সমন্বয়সাধন (নবম অধ্যায়)

Concept of Coordination

ইকবাল মাহমুদ একটি প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা (CEO)। তিনি তার অধীনস্থ সব বিভাগ ও উপবিভাগের কাজের নিয়মিত খোঁজ-খবর রাখেন। কোথাও কোনো সমস্যা হলে তা সমাধানের জন্য দ্রুত পদক্ষেপ নেন। কোনো বিভাগে কাজের চাপ বেশি হলে সেখানে নতুন কর্মী নিয়োগের চেষ্টা করেন। কোথাও অব্যবহৃত কর্মী থাকলে তাদের অন্য জায়গায় কাজে লাগানোর ব্যবস্থা করেন। কোনো উপকরণগতবাধা থাকলে তা নিরসনের ব্যবস্থা করেন। এভাবে সব সময় তদারকির মাধ্যমে তিনি উক্ত প্রতিষ্ঠানকে একটি সফল প্রতিষ্ঠানে রূপান্তর করতে সক্ষম হন।

ওপরের ঘটনায় জনাব ইকবাল যেসব কাজ করেন তা হলো সমন্বয়সাধন।

সমন্বয়সাধন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যাতে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তির কাজের মধ্যে যোগসূত্র স্থাপন করা হয়। প্রাতিষ্ঠানিক কাজের দক্ষতা ও উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য এর কাজকে বিভিন্ন ভাগে ভাগ করা হয়। একই সাথে এ বিভাজিত কাজের মধ্যে ঐক্য ও সামঞ্জস্য রক্ষা বা যোগসূত্র স্থাপনের চেষ্টা করা হয়। এই প্রচেষ্টাকে ব্যবস্থাপনার পরিভাষায় সমন্বয় বলা হয়। অর্থাৎ, প্রতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিভাগগুলোর উদ্দেশ্য ও কার্যাবলি ব্যক্তিবর্গের প্রচেষ্টার সাথে একসূত্রে আবদ্ধ করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয়সাধন বলে। সুষ্ট সমন্বয় ব্যবস্থা কাজে ছন্দপতন রোধ করে। এতে পরিকল্পনা ও সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করা সহজ হয়।

• যুক্তরাষ্ট্রের টেক্সাস এ অ্যান্ড এম বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক রিকি ডব্লিউ, গ্রিফিন (Ricky W. Griffin) এর মতে, 'Coordination is the process of linking the activities of the various departments of the organization.' অর্থাৎ, 'প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগীয় কাজের মধ্যে সংযোগ স্থাপন করার প্রক্রিয়াকে সমন্বয়সাধন বলে।'
• যুক্তরাষ্ট্রের সানফ্রান্সসিসকো বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক হেইঞ্জ ওয়েরিচ (Heniz Weihrich) এবং লস এঞ্জেলেসের ক্যালিফোর্নিয়া বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক হ্যারন্ড কুঞ্জ (Harold Koontz) এর মতে, 'Coordination is achieving harmony of individual and group efforts toward the accomplishment of group purposes and objectives.' অর্থাৎ 'দলীয় অভিপ্রায় ও উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ব্যক্তিক ও দলীয় প্রচেষ্টার মধ্যে ঐক্য অর্জন করাকে সমন্বয়সাধন বলে।'
• যুক্তরাষ্ট্রের ফোর্ডহাম বিশ্ববিদ্যালয়-এর অধ্যাপক জেমস এ. এফ. স্টোনার (James A. F. Stoner) এর মতে, 'Coordination is the process of intergrating the activities of seperate departments in order to pursue organizational goals effectively.' অর্থাৎ, 'প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য সফলতার সাথে অর্জন করার জন্য যে প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন বিভাগের কাজের মধ্যে সামঞ্জস্য বিধান করা হয় তাকে সমন্বয়সাধন বলে।'

অতএব, প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তিক প্রচেষ্টায় ঐক্যবদ্ধ, সামঞ্জস্য ও ভারসাম্য তৈরি করার কাজকে সমন্বয়সাধন বলে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই

Features/Characteristics of Coordination

প্রতিষ্ঠানের সব কাজের মধ্যে সংযোগ স্থাপনের মাধ্যমে তা সমানভাবে এগিয়ে নেওয়ার সমন্বিত কর্মকৌশল হলো সমন্বয়। সমন্বয়সাধনে নিচের বৈশিষ্ট্যগুলো দেখা যায়-

