Techniques of Controlling
একজন ব্যবস্থাপক নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া কার্যকর করতে যেসব পদ্ধতি প্রয়োগ করেন সেগুলোকে নিয়ন্ত্রণ কৌশল বলা হয়। পরিকল্পনা অনুযায়ী সব কাজ যথাযথভাবে সম্পাদনের লক্ষ্যে কিছু নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা বা কৌশল প্রয়োগের প্রয়োজন হয়। তবে সব ক্ষেত্রে একই পদ্ধতি বা কৌশল প্রয়োগ করে যথাযথ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা যায় না। তাই প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য, প্রকৃতি, আয়তন, ব্যবহৃত প্রযুক্তি ও উপকরণের ভিত্তিতে নিয়ন্ত্রণ কৌশল প্রয়োগ করতে হয়। নিচে বিভিন্ন ধরনের নিয়ন্ত্রণ কৌশল নিয়ে আলোচনা করা হলো-
বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ (Budgetary control): পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশকে বাজেট বলে। বালেট পরিকল্পনার সংখ্যায়ক প্রকাশ আর এ সংখ্যাত্মক মানের ওপর ভিত্তি করে যে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা হয়, তাকে বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ বলে। নিয়ন্ত্রণের কার্যকর ভিত্তি হিসেবে বাজেট কাজ করে। এর মাধ্যমে দ্রুত বিচ্যুতি নিরূপণ করা সহজ হয়। উৎপাদন পরিকল্পনা, মজুদ পণ্য পরিকল্পনা, বিক্রয় পরিকল্পনা প্রভৃতিকেও বাজেট বলা হয়। এটি বিভিন্ন ধরনের হয়। যথা- মূলধন বাজেট, আয়-ব্যয় বাজেট, বিক্রয় বাজেট। একটি প্রতিষ্ঠানের ২০২০ সালের বিক্রির লক্ষ্যমাত্রা ১০০ কোটি টাকা নির্ধারণ করা হলে তা হবে প্রতিষ্ঠানটির বিক্রয় বাজেট। এসব ক্ষেত্রে বাজেটের নির্ধারিত সংখ্যাত্মক মানের সাথে প্রকৃত কার্যফলের তুলনা করা হয়। এরপর বিচ্যুতি আছে কি না, বের করা হয় ও প্রয়োজন হলে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয়।
ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ (Personal observation): অনেক সময় প্রতিষ্ঠানের একজন ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা স্ব-শরীরে উপস্থিত হয়ে অধীনস্থদের কাজের খোঁজ-খবর নেন। ভুল-ত্রুটি পেলে তিনি তা সংশোধনের প্রয়োজনীয় পরামর্শ ও নির্দেশনা দেন। এ পদ্ধতি ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ হিসেবে বিবেচিত হয়। যেমন- অধীনস্থদের কাজে অসন্তুষ্ট হয়ে মি. X এক মাস বিক্রয়কাজ তদারকি করলেন। এতে দেখা গেল, বিক্রয় ২০% বেড়েছে। মি. X-এর এ কাজই হলো নিয়ন্ত্রণের ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ কৌশল। এর মাধ্যমে অধস্তন কর্মীরা তাদের সমস্যা ও ভুল বুঝতে পারে।
সংখ্যাত্মক উপাত্ত বিশ্লেষণ (Analysing numerical information): যে পদ্ধতিতে সম্পাদিত কাজকে
আদর্শমানের (Standard) সাথে তুলনা করে বিচ্যুতি পরিমাপ করা হয় এবং প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয়, সে পদ্ধতিকে সংখ্যাত্মক উপাত্ত বিশ্লেষণ বলে। দৈনিক, সাপ্তাহিক, অর্ধ-বার্ষিক বা বার্ষিক ভিত্তিতে উৎপাদান বা বিক্রির পরিমাণ নির্ধারণ এ ধরনের নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির আওতাধীন। ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠানের সাপ্তাহিক উৎপাদনের আদর্শমাত্রা হলো ৫০০ একক। কিন্তু সপ্তাহ শেষে প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করে দেখা যায়, উৎপাদন হয়েছে ৪৫০ একক। অতএব, বিচ্যুতি হয়েছে (৫০০ ৪৫০) একক = ৫০ একক। এই বিশ্লেষণের আলোকে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া উচিত।
