Functions of Communication
যোগাযোগ হলো একাধিক ব্যক্তি বা পক্ষের মধ্যে কোনো তথ্য, চিন্তা, ধ্যান-ধারণা বা ভাবের আদান-প্রদান। এক্ষেত্রে শুধু যে তথ্য, সংবাদ বা ধ্যান-ধারণার বিনিময় হয়, তা নয়। এতে আরও অনেক গুরুত্বপূর্ণ কাজ করা হয়। যোগাযোগের বিভিন্ন কার্যাবলির মধ্যে নিম্নলিখিত কার্যাবলি খুবই গুরুত্বপূর্ণ-
- সংবাদ অবহিতকরণ (Informing messages): যোগাযোগের অন্যতম প্রধান কাজ হলো সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা
প্রতিষ্ঠানের কাছে তথ্য, ভাব, চিন্তা-চেতনা বা অনুভূতিকে সংবাদ আকারে উপস্থাপন করা। এক্ষেত্রে সংবাদ বা তথ্য লিখিত, মৌখিক অথবা আকার-ইঙ্গিতে বার্তা গ্রাহকের কাছে তুলে ধরা হয়। বার্তা গ্রাহক বার্তা প্রেরকের প্রেরিত তথ্য বা ভাব যখন বুঝতে পারে, তখনই যোগাযোগ কাজ সম্পন্ন হয়। - প্রণোদনা (Persuasion): যোগাযোগের মাধ্যমে কর্মীদের কাজে উৎসাহিত করে বা প্রেষণা দিয়ে ব্যবস্থাপনার কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করা হয়। অধীনস্থ কর্মীরাও যোগাযোগের মাধ্যমে তাদের কর্মস্থলের সমস্যা সম্পর্কে মতামত ও পরামর্শ জানানোর জন্য ব্যবস্থাপকের কাছে যায়।
- পরিকল্পনা প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন (Formulating and executing plan): যোগাযোগের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক বিভিন্ন উৎস থেকে তথ্য, উপাত্ত, মতামত বা মনোভাব বিনিময় করা হয়। এ ব্যবস্থা সঠিক পরিকল্পনা প্রণয়নে সহায়ক হয়। আবার, ব্যবস্থাপকদেরকে পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য বাস্তবায়নকারী তথা শ্রমিক-কর্মীদের তত্ত্বাবধায়ন করতে হয়। অর্থাৎ, যোগাযোগের মাধ্যমে পরিকল্পনার সঠিকভাবে প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন হয়।
- সমস্যার সমাধান (Problem solving): প্রতিষ্ঠানে কোনো সমস্যা দেখা দিলে তা সমাধানের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য বিনিময় করা যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। সংগঠনের কাজের ধারায় বিভিন্ন সময়ে নানাবিধ সমস্যা দেখা দেয়। এসব সমস্যা দূর করার জন্য সংগঠন কাঠামোর বিভিন্ন স্তরে নিয়োজিত লোকজনের মধ্যে যোগাযোগ প্রতিষ্ঠা করা হয়। এভাবে সমস্যার সমাধান করাও যোগাযোগের একটি কাজ।
- কার্য মূল্যায়ন (Job evaluation): যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলি, প্রণীত কর্মপরিকল্পনা, সিদ্ধান্ত, নির্দেশনা, পরামর্শ ও কর্মসূচি অনুযায়ী সম্পাদিত হচ্ছে কি না; সে সম্পর্কিত তথ্যাদি বিনিময় করে। এরপর তা যাচাই করে এবং অর্জিত কার্যফলের পরিমাপও মূল্যায়ন করে থাকে। তাই কার্য মূল্যায়নও যোগাযোগের গুরুত্বপূর্ণ কাজ।
- মতামত গঠন (Forming opinion): যোগাযোগের মাধ্যমে নিজের ধারণা ও যুক্তি তুলে ধরা যায় এবং ব্যাপক জনমত তৈরি করা যায়। এভাবে বার্তা প্রেরক মতামত গঠন করে বার্তা গ্রাহককে নির্দিষ্ট পথে চলতে উৎসাহিত করে থাকে। ফলে প্রতিষ্ঠান সহজে উদ্দেশ্য বাস্তবায়ন করতে সক্ষম হয়।
- সিদ্ধান্ত গ্রহণ (Decision making): ব্যবসায়ের প্রয়োজনে ব্যবস্থাপনাকে বিভিন্ন ধরনের সিদ্ধান্ত নিতে হয়। সঠিকভাবে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য পর্যাপ্ত তথ্যের প্রয়োজন হয়। যোগাযোগ ব্যবস্থাপনাকে ব্যবসায়ের বিভিন্ন বিষয় সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে থাকে।
- সমন্বয়সাধন ও সহযোগিতা (Coordination and cooperation): যোগাযোগের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তির মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করে সবকিছুর মধ্যে ভারসাম্য নিয়ে আসা হয়। এছাড়া, 'যোগাযোগের মাধ্যমে এক বিভাগ অন্য বিভাগকে বা এক ব্যক্তি অন্য ব্যক্তিকে তথ্য বিনিময় বা পরামর্শের মাধ্যমে সহযোগিতা করে থাকে। এভাবে যোগাযোগের মাধ্যমে সমন্বয় ও সহযোগিতা নিশ্চিত হয়।