• লক্ষ্যকেন্দ্রিক (Goal oriented): সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সব বিভাগ, উপবিভাগ ও কাজের মধ্যে সংযোগ স্থাপন করা হয়। অর্থাৎ প্রতিষ্ঠানের কাজকে লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যের দিকেই ধাবিত করার জন্য সমন্বয়সাধন করা হয়। তাই সমন্বয় সর্বদাই লক্ষ্যকেন্দ্রিক হয়ে থাকে।
• ভারসাম্য রক্ষা (Maintaining balance): প্রাতিষ্ঠানিক সব কাজ সমানভাবে এগিয়ে নেওয়ার জন্য প্রতিষ্ঠানের
  বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগ-উপবিভাগের কাজের মধ্যে ভারসাম্য রক্ষা করা সমন্বয়ের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। এতে কাজের ছন্দপতন রোধ করা যায় এবং কাজ ধারাবাহিক ও নিরবচ্ছিন্নভাবে করা সম্ভব হয়।
• ঐক্য (Unity): সমন্বয় প্রচেষ্টা ঐক্যের ওপর গুরুত্ব আরোপ করে। এর সাহায্যে প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন কাজ এবং প্রত্যেক কর্মীর ব্যক্তিগত প্রচেষ্টাকে সমগ্র অংশের সাথে সুসংহত করে ঐক্য তৈরি করা হয়।
• দলীয় প্রচেষ্টা (Group effort): সমন্বয়সাধনের মুখ্য উদ্দেশ্য হলো দলীয় বা সম্মিলিত প্রচেষ্টা জোরদার করা। এতে ব্যক্তিক কাজে বিশেষ খেয়াল রাখতে হয় না। দলীয় প্রচেষ্টার মাধ্যমে জটিল কাজ অনেক সহজ হয়ে যায় এবং সর্বাধিক ফল অর্জিত হয়। দলীয় প্রচেষ্টাকে সুশৃঙ্খল করার বিভিন্ন কৌশল সমন্বয়সাধনের মধ্যে থাকে।
• সময়কেন্দ্রিক (Time oriented): প্রতিটি কাজ যাতে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে শেষ হয় তা সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে নিশ্চিত করা হয়। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের মূল উদ্দেশ্য সহজে এবং সময়মতো অর্জন করা সম্ভব হয়।
• একীভূতকারী (Unifier): সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগ ও ব্যক্তির প্রচেষ্টাকে একীভূত করা হয়। ফলে সহজেই প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জন করা যায়।
• দিকনির্দেশনা প্রদান (Providing guideline): প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের কাজগুলো নিজস্ব ধারায় চলতে থাকে। তবে কীভাবে করলে কাজটি সুসম্পন্ন হবে, সমন্বয় প্রক্রিয়া সেই দিকনির্দেশনা দিয়ে থাকে। তাই, এটি একটি নির্দেশনামূলক কাজ, যা প্রতিষ্ঠানের সার্বিক লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে।
• যোগসূত্র স্থাপনকারী (Bridging): সমন্বয় প্রতিষ্ঠানের একটি কাজের সাথে অন্য কাজের, এক ব্যক্তির সাথে অন্য ব্যক্তির এবং এক বিভাগের কাজের সাথে অন্য বিভাগের কাজের মধ্যে যোগসূত্র স্থাপন করে। ফলে নিরবচ্ছিন্ন ও ধারাবাহিকভাবে উৎপাদন কাজ চালিয়ে যাওয়া যায়।
• নিয়ন্ত্রণ সহযোগী (Assistance to control): সমন্বয়ের মাধ্যমে কাজের মধ্যে পারস্পরিক যোগসূত্র স্থাপন করলে বিচ্যুতির পরিমাণ কমে যায়। এতে নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্য অনেকাংশেই অর্জিত হয়ে যায়। তাই দেখা যায়, সমন্বয়সাধন প্রতিষ্ঠানের নিয়ন্ত্রণ কাজে সহায়তা করে থাকে।
• অবিরাম প্রক্রিয়া (Continuous process): প্রতিষ্ঠানের সব কাজে সমন্বয়সাধন পর্যায়ক্রমে ও নিরবচ্ছিন্নভাবে কার্যকর থাকতে হয়। তাই সমন্বয়কে অবিরাম বা নিরবচ্ছিন্ন প্রক্রিয়া বলা হয়।
• গতিশীলতা বৃদ্ধিকারী (Increasing dynamism): সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে বিভিন্ন কাজের মধ্যে ঐক্য প্রতিষ্ঠিত হয়। এতে কর্মীদের মাঝে সহযোগিতামূলক সম্পর্কও গড়ে ওঠে। প্রতিষ্ঠানের সাথে সংশ্লিষ্ট প্রত্যেকে উদ্যম ও আগ্রহ নিয়ে কাজ করে। এতে বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগের কাজের মধ্যে গতি আসে।

উপসংহারে বলা যায়, ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ায় সমন্বয়ের উপস্থিতি ও সম্পৃক্ততা পরিকল্পনা থেকে শুরু করে নিয়ন্ত্রণ পর্যন্ত বিস্তৃত। এটি নিরবচ্ছিন্নভাবে সব কাজকে সুসংহত করে ব্যক্তিক, দলীয় ও প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য অর্জনকে ত্বরান্বিত করে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই

Types of Coordination

প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ব্যবস্থাপনার প্রধান দায়িত্ব হলো ব্যক্তিক ও দলীয় প্রচেষ্টাকে সমন্বিত করে তা লক্ষ্য অর্জনে ধাবিত করা। তাই ব্যবস্থাপনাকে প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরের ব্যক্তিক ও বিভাগীয় পর্যায়ের সব কাজ, উপায়-উপকরণের মধ্যে সমন্বয়সাধন করতে হয়। এর পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানের বাইরের সংশ্লিষ্ট পক্ষের কাজের সাথে প্রাতিষ্ঠানিক কাজের সমন্বয় করতে হয়। তাই প্রকৃতি ও আওতার ভিত্তিতে সমন্বয়সাধনকে নিম্নোক্ত ভাগে ভাগ করা যায়-

ক. অভ্যন্তরীণ সমন্বয় (Internal coordination)
প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগ এবং কর্মীদের কাজের মধ্যে যে সমন্বয় করা হয়, তাকে অভ্যন্তরীণ সমন্বয় বলে। একে নিম্নোক্ত ভাগে ভাগ করা যায়-

• সমান্তরাল সমন্বয় (Horizontal coordination): সমপর্যায়ের বিভাগ-উপবিভাগসমূহ বা কর্মরত কর্মীদের
  সম্পাদিত কাজের মধ্যে যে সমন্বয়সাধন করা হয়, তাকে সমান্তরাল সমন্বয় বলে। অর্থাৎ, ব্যবস্থাপকীয় স্তরের একই পর্যায়ের বিভিন্ন বিভাগের বা কর্মীদের মধ্যে এরূপ সমন্বয় করা হয়।
  যেমন: উৎপাদন ব্যবস্থাপক ও বিক্রয় ব্যবস্থাপকের কাজের মধ্যে প্রতিনিয়ত সমন্বয় রক্ষা করে চলতে হয়।
• উলম্ব সমন্বয় (Vertical coordination): প্রতিষ্ঠানের ভিন্ন ভিন্ন পদের বা স্তরের কর্মীদের কাজের মধ্যে যে সমন্বয় করা হয়, তাকে উলম্ব সমন্বয় বলে। সাংগঠনিক ইউনিটগুলোর বিভিন্ন স্তরে যোগসূত্র স্থাপন এরূপ সমন্বয়ের লক্ষ্য। এ প্রক্রিয়ায় উচ্চ স্তরের কর্মীদের কাজের সাথে নিম্ন স্তরের কর্মীদের কাজের মধ্যে সমন্বয় করা হয়। আবার, নিম্ন স্তরের কর্মীদের কাজের সাথে উচ্চ স্তরের কর্মীদের কাজের মধ্যেও সমন্বয় হতে পারে।
  উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, উৎপাদন ব্যবস্থাপকের কাজের সাথে পরিদর্শকের (Supervisor) কাজের সমন্বয় করার প্রয়োজন হতে পারে। এটি দুই ধরনের। যথা:
• নিম্নগামী সমন্বয় (Downward coordination): উলম্ব সমন্বয়ের গতি যখন নিম্নমুখী হয় তখন তাকে নিম্নগামী
  সমন্বয় বলে। এতে সাংগঠনিক প্রয়োজনে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ তার অধীনস্থদের কাজের সাথে নিজের কাজের সমন্বয় করে থাকেন। যেমন: কোনো বিভাগীয় প্রধান তার নির্দেশনাবলি ও কর্মসূচির সাথে অধীনস্থ কর্মীর কর্মসূচি, কর্মপ্রচেষ্টা বা মানসিকতার সমন্বয় করলে তা নিম্নগামী সমন্বয় বলে গণ্য হয়।
• ঊর্ধ্বগামী সমন্বয় (Upward coordination); যখন সমন্বয় প্রক্রিয়া নিম্ন স্তর থেকে উচ্চ স্তরের দিকে প্রবহমান
  থাকে তখন তাকে ঊর্ধ্বগামী সমন্বয় বলে। নিম্নস্তরের সাথে উচ্চস্তরের ব্যবস্থাপকের কাজের সমন্বয় করা হলে তাকে ঊর্ধ্বগামী সমন্বয় বলা হবে।