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণ (Internal audit): প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব উদ্যোগে বিভিন্ন কাজের নিয়মিত পর্যবেক্ষণ, ত্রুটি-বিচ্যুতি নিরূপণ ও সংশোধন করার ব্যবস্থাকে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণ বা নিরীক্ষা বলা হয়। এটি নিয়ন্ত্রণের সাধারণ, বহুল প্রচলিত ও জনপ্রিয় কৌশল। বৃহদায়তন ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে হিসাবপত্রের সত্যতা যাচাইয়ের ক্ষেত্রে এরূপ নিয়ন্ত্রণ কৌশল বেশি ব্যবহৃত হয়ে থাকে। এর দ্বারা জালিয়াতি ও প্রতারণার সম্ভাবনা কমে যায়। এছাড়া, কর্মীদের সেবার মান বাড়ে ও সতর্ক থাকে।
আর্থিক হিসাব বিবরণী বিশ্লেষণ (Analysis of financial statement): নির্দিষ্ট মেয়াদ বা সময় শেষে প্রতিষ্ঠানের
আয়-ব্যয় হিসাব, নগদ প্রবাহ বিবরণী, উদ্বৃত্তপত্র প্রভৃতি প্রস্তুত করাকে আর্থিক হিসাব বিবরণী বলা হয়। নির্দিষ্ট সময় শেষে আর্থিক কাজ সম্পাদনের সংখ্যাত্মক হিসাব বিবরণীকে আয়-ব্যয় হিসাব বলে। প্রতিষ্ঠানের লাভ-ক্ষতি বিবরণী থেকে আয়-ব্যয়ের সংখ্যাত্মক তথ্য ও মুনাফার পরিমাণ পাওয়া যায়। ফলে প্রতিষ্ঠান কাঙ্ক্ষিত মুনাফা অর্জন করতে পারছে কি না, তা যাচাই করা যায়। এতে সমস্যা চিহ্নিত করে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থাও নেওয়া যায়। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, লাভজনক একটি কোম্পানির বার্ষিক সাধারণ সভার আগে বোর্ড মিটিং হবে। এজন্য ব্যবস্থাপনা পরিচালক হিসাব কর্মকর্তাকে আর্থিক বিবরণী প্রস্তুত করে সংশ্লিষ্ট তথ্য উপস্থাপনের নির্দেশ দিলেন।
বিশেষ প্রতিবেদন (Special report): কোনো কোনো কাজে সঠিক নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের জন্য বিশেষ
প্রতিবেদন প্রয়োজন হয়। প্রতিষ্ঠানের ভেতর অথবা বাইরে থেকে বিশেষজ্ঞ নিয়োগ করে প্রতিবেদন তৈরির দায়িত্ব দেওয়া হয়ে থাকে। এ প্রতিবেদন বিশ্লেষণ করে কাজ সম্পাদনে বিচ্যুতি (Deviation) চিহ্নিত করা যায় এবং তা সংশোধনের ব্যবস্থা নেওয়া যায়। যেমন- কর্মীদের কর্মস্থল পরিত্যাগের হার বৃদ্ধি, কর্মদক্ষতার উন্নতি না হওয়া, আন্তঃবিভাগীয় সম্পর্কের অবনতি নিয়ে প্রতিবেদন তৈরি।
নেটওয়ার্ক বিশ্লেষণ বা পার্ট (Network analysis or PERT): একটি প্রকল্পের উপাদানগুলোকে বিভিন্ন অংশে (কাজ, ঘটনা, স্থায়িত্ব) ভাগ করে তাদের আন্তঃনির্ভরশীলতা ও আন্তঃসম্পর্ক দেখানোর জন্য প্রণীত নকশাকে নেটওয়ার্ক বিশ্লেষণ বলে। সাধারণত PERT (Program Evaluation and Review Technique) এর মাধ্যমে নেটওয়ার্ক বিশ্লেষণ করা হয়। এটি বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে আধুনিক নিয়ন্ত্রণ কৌশল হিসেবে ব্যবহৃত হয়। এ পদ্ধতিতে একটি কাজের সাথে অন্যান্য কাজের আন্তঃসম্পর্ক দেখানো হয়। বিভিন্ন কাজ সম্পাদনের শুরু ও শেষ হওয়ার মোট সময় একটি তালিকায় দেখানো হয়। সম্পাদনে সবচেয়ে বেশি সময় লাগে এমন কাজগুলোকে সংযোগ করে টানা রেখা বা গতিপথকে সংকটময় পথ (Critical Path) গুরুত্ব আরোপ করে তালিকা অনুযায়ী অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে কার্যাবলি নিয়ন্ত্রণ করা হয়। নিচে চিত্রের সাহায্যে নেটওয়ার্ক বিশ্লেষণের একটি উদাহরণ দেখানো হলো-বলে। সংকটময় পথের ওপর ধরা যাক, একটি প্রতিষ্ঠানের কাজ সম্পাদনে যে সময় লাগে তা নিম্নরূপ-
