Advantages of Using ICT in Business Communication
বর্তমানে যোগাযোগের ক্ষেত্রে তথ্য ও যোগাযোগপ্রযুক্তি তথা ইলেকট্রনিক মাধ্যম ব্যবহারের ফলে তথ্য, সংবাদ, মতামত বা ভাব বিনিময়ে বিশ্বব্যাপী ব্যাপক পরিবর্তনের সূচনা হয়েছে। আজকাল অনেক প্রতিষ্ঠানেই যোগাযোগের ক্ষেত্রে আইসিটি-এর ব্যাপক ব্যবহার লক্ষণীয়। নিচে যোগাযোগে আইসিটি ব্যবহারের সুবিধা আলোচনা করা হলো-
- দ্রুত তথ্য বিনিময় (Quick exchange of information): আইটিসি এর সবচেয়ে বড় অবদান হলো কাজের গতি ও দক্ষতা বৃদ্ধি। ই-মেইল, ইন্টারনেট, মোবাইল প্রভৃতির মাধ্যমে মুহূর্তেই বিশ্বের যেকোনো স্থানের প্রাপকের সাথে তথ্য বিনিময় করা যায়। এতে খরচ ও সময় দু'টোই কমানো সম্ভব হয়।
- গতিশীলতা (Mobility): আমদানি-রপ্তানি, ভ্রমণ ও পর্যটন এবং ব্যবসায়িক কাজে দেশ-বিদেশের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করতে হয়। ইলেকট্রনিক মিডিয়া, ফ্যাক্স, ই-মেইল, ই-কমার্স প্রভৃতির মাধ্যমে সংবাদ আদান-প্রদান করে ব্যবসায়ে গতিশীলতা আনা যায়।
- বিপুল তথ্য সংরক্ষণ (Huge storage of information): আধুনিক তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির সাহায্যে অনেক তথ্য সংরক্ষণ করা যায়। আবার ব্যবহারকারীর প্রয়োজনে সেসব তথ্য সংগ্রহ ও পরিবর্তন করে পুনরায় ব্যবহার করা যায়। এভাবে সমৃদ্ধ তথ্যভান্ডার তৈরি হতে থাকে, যা ভবিষ্যতের যেকোনো প্রয়োজনে ব্যবহার করা যায়।
- টেলিকনফারেন্স সুবিধা (Teleconference facility): আইসিটি-এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের পরিচালক ও নির্বাহী
পর্যায়ের ব্যক্তিবর্গ তাদের কক্ষে বসেই সব কাজের খোঁজ-খবর নিতে পারেন। এর সহায়তায় তারা ব্যবসায়ের আয়-ব্যয়, কাজের বিবরণ প্রভৃতি কম্পিউটারে দেখতে পান। এছাড়া তারা নিজের অবস্থানে থেকেই ভিডিও কনফারেন্সিং-এর সহায়তায় সংশ্লিষ্ট পক্ষের সাথে যোগাযোগ রক্ষা বা আলোচনা সভায় অংশগ্রহণ করতে পারেন। - দূরত্বগত বাধা দূর (Removing distance barriers): তথ্য ও যোগাযোগপ্রযুক্তি ব্যবহারের মাধ্যমে বিশ্বের যেকোনো প্রান্তের অসংখ্য মানুষের কাছে মুহূর্তেই তথ্য বা সংবাদ আদান-প্রদান করা সম্ভব। এর মাধ্যমে ভৌগোলিক দূরত্বগত বাধা দূর করে যোগাযোগকে আরও সহজ করা সম্ভব হয়েছে।
- ব্যয় ও সময় হ্রাস (Reducing cost and time): তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি ব্যবহারের মাধ্যমে কোনো সংবাদ বা তথ্য কম সময়ের মধ্যে প্রেরণ করা যায়। এছাড়া তথ্য আগে থেকে কাঠামোবদ্ধ বা সংরক্ষিত থাকায় সেগুলোকে দ্রুত প্রক্রিয়াকরণ করে প্রেরণের মাধ্যমে সময় ও অর্থ বাঁচানো যায়।
- বিশ্বব্যাপী কার্য পরিচালনা (Managing global operation): আধুনিক তথ্য ও যোগাযোগপ্রযুক্তি সারা বিশ্বকে হাতের মুঠোয় এনে দিয়েছে। ব্যবস্থাপকরা ঘরে বা অফিসে বসেই সারা বিশ্বে ভিডিও কনফারেন্স, মোবাইল, স্কাইপ, ইন্টারনেট, ই-মেইল প্রভৃতির মাধ্যমে ব্যবসায়িক কাজগুলো পরিচালনা করছেন।
- দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ (Quick decision making): কম্পিউটার বা মোবাইলে একটি ক্লিক বা প্রেস করার সাথে সাথে অসংখ্য তথ্য পাওয়া যায়। ফলে নির্বাহীরা মুহূর্তের মধ্যে সংশ্লিষ্ট পক্ষের সাথে যোগাযোগ করে দ্রুততার সাথে সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হন। এতে প্রতিযোগিতায় টিকে থাকা সহজ হয়।
- কায়িক শ্রম লাঘব (Reducing manual labour): ইলেকট্রনিক যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রবর্তনের ফলে বর্তমানে
যোগাযোগবিষয়ক তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ ও ব্যবহারে শ্রম ও সময় অনেক কমেছে। যেকোনো সময় যেকোনো তথ্য সহজেই সংরক্ষিত ভান্ডার থেকে পাওয়া যায়। ফলে যোগাযোগের গতিশীলতা বেড়েছে।
Content added By
Read more
