতিরোধক হিসেবে কাজ করে। ফলে এটি ভবিষ্যৎ সম্ভাব্য সমস্যাও দূর করে থাকে।
- দ্রুত ভুল-ত্রুটি নির্দেশক (Deviation indicator): নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় পরিকল্পনার আলোকে সব কাজ সম্পাদন হচ্ছে কি না এবং কাজ সম্পাদনে কোথাও কোনো ভুল-ত্রুটি হচ্ছে কি না, তা দ্রুততার সাথে নির্ধারণ করা হয়।
- সংশোধন ব্যবস্থার নির্দেশক (Direction of corrective action); নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পরিকল্পনা বা প্রকৃত কার্যফলের ত্রুটি নির্ণয় করে থাকে। অন্যদিকে কীভাবে ত্রুটি সংশোধন করতে হবে, তা বিশ্লেষণ করে প্রয়োজনীয় দিকনির্দেশনাও দিয়ে থাকে। তাই নিয়ন্ত্রণ হলো সংশোধন ব্যবস্থার নির্দেশক।
- পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি (Basis of next plan): নিয়ন্ত্রণ পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে কাজ করে। এর
মাধ্যমে ত্রুটি-বিচ্যুতিগুলোর প্রয়োজনীয় সংশোধনের ব্যবস্থা করা হয়। এ ব্যবস্থা পরবর্তী সময়ের পরিকল্পনার ক্ষেত্রে নতুনভাবে কাজে লাগানো যায়। এতে নিয়ন্ত্রণই পথনিদের্শনা দিয়ে দেয়, পরিকল্পনা কেমন হওয়া উচিত।
তাই. বলা যায়, ব্যবস্থাপনা কার্যাবলির সর্বশেষ ধাপ হিসেবে নিয়ন্ত্রণের ভূমিকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এজন্য একটি আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় উল্লিখিত বৈশিষ্ট্যগুলো বিদ্যামান থাকা আবশ্যক।
নমনীয়তাকে কেন নিয়ন্ত্রণের বিশেষ গুণ বলা হয়?
পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে খাপ খাওয়ানোর উদ্দেশ্যে প্রয়োজনীয় সংশোধন বা পরিবর্তন রাখার সুযোগকে নমনীয়তা বলে। পারিপার্শ্বিক অবস্থার সাথে মিল রেখে ব্যবস্থাপনা কাজ ও প্রক্রিয়ায় পরিবর্তন করতে হয়। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় নমনীয়তা বলতে বোঝায়, প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় কাজ নিয়ন্ত্রণ করার জন্য পরিবর্তিত পরিস্থিতির সাথে মিল রেখে পরিবর্তন আনা। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় এ গুণের অভাব থাকলে উদ্দেশ্যের সফল বাস্তবায়ন সম্ভব না-ও হতে পারে। আবার প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলি, আয়তন ও সম্পদ সব সময় পরিবর্তনশীল। তাই, পরিবর্তিত অবস্থার সাথে মিল রেখে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায়ও পরিবর্তন আনা প্রয়োজন। এজন্য নমনীয়তাকে নিয়ন্ত্রণের বিশেষ গুণ বলা হয়।
Read more