| কাজ | ক | খ | গ | ঘ | ঙ: | চ | ছ | জ |
| সময় (দিন) | মার্চ ১০-মার্চ ১২ =৩ | মার্চ ১০-মার্চ ১২ =৩ | মার্চ ১৩-মার্চ ১৫=৩ | মার্চ ১৩-মার্চ ১৯ = ৭ | মার্চ ১৩ - মার্চ ১৯ = ৭ | মার্চ ২০ - মার্চ ২৩ = ৪ | মার্চ ২০ - মার্চ ২১ = ২ | মার্চ ২৪ - মার্চ ২৮ = ৫ |
উক্ত নেটওয়ার্ক অনুযায়ী প্রতিষ্ঠানটির কাজ সম্পাদনের তিনটি ধারা নিম্নরূপ:
১. ক-গ-চ-জ→ (৩ + ৩ + ৪ + ৫) দিন = ১৫ দিন
২. খ-ঘ-ছ-জ→ (৩ + ৭ + ২ + ৫) দিন = ১৭ দিন
৩. খ-ঙ-চ-জ→ (৩ + ৭ + ৪ + ৫) দিন = ১৯ দিন (সবচেয়ে বেশি সময়)
এতে দেখা যাচ্ছে, ৩ নং ধারার কাজ সম্পাদনে সবচেয়ে বেশি সময় লাগবে। তাই এটিকেই বলা হবে সংকটময় পথ (Critical Path) বা সংকটময় পথ পদ্ধতি (Critical Path Method- CPM)। কর্তৃপক্ষকে উক্ত ধারার কাজ সম্পাদনে সর্বোচ্চ সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে। এর কারণ হলো- ঐ ধারাটির কাজ সম্পাদনে যে পরিমাণ সময় বেশি লাগবে সম্পূর্ণ প্রকল্প বাস্তবায়নও তত দেরি হবে।
- বিনিয়োগের ওপর প্রাপ্তি বিশ্লেষণ (Analysis of return on investment) : প্রতিটি প্রতিষ্ঠান বিনিয়োগের ওপর কাঙ্ক্ষিত মাত্রায় মুনাফা প্রত্যাশা করে। তাই প্রাপ্ত মুনাফা প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অনুযায়ী অর্জিত হচ্ছে কি না, তা যাচাই করে কর্তৃপক্ষ বিভিন্ন নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করতে পারে। বিনিয়োগের ওপর প্রাপ্তি বিশ্লেষণের দু'টি সূত্র নিম্নরূপ:
মুনাফা-বিনিয়োগ অনুপাত = মোট মুনাফা/মোট বিনিয়োগ
শেয়ার প্রতি প্রাপ্ত মুনাফা অনুপাত =মোট মুনাফা/মোট শেয়ারের সংখ্যা
- অনুপাত বিশ্লেষণ (Ratio analysis): এ পদ্ধতিতে প্রতিষ্ঠানের আয়-ব্যয় বিবরণী (Income statement) ও উদ্বৃত্তপত্র (Balance Sheet) থেকে তথ্য নিয়ে বিভিন্ন অনুপাত নির্ণয় করা হয়। এ অনুপাতসমূহের মধ্যে অন্যতম হলো- চলতি অনুপাত, তারল্য অনুপাত, নিট মুনাফা অনুপাত, ঋণ-মূলধন অনুপাত প্রভৃতি।
- সমচ্ছেদ বিন্দু বিশ্লেষণ (Break even point analysis): সমচ্ছেদ বিন্দু হলো এমন একটি বিন্দু বা অবস্থা যেখানে একটি প্রতিষ্ঠানের মোট বিক্রয় আয় ও মোট ব্যয়ের পরিমাণ সমান হয়। অর্থাৎ, মোট আয় মোট ব্যয়। একে 'No profit, no loss বিন্দুও বলা হয়ে থাকে। প্রত্যাশিত মুনাফা অর্জনে কী পরিমাণ বিক্রি করতে হবে এবং বিনিয়োগের আয়ের পরিমাণ কী হবে তা সমচ্ছেদ বিন্দু বিশ্লেষণ থেকে জানা যায়। বিক্রয়ের পরিমাণ এ বিন্দুর উপরে থাকলে প্রতিষ্ঠান মুনাফা অর্জন করবে। আর নিচে হলে প্রতিষ্ঠানের লোকসান হবে। তাই BEP বিশ্লেষণ নিয়ন্ত্রণে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। নিচে চিত্রের সাহায্যে বিষয়টি দেখানো হলো-