খ. বাহ্যিক সমন্বয় (External coordination)

প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরের কোনো বিভাগ বা কর্মীর কাজের সাথে অন্য কোনো প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তির কাজের সমন্বয় করা হলে, তাকে বাহ্যিক সমন্বয় বলা হয়। এটি ভিন্ন দুটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সংঘটিত হয়ে থাকে।
যেমন: ক্রয় ব্যবস্থাপকের কাজের সাথে কাঁচামাল সরবরাহকারীর বা বিক্রয় ব্যবস্থাপকের কাজের সাথে পাইকার, খুচরা বিক্রেতা বা চূড়ান্ত ভোক্তার কাজের সমন্বয় হলো বাহ্যিক সমন্বয়।
তাই বলা যায়, প্রাতিষ্ঠানিক সামগ্রিক কাজকে লক্ষ্য অভিমুখী করার জন্য বিভিন্ন ধরনের সমন্বয়ের প্রয়োজন হয়। সমন্বিত কর্মপ্রক্রিয়ার মাধ্যমেই একটি প্রতিষ্ঠান সহজে সফলতা অর্জন করতে পারে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই

Principles of Coordination

সমন্বয়সাধন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে একজন নির্বাহী তার অধীনস্থ কর্মীদের দলীয় প্রচেষ্টাকে সুসংহত করে। সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগ এবং ব্যক্তির কাজের মধ্যে ঐক্য ও ভারসাম্য আনা হয়। সুষ্ঠু সমন্বয়ের অভাবে কার্যক্ষেত্রে ছন্দপতন ও চরম বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়। এছাড়া প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনও বাধাগ্রস্ত হয়। ব্যবস্থাপনার সব পর্যায় সমন্বয়সাধনের কাজের সাথে জড়িত। ব্যবস্থাপকীয় এ গুরুত্বপূর্ণ কাজটি সুষ্ঠুভাবে করার লক্ষ্যে কিছু নীতি বা আদর্শ অনুসরণ করা উচিত। এতে দক্ষভাবে কাজ করার পাশাপাশি প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য অর্জন সহজ হয়। আর নীতি হলো এমন দিকনির্দেশনা, যা পালনে প্রতিষ্ঠান আইনত বাধ্য নয়। তবে এগুলো লক্ষ্য অর্জনকে সহজ করে তোলে। সমন্বয়ের নীতি বা আদর্শসমূহ নিচে বর্ণনা করা হলো-

