Disadvantages of Written Communication
লিখিত যোগাযোগের ব্যাপক সুবিধা থাকা সত্ত্বেও এটি সমস্যামুক্ত নয়। অর্থাৎ, এতে কিছু সীমাবদ্ধতা লক্ষ করা যায়। নিচে এর অসুবিধাসমূহ আলোচনা করা হলো-
- অধিক ব্যয়বহুল (More expensive): লিখিত যোগাযোগে খরচ বেশি হয়। এরূপ যোগাযোগের জন্য কাগজ, কালি, কলম, কম্পিউটার, ফটোস্ট্যাট মেশিন প্রভৃতি ব্যবহার বাবদ প্রতিষ্ঠানকে প্রচুর খরচ করতে হয়। এজন্য লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে প্রাতিষ্ঠানিক ব্যয় বেড়ে যায়।
- তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া (Instantaneous response): লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে গ্রাহকের তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া জানা যায় না। এজন্য তথ্যের প্রেরককে অপেক্ষা করতে হয়। ফলে যোগাযোগ প্রক্রিয়া অনেক সময় দীর্ঘ হয়ে থাকে।
- পরিবর্তনে সমস্যা (Problem in alteration): লিখিত যোগাযোগের বিষয়বস্তু কোনো কারণে পরিবর্তন করতে হলে সমস্যা হয়। কারণ, এর পরিবর্তনের জন্য বিভিন্ন ধরনের আনুষ্ঠানিকতা পালন করতে হয়।
- লালফিতার দৌরাত্ম্য (Red-tapism): লিখিত সংবাদ বা তথ্য সনাতন রীতি অনুযায়ী লালফিতায় অফিসে নথিবন্দি করে রাখাকে লাল ফিতার দৌরাত্ম্য বলে। অনেক সময় সরকারি কর্মচারী কর্তৃক অবহেলা ও অতিরিক্ত সাংগঠনিক স্তরের কারণে তথ্য যথাসময়ে বার্তাগ্রাহকের কাছে পৌছায় না, যা আমলাতান্ত্রিক জটিলতা নামে পরিচিতি।
- নিরক্ষর লোকদের সমস্যা (Problem for illiterate person): নিরক্ষর লোকদের সাথে লিখিত যোগাযোগ করার ক্ষেত্রে সমস্যা দেখা দেয়। এ যোগাযোগের বিষয়বস্তু তাদের পক্ষে অনুধাবন করা সম্ভব হয় না। এছাড়া এরূপ ক্ষেত্রে তাদের অন্যের সাহায্য নিতে হয়।
- সময়সাপেক্ষ (Time consuming): লিখিত যোগাযোগ বাবদ প্রতিষ্ঠানকে প্রচুর সময় ব্যয় করতে হয়। কারণ, তথ্য লিখিত আকারে পৌঁছাতে হলে অনেক সময় প্রয়োজন হয়। ফলে অনেক সময় গুরুত্বপূর্ণ সুযোগ হাতছাড়া হওয়ার আশঙ্কা থাকে।
- গতিশীলতার অভাব (Lack of dynamism): যোগাযোগের কার্যকারিতা বাড়ানোর জন্য অনেক সময় প্রেরিত
তথ্যের ব্যাখ্যা-বিশ্লেষণ প্রয়োজন হয়। লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে এরূপ ব্যাখ্যা-বিশ্লেষণ সহজে দেওয়া যায় না। এতে যোগাযোগ ব্যবস্থা কিছুটা অকার্যকর হয়ে পড়ে এবং যোগাযোগের গতিশীলতা কমে যায়। - প্রত্যক্ষ সম্পর্কের অভাব (Lack of direct relation): অনেক ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগে জড়িত পক্ষগুলোর মধ্যে ব্যক্তিগত দেখা-সাক্ষাৎ হয় না। ফলে তাদের মধ্যে ব্যক্তিগত পর্যায়ে আন্তরিক সম্পর্ক গড়ে ওঠার সুযোগ থাকে না।
- দীর্ঘসূত্রতা (Sluggishness): লিখিত যোগাযোগে প্রতিষ্ঠান কর্তৃক প্রবর্তিত আনুষ্ঠানিকতা কড়াকড়িভাবে মেনে চলতে হয়। এতে যোগাযোগে দীর্ঘসূত্রতার সৃষ্টি হয় এবং কাজে ধীরগতি চলে আসে।
তাই বলা যায়, লিখিত যোগাযোগের বিভিন্ন ধরনের সুবিধা থাকা সত্ত্বেও এর বহুবিধ অসুবিধা দেখা যায়। সংশ্লিষ্ট সবার প্রচেষ্টার মাধ্যমে লিখিত যোগাযোগে বিদ্যমান সমস্যাগুলো দূর করে একে সর্বোচ্চ কার্যকর করা সম্ভব।
কোন কোন অবস্থায় লিখিত যোগাযোগ সবচেয়ে বেশি কার্যকর?
লিখিত যোগাযোগ বিভিন্ন কারণে মৌখিক যোগাযোগ থেকে উত্তম। কোনো জটিল ও দীর্ঘ বিষয় জানানোর ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ বেশি কার্যকর হয়। কারণ, এর মাধ্যমে যোগাযোগকারীর প্রদত্ত বার্তা প্রাপক বারবার পড়ে অনুধাবন করার সুযোগ পান। এছাড়া স্থায়ী রেকর্ড সংরক্ষণ এবং ভৌগোলিকভাবে বিস্তৃত ব্যাপক জনগোষ্ঠীর কাছে কোনো তথ্য পৌঁছানোর ক্ষেত্রে এ যোগাযোগ উত্তম। আবার, কোনো সংবাদ বিভিন্ন ব্যক্তি, স্থান বা গোষ্ঠীর কাছে একইভাবে প্রেরণের প্রয়োজন হলে মৌখিক যোগাযোগের চেয়ে লিখিত যোগাযোগই উত্তম বলে বিবেচিত হয়।
Read more