সমচ্ছেদ বিন্দু নির্ণয়ের জন্য প্রতিষ্ঠানের ব্যয়কে দুই ভাগে ভাগ করা হয়। যথা- স্থায়ী ব্যয় (Fixed cost) ও পরিবর্তনশীল ব্যয় (Variable cost)। স্থায়ী ব্যয় একটি নির্দিষ্ট পর্যায় পর্যন্ত স্থির (Fixed) থাকে। উৎপাদন হোক বা না হোক উক্ত ব্যয় অপরিবর্তিত থাকে। এ ব্যয়ের অন্তর্ভুক্ত হলো- কারখানার ভাড়া, কর্মকর্তাদের বেতন প্রভৃতি। অপরদিকে প্রতিষ্ঠানে কোনো উৎপাদন না হলে পরিবর্তনশীল ব্যয় শূন্য থাকে। উৎপাদনের পরিমাণ বাড়লে উক্ত পরিবর্তনশীল ব্যয় এককপ্রতি সমান হারে বাড়তে থাকে। কাঁচামালের ব্যয়, মজুরি প্রভৃতি হলো পরিবর্তনশীল ব্যয়। নিচের সূত্রের সাহায্যে সমচ্ছেদ বিন্দু নির্ণয় করা যায়-
সমচ্ছেদ বিন্দু (BEP) =স্থায়ী ব্যয়/এককপ্রতি বিক্রয়মূল্য – এককপ্রতি পরিবর্তনশীল ব্যয়
- বেঞ্চমার্কিং (Benchmarking) : বেঞ্চমার্কিং হলো একটি কৌশল, যার মাধ্যমে অন্যান্য প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠান কীভাবে বেশি মানসম্পন্ন পণ্য বা সেবা উৎপাদন করছে তা জেনে সে অনুযায়ী পণ্য উন্নয়ন ও উৎপাদন করা হয়। এ কৌশলে পণ্য উৎপাদনের ক্ষেত্রে সবচেয়ে ভালো প্রতিষ্ঠানের পণ্যমানকে নিজেদের পণ্যের জন্য আদর্শমান হিসেবে ধরে নিজস্ব পণ্যের মান নিয়ন্ত্রণ করা হয়।
- গ্যান্ট চার্ট (Gantt chart): আমেরিকান প্রকৌশলী হেনরি লরেন্স গ্যান্ট (Henry Laurence Gantt) ১৯১৭ সালে গ্যান্ট চার্ট উদ্ভাবন করেন। কাজকে বিভিন্ন অংশে বিভক্ত করে প্রতিটি উপকাজ বা বিভক্ত অংশ সম্পাদনের শুরু ও শেষ সময় এবং অগ্রগতি ও ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা রেখাচিত্রের সাহায্যে দেখানোকে গ্যান্ট চার্ট বলে। এর মাধ্যমে একটি প্রকল্পের কাজকে ছোট ছোট কাজে ভাগ করা হয়। এরপর প্রতিটি কাজের জন্য কত সময়ের প্রয়োজন, তা রেখাচিত্রে উপস্থাপন করা হয়। উক্ত রেখাচিত্রকে গ্যান্ট চার্ট বলা হয়। এই চার্ট ব্যবহার করে সহজে যেকোনো কাজ নিয়ন্ত্রণ করা যায়। ফলে নির্দিষ্ট সময়ে কাজ সম্পাদন সহজ হয়। নিচে একটি স্থাপনা নির্মাণ প্রকল্পের গ্যান্ট চার্ট দেখানো হলো-
মিতব্যয়ী ফরমায়েশ পরিমাণ (Economic order quantity): প্রতিষ্ঠানের মজুদ মাল নিয়ন্ত্রণের একটি কার্যকর পদ্ধতি হলো মিতব্যয়ী ফরমায়েশ পরিমাণ (EOQ) নির্ধারণ। এ পদ্ধতিতে সেই পরিমাণ পণ্যের ফরমায়েশ (Order) করা হয়, যাতে ফরমায়েশ ব্যয় (Ordering cost) ও বহন ব্যয় (Carrying cost) কমার সাথে সাথে মোট ব্যয়ও (Total cost) কম হয়। উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান লাভজনকভাবে উৎপাদন কাজ পরিচালনার জন্য বিভিন্ন প্রকার পণ্য মজুদ রাখে। মজুদের সাথে বিভিন্ন ধরনের খরচ জড়িত, যা মুনাফার ওপর প্রভাব বিস্তার করে। তাই প্রয়োজনের চেয়ে অতিরিক্ত মজুদ যেমন ক্ষতিকর, তেমনি প্রয়োজনের চেয়ে কম মজুদও প্রতিষ্ঠানের জন্য ঝুঁকিপূর্ণ। তাই EOQ কৌশলের সাহায্যে মিতব্যয়ী ফরমায়েশের পরিমাণ নির্ণয় করা হয়। ফলে মজুদ পণ্যের ব্যয় সর্বনিম্ন পর্যায়ে থাকে। EOQ নির্ণয়ের সূত্রটি হলো:
সুতরাং বলা যায়, নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন ধরনের কৌশল প্রয়োগ করা যায়। তবে পরিবেশ-পরিস্থিতি ও প্রয়োজন অনুযায়ী সুবিধামতো কৌশল প্রয়োগ করতে পারলে কাজের ক্ষেত্রে সর্বোচ্চ ফলাফল পাওয়া সহজ হয়।
Read more