- সুসম্পর্ক সৃষ্টি (Creating good relationship): পারস্পরিক সৌহার্দ্যপূর্ণ সম্পর্ক সৃষ্টি করা ব্যবসায়ের সফলতার জন্য অপরিহার্য। কার্যকর যোগাযোগ ব্যবস্থা ব্যবসায় সংগঠনের সাথে জড়িত বিভিন্ন ব্যক্তি, দল বা প্রতিষ্ঠানের সাথে সম্পর্ক তৈরির পথ দেখিয়ে দেয় এবং তার উন্নতি বিধান করে।
- অনুকূল মনোভাব সৃষ্টি (Creating favourable attitude): অনুকূল মনোভাব কাজের প্রতি উৎসাহ তৈরি করে। আর প্রতিকূল মনোভাব কাজে নিরুৎসাহিত করে ও নতুন সমস্যার জন্ম দেয়। সাধারণত কোনো ব্যক্তি অন্য ব্যক্তির প্রতি বা কোনো কাজের প্রতি কোনো কারণ ছাড়াই কৌতূহলী হয় না। তাই কারও মনোভাব অনুকূলে আনার জন্য যথাযথভাবে উৎসাহিত করতে হয়। এ কাজটি যোগাযোগের মাধ্যমেই করতে হয়।
- সামাজিক যোগাযোগ প্রতিষ্ঠা (Establishing social network): সামাজিক সম্পর্ক প্রতিষ্ঠায় যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণভূমিকা পালন করে। এর মাধ্যমে সমাজে বসবাসরত বিভিন্ন ব্যক্তি একে অন্যের সুখ-দুঃখ প্রকাশ করে, যা সমাজবদ্ধ মানুষের মধ্যে ঘনিষ্ঠ সম্পর্ক তৈরি করে। এছাড়া বিভিন্ন ব্যক্তির মধ্যে ব্যবসায়িক সম্পর্কের পাশাপাশি সামাজিক সম্পর্কও প্রতিষ্ঠিত হয়। এভাবে যোগাযোগের ফলে সব জায়গায় উত্তম সম্পর্ক দেখা যায়।
- উত্তম ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা (Establishing best management system): প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি উত্তম ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি গড়ে তোলার লক্ষ্যে যোগাযোগ ব্যবস্থা ব্যবস্থাপনার প্রতিটি স্তর ও কাজের মধ্যে সংযোগ ও সমন্বয়সাধনের ব্যবস্থা করে। ফলে প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা কাঠামোর সব দুর্বলতা কাটিয়ে একটি উত্তম ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি গঠিত হয়। ফলে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জন সহজ হয়।
- পণ্য ও সেবাকর্মের প্রচার (Publicity of product and service): যোগাযোগ ভোক্তাদের কাছে পণ্য ও সেবা প্রচারের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা করে পণ্য কিনতে আকৃষ্ট করে। এজন্য উৎপাদক প্রতিষ্ঠান রেডিও, টেলিভিশন, সংবাদপত্র, সিনেমা স্লাইড, প্রাচীরপত্র, সাইনবোর্ড প্রভৃতি যোগাযোগ মাধ্যম ব্যবহার করে থাকে।
- প্রাতিষ্ঠানিক ভাবমূর্তি তৈরি (Creating organizational image): বর্তমান প্রতিযোগিতাপূর্ণ ব্যবসায় জগতে
প্রতিষ্ঠানের অস্তিত্ব টিকিয়ে রাখার জন্য এর ভাবমূর্তি গড়ে তোলা অপরিহার্য। সব প্রতিষ্ঠানই যোগাযোগের মাধ্যমে জনসাধারণের কাছে প্রাতিষ্ঠানিক কার্যক্রম তুলে ধরে প্রতিষ্ঠানের প্রতি তাদের আস্থা অর্জনের চেষ্টা করে। এভাবে যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের অনুকূল ভাবমূর্তি তৈরিতে ভূমিকা রাখে। - শ্রম-ব্যবস্থাপনা সম্পর্ক উন্নয়ন (Developing labour management relationship): লক্ষ্য অর্জনে উত্তম শ্রম- ব্যবস্থাপনা সম্পর্কের উপস্থিতি অপরিহার্য। যোগাযোগের দ্বারা প্রতিষ্ঠানের কর্মী ও ব্যবস্থাপকরা নিজেদের মধ্যে বিভিন্ন বিষয়ে আলাপ-আলোচনা করতে পারে। ফলে তাদের মধ্যকার অবিশ্বাস ও সন্দেহ দূর হয় এবং পারস্পরিক ভুল বোঝাবুঝির সমাধান হয়। এভাবে উত্তম শ্রম-ব্যবস্থাপনা সম্পর্ক প্রতিষ্ঠিত হয়।
- আন্তর্জাতিক সম্পর্ক স্থাপন (Establishing international relationship): বর্তমান যুগে আন্তর্জাতিক পর্যায়ে অর্থনৈতিক, রাজনৈতিক ও ব্যবসায়িক সম্পর্ক স্থাপনের মূলে আছে তথ্য ও যোগাযোগপ্রযুক্তি। বিশ্বের বিভিন্ন দেশ ও সংস্থার মধ্যে পারস্পরিক তথ্য ও ভাবের বিনিময়ের মাধ্যমে যোগাযোগ ব্যবস্থা সম্প্রীতির সম্পর্ক স্থাপনে সহায়তা করে থাকে। এভাবে বিশ্বগ্রাম (Global Village) ধারণারও সম্প্রসারণ হচ্ছে।
সুতরাং, বর্তমান বিশ্বায়নের যুগে যোগাযোগ ব্যবস্থা মানুষের জীবনের প্রতিটি ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো সম্পাদনের মাধ্যমে উন্নয়নের ধারাকে গতিশীল রাখতে সহায়তা করে আসছে। যোগাযোগ ছাড়া মানুষের শুধু অর্থনৈতিক কাজই নয়, বরং সবকিছুই অচল।
Content added || updated By
Read more