চিত্র: সমন্বয়সাধনের নীতিমালা।

• লক্ষ্যের ঐক্যের নীতি' (Principle of unity of goals): প্রতিষ্ঠানের মূল অভিপ্রায়কে লক্ষ্য বলে। আর লক্ষ্য
  অর্জনের ধাপ বা মাইলফলককে উদ্দেশ্য বলে। সমন্বয়সাধনের প্রধান উদ্দেশ্য হলো লক্ষ্যের মধ্যে ঐক্য স্থাপন করা। সঠিক সমন্বয় ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করতে হলে ব্যক্তিক প্রচেষ্টা, বিভাগীয় এবং প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যের মধ্যে সামঞ্জস্য থাকতে হবে। এতে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যের সাথে ব্যক্তিক ও বিভাগীয় উদ্দেশ্যের ঐক্য তৈরি হবে। অন্যথায় প্রতিষ্ঠানে বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়।
• শুরুতেই সমন্বয়ের নীতি (Coordination in early stage): এ নীতির অর্থ হলো লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য নির্ধারণ,
  পরিকল্পনা তৈরি ও কাজের শুরুতেই সমন্বয়ের ব্যাপারে চিন্তা-ভাবনা করা। আর শুরুতেই সমন্বয় নিশ্চিত করতে না পারলে মাঝপথে বা অর্ধসমাপ্ত অবস্থায় বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও কর্মপ্রচেষ্টার মধ্যে সমন্বয়সাধন করা অনেক কঠিন হয়ে যায়। তাই শুরুতে কোনো লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করতে হলে প্রতিষ্ঠানের সব বিভাগ ও উপবিভাগের সাথে যোগাযোগ এবং সম্পদ ও কর্মীদের প্রচেষ্টার সাথে সমন্বয় বিধান করতে হবে।
• ব্যক্তিগত/প্রত্যক্ষ যোগাযোগের নীতি (Principle of personal/direct communication): নির্বাহীরা ব্যক্তিগতভাবে কর্মীদের সাথে সরাসরি যোগাযোগ করে নির্ভুল তথ্য সরবরাহ করতে পারেন। তারা অধস্তনদের সাথে সরাসরি আলাপ-আলোচনা ও মতবিনিময়ের মাধ্যমে কর্মীদের সুখ-দুঃখ, আশা-আকাঙ্ক্ষা, সুবিধা-অসুবিধা প্রভৃতি ব্যাপার বিবেচনা করে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে পারেন। এভাবে প্রতিষ্ঠানের সব বিভাগ-উপবিভাগ বা শাখার কর্মীদের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক ও প্রত্যক্ষ সংযোগ সমন্বয় প্রক্রিয়াকে সহজ করে।
• নমনীয়তার নীতি (Principle of flexibility): পরিবর্তনশীল ব্যবসায় জগতে প্রায়ই বিভিন্ন সংযোজন, বিয়োজন,
  সংশোধন, পরিবর্তন, পরিমার্জন প্রভৃতি প্রয়োজন হয়। সমন্বয় প্রক্রিয়াকেও পরিবর্তনের সাথে সংগতিপূর্ণ হতে হবে। আর এজন্য প্রতিনিয়ত হালনাগাদ তথ্যাদির বিনিময় করতে হবে। নমনীয়তার নীতি অনুসরণের ফলে প্রতিযোগিতায় টিকে থাকা সম্ভব হয়। যেমনঃ জরুরি প্রয়োজনে কর্মীদের ওভারটাইমের ব্যবস্থা করা।।
• অনানুষ্ঠানিক সম্পর্কের নীতি (Principle of informal relation): অনেক ক্ষেত্রে আনুষ্ঠানিক সম্পর্কের চেয়ে অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক সমন্বয় প্রক্রিয়াকে অনেক বেশি কার্যকর করে। বাস্তবে বেশি আনুষ্ঠানিকতা ও ধরা-বাধা রীতি-নীতি, কাজকে বিলম্বিত ও বাধাগ্রস্ত করে। অপরদিকে নির্বাহী ও অধস্তনদের মধ্যে অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক উন্নয়নের মাধ্যমে যেকোনো জটিল কাজও দ্রুত করা যায়। তাই ব্যবস্থাপনাকে প্রতিষ্ঠানের সর্বত্র আনুষ্ঠানিক সম্পর্কের পাশাপাশি অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক গড়ে ওঠার সুযোগ দেওয়া উচিত। এর মাধ্যমে আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগ বেড়ে থাকে।
• আদেশের ঐক্যের নীতি (Principle of unity of command): আদেশের ধারা একক উৎস থেকে অব্যাহত
  থাকলে তা পালনে কর্মীদের মধ্যে দ্বিধা-দ্বন্দ্ব হয় না। তাই কর্মীদের কাজের মধ্যে কার্যকর সমন্বয় ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার লক্ষ্যে একজন কর্মীকে শুধু একজন নির্বাহীর কাছ থেকেই আদেশ পেতে হবে। অর্থাৎ, দ্বৈত অধীনতা পরিহার করতে হবে। আর একান্ত প্রয়োজনে কর্মীকে একাধিক নির্বাহী আদেশ দিলেও তাতে অবশ্যই সামঞ্জস্য থাকতে হবে। এতে সুষ্ঠু সমন্বয়ের সাথে শৃঙ্খলাও নিশ্চিত হবে।
• দলগত প্রচেষ্টার নীতি (Principle of group effort): একক প্রচেষ্টার চেয়ে দলগত প্রচেষ্টা অনেক বেশি কার্যকর হয়। দলীয় প্রচেস্টাকে সমন্বিত করা গেলে যেকোনো জটিল কাজ সহজেই করা যায়। কর্মীদের একক কর্মপ্রচেষ্টার ফল অপেক্ষা যৌথপ্রচেষ্টার ফলাফল বেশি হয়, যা সিনার্জি (Synergy) প্রভাব নামে পরিচিত। তাই প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে সমন্বয়ের মাধ্যমে দলীয় প্রচেষ্টাকে উৎসাহিত করতে হবে।
