Advantages of Written Communication
বিভিন্ন পক্ষের সাথে ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের যোগাযোগের অন্যতম হাতিয়ার তথা মাধ্যম হলো লিখিত যোগাযোগ। যোগাযোগের প্রতিটি ক্ষেত্রে এটি অনেক বেশি গ্রহণযোগ্য ও নির্ভরযোগ্যভাবে ব্যবহার করা যায়। নিচে লিখিত। যোগাযোগের সুবিধাসমূহ উল্লেখ করা হলো-
- স্থায়ী দলিল (Permanent record): লিখিত যোগাযোগের বিষয়বস্তুর স্থায়ী রেকর্ড রাখা যায়। তাই, পরবর্তীতে সংশ্লিষ্ট পক্ষগণ প্রয়োজনবোধে এটি পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন।
- আইনগত ভিত্তি (Legality): যোগাযোগের বিষয় সম্পর্কে বিভিন্ন পর্যায়ের সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর মধ্যে মতবিরোধ দেখা দিলে এবং এ ব্যাপারে আদালতে প্রমাণ দাখিল করতে হলে লিখিত যোগাযোগই উত্তম। এ যোগাযোগের আইনগত ভিত্তি থাকে। তাই এর দ্বারা আইনগত সহায়তা পাওয়া যায়।
- গ্রহণযোগ্যতা (Acceptability): লিখিত যোগাযোগের স্থায়ী রেকর্ড রাখা যায়। যে কেউ ইচ্ছা করলেই এর তথ্য বিকৃত করতে পারে না। এছাড়া আদালতে এটি প্রামাণ্য দলিল হিসেবে উপস্থাপন করা যায়'। এজন্য অন্যান্য যোগাযোগ পদ্ধতির চেয়ে এর গ্রহণযোগ্যতা বেশি।
- সূত্র হিসেবে ব্যবহার (Use as reference): লিখিত যোগাযোগের বিষয়বস্তু স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা যায়। এজন্য ভবিষ্যৎ প্রয়োজনে এটি সূত্র (Reference) হিসেবে ব্যবহার করা যায়।
- বিকৃতি রোধ (Reduce distortion): এ পদ্ধতিতে যোগাযোগের তথ্যাবলি কাগজ-কলমে লিখিতভাবে থাকে। ফলে তথ্য বিকৃতির এবং ভুল বোঝাবুঝির সম্ভাবনা কমে যায়।
- ভুল-ত্রুটি মুক্ততা (Free from error): লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে যোগাযোগকারী চিন্তা-ভাবনা করে যোগাযোগের বিষয়বস্তু লিখে থাকেন। ফলে এতে ভুল-ত্রুটির সম্ভাবনা কম থাকে।
- অপচয় হ্রাস (Reduce wastage): লিখিত যোগাযোগ অনেক সময় প্রতিষ্ঠানের অর্থ ও সময়ের অহেতুক অপচয় রোধ করে। অর্থাৎ, এটি একান্ত প্রয়োজনের ক্ষেত্রেই ব্যবহার করা হয়। এজন্য সচেতন যোগাযোগকারী দূরবর্তী -স্থানের লোকজনের সাথে লিখিত পদ্ধতিতে যোগাযোগ করে থাকেন।
- সহজ কর্তৃত্বার্পণ (Easy to delegate authority): কতৃত্ব অর্পণের ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ খুবই কার্যকর। এর সাহায্যে কর্মীর ক্ষমতা, কর্তব্য ও দায়িত্বের পরিসীমা সুন্দরভাবে উপস্থাপন করা যায়।
- বাহুল্য বর্জন (Reduce numerousness): লিখিত যোগাযোগে মৌখিক যোগাযোগের মতো বেশি কথা বলার
সুযোগ থাকে না। এক্ষেত্রে অপ্রাসঙ্গিক বিষয়াদি বাদ দিয়ে কেবল মূল বক্তব্য তুলে ধরা হয়, যা প্রাপকের জন্য খুবই সুবিধাজনক। এতে যোগাযোগের কার্যকারিতা অনেক বেড়ে যায়। - কর্মচারীদের সুবিধা (Advantages for employees): অধীনস্থ কর্মীরা বিভিন্ন কারণে তাদের অভাব-অভিযোগের কথা প্রধান নির্বাহীর সামনে দাঁড়িয়ে সুন্দরভাবে উপস্থাপন করতে পারে না। এক্ষেত্রে তাদের জন্য লিখিত যোগাযোগ সবচেয়ে সুবিধাজনক। এতে কর্মীদের প্রয়োজন সঠিকভাবে উপস্থাপিত হতে পারে।
- কর্মীদের নিয়ন্ত্রণ (Controlling the employees): অধস্তনদের কার্যাবলি নিয়ন্ত্রণে মৌখিক যোগাযোগের তুলনায় লিখিত যোগাযোগ বেশি কার্যকর। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, একজন কর্মীকে মৌখিক ধমকের চেয়ে লিখিত নোটিশ দিলে তা বেশি কার্যকর হয়ে থাকে।
অতএব, উপরিউক্ত কারণে যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে লিখিত যোগাযোগ সব ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে থাকে।
Content added By
Read more