• সমঝোতার নীতি (Principle of understanding): প্রতিষ্ঠানের সব বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তির মধ্যে সুস্পর্ক,
  সহযোগিতা ও মিলেমিশে চলার নীতিকে সমঝোতার নীতি বলে। সমঝোতার মাধ্যমে দলবদ্ধতা, গতিশীলতা, স্বতঃস্ফূর্ততা ও সহযোগিতা তৈরি হয়। কর্মীদের মতানৈক্যও দূর হয়। এতে যেকোনো জটিল ও কঠিন কাজ সহজে করা যায়।
• নিরবচ্ছিন্নতার নীতি (Principle of continuity): ব্যবস্থাপকীয় প্রতিটি কাজ পর্যায়ক্রমে ধারাবাহিক ও বিরামহীনভাবে করাকে নিরবচ্ছিন্নতার নীতি বলে। এরূপ প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপকীয় কাজের শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অবিরাম গতিতে করতে হবে। কোনো পণ্যের চাহিদা বেশি থাকলে তার নিরবচ্ছিন্ন উৎপাদন বজায় রাখতে হবে। বিভাগ-উপবিভাগ ও কাজের মধ্যে সমন্বয়হীনতা যাতে না হয়, তা খেয়াল রাখতে হবে।
• ভারসাম্যের নীতি (Principle of balance): প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ ও উপবিভাগে বণ্টিত কাজের মধ্যে সমতা বজায় রাখার নীতি হলো ভারসাম্যের নীতি। কোনো বিভাগে সামর্থ্যের তুলনায় অতিরিক্ত দায়িত্ব দিলে, সেক্ষেত্রে অতিরিক্ত জনবলও নিয়োগ দিতে হবে। আর কোথাও প্রয়োজনের চেয়ে বেশি জনবল থাকলে তা অন্য জায়গায় ব্যবহারের চেষ্টা করতে হবে। এভাবে কাজ ও কর্মীর মধ্যে সমতা বজায় রাখা উচিত। এতে আন্তঃবিভাগীয় শৃঙ্খলা রক্ষাও নিশ্চিত হয়।
• তত্ত্বাবধান পরিসরের নীতি (Principle of span of supervision): একজন নির্বাহীর প্রত্যক্ষ তত্ত্বাবধানে যত
  সংখ্যক কর্মী নিয়োজিত থাকে, তাকে তত্ত্বাবধান পরিসর বলা হয়। আর এর ওপর সমন্বয়ের সাফল্য অনেকাংশেই নির্ভর করে। নির্বাহীর তত্ত্বাবধান পরিসর কাম্যমাত্রার হলে তিনি অধীনস্থ কর্মীদের কাজ সহজেই তদারকি করতে পারবেন। এছাড়া কাজে সমন্বয়সাধনও সহজ হবে। অন্যথায় নির্বাহী কাজের ওপর নিয়ন্ত্রণ হারাতে পারেন ও সুষ্ঠু সমন্বয়ে বাধা তৈরি হবে। তাই কার্যকর সমন্বয়ের জন্য কাম্য তত্ত্বাবধান পরিসর নিশ্চিত করতে হবে।
• অবিচ্ছেদ্যতার/সুসংহতকরণের নীতি (Principle of integration): সংগঠনের বিভিন্ন ব্যক্তি, বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে অবিচ্ছেদ্য ও দৃঢ় সম্বন্ধ বা সংযোগ স্থাপনের নীতিকে সুসংহতকরণের নীতি বলে। প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলি একটি অপরটির সাথে সম্বন্ধযুক্ত থাকে। পরস্পর সম্পর্কযুক্ত কাজগুলোকে এমনভাবে বিন্যস্ত বা সাজাতে হয়, যাতে পাশাপাশি থেকে প্রত্যেকেই কাজ করতে পারে। আর পারস্পরিক সমন্বয়ে কাজ অনেক দ্রুত ও সহজ হয়। কোনোরূপ সমস্যা বা পরিবর্তন দ্রুত অন্যকে জানিয়ে কার্যক্ষেত্রে নিজেরাই সমন্বয় নিশ্চিত করা যায়।
• কর্তৃত্বের নীতি (Principle of authority): আদেশ দেওয়ার বৈধ ক্ষমতাকে কর্তৃত্ব বলে। সুষ্ঠু সমন্বয়ের জন্য
  নির্বাহীদের দায়িত্বের সাথে প্রয়োজনীয় মাত্রায় কর্তৃত্বও দিতে হয়। এতে তারা তাদের ওপর অর্পিত দায়িত্ব সঠিকভাবে পালন করতে পারবেন। নির্বাহীকে যথাযথ কর্তৃত্ব ও তা অধীনস্থ কর্মীদের ওপর প্রয়োগের অধিকার দিতে হয়। এতে তারা কাজে অবহেলা করার সুযোগ পায় না। নির্বাহীও তার দায়িত্ব যথাযথভাবে পালন করে সুষ্ঠু সমন্বয় নিশ্চিত করতে পারেন।
• ব্যাপকতার নীতি (Principle of Pervasiveness): প্রতিষ্ঠানের কোনো একটি বিশেষ বিষয়ের ওপর সব মনোযোগ না দিয়ে সর্বত্র সমন্বয় ব্যবস্থা জোরদার করতে হবে। এজন্য প্রতিষ্ঠানে কর্মরত সব কর্মী ও বিভাগের কাজকে সমন্বয়ের আওতাভুক্ত করতে হবে। এছাড়া খেয়াল রাখতে হবে কোনো বিষয়ই যেন বাইরে না থাকে।
• উৎপাদনের উপকরণের নীতি (Principle of factors of production): ব্যবস্থাপকীয় সব কাজ সুষ্ঠুভাবে করলেও কার্যকর সমন্বয় সম্ভব নয় যদি উৎপাদনের উপকরণ যথাযথ না হয়। তাই ব্যবস্থাপনাকে যথাসময়ে যথেষ্ট পরিমাণে মানসম্মত উপকরণ সরবরাহ নিশ্চিত করতে হবে। অন্যথায় সমন্বয়ের সম্ভাব্য সব কৌশল প্রয়োগ করা সত্ত্বেও প্রাতিষ্ঠানিক সাফল্য অর্জন কঠিন হয়ে যায়।

উপসংহারে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত কর্মীদের সমন্বিত প্রচেষ্টার ওপর প্রাতিষ্ঠানিক সফলতা নির্ভর করে। আর এ সাফল্যের পূর্বশর্ত হলো সমন্বয়। এ সমন্বয়কে কার্যকর করার জন্য ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষকে উল্লিখিত নীতি বা আদর্শ যথাযথভারে পালনের দিকে গুরুত্ব দিতে করতে হবে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই

Importance of Coordination

সমন্বয়সাধন হলো প্রাতিষ্ঠানের সব কার্যক্রম একযোগে লক্ষ্যের দিকে পরিচালিত করার একটি কৌশল বিশেষ। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে সুষ্ঠু সমন্বয় একান্ত জরুরি। নিচে সমন্বয়সাধনের গুরুত্ব তুলে ধরা হলো-

• ঐক্য ও ভারসাম্য সৃষ্টি (Creating unity and balance): প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের কাজের মধ্যে পারস্পরিক ঐক্য ও ভারসাম্য রক্ষা করা প্রয়োজনীয়। আর ব্যক্তি ও বিভাগীয় পর্যায়ের কাজ এবং প্রয়োজনীয় উপায়-উপকরণের মধ্যে সুসংহতি, ঐক্য ও ভারসাম্য না থাকলে কাজে ছন্দপতন ও বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়।
• দলীয় প্রচেষ্টা জোরদারকরণ (Strengthening group effort): ব্যক্তি ও দলগত প্রচেষ্টাকে জোরদার করা হলো
  সমন্বয়ের মূল কাজ। বিক্ষিপ্ত আকারে বা আলাদাভাবে কাজ না করে দলীয়ভাবে সরার প্রচেষ্টা সমন্বিত করতে হবে। এতে সার্বিক কাজ সম্পাদনের পরিমাণ অনেক বেড়ে যায়। কর্মীরা নিজ আগ্রহ বা ইচ্ছায় সর্বোচ্চ আন্তরিকতার সাথে মিলেমিশে কাজ করলে প্রাতিষ্ঠানিক যেকোনো উদ্দেশ্য অর্জন সহজ হয়।
• কর্মীদের মনোবল বৃদ্ধি (Increasing the morale of employees): কর্মীদের মনোবল বাড়ানোর জন্য সমন্বয়সাধন উল্লেখযোগ্য ভূমিকা পালন করে। এর মাধ্যমে সর্বত্র শৃঙ্খলার পরিবেশ তৈরি হলে কর্মীরা সর্বোচ্চ কার্য-সন্তুষ্টি অর্জন করে। এতে কর্মীদের মনোবল বেড়ে যায়।
• অনুকূল কর্মপরিবেশ সৃষ্টি (Creating favourable working environment): সব কাজে সংহতি ও ভারসাম্য রক্ষা, শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠা ও পারস্পরিক সহযোগিতা সমন্বয়ের একটি বিশেষ বৈশিষ্ট্য। এতে প্রতিষ্ঠানে অনুকূল কাজের পরিবেশ বজায় থাকে, কর্মীরা স্বচ্ছন্দ্যে কাজ করে ও প্রতিষ্ঠানের প্রতি ইতিবাচক ধারণা তৈরি হয়।
• মতৈক্য সৃষ্টি (Creating unity of opinion): প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের মধ্যে বিভিন্ন মতাদর্শের লোক থাকে। তাই প্রতিষ্ঠানিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ অনেক সময় বাধাগ্রস্ত হয়। সঠিক সমন্বয়ের মাধ্যমে বিভিন্ন শ্রেণির কর্মীদের মধ্যে মতৈক্য তৈরি করা যায়। ফলে বিরোধ ও দ্বন্দ্ব-সংঘাত ভুলে কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে আত্মনিয়োগ করে।
• ব্যবস্থাপকীয় কাজে যোগসূত্র স্থাপন (Bridging within managerial functions): ব্যবস্থাপকীয় সব কাজের সারবস্তু হলো সমন্বয়। ব্যবস্থাপনার অন্য সব কাজের মধ্যে সমন্বয়ের উপস্থিতি আছে। আর পরিকল্পনা তৈরি, সংগঠিতকরণ, কর্মীসংস্থান, নির্দেশনা, নিয়ন্ত্রণ প্রভৃতি কাজের সাথে যোগসূত্র স্থাপনে সমন্বয়সাধন গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। ফলে সব কাজ একযোগে লক্ষ্য অভিমুখে পরিচালিত হতে থাকে।
• দক্ষতা ও উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি (Increasing efficiency and productivity): প্রতিষ্ঠানে সুষ্ঠু সমন্বয় প্রতিষ্ঠা করা গেলে প্রত্যেকেই যার যার দায়িত্ব সময়মতো সঠিকভাবে করতে সচেষ্ট থাকে। এতে শ্রম, অর্থ, সময় অন্যান্য উপকরণের সঠিক ব্যবহার হয় এবং কর্মীদের কর্মক্ষমতা বাড়ে। ফলে প্রতিষ্ঠানের উৎপাদনশীলতাও বেড়ে যায়।
• সৌহার্দ্যপূর্ণ সম্পর্ক সৃষ্টি (Creating cordial relationship): কখনো কখনো ব্যক্তিস্বার্থ প্রাতিষ্ঠানিক তথা বৃহত্তর স্বার্থের অন্তরায় হয়ে দাঁড়ায়। দুর্বল ব্যবস্থাপকীয় তদারকির কারণে কর্মীদের মধ্যে অলসতা, অযোগ্যতা, অতি উচ্চাকাঙ্ক্ষা প্রভৃতি দেখা দেয়। এতে কর্মীরা প্রতিষ্ঠান বা ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের প্রতি অনুগত থাকে না। এ অবস্থায় সুষ্ঠু সমন্বয়ের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠান ও কর্মীদের প্রয়োজনকে একই ধারায় প্রবাহিত করা যায়।

সুতরাং বলা যায়, সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের কাজকে একই ধারায় প্রবাহিত করে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের দিকে সবাইকে এগিয়ে নেওয়া যায়।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই

Techniques or Pre-conditions or Ways of Effective Coordination

যেসব শর্তে আগে থেকে নির্ধারণ করার মাধ্যমে কাজ করা সহজ হয় তাকে পূর্বশর্ত বলে। সংগঠিতকরণের মাধ্যমে বণ্টিত কর্তৃত্ব ও দায়িত্বকে লক্ষ্যের দিকে নিয়ে যাওয়াই সমন্বয়ের মূল উদ্দেশ্য। সুষ্ঠু সমন্বয় ব্যবস্থা নিশ্চিতে বিভিন্ন কৌশল ব্যবহার করতে হয়। নিচে কার্যকর সমন্বয়ের উপায় বা কৌশল বা পদ্ধতিসমূহ বর্ণনা করা হলো-

• সহজ সংগঠন কাঠামো (Simple organizational structure): সংগঠন কাঠামো সুস্পষ্ট, সুনির্দিষ্ট এবং সবার
  কাছে বোধগম্য হলে তাকে সহজ সংগঠন কাঠামো বলা হয়। সংগঠন কাঠামো সহজ হলে কর্মীদের ওপর দায়িত্ব প্রণয়ন সঠিক হয়। এতে কর্মীরা সহজেই তাদের করণীয় সম্পর্কে জানতে পারে। এতে কাজে বিচ্যুতির (Deviation) পরিমাণ কমে যায় এবং সমন্বয়সাধন সহজ হয়। তাই বলা যায়, সংগঠন কাঠামো যত সহজ হবে, সমন্বয়সাধন কাজও তত সহজ হবে।
• সমন্বিত/ সুসংহত পরিকল্পনা (Integrated plan): প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ-উপবিভাগ ও কর্মীর পরিকল্পনার মধ্যে দৃঢ় সম্পর্ক থাকলে সেই পরিকল্পনা সুসংহত হয়। পরিকল্পনায় মিল বা সমন্বয় না থাকলে প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য কাজে সমন্বয়সাধন কঠিন হয়ে পড়ে। সমন্বিত পরিকল্পনা সমন্বয়কে সহজ করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়: কোনো প্রতিষ্ঠানের উৎপাদন বিভাগ ১০% উৎপাদন বাড়ানোর পরিকল্পনা নিলে বিক্রয় বিভাগকে তা বিক্রির জন্য এবং অর্থ বিভাগকে প্রয়োজনীয় অর্থ যোগানের জন্য পরিকল্পনা নিতে হবে।
• স্পষ্ট ও সমন্বিত প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য (Clear and coordinated organizational objectives): প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্যকে কেন্দ্র করে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা হলে তা সমন্বিত উদ্দেশ্য। এতে সবার কাজের মধ্যে ঐক্য ও ভারসাম্য তৈরি হবে। উদ্দেশ্য সবার কাছে বোধগম্য হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়: কোনো প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগ ১৫% বিক্রি বাড়ানোর পরিকল্পনা নিলে জেলা পর্যায়ের বিক্রয় প্রতিনিধিদেরও লক্ষ্য নির্দিষ্ট করে দিতে হবে।
• কার্যকর যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা (Establishing effective communication system): কার্যকর যোগাযোগ বলতে প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সঠিক সময়ে, সঠিক তথ্য সহজ উপায়ে পাঠানোকে বোঝায়। এর মাধ্যমে সংগঠনের সব স্তরে প্রয়োজনীয় তথ্যের সহজ বিনিময় সম্ভব হয়। এর দ্বারা আন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগ বাড়ে। কার্যকর যোগাযোগের সাহায্যে কাজ সম্পাদনের সঠিক পরিমাণ জানা যায় এবং কোথাও কোনো ঘাটতি বা অসুবিধা দেখা দিলে তা দ্রুত সমাধান করা যায়। এভাবে সুষ্ঠু সমন্বয় অনেক সহজ হয়ে যায়।
• সুনির্দিষ্ট পলিসি, রীতি ও পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা (Establishing specific policy, rule and procedure): কোনো
  প্রতিষ্ঠিত পলিসি, রীতি ও পদ্ধতির আলোকে কর্মীরা কাজ করতে বেশি স্বচ্ছন্দবোধ করেন। অপরদিকে প্রতিষ্ঠানের পলিসি, রীতি-নীতি ও পদ্ধতি ঘনঘন পরিবর্তন করা হলে কর্মীরা এগুলোর সাথে খাপ খাওয়াতে পারে না। এর ফলে সমন্বয় বাধাগ্রস্ত হয়।
• প্রয়োজনীয় কর্তৃত্ব অর্পণ (Delegation of sufficient authority): প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন পর্যায়ের নির্বাহীদের দায়িত্বের (Responsibility) পাশাপাশি প্রয়োজনীয় কর্তৃত্বও (Authority/Power) দিতে হবে। এতে অধীনস্থ কর্মীদের দিয়ে কর্তৃপক্ষ সহজেই কাজ করিয়ে নিতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, কোনো নির্বাহী কর্মীদের উৎসাহ দেওয়ার দায়িত্ব পেলে একই সাথে নির্বাহীর পুরস্কার দেওয়ার ক্ষমতা থাকতে হবে।
• সভা বা অধিবেশনের আয়োজন (Arranging meeting or conference): সভা বা অধিবেশন ডেকে বিভাগীয় নির্বাহীরা প্রতিষ্ঠানের অধীনস্থ কর্মীদের সাথে মতবিনিময় করলে অনেক সমস্যা বের হয়ে আসে। পাশাপাশি এসব সমস্যা সমাধানে বিভিন্ন সুপারিশ পাওয়া যায়। এতে কীভাবে সমন্বয়সাধন করা হবে তা সংশ্লিষ্ট সবাই বুঝতে পারেন।
• দক্ষ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিতকরণ (Ensuring efficient management); সুষ্ঠু সমন্বয় মূলত দক্ষ ব্যবস্থাপনার ওপর নির্ভর করে। প্রতিষ্ঠানের সব স্তরে ব্যবস্থাপকীয় কার্যক্রম দক্ষতার সাথে করা হলে এগুলোর মধ্যে সমন্বয়সাধনে কোনো সমস্যার তৈরি হবে না। ফলে সমন্বয়ের কাজটি সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন সম্ভব হবে।
• পুরস্কারের ব্যবস্থা (Reward system); কর্মীদের সাফল্যে পুরস্কারের ব্যবস্থা সমন্বয়ের একটি উত্তম ও ফলপ্রসূ কৌশল হিসেবে সর্বত্র বেশ জনপ্রিয়তা লাভ করেছে। কর্মীদের অবদানের স্বীকৃতি বা ভালো কাজের জন্য পুরস্কারের ব্যবস্থা করা হলে তারা স্বতঃস্ফূর্তভাবে নিজেদের দায়িত্ব-কর্তব্য সম্পন্ন করেন। এতে কাজে অবহেলার প্রবণতা কমে যায়। এছাড়া প্রতিষ্ঠানের সর্বত্র সুষ্ঠু সমন্বয় ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা সহজ হয়। যেমন- বছরের শ্রেষ্ঠ কর্মী (Employee of the year) ঘোষণা।
• কাম্য তত্ত্বাবধায়ন পরিসর নিশ্চিত করা (Ensuring optimum span of supervision): তত্ত্বাবধায়ন পরিসরের ওপর সমন্বয়সাধনের সাফল্য বহুলাংশে নির্ভর করে। তত্ত্বাবধায়ন পরিসর অপেক্ষাকৃত ছোট হলে তত্ত্বাবধায়কগণ অধস্তনদের কাজ সহজে তদারকি করতে পারেন। নির্বাহীর অধীনে বেশি সংখ্যক কর্মী থাকলে তিনি কর্মীদের কাজ সুষ্ঠুভাবে তদারকি করতে পারেন না। ফলে কাজের ওপর নির্বাহী নিয়ন্ত্রণ হারিয়ে ফেলেন এবং প্রতিষ্ঠানে বিশৃঙ্খলা তৈরি হয় ও সমন্বয়সাধন বাধাগ্রস্ত হয়। যেমন- একজন নির্বাহীর পক্ষে ৫০ জন কর্মীকে তদারকি করার চেয়ে ২০ জন কর্মীকে তদারকি করা সহজ।
• স্বতঃস্ফূর্ত বা স্বেচ্ছামূলক সমন্বয়সাধন (Spontaneous or Voluntary coordination): কর্মীরা নিজ ইচ্ছা বা আগ্রহ থেকেই যে সমন্বয়সাধন করেন, তাকে স্বতঃস্ফূর্ত বা স্বেচ্ছামূলক সমন্বয়সাধন বলা হয়। কর্মীদের স্বতঃস্ফূর্ত ইচ্ছাশক্তিই হলো স্বেচ্ছামূলক সমন্বয়ের মূল চালিকাশক্তি। একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন স্তরের নির্বাহী ও কর্মীর মধ্যে যত বেশি অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক নিশ্চিত করা যাবে, স্বেচ্ছামূলক সমন্বয় ব্যবস্থা তত বেশি উৎসাহিত হবে। এতে কর্মীরা স্বেচ্ছ্যপ্রণোদিত হয়ে কাজ করবেন এবং প্রয়োজনীয় বিষয়ে নিজেরাই যোগাযোগ রক্ষা করবেন। যেমন- উৎপাদন ব্যবস্থাপক সরাসরি বিক্রির ব্যবস্থাপকের কাছ থেকে বিক্রয়ের লক্ষ্যমাত্রা জানবেন এবং সে অনুযায়ী উৎপাদন করবেন।

উপসংহারে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের সাফল্য সমন্বয়ের ওপর নির্ভর করে। তাই ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষকে সুষ্ঠু ও কার্যকর সমন্বয় নিশ্চিত করার লক্ষ্যে উল্লিখিত কৌশল বা উপায়ের প্রতি খেয়াল করতে হবে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই

Problems for Lack of Coordination

সমন্বয়সাধন প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ ও ব্যক্তির কাজ এবং ব্যবহৃত অন্যান্য উপায় ও উপকরণের মধ্যে ঐক্য তৈরি করে। এতে কার্য ব্যবস্থায় ভারসাম্য তৈরি করা যায়। ফলে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জন সহজ হয়। আর সমন্বয়ের অভাবে প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন সমস্যা ও জটিলতা দেখা দেয়, যা নিম্নরূপ-

• লক্ষ্য অর্জনে সমস্যা (Problems at attaining goal): সমন্বয় কর্মীদের দলগত প্রচেষ্টা ও সহযোগিতার উন্নয়নের মাধ্যমে পূর্বনির্ধারিত উদ্দেশ্য অর্জনে ভূমিকা রাখে। কিন্তু প্রতিষ্ঠানের সব ক্ষেত্রে সুষ্ঠু সমন্বয় প্রতিষ্ঠা না হলে উদ্দেশ্য অর্জন ব্যাহত হয়। এতে নতুন করে সমস্যা বা জটিলতা তৈরি হয়।
• স্বার্থের স্বন্দ্ব (Conflict of interest): ব্যক্তিগত স্বার্থের কারণে অনেক সময় প্রাতিষ্ঠানিক স্বার্থকে বিসর্জন দেওয়া হয়। যেসব কারণে ব্যক্তিগত স্বার্থ প্রাধান্য পায় তার মধ্যে অলসতা, অদক্ষতা, আনুগত্যের অভাব উল্লেখযোগ্য। ফলে প্রাতিষ্ঠানিক প্রয়োজন ও ব্যক্তিক প্রয়োজনের মধ্যে স্বার্থের স্বন্দ্ব দেখা দেয়, যা সমন্বয়ে বাধা হয়ে দাঁড়ায়।
• অসামঞ্জস্যতা সৃষ্টি (Creating imbalance); প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় কাজকে লক্ষ্যের দিকে পরিচালনার জন্য আন্তঃনির্ভরশীল বিভাগগুলো কাজে ভারসাম্য এবং কাজ সম্পাদনের নীতিনির্ধারণের ক্ষেত্রে মিল রাখা আবশ্যক। কিন্তু সমন্বয়ের অভাব হলে এসব বিষয়ের সামঞ্জস্য রক্ষা করা কঠিন হয়ে যায়।
• অপচয় (Wastage): প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত উপকরণগুলোর সঠিক ব্যবহারের মাধ্যমে সমন্বিত কর্মপ্রচেষ্টা পরিচালনা করা গেলে লক্ষ্য অর্জন নিশ্চিত হয়। এক্ষেত্রে সমন্বয়ের অভাব হলে সব উপকরণের সঠিক ব্যবহার হয় না।
• কর্মীর মনোবল হ্রাস (Decreasing in employee morale); সমন্বয়ের অভাবে প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন সমস্যা তৈরি হয়। কর্মীদের মনোবল ভেঙে যায় এবং কাজের প্রতি অনীহা আসে। ফলে কর্মীরা কাজে ফাঁকি দিতে চেষ্টা করে। অনেক সময় একে অপরের ওপর দোষ চাপানোর চেষ্টা করে।
• ভারসাম্যহীনতা (Imbalance); সমন্বয়ের অভাবে কোনো বিভাগ বেশি কাজ করে আবার অন্য বিভাগে কম তৎপরতা দেখা যায়। ফলে কাজের সময় ও আর্থিক বিবেচনায় প্রতিষ্ঠানের অপচয় বাড়তে থাকে। এতে বেশি 'কর্মভারগ্রস্ত কর্মীরা হতাশ হয় ও তাদের কর্মপ্রচেষ্টা কমে যায়। ফলে আন্তঃবিভাগীয় শৃঙ্খলা নষ্ট হয়।
• দায়িত্ব এড়ানো (Avoiding responsibility); সমন্বয়ের দায়িত্ব মূলত প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপকদের ওপর থাকে। নির্বাহী যত উচ্চ স্তরে কাজ করেন, তার কাজের ব্যাপকতাও তত বেশি থাকে। কাজের স্তর বা দায়িত্ব বাড়তে থাকলে সমন্বয়ে বাধা তৈরি হয়। ফলে ব্যবস্থাপক অনেক সময় দায়িত্ব এড়াতে চেষ্টা করেন।
• দক্ষতা হ্রাস (Decreasing efficiency); সমন্বয়সাধন প্রতিষ্ঠানের সব বিভাগ, উপবিভাগ, ব্যক্তি ও দলের কাজের মধ্যে সহযোগিতার পরিবেশ তৈরি করে কাজ সম্পাদন দ্রুত ও নিশ্চিত করে থাকে। কিন্তু সমন্বয়ের অভাব হলে কাজের গতি কমে যায়। ফলে কর্মীরা খেয়াল-খুশিমতো কাজ করে, যা তাদের দক্ষতা কমিয়ে দেয়।
• শ্রমনীতি অনুসরণে, বাধা (Hindrance at following labour policy): সমন্বয়সাধনের অভাবে প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের পক্ষে শ্রমনীতি অনুসরণ করা অনেক ক্ষেত্রেই সম্ভব হয় না। ফলে শ্রম বিভাগের ক্ষেত্রে শ্রমনীতি অনুসরণেও সমস্যা তৈরি হয়।

পরিশেষে বলা যায়, সমন্বয়সাধন ব্যবস্থাপকীয় কাজ বিধায় এর সঠিক বাস্তবায়নের ওপর প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জন নির্ভরশীল। সমন্বয়ের অভাব প্রতিষ্ঠানের কার্যক্ষেত্রে ভারসাম্যহীনতা তৈরি করে, যা প্রতিষ্ঠানের মূল উদ্দেশ্য অর্জনকে ব্যাহত করে থাকে। এজন্য ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে এ ব্যাপারে খেয়াল রাখতে হবে।

সমন্বয়সাধন  - মোহাম্মদ খালেকুজ্জামান স্যার এর লেখা বই